房地产款项支付、费用报销管理办法.doc

工程项目支出及费用报销管 理 办 法二一三年一月一日目 录一、工程项目支出和费用报销的内容 二、支付审批权限表三、财务预算管理四、工程项目支出的审批流程五、费用报销的审批流程六、借款的管理规定七、工程款支付、费用报销的财务管理规定 八、报销时间的具体规定 九、附则为规范公司财务管理，控制费用开支，结合公司制定的财务管理制度和公司管理制度中的相关规定，并考虑公司的实际情况，制订本管理办法。 款项的支付应遵循“合理、合法、合规”的原则，费用开支应遵循“必要、合理、节约”的原则，确保投资人经济利益不受损害。一、工程项目支出和费用报销的内容 1、工程项目支出：指与构成开发产品成本有关的土地的征用及拆迁补偿费、前期工程费、建筑安装工程费、基础设施费、公共配套设施费等（预付工程款、材料款均属于项目支出审批内容）。(1)土地征用及拆迁补偿费，包括土地征用费、拆迁补偿的净支出等。 (2)前期工程费，包括规划、设计、项目可行性研究、地质、勘察、测绘、“三通一平”等支出。 (3)建筑安装工程费，指以出包方式支付给承包单位的建筑安装工程费。 (4)基础设施费，包括开发小区内道路、供水、供电、供气、排污、排洪、通讯、照明、环卫、绿化等工程发生的支出。 (5)公共配套设施费，包括不能有偿转让的开发小区内公共配套设施发生的支出。2、费用：指构成开发产品成本的管理费用、销售费用、财务费用等。包括员工工资、福利费、差旅费、业务招待费、办公费、水电费、日常零星购置等。二、支付审批权限表获得公司批准的各项业务或公司日常性开展的工作，在进入款项支付流程时，支付流程中的各环节（级别）的管理权限规定如下：经办：以“”表示； 审核：以“”表示； 审批：以“”表示支付类型序号具体支付内容支付流程环节经办人填写申请单经办部门审核财务部门审核项目公司总经理总公司财务副总经理总公司董事长工程项目开发建设系列1取得土地使用权的相关业务的支出2工程项目开发、建设相关支出经营系列1退保证金、定金、押金、代收代付款项业务支出2其他经营支出行政人事系列1员工薪酬支出2每月常规发生的费用支出3其他行政人事、办公支出财务系列1投资及利润分配2还贷、付息、监控服务费及融资相关的支出3集团内部企业间资金往来支出4所得税、土地增值税汇算清缴支出5其他税费支出6出纳提现、银行手续费、工本费7其他财务系列支出其他1涉及委托境外单位付款的业务2与经营无关的支出三、财务预算管理1、工程项目支出和费用支出，严格实行预算管理制度，财务部根据公司批准的项目支出预算、费用预算，在预算内审核并支付已完成审批程序的项目支出和费用支出。2、超预算支出，经办人应以书面形式说明理由并提供相关依据，报请总公司董事长批准，财务部负责审核其超预算支出所提供的依据是否合法、合规、合理后，方可办理款项支付。四、工程项目支出的审批流程工程项目对外支付款项，由经办人根据公司正式签订生效的，有关支付款、预付款项的合同、协议、有效发票等，填写报销或预付款支付凭据，完成下列审批程序后，财务部门方可支付。审批程序：经办人申请并填写报销或预付款支付凭据工程相关部门负责人审核签字财务部审核签字项目公司总经理审核签字总公司财务副总签字总公司董事长签字财务部出纳付款。五、费用报销的审批流程（一）员工薪酬、福利及社会保险员工薪酬、福利及社会保险严格执行公司拟定的员工薪酬管理制度、 员工福利制度、社保管理办法。员工工资调整和增加补贴由行政部提出书面申请，报请总公司董事长批准后方可调整或增加。每月末由行政部根据员工当月考勤，制作公司员工考勤表，报财务部审核无误后据以计算员工工资表。按照支付审批权限完成审批程序后，财务部据实发放当月工资。（二）差旅费1、费用标准: 1）、住宿标准 （单位：元/人/天） 地区/人员特区直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销副总经理300300200150150经理、主管300300200150150其他人员2602601801501502）、伙食补助费（中餐占60%，晚餐占40%）（单位：元/人/天）地区/人员特区直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销副总经理8080605050经理、主管8080605050其他人员60606050503）、市内交通费（公司不派专车）（单位：元/人/天）地区/人员特区直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销副总经理 60 60502020经理、主管 60 60502020其他人员606050 20204）、交通工具标准工具/人员飞机火车轮船长途汽车出租车总经理普通舱软卧软座 头等舱实报实报副总经理预申请硬卧硬座经济舱可乘实报经理、主管预申请硬卧硬座经济舱可乘实报其他人员/硬卧硬座经济舱可乘预申请2、费用标准的补充说明：(1)出差住宿费和市内交通费按规定标准，凭有效单据在限额内报销，超标部分自付；相同性别两人出差，按最高级别一人住宿报销，自带车辆不报销市内交通费；长途交通费按规定乘坐交通工具标准凭有效单据报销，超标准乘坐交通工具的，按可以乘坐的交通工具标准金额报销；如确有特殊情况需超标准住宿、超标准乘坐交通工具的，必须事先经公司董事长书面批准，凭批条据实报销，无批条的按规定报销。