秘书学-期末复习

秘书学期末复习题1复习题 一、填空题1、我国古代秘书工作制度草创于（ ），确立于（ ） ，发展于（ ）， 成熟于（ ） ，完备于明清。2、秘书人员辅助决策的原则是（ ） 和谏诤原则。3、协调工作的程序包括 （ ） 和处理。4、接待工作的要求是（ ） 和内外有别。5、私人秘书工作的特点是 （ ） 。6、西周的秘书工作，内部分工更加细密，由（ ） 和御史， 共“五史”组成。7、一般秘书职能包括（ ）和保守秘密。8、信息沟通的基本原则包括（ ）和多样。9、党政秘书人员的素质要求是：（ ）和业务熟练。10、涉外秘书的道德规范包括 （ ）。二、判断题1 现代意义上的秘书学开始于20世纪80年代。 （ ）2 我国古代最早的秘书机构产生于夏朝。 （ ）3 战国时期，各诸侯国大都有史官，但史官的职责、地位起了重要变化。 （ ）4 西汉时，尚书台发展成为皇帝的机要秘书处。 （ ）5 晋朝设中书待郎，待郎之下又有中书舍人。 （ ）6 唐玄宗时，大召天下名士为“天子私人”。 （ ）7 元初，只设中书省，作为中央行政中枢。 （ ）8 雍正时，在内廷设立了“南书房”。 （ ）9 唐代产生的翰林院为宋代承袭，成为最高统治者的机要秘书机构。 （ ）10 一文一事制度确立于宋朝。 （ ）11 票拟制度产生于明朝。照刷制度产生于元朝。 （ ）12 档案集中制度产生于宋朝。 （ ）13 西汉时已有官印，作为权力的标志。 （ ）14 汉代规定中央秘书机构的秘书人员，年龄要在15岁以上。 （ ）15 唐代从科举考试中选用秘书为主要途径，以“身、言、书、判”为标准。 （ ）16 1912年3月，设立内阁秘书厅，由魏宸组任秘书长。 （ ）17 1927年7月，中国共产党的四届三中全会决定设立中央秘书处。 （ ）18 1949年12月15日，中央办公厅发出了关于文电处理工作的几项规定。 （ ）19 1952年2月1日，中央发出了关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示。 （ ）20 1927年八七会议上，邓小平任中央秘书。 （ ）21 如果把清代的幕学视为我国秘书学的开端,距今已有350年的历史。 （ ）22 商朝是我国国家秘书工作产生的标志。 （ ）23 西周的秘书工作，在殷商的水平上有所创新和提高。 （ ）24 秦汉时期，在中央和地方各级行政机关中都设有负责秘书工作的机构或人员。 （ ）25 汉末，曹操设立秘书令。 （ ）26 唐太宗时，重用十八位学士出谋划策。 （ ）27 元代的秘书工作由枢秘院与中书省分掌。 （ ）28 明初，朱元璋废掉中书省，由六部尚书分任国事。 （ ）29 秦朝起，国家中央秘书工作由御史大夫承担。 （ ）30 明代由内阁演进成为了军机处。 （ ）31 贴黄制度是唐朝首创。 （ ）32 公文稽查制度完善于清朝。 （ ）33 宋代中央信访机构有两个，鼓院为高级机构，检院为初级机构。 （ ）34 春秋战国时，用官印作为传递公文时的封泥标记。 （ ）35 魏晋南北朝时，出现了“文”“笔”之分。 （ ）36 元代在文字秘书的选拔上要求应试者具有进士资格。 （ ）37 1913年10月，袁世凯在总统府内设立政事堂。 （ ）38 1931年11月通过的苏维埃地方政府暂行组织条例是我党领导政权机构中秘书工作的开端。 （ ）39 1951年，中国人民大学创办了档案学专业。 （ ）40 抗日战争开始后，党中央于1938年重设秘书处。 （ ）三、简答题1、什么是狭义秘书和广义秘书？2、秘书工作的范围包括哪些？3、秘书应学会哪些调查方法？4、受理人民来信来访要遵循的原则是什么？5、什么是秘书活动？它由哪些基本要素组成？6、秘书的类型有哪些？各自的依据是什么？7、会议工作的基本要求是什么？8、值班工作的主要任务是什么？四、论述题1、举例说明如何做好保密工作。2、某省粮食局定于12月30日召开全省系统的总结表彰大会，请写一封邀请信，邀请各市粮食局领导参加此次大会。3、请结合自身实际，论述秘书应具备哪些基本能力。复习题答案一一、填空题1、先秦，秦汉，魏晋南北朝，唐宋。2、定位原则，超前原则，系统原则，信息原则。3、受托，审理，核查，协商。4、热情大方，细致周到，确保安全，俭省节约。5、选择的双向性，工作的技能性，职能的综合性，关系的雇佣性。6、太史（或大史），小史，内史，外史。 7、辅助决策，协助管理，沟通信息，协调关系。8、求实，迅速，简明，公开。 9、政治可靠，作风优良，纪律严明，知识广博。10、忠诚，守信，勤奋，认真。二、判断题1. 2. 3. 4. 5.， 6. 7. 8. 9. 10.， 11.12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.， 26. 27. 28. 29. 30. ， 31. 32. 33. 34. 35.， 36. 37. 38. 39. 40.三、简答题（要点）1、狭义秘书是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。广义的秘书，是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。2、文字工作，文书工作，信息工作，协调工作，督查工作，信访工作，议案和提案工作， 机要工作，会议工作，接待工作，随从工作，值班工作，印信工作，通讯工作，其他工作。3、典型调查法，普遍调查法，抽样调查法，个案调查法，直接调查法，间接调查法。4、调查研究、实事求是的原则；按政策、法规办事的原则；思想疏导的原则；分级负责、归口办理的原则；及时、就地依法解决的原则。5、秘书活动就是秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。其基本要素包括：秘书人员，秘书工作，秘书方法，领导意图，秘书环境。6、按职业性质可分为公务秘书和私人秘书；按业务范围可分为通用秘书和行业秘书；按工作岗位可分为综合秘书和专项秘书；按辅助对象可分为集体秘书和个人秘书。7、准备要充分，组织要严密，服务要周到，安全要保证，会风要改进。8、承接上级指示，负责电话事务，接待来访人员，掌握领导行踪，承办临时事项，编写值班材料。四、论述题答案要点：1、 保密工作关系到国家命运，社会安定，经济发展以及领导工作的成败。 