会议记录的概念

会议记录的概念会议记录的概念 会议记录是实录会议情况和信息的书面材料 凡是重要的会议都应该有书面记录 书面形式的会议记录一直是保留会议信息的普遍 形式 会议记录可以作为传达会议精神 汇报会议情况 或执行会议决议的依据 可以唤起 与会者对有关问题的记忆 由于会议记录可长期保存 而还具有文献资料的作用 编辑 会议记录的特点会议记录的特点 1 同步性 从记录的过程看 大多数会议记录是由记录员随开会过程作同步记录 2 实录性 会议记录要坚持 怎么讲就怎么记 的原则 不允许在记录中加入记录者个人 的观点或倾向 更不能随意删改发言者的言论 为保证记录的实录性 要力求把话听准确 记完整 听不准或有疑问处应及时核准 3 规范性 尽管会议记录自身并不成文 但作为事务文书 也具有一定规范性 规范 性的主要表现 一是使用单位统一的记录专用笺 二是要求按统一的格式记录 三是使用 规范的记录符号 会议记录要求字迹不潦草 使他人也能够辨认 尽可能使用缩略符号或 规范的速记方法记录 编辑 会议记录的格式和写法会议记录的格式和写法 一 标题 一 标题 由开会单位 会议名称 或会议内容 和记录三部分组成 如 公司产品营销会议 记录 公司第八次股东大会记录 二 正文 二 正文 会议记录的正文分会议组织情况和会议进行情况两部分 1 会议组织情况会议组织情况 内容及要求如下 1 会议时间 要写清会议进行的年份 日期 必要时精确到分钟 2 会议地点 要写清会议室名称 3 会议出席人姓名 人数多的会议可只写人数 4 缺席人姓名和缺席原因 5 列席人及其职位 6 主持人 一般直书姓名 在姓名前冠写职衔 7 记录人姓名 应签名以示负责 8 议题 议题是会议讨论或解决的问题 在议题不止一项时 应分条列项写 2 会议进行情况会议进行情况 会议进行情况是会议记录的主体 包括主持人的开场白 大会主题报告 讨论发言 决议四项内容 要按会议的进程或顺序记录会议进行情况 先写报告人和发言人的姓名 然后再记录 发言内容 会议记录方法可分为摘要式记录和详细记录两类 1 摘要式记录 只记录发言要点 结论 决议等内容 2 详细记录 按会议进程详细完整地记录会上的发言 不同意见 争论和会议决 议 重要会议多采用详细记录 会议记录的尾部单列一行 写 散会 有些会议记录需由发言人和会议主持人审阅 签名 有些会议记录则在会后整理后 再送发言人和会议主持人审阅 签名 编辑 会议记录的注意事项会议记录的注意事项 1 注意会议记录与会议纪要的区别 会议纪要是用于记载 传达会议情况和议定事项 的公文 会议记录不是公文 而是书面材料 会议纪要不能似会议记录那般反映会议的全 貌 对会议记录经过分析 归纳和筛选 可以写成会议纪要 会议记录与会议纪要的文面 格式也不同 2 要实事求是地记录 对于会议组织情况和会议进行情况 都必须实事求是地实录 不能以主观臆想代替客观事实 3 尽可能采用速记 由于会议记录与会议发言同步 即便记录人听得准还要能及时记 得下 因而很有必要掌握速记技能 编辑 会议记录的例文会议记录的例文 1 区干部培训中心第 次办公室会议记录 时间 2005 年 3 月 4 日 14 30 17 00 地点 培训大楼第 会议室 出席人 刘 主任 杨 教务长 张 办公主任 吴 办公室秘书 及各培训部主要负责人 缺席人 王 张 外出开会 主持人 刘 主任 记录 吴 办公室秘书 一 报告一 报告 一 杨 报告中心基本建设进展情况 略 二 主持人传达区人民政府 关于压缩行政经费的通知 以下简称 通知 略 二 讨论二 讨论 我中心如何按照区人民政府 通知 的精神抓好行政经费的合理开支 切实做到既勤 俭节约 又不影响正常的培训教学 科研等活动的开展 三 决议三 决议 一 利用两个半天时间 具体时间由各培训部自己安排 但必须安排在本周内 组 织有关人员集中传达学习 通知 精神 提高认识 统一思想 二 各培训部负责人在认真学习的基础上 利用下周政治学习时间向群众传达 宣 讲 三 各培训部责成有关人员根据 通知 的压缩指标 重新审查和修改本年度行政 经费开支预算 并于两周内报主任办公室 四 各培训部必须严格控制派出参加外地会议及外出学习人员的人数 财务科更要 严格把关 五 利用学习和贯彻 通知 精神的机会 对全中心员工普遍开展一次勤俭节约 艰苦朴素的传统教育 散会 主持人 签名 记录人 签名 标前会议的议程标前会议的议程 3 标前会议主要议程如下 1 介绍参加会议单位和主要人员 2 介绍问题解答人 3 解答投标单位提出的问题 4 通知有关事项 会议结束后 招标机构应将其口头解答的会议记录加以整理 用书面补充通知 又称 补遗 的形式发给每一位投标人 补充文件作为招标文件的组成部分 具有同等的法律效 力 补充文件应在投标截止日期前一段时间发出 以便让投标者有充足时间作出反应 在有的招标中 对于既不参加现场勘查 又不前往参加标前会议的投标人 可以认为 他已中途退出 从而取消投标人投标的资格 编辑 标前会议的注意事项标前会议的注意事项 4 标前会议是招标人给所有投标人提供的一次质疑的机会 在标前会议前 应消化吸收 招标文件中的得到的各类问题 整理成书面文件 及时寄往招标单位指定地点要求答复 或在标前会议上要求澄清 招标人在回答问题的同时 展示工程勘察资料 供投标单位参 考 标前会议上提出的问题和解答的概要情况 应记录作为招标文件的组成部分发给所有 投标人 投标人参加标前会议提出的质疑 要注意如下几点 1 对工程范围不清的问题提出 应要求进行说明 2 对招标文件中图纸和规范有矛盾之处 请求说明以何为准 针对以上两点 投标人不宜提出修改意见 3 对含糊不清的合同条件 要求进行澄清 解释