(2)车票按先后日期顺序依次排列粘贴，不是微机票的，注明行车路线（始发地点到达地点）及乘车日期；出租车票需在背面注明起始地，无乘车日期者注明日期。市内公交车、出租车、长途车票严禁有连号票，做到乘车要当班票，车票丢失补白条的，不予报销。(3)住宿票按日期先后顺序依次排列粘贴，住宿票必须加盖印章，印章必须清晰，同时提供住宿清单作为报销凭据。(4)实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。 (5)伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算。(6)出差期间宴请客户，需经总公司董事长批准后方可凭票、据实报销招待费，并扣减出差人相应比例的伙食补贴（中餐占60%，晚餐占40%）。 (7)出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等的,不予报销相关费用。3、报销流程 （1） 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,办理审批手续。（2） 借支差旅费：出差人员按借款管理规定办理借款手续，将审批过的出差申请表交财务部,出纳按规定支付借款。 （3）返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，按照支付审批权限办理报销审批手续，原则上前款未清者不予办理新的借支。（三）业务招待费1、业务招待费实行审批制度。遵循“必要性”原则。各部门因业务需要宴请及购置礼品，应预估消费额度，事先提出申请并填制业务招待费申请审批单（见后附表），报请领导批准。单笔业务招待费用预计消费在2000元以下的向总经理请示；单笔业务招待费用在2000元以上（含2000元）的向董事长请示。如遇特殊情况，如总经理、董事长直接安排业务招待工作，可先行办理，但在事后报销时，将事由标注清楚办理审批手续。2、业务招待用烟、酒，由公司行政部按实际需要购置并保管,使用部门凭贵重物品领用审批单领取。3、业务招待费报销时，需提供加盖消费单位发票专用章的消费清单明细、合法发票、Pos机刷卡小票，应对发生费用的目的、时间、招待对象的单位名称、招待人员的数量以及我方参与人员的数量等要素填写齐全，完成填写后，应交由费用发生时共同在场的本公司员工（至少一位）签名证实。4、报销程序：按照审批权限规定办理审批手续，按实际付款金额报销。业务招待费申请审批单 日期: 年 月 日申请单位及部门申请人申请事由 申请支出金额 (大写) ￥:部门经理审批:总公司财务副总审批:项目公司总经理审批:总公司董事长审批:（四）交通费 1、 费用标准：(1)员工因公需要用车，可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车辆的情况下经行政部负责人同意后可以乘坐出租车,经允许报销的出租车票应标明起止地点、乘坐时间，并在定额票据上标明实际金额，据实报销。(2)市内公交车费应保存相应车票凭票报销。 2、 报销流程 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填制交通费报销单，按照审批权限规定办理审批程序，财务部门按实际付款金额报销。（五）培训费、资料费1、费用标准 （1） 培训费: 包括财务会计、销售、接待等人员培训等。为便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报项目公司总经理和总公司董事长审批。（2） 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。 2、报销流程： （1）培训费由人力资源部人员根据审批程序办理报销手续。 （2）资料费在报销前需办理资料登记手续，人力资源部人员按审批程序完成审批后，持费用报销审批单及资料申请表，到财务部门报销。 （六）营销广告及其费用审批报销1、营销策划部应编制营销预算。金额在1000元（含）以上的广告、现场活动、印刷、物件制作等必须签订正式合同（合同原件须送财务部一份）。 2、户外广告、印刷品、物件制作等完成后，应要求对方打印 “验收报告”由我方经办人、领用人及主管领导签字确认。 3、广告宣传印刷或物件制作超过5000元的，由公司指定地点、指定专人负责办理。4、经办人填写“费用报销审批单”，附有效发票、合同、证明广告实际完成的证据：如户外广告的照片、报刊复印件、媒体播出时段表等，按照审批权限办理报销审批手续。财务部根据营销预算、合同、有效发票等审核报销。（七）零星采购物品及其它费用1、水电费、取暖费、电话网络费、报刊订阅、房屋租赁等固定开支，由行政部根据预算，按月或季度、年度办理支付手续。2、办公用品的购置由行政部负责。行政部根据批准的办公用品采购预算，按月或按季度办理办公用品采购，成批购买的物品或单价在500元以上的物品，必须有三家以上的供货商的报价单，根据“质优价廉”原则由财务部、行政部共同选择确定供货商。3、办公区、生活区日程维护的零星购置和食堂采购，由行政部负责（其中食堂采购指定专人）。4、物品购进后，经管理员验收并填写“入库单”和登记物品台帐，立即被领用的，还需填写“领用登记薄”。