162-合同管理-其他企业适用.xls

流流程程名名称称业业务务流流程程 合合同同管管理理 其其他他企企业业适适用用 集集团团总总部部责责任任部部门门国内工程管理部 法律事务部 控控制制目目标标为了促进企业加强合同管理 维护企业合法权益 集团依据企业内部控制基本规范 企业内部控制应用指引 以风险为导向 结合企业实际情况 制定本检查底稿 更更新新日日期期2013年5月 被被审审公公司司名名称称 辽宁分公司 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 企业应当结合实际情况建立健全合 同管理相关制度 企业应当加强合 同管理 确定合同归口管理部门 明确合同拟定 审批 执行等环节 的程序和要求 定期检查和评价合 同管 理中的薄弱环节 采取相应控 制措施 促进合同有效履行 切实 维护企业的合法权益 合同管 理责任 主体 C1 1 1 检查公司是否制定合同管理办法 其中应包括各类合同管理的归口管理 部门及职责 以及合同拟定 审批 执行等环节的程序和要求 2 检查公司是否将法律审核嵌入合同 管理流程 3 检查公司是否建立并健全了考核体 系和责任追究制度 NA 经 2012 279 号建 设工 程合 同管 理办 法 法 2012 336 号法 律审 核管 理办 法 各职 能部 门按 文件 要求 行使 其职 能 原 乡奥 地利 1 2 3 组团 建设 工程 合同 评审 签章 申请 单 审批 单 11 内容 详细 完备 数 据真 实 经营 部 唐文 余 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 企业对外发生经济行为 除即时结 清方式的小额交易外 应当订立书 面合同 合同订立前 应当充分了 解合同对方的主体资格 信用状况 等有关内容 确保对方当事人具备 履约能力 对于影响重大 涉及较高专业技术 或法律关系复杂的合同 应当组织 法律 技术 财会等专业人员参与 谈判 必要时可聘请外部专家 参与 相关工作 谈判过程中的重要事项和参与谈判 人员的主要意见 应当予以记录并 妥善保存 合同订 立前的 调查准 备及谈 判 C1 2 1 检查合同管理办法 查看制度中是 否包括合同订立前的调查准备及谈判 的相关规定 2 抽取一份项目合同及其相关文档 3 检查合同签订前是否对履约方的主 体资格 信用情况 技术能力和地位 进行充分调查 4 检查谈判记录是否完整 NA 开 2012 55号 建设 工程 投标 管理 办法 开 2012 75号 市场 营销 工作 相关 规定 各职 能部 门就 合同 订立 前的 调查 准备 及谈 判实 施管 理 原 乡奥 地利 1 2 3 组团 合同 洽谈 记录 原乡 奥地 利1 2 3 组团 建设 工程 合同 风险 评价 表 原 乡奥 地利 1 2 3 组团 建设 工程 合同 评审 会议 记录 11 控制 有效 经营 部 唐文 余 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 企业应当对合同文本进行严格审核 重点关注合同的主 体 内容和形 式是否合法 合同内容是否符合企 业的经济利益 合同对方是否具有 履约能力 合同权利和义务 违约 责任和争议解决条款是否明确等 企业对影响重大或法律关系复杂的 合同文本 应当组织内部相关部门 进行审核 相关部门提出不同意见 的 应当认真分析研究 慎重 对待 并准确无误地加以记录 必要时 应对合同条款作出修改 内部 相关 部门应当认真履行职责 合同订 立的审 核 C1 3 1 检查合同管理办法 查看制度中是 否包括合同评审流程 评审流程是否 能达到风险控制的目的 同时兼顾效 率 2 抽取一份项目合同及合同评审等相 关文档 3 检查合同在签约前是否经过评审 NA 经 2012 279 号建 设工 程合 同管 理办 法 法 2012 166 号合 同审 查管 理办 法 规范 审批 流程 规 避合 同风 险 原 乡奥 地利 1 2 3 