第七章第六节-会议记录教案

第七章第六节 会议记录教案教学要求掌握会议记录写作的基本格式注意会议记录写作的基本要求。一、会议记录的基础知识。会议记录，是指在会议现场将会议有关情况快速如实地记录下来，以便于保存查用所使用的事务文书。会议记录是本单位会议情况的最原始材料，也是写作会议纪要、传达会议精神的基本参考资料。因此会议记录应整理存档，以备本单位或有关部门查阅之需。1、会议记录的概念会议记录是指在会议过程中由专门的记录人员将会议情况和会议内容如实笔录而形成的一种书面材料。2、会议记录的种类从反映会议情况和内容的详略程度来分，会议记录主要有以下三种：详细的会议记录。即对会议的全过程、会上每个人发言的原话和语态声调等作详细的记录。摘要式会议记录。这种记录不是有话必录，只要求将发言人有关会议议题的讲话要点、重要数据和材料记录下来。重点式会议记录。这种记录不要求把会议过程和个别发言逐一记录下来，只是提纲挈领地记录会议的主要内容或会议决议。3、会议记录的特点会议记录一般具有实录性、客观性和规范性的特点，即既不能带有记录者的主观情绪，又必须严格按照记录的规范要求。实录性。大多数的会议记录是由记录员在开会过程中同步记录的。一些特别重大的会议，可借助录音先作同步实录，会后再根据录音作笔录，这也是以忠于原话实录为原则的。正因为如此，会议记录才具有资料依据和存档备查的价值。客观性。会议记录要求记录员坚持“怎么说就怎么记”的原则，不允许以任何方式在记录过程中掺进个人的倾向性看法，更不允许作虚假记录，任意歪曲他人发言中原话的基本含义。规范性。会议记录的规范性主要体现在五个方面：一是应使用机关统一的记录专用笺；二是应按统一的记录格式记录，会议标题、会议组织情况、会议进行情况、尾部四个部分不能有缺漏；三是快速记录时应使用规范的简体字和行书字体，即使字迹潦草也能辨认；四是应使用规范的速记和紧缩记法，并于会后立即译写出来；五是应使用灌注碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔作记录。4、例文导读【例文1】宏远公司项目会议记录时间： 2003 年3月12日上午9时 地点：公司第一会议室 出席人：各分公司与直属部门的经理 缺席人：第三分公司总经理（出差深圳） 主持人：高飞（集团公司副总裁） 记录人：周游（总经理室秘书） 一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美廉娱乐城”的兴建立项以及如何开展前期工作的问题。（略） 二、发言 第一分公司李总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南（略） 第二分公司张总：该项目应以体育健身为龙头带动其它餐饮娱乐。（略） 项目。（略） 市场部刘总：汇报该项目市场调查与预测的结果。（略） 财务部莫总：汇报公司的资金状况。（略） 技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略） 策划部梁总：讲述三种关于该项目的前期策划设想，前 期的宣传投入应该加大。（略） 财务部莫总：前期宣传投入要慎重，理由有三（略） 市场部刘总：前期宣传投入要慎重，理由有三（略） 策划部梁总：前期投入一定要加大，因为（略） 三、决议 （一）一致通过该项目的选址定在地段（举手表决）。（二）一致通过该项目第一期投入人民币万元（举手表决）。（三）（略） 四、散会（上午 12 时） 主持人：高飞（签名） 记录人：周游（签名） 评析：这是一份格式规范的会议记录，标题由“机关 + 会议名称 + 文种构成”。记录依据会议的程序，紧扣会议主题，分为主持人讲话、集体发言讨论、会议决议三部分，条理清楚，重点突出。记录中对发言者、汇报人不可直呼其名，而姓氏加职务（职称）代之，如“王”写作“王总”。会议中如有争议问题，还应该把争议问题的焦点及有关人员的发言争论观点记录下。会议记录是不容更改的原始凭证，因此会议记录结尾要注意签名，表示对该会议记录的负责。二、会议记录的写作方法会议记录，有“笔录”、“录音”、“录像”等几种操作手法，“录音”、“录像”只是一种手段，最终还是要将录下的内容还原成文字。“笔录”和“录音”、“录像”相辅相成，能使记录更准确、更真实、更可靠。1、会议记录的基本格式和写法会议记录一般由标题、会议组织情况、会议进行情况、尾部四个部分构成。会议记录标题可以有以下写法： 1）由机关、会议名称和文种构成，如“学院教学会议记录”。