5、经办人填写“费用报销审批单”，附有效发票、合同、入库单等，按照审批权限办理审批手续，财务部审核报销。（八） 专项支出 1、软件及固定资产购置 (一) 填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定提交资产购置申请报告并报批。 (二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的资产购置申请报告。 (三) 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写费用报销审批单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按审批权限规定办理审批程序；（3）财务部根据审批后的报销单付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 2、其他专项支出1、费用范围：其他专项支出包括其他专门立项的费用，如广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用支出、咨询顾问费用等。2、 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要提交请示报告，经项目公司总经理审核后报总公司董事长审批。 3、 财务报销流程 （1）经办人将审批后的请示报告文件到财务部备案，以便财务备款。 （2）签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式等）。 （3）付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单；（2）按审批权限办理程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 六、借款的管理规定 1、 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按借款额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 2、 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 各相关人员可借支额度做如下规定：职 务 借款额度（元）一般员工 1000.00主管、经理 3000.003、 各项借款金额超过10000元应提前一天通知财务部备款。 4、借款销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； 5、 借支期限：申请借支时，应在借款单上注明预计还款或报销时间，如未注明的，借支均被认为是当月内还款或报销。6、 借支逾期的处理：（1）借支在承诺的期限内无法归还或报销的，应提前书面说明原因，并经部门负责人加注意见，报总公司董事长审批同意，方可延长还款期限。（2）未能按期还款或报销，又未说明原因的，在到期当月起扣发借支人的工资，直至扣足借支款，或直至借支人办理还款或报销手续为止，欠款人名单及欠款金额，由财务部在每月计发工资前提供给人事部门作为扣发工资的依据。（3）财务部应在借支人还款期限终止前通知借支人，催促其办理还款或报销手续。7、借款流程 （1）借款人按规定填写用款申请单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。 (2) 审批流程：按照审批权限规定办理审批手续；(3) 财务付款：凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。七、工程款支付、费用报销的财务管理规定（一） 工程款支付的财务规定1、项目工程款在支付前，必须由现场工程相关职能部门人员对已完成工程的质量和进度进行审核签字，项目的预算成本管理人员审核累计应付款及本次应付款，财务部人员复核累计应付款及本次应付款。2、财务部人员应当对工程合同约定的价款支付方式、项目职能部门提交的价款支付申请及凭证、审批人的批复意见等资料进行审查和复核，并对累计已付款、本次应付款金额进行复核，只有复核无误的工程款，方可予以办理支付手续。3、项目工程款的支付要按工程项目进度或者合同约定进行，不得随意提前支付。4、财务部人员在办理价款支付业务过程中发现拟支付的价款与合同约定的价款支付方式及金额不符，应当及时报告并拒付。5、因工程变更等原因造成价款支付方式及金额发生变动的，项目职能部门应提供完整的书面文件和其他相关资料，财务人员应当对工程变更所涉及的价款支付进行审核。6、对于需要从工程款中扣减的各种扣款，项目职能部门应及时书面向财务部门发出扣款通知，财务部门支付进度款或决算款时，应填制扣款签认单交收款单位确认后，方可支付款项。7、付款要求：公司对外支付所有款项时，业务往来单位所提供的收款凭据，必须满足以下条件：（1）提供发票的单位必须为合同签订的单位；（2）支票抬头必须与合同签订单位一致；（3）合同单位如果委托其他单位或个人收款，则收款单位必须出具合同单位的委托书，并提供合同单位发票。（二）费用报销的财务规定1、费用报销必须提供合法、真实的有效凭据。经办人员办理支出业务，必须向对方索取正式发票，无正式发票财务部不予报销。发票上要注明时间、客户名称、品名、规格、数量