组团 工程 合同 评审 签章 申请 表 审批 单 11 控制 有效 经营 部 唐文 余 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 企业应当按照规定的权限和程序与 对方当事人签署合同 正式对外订 立的合同 应当由企业法定代表人 或由其授权的代理人签名或加盖有 关印章 授权签署合同的 应当签 署授权委托书 属于上级管理权限的合同 下级单 位不得签署 下级单位认为确 有需 要签署涉及上级管理权限的合同 应当提出申请 并经上级合同 管理 机构批准后办理 上级单位应当加 强对下级单位合同订立 履行情况 的监督检查 合同订 立的管 理权限 C1 4 1 检查合同管理办法 查看制度中是 否包括项目合同签署的权限及程序 2 抽取一份合同 检查是否符合以下 规定 1 应当由企业法定代表人或由其 授权的代理人签名或加盖有关印章 授权签署项目合同的 应当签署授权 委托书 2 属于上级管理权限的合同 下 级单位不得签署 下级单位认为确有 需要签署涉及上级管理权限的合同 应当提出申请 并经上级合同管理机 构批准后办理 NA 法 2012 335 号法 定代 表人 授权 委托 管理 办法 规定 专用 章使 用规 范 原 乡奥 地利 1 2 3 组团 工程 合同 评审 签章 申请 表 审批 单 合 同 11 控制 有效 经营 部 冯越 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 企业应当建立合同专用章管理制度 合同经编号 审批 及企业法定代 表人或由其授权的代理人签署后 方可加盖合同专用章 合同履 行的专 用章管 理 C1 5 1 检查企业是否制定了合同专用章的 管理办法 2 现场访谈 了解合同的签订过程 检查合同是否经过编号 审批 签署 后 才能加盖专用章 NA 办 2012 217 号 印 章管 理办 法 规定 专用 章使 用规 范 原 乡奥 地利 1 2 3 组团 工程 合同 评审 签章 申请 表 审批 单 合 同 11 控制 有效 经营 部 冯越 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 企业应当加强合同信息安全保密工 作 未经批准 不得以任何形式泄 露合同订立与履行过程中涉及的商 业秘密或国家机密 合同履 行的保 密措施 C1 6 1 检查合同管理办法中是否包括合同 保密措施 例如合同未经批准 不得 以任何形式泄露合同订立与履行过程 中涉及的商业秘密或国家机密 2 访谈了解合同的保密措施是否得到 执行 NA 经 2012 279 号建 设工 程合 同管 理办 法 合同 专人 保管 合同 收发 文台 账 11 控制 有效 经营 部 冯越 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 企业应当遵循诚实信用原则严格履 行合同 对合同履行实施有效监控 强化对合同履行情况及效果的检 查 分析和验收 确保合同全面有 效履行 合同生效后 企业就质量 价款 履行地点等内容与合同对方没有约 定或者约定不明确的 可以协议补 充 不能达成补充协议的 按照国 家相关法律法规 合同有关条款或 者交易习惯确定 合同履 行的监 控 C1 7 1 检查合同管理办法中是否包括合同 履约的相关管理办法 2 通过访谈了解并抽取以下相关材料 1 合同承办人是否随时掌握项目 合同履行情况 需要签订补充项目合 同的按项目合同审批与签订程序签订 2 合同承办部门定期对合同执行 情况进行检查 对合同履约有效性进 行监控 一旦发现有违约可能或违约 行为的 应立即采取相应措施 并将 履约风险汇报给相关部门 3 如对方不履行或不完全履行合 同时 合同承办人除催促对方继续履 行外 及时向法律顾问提交书面说明 及证据材料 并提出处理建议 NA 经 2012 279 号建 设工 程合 同管 理办 法 法 2012 170 号法 律事 务管 理办 法 对合 同履 