祭祖大典接待组工作总结2

2016（丙申）年华夏母亲嫘祖故里祭祖大典暨盐亭嫘祖文化旅游活动周接待组工作总结 2016（丙申）年华夏母亲嫘祖故里祭祖大典暨盐亭嫘祖文化旅游活动周圆满结束。来盐参加嫘祖文化旅游活动周嘉宾600余人，有中央、省、市、县领导、杰出女性代表、专家学者、书法绘画艺术家、港澳台嘉宾、商务人士、新闻媒体记者等。到会嘉宾范围广、人数多，级别高、年龄大，接待地点分散，活动安排紧密，接待任务繁重。在县主要领导的组织领导下，在各方通力合作和支持配合下，接待工作取得圆满成功，得到了来盐嘉宾的一致认可和高度赞扬。值得总结。一、工作开展情况（一）制定方案，成立机构。2月初，县政协主席黄加伦组织相关责任单位主要负责人召开了专门会议，对各自工作和职责进行了分工，落实了责任，明确要求负责联络嘉宾的责任单位尽快与嘉宾电话联系，基本确定来盐嘉宾及人数。同时成立了接待工作领导小组，由政协主席黄加伦任组长，县委常委范莉任副组长，其他责任单位为成员，下设办公室，办公室设在政协办，负责接待工作的综合协调和日常事务办理，及时制定了接待工作方案，并按方案时间节点分步推进落实。（二）确定责任领导，细化责任。为了此次活动能圆满顺利进行，所有县级领导被确定在各接待点和各车作为责任领导。各责任单位的领导也被确定为拟邀请嘉宾的责任人。每个接待点确定了一名正科级领导负责，抽调有接待工作经验的人员充实到各接待点，并细化接待点的各项工作职责。各点做好了嘉宾入住期间所有协调、服务工作，根据各项活动时间节点及时为嘉宾提供叫醒服务，做好车辆准备、引导嘉宾上下车等，保证了嘉宾准时准点参加相关活动。协调、配合在本酒店举行的各类会议、活动服务工作，确保相关活动顺利进行。随车联络员在做好解说工作同进还充当了联络员和服务员等，全程为所负责车辆的嘉宾讲解、接受咨询等服务，各车各点相互沟通，协调配合，互通信息。保证了嘉宾活动期间吃、住、行、参加各项会议、活动准时准点。（三）选拔培训服务工作人员。活动之初，接待组选拔并培训了48名联络员（随车解说员和驻点服务人员），分别就住点服务、随车解说、引导服务、仪表仪态等方面进行了多次培训。另外对团县委派出的50余名志愿者也进行了相关培训，广泛参与到此次活动之中。（四）实地查看，落实接待吃住地点。根据活动日程安排，在初步确认嘉宾的基础上，对绵阳桃花岛、三台梓州、云溪大酒店、弥江尚品、嫘圣皇朝、嫘祖酒店、风雅山庄、达奥斯等7个接待点实地进行查看，详细了解酒店住宿、餐饮条件、价格。安排财政、机关事务局、大泰公司事先对类似酒店住宿、餐饮进行询价，在活动前，要求大泰公司、机关事务局负责人与各酒店签订了住宿、餐饮价格合同。（五）做好接待车辆安排。7个接待点共用大客车18辆（49座16辆，39座2辆）其中桃花岛4辆，三台梓州4辆，云溪5辆，弥江尚品1辆，嫘祖宾馆2辆，风雅山庄1辆，达奥斯酒店1辆，作为17号、18号嘉宾用车，另外调了川B80001, 川B80059, 川B42251,作为到成都、绵阳接送嘉宾和活动摆渡用车。并将所有车辆牌号、驾驶员姓名及联系方式均固定成册，方便嘉宾和工作人员联系。（六）收集和编制各类资料。接照接待工作方案和前期工作开展情况，按来盐嘉宾人数及时印制嘉宾活动指南、欢迎信、盐亭专刊等各类资料。嘉宾活动指南几易其稿，对版式、图案、颜色、内容进行了反复修定，内容清楚，简单明了，通俗易懂，方便了嘉宾使用。为方便各责任单位和各接待点使用，同时编制了供责任单位使用和各接待点使用的接待工作手册共260份。确定了嘉宾住宿、餐饮、参加活动嘉宾安排表、乘车安排、日程安排、酒会座次、住点工作人员及职责、随车联络员及职责、公安卫生食品等工作人员职责等，内容非常丰富，方便了工作人员的操作使用，这与主要领导组织参与和具体负责此项工作的同志付出的辛勤劳动是分不开的。（七）统筹做好嘉宾邀请。在初步拟定的邀请的嘉宾名单和人数基础上，接待组主动与前期负责联络的责任单位的沟通联系，反复确定来盐嘉宾具体名单，嘉宾数由初定的333人增加至600余人，基本做到了应请则请，基本满足了各前期联络嘉宾责任单位的需求。