保密工作的方针是：积极防范，突出重点，同时要正确处理保密和工作的关系。 严格遵守党和国家公务员保密守则的各项规定：不应说的机密，绝对不说；不应问的机密，绝对不问；不应看的机密，绝对不看；不应记录的机密，绝对不记录等等。2、 邀请信格式包括：称谓。开头：向被邀请人简单问候。交待时间、地点和活动内容、邀请原因等。参加活动的细节安排。联系人、电话、地址、落款、日期。 3、表达能力；调研能力；管理能力；办事能力；操作能力；3、略秘书学期末复习2一、案例分析 （一）意外的电话 这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。 b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？ c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！ e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。 问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 本题的最佳选择是C。选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。 选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。 选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？ 选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。 选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如。 （二）8月10日，公司的总经理出差了，期限是从8月10日至8月20日，预定20日上午回来。秘书小苏负责处理公司的各类邮件。小苏从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小苏说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。 小苏把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于8月20日下午的研讨会，小苏想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，20日他正好回来，一定会参加的。于是小苏打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小苏看了信的内容，附件里说明有三张照片，小苏不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。 小苏处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？ 答：小苏处理邮件的做法不正确 答：小苏处理邮件的做法不正确，理由如下： （1）寄自天津分公司的邮件，小苏应该交给销售科长本人签收，或者在交给小李后让其签收，以作凭证。 （2）小苏应该在总经理办公桌的显眼处放一张字条，上面写上这封邮件的相关内容，好让总经理知道自己有一封邮件未看。 （3）小苏不能自作主张，替总经理出席研讨会，她应该打电话请示总经理。 小苏不应该简单地把装有两张照片的邮件放回信封了事，她应该找部门领导处理此事。（三） 当来访客人走进某药业集团有限公司经理办公室时，鲍秘书正在办公桌前打印一份文件，他向客人点点头，并伸手示意请客人先坐下。10分钟后，他起身端茶水给客人，用电话联系好客人要找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并目送其走出办公室。为此事，鲍秘书受到了办公室主任的批评。 问题讨论： 为什么鲍秘书受到了办公室主任的批评？ 分析：办公室主任之所以批评鲍秘书，是因为鲍秘书在此次接待工作中没能做到亲切迎客、热忱待客、礼貌送客，特别是连“出迎三步，身送七步”这一迎送宾客的最基本的礼仪也没有注意。作为鲍秘书在接待来客中应做到： （1）起身迎客，问明来意。 （2）伸手示意客人请坐，并说明请稍候。 （3）尽快联系好客人要去的部门并具体说明如何去该部门 （4）将客人送出门口，握手道别（五） 一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！ 董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。 对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法： .“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。 .秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。 .秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。” .秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？” (材料来源：夏目通利秘书常识趣谈) 请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？ D的处理方法最妥当。C的处理方法最不妥当。 领导在生气时做出的决定很可能是不正确的,如果像A那样立即照办, 信一旦寄出,将无法挽回可能造成的损失,假如领导冷静下来后想改变决定也没有机会了。 如果像B那样悄悄压下信件,不执行领导指示,则有越权性质,如领导将来查问此事,秘书将无法交代。董事长也可能早就想同这家代理商终止往来,这封信只是一根导火索而已。 C在领导情绪恶劣时以教训的语气当面“忠告”,无异于火上浇油, 既不符合秘书的身分,也不利于领导冷静思考问题,不管董事长的决定是对是错,C的作法都没有任何好处。 D的