约过 程进 行监 控 及时 纠正 偏差 原乡 奥地 利合 同 11 控制 有效 经营 部 唐文 余 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 合同执行中未对合同的变更进行有 效控制或合同变更时未及时签订补 充条款 导致合同变更的相关证据 保存不善 一旦出现法律纠纷 企 业权益将无法得到保护 在合同履 行过程中发现有显失公平 条款有 误或对方有欺诈行为等情形 或因 政策调整 市场变化等客观因素 已经或可能导致企业利益受损 应 当按规定程序及时报告 并经双方 协商一致 按照规定权限和程序办 理合同变更或解除事宜 合同的 变更和 解除 C1 8 1 访谈了解公司本年度合同执行中是 否发生内容变更或合同解除的情况 2 抽取相关样本 检查合同执行过程 记录是否完整 合同内容发生变更或 合同解除时是否及时签订补充条款或 补充协议 3 检查相关补充条款及补充协议是否 经过合同审批流程进行审批签字确认 4 对显失公平 条款有误或对方有欺 诈行为等情形 或因政策调整 市场 变化等客观因素 已经或可能导致企 业利益受损 应当按规定程序及时报 告 并经双方协商一致 按照规定权 限和程序办理合同变更或解除事宜 5 合同变更和解除应采用书面形式 严禁在原合同中涂改 添加 变更后 的合同应视为新合同 应履行相应的 合同管理流程 NA 经 2012 279 号建 设工 程合 同管 理办 法 及时 调整 偏差 对 变更 实时 监控 经 双方 协商 制 定解 除合 同协 议 原乡 奥地 利1 2 3 组团 施工 总承 包合 同解 除协 议书 11 控制 有效 经营 部 唐文 余 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 企业相关部门应当按要求办理结算 业务 未办理结算业务的 财会部 门有权拒绝付款 并及时向企业有 关负责人报告 合同的 收尾 C1 9 1 通过访谈了解合同的结算过程 检 查公司是否及时办理结算业务 对于 需要签订结算协议的应签订结算协议 2 检查相关部门是否按照结算协议办 理结算手续 NA 经 2012 288 号工 程 预 结算 管理 办法 提高 合同 结算 精度 质量 和实 效 万 隆广 场一 期工 程结 算书 沈阳 市创 奇游 乐设 备有 限公 司厂 房工 程结 算书 11 控制 有效 经营 部 李建 国 杨冬 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 合同管理部门应当加强合同登记管 理 充分利用信息化手段 定期对 合同进行统计 分类和归档 详细 登记合同的订立 履行和变更等情 况 实行合同的全过程封闭管理 合同履 行的登 记管理 C1 10 1 通过访谈了解合同登记的流程 2 检查是否对合同进行分类和连续编 号 3 检查合同管理部门是否对合同进行 统计 对合同的订立 履行和变更等 情况进行登记 NA 经 2012 279 号建 设工 程合 同管 理办 法 合同 专人 保管 合 同登 记台 账 11 控制 有效 经营 部 冯越 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 企业应当建立合同履行情况评估制 度 至少于每年年末对合同履行的 总体情况和重大合同履行的具体情 况进行分析评估 对分析评估中发 现合同履行中存在的不足 应当及 时加以改进 企业应当健全合同管理考核与责任 追究制度 对合同订立 履行过程 中出现的违法违规行为 应当追究 有关机构或人员的责任 合同履 行的评 估 C1 11 1 通过访谈了解合同的后评估流程 2 抽取相关合同评估文档 检查公司 是否定期对合同履行的总体情况和重 大合同履行的具体情况进行分析评估 对分析评估中发现合同履行中存在 的不足 及时进行改进 并追究相关 部门和人员的责任 NA 经 2012 308 号企 业会 计准 则 建造 合同 管理 办法 及时 发现 偏差 