为了尽早确定来宾信息，方便联系，接待组将印制的请柬及时分发到各责任单位，要求立即发出，共发出500余份。针对部份单位还特别发出邀请函，个别部门非常重视，还以文件的形式要求友邻区市县领导来参与。二、成功经验一是加强组织领导，及时成立了机构。由县政协主要领导负总责，加强了组织领导，加强了对接待工作的组织和统筹，提高了工作效率。二是统筹协调，明确分工，各司其责。根据实际情况，按接待点进行了分组，每个点都安排了一名有经验的正科级领导负责，并对各点组成人员进行了合理搭配。明确了随车联络员、驻点人员、食品监督、安全保卫、医疗救护等岗位职责，在活动开始前，对相关工作人员统一进行了培训，确保各接待组工作人员尽快进行角色。三是加强工作人员的管理，调动了工作人员的积极性。抽调责任心、能力强的人员负责此项工作。接到工作任务后，接待组办公室人员每天都加班到凌晨，核实情况，协调工作，编辑资料等，力求精益求精。同时在乡镇抽调有接待工作经验的同志充实到桃花岛酒店、云溪国际大酒店、嫘圣皇朝大酒店等重要接等点。对选拔的48名联络员和50名自愿者进行多次反复的培训，不仅解决了接待人员不足的问题，提升了接待质量，服务嘉宾非常到位，特别是负责联络、解说和驻员服务的工作人员，为嘉宾服务想在前、做在前，早上五点到岗、深夜12点还在工作岗位上，勤勤恳恳、任劳任怨，让嘉宾有了宾至如归的感觉，对接待很满意。四是及时与各方协调沟通，畅通信息。活动开始前，主动与综合组、安保组、交通保障组等部门协调，核对数据；组织召开接待工作人员会议，讲清接待工作要点和职责；针对县外的接待点，接待组主要领导会同公安部门分别深入到绵阳桃花岛酒店、三台梓州酒店实地踏勘，并与酒店负责人、当地负责安保、食品监督的部门进行接洽，多次研究协调相关工作。活动开始后，来盐嘉宾变化大，信息不能及时掌握，为了不拖活动的后腿，接待组认真研究，主动联系各责任单位，每天督促各联络嘉宾的责任单位及时联系嘉宾，及时反馈情况，完善补充嘉宾信息，协调解决嘉宾来盐吃住安排、资料领取，确保了嘉宾顺利及时参加各项活动。五是精心安排，注重细节。活动前，对入住酒店组织了全方位的安全检查，保证水电气和网络的畅通，特别是针对云溪酒店网络不通的情况，研究后立即进行专线专网联通；对酒店的每个房间进行了一次拉网排查，对发现的破窗、旧毛巾、灯不亮、卫生死角等问题进行整改；对酒店通道不清楚的指示牌进行重新更换；对嘉宾菜单进行详细研究审查，特别是老年人不喜欢的高糖、高脂、高蛋白等情况进行菜单合理搭配；在17日晚上的大型酒会上，对嘉宾的座次进行了深入研究，根据情况不断变化，对座签也进行精心设计，如何快速指引嘉宾入座，均事先进行考虑安排；对嘉宾到体育馆看演出，也由我们的服务人员亲自带到座位上，对内场的秩序起到关键作用等等，由于考虑周密，注意了诸多细节，对很多事情未雨绸缪，接待工作比预想效果还好。三、存在的问题与不足一是责任单位邀请嘉宾时间参差不齐。有的单位直到活动开始的头一天还在邀请，致使信息不能及时更新，再加上相关信息变化太快，不利于基础资料的确定，制约了相关活动的开展，比如定稿后来的嘉宾参加什么类型的活动，根本来不及添加。二是邀请嘉宾对象不精准，网撤得太大，导致参与具体活动人员不好安排，有的人可以既参与研讨会，也可参加女性峰会和笔会，难以在短时间内确认。三是与华夏盛景公司责任分工不明。嘉宾活动指南的制作、印制，直到3月14日才确定由我方印制。四是与华夏盛景公司信息不能及时共享，磨合不够。华夏公司代请的嘉宾人数和人员信息到活动要开始的最后几天仍还不能提供，比如台湾客人信息和媒体人信息等；其相关信息不能准确告知，没有专人负责，很多情况都只有亲自找公司第一负责人才能问清楚，效率不高，需要磨合。六是华夏盛景公司在酒店住宿安排存在不合理。其在云溪酒店入住的专家和媒体等重要客人基本上是两人入住，而且老年人多（社科院），客人有意见。同一个单位的两个嘉宾，其主要领导是华夏盛景公司邀请的，只能与另外的人一起住标间，而同