并制 定改 进措 施 建 造合 同履 约情 况月 报表 建造 合同 初始 预计 总收 入 总成 本审 批表 建造 合同 预计 总收 入 总成 本调 整审 批表 11 控制 有效 经营 部 杨冬 马 英 儒 2014 05 控 制 有 效 国内工程管理部 经经营营部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 法法律律管管理理 集集团团责责任任部部门门 法法律律事事务务部部 合同订立管理是将合同的订立程序 化 规范化的一种机制 是企业合 同管理的基础 应当加强对合同资 信审查 合同谈判 合同起草 合 同评审与审批 法定代表人授权委 托及合同专用章管理等环节的管控 合同订 立管理 C2 1 1 检查企业在订立合同之前是否对合 同对方进行了资信审查 查阅资信档 案或抽查部分合同的签约对方资信材 料 2 必须通过招投标方式缔结合同的 检查是否履行了规范的招投标程序 3 检查合同谈判记录及谈判成果的确 认文件 意向书 备忘录 会议纪要 是否完整 合法合规 4 检查重大合同或法律关系复杂的特 殊合同是否由法律部门参与起草 抽 取部分合同 对其条款的合法性 完 备性进行检查 5 检查企业是否建立了规范的合同评 审与审批流程 合同订立之前是否经 过技术 商务 法律评审 是否存在 先签约再补办合同评审 审批手续的 情况 6 检查合同法律审核的书面意见是否 完备可查 重大项目合同必须出具法 律意见书 7 检查是否建立了规范的法定代表人 授权委托管理流程 授权签订合同的 申请 审批手续及授权委托书是否完 备可查 是否存在未经授权或越权签 订合同的情况 8 检查是否建立了合同专用章管理制 度 是否严格履行了合同专用章使用 的审批程序 查阅合同专用章使用记 录 1 中冶 集团法律 审核管理 办法 2 中冶 集团法定 代表人授 权委托管 理办法 法律事务部 法法律律 事事务务 部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行行有有效效性性测测试试 检检 查查 结结 果果 缺缺 陷陷 描描 述述 缺缺 陷陷 类类 型型 整整 改改 建建 议议 集集团团责责 任任部部门门 缺缺陷陷 控控制制 点点部部 门门负负 责责人人 签签字字 控控制制活活动动 子子流流程程 名名称称 编编号号集集团团实实施施的的控控制制点点 集集团团主主责责 部部门门相相关关 制制度度名名称称 被被审审 公公司司 相相关关 制制度度 名名称称 被被检检 查查单单 位位 控控制制 活活动动 描描述述 检检查查 文文档档 名名称称 年年度度 发发生生 样样本本 总总量量 实实际际 抽抽取取 样样本本 量量 抽抽取取 样样本本 的的描描 述述 访访谈谈 部部门门 及及人人 员员 测测 试试 执执 行行 人人 测测试试 执执行行 日日期期 企业应当遵循诚实信用原则严格履 行合同 对合同履行实施有效监控 强化对合同履行情况及效果的检 查 分析和验收 确保合同全面履 行 合同履 行管理 C2 2 1 检查企业是否对合同履行进行动态 跟踪管理 通过访谈了解并抽取以下 相关材料 1 合同承办人是否随 时掌握合同履行情况 需要签订补充 合同的按合同审批与签订程序办理 2 合同管理部门定期对合同执行 情况进行检查和监控 一旦发现有违 约可能或违约事实的 应立即采取措 施 并将履约风险汇报给相关部门 3 如合同对方不履行或不完全履 行合同时 合同承办人除催促对方继 续履行外 应及时向法律部门提交书 面说明及证据材料 并提出处理建议 2 通过访谈了解企业本年度合同执行 中是否发生变更 转让或解除的情况 及其原因 抽取样本 检查合同执行 过程记录是否完整 合同变更 转让 或解除时是否履行了合同评审 审批 程序 并签订了协议 3 检查合同管理部门是否对合同的订 立 履行和变动情况进行登记 合同 台账 档案是否清晰 完备可查 NA法律事务部 法法律律 事事务务 部部 设设计计有有效效性性测测试试运运行