2）由会议名称和文种构成，如“党组扩大会议记录” 3）只用文种为标题，如“会议记录”。会议组织情况包括时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录员、议题共8项。每项分行依次排列，且需详细清晰。这些内容要在会议主持人宣布开会之前写好。记录会议的内容一般包括会议主持人的发言，会议上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，以及通过的决定等，就是我们常说的会议议题、发言人及发言内容、会议决议。记录时应该注意以下问题： 1）如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。2）记录每个发言人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号，再记发言内容。3）会议决议事项应该分条列出。有表决程序的要记录表决的方式和结果。一般由主持人加以系统归纳。归纳结果，应逐字逐句记录。与会者无异议时，应随即写上“一致同意”或“一致通过”。有持异议者，必须详细记录不同意见，有弃权者，也应如实记录上。记录的结尾部分，先另起一行，写明“散会”并注明时间。然后在右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。为了方便记录，提高效率，现已经有印刷好的会议记录表格，其格式见下表。会议记录会议名称会议时间 年 月 日 午 时 会议地点会议主持人 出席人与列席人缺 席记录人审阅签字 会议议题发言内容记录例文导读【例文2】学院 2004 年会议情况纪要 会议名称：学院第次办公会议 时间：年月日 出席人：李（院长），王（总务科科长），伍（学生科科长），刘、卢、许（各班班主任），校医龙 主持人：李（院长） 记录人：白（校长室秘书） 一、报告：李（院长）传达市政府关于防治“非典”的专题报告。二、讨论：遵照报告精神，学院决定对学生进行一次预防“非典”的教育，并采取有效措施，保证学生的集体健康。三、发言： 院长：大家伙嘛，说说看什么样的措施能有效地保证学生的健康？伍，你是学生科科长，你这个呢，带个头发表你的意见吧。伍科长：我认为首先要让学生知道有关“非典”的病理知识，以及预防的办法，你们讲是不是？ 王科长：龙医生，你这个，看看是不是想办法加强食堂环境卫生？ （略） 四、决议 （一）利用两天时间，由学生科组织班主任分班组织学生传达报告精神，并结合学习月日光明日报专题报道的有关“非典”相关病理知识及防治办法。（二）总务科、学生科密切与学校医务室配合，切实加强学校环境卫生与食堂饮食卫生工作。（三）各班主任要深入调查、了解学生在寒假期间，是否去疫区探亲，凡有去疫区探亲的学生，由学校医务室统一组织去医院检查，有疑似症状的学生，马上报告，并采取相应措施。五、散会 缺席人：江 地点：学院三楼 评析：标题文种用错。会议记录和会议纪要是两个不同的文种。况且也没有“情况纪要”这个文种。做会议记录时，该注意去掉一些无实际意义的语气词。无意义的重复句与重复性短语也不应该出现在会议记录中。缺席人和会议地点应该放在记录的开头部分，放在文末是不规范的。2、会议记录写作的注意事项会议记录速度要快，要求绝对真。1）记录必须以忠实于原话为原则，详细的会议记录甚至要将发言人的语态声调等作详细的实录，因此，它有资料依据和存档备查的价值。2）会议记录有严格的规范性，一般体现在：使用机关统一的记录专用笺;按统一格式写，内容不可或缺;快速记录时应使用规范的简化字和行书字体;使用规范的速记和紧缩记法；使用灌注碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔做记录。3）会议记录与会议纪要不同。会议记录是当时会议的实录;会议纪要是会后用于记载和传达会议情况和议定事项的一种文书，有汇报，传达及通报、交流的作用。三、小结会议记录是一种在会议中由记录人员把会议的基本情况，研究和讨论的问题，报告、发言的内容，形成的决议等如实记录下来成为书面材料的文书。一般分详细的会议记录，即实录会议的全过程；摘要式会议记录，即只将发言者的讲话要点摘要记录；重点式会议记录，即只是提纲挈领地记录会议的主要内容或决议。会议记录一般具有实录性、客观性和规范性的特点，即既不能带有记录者的主观情绪，又必须严格按照记录的规范要求。会议记录一般由标题、会议组织情况、会议进行情况、尾部四个部分构成。标题有两种写法:或者会议名称加“记录”二字构成，或者会议内容加“记录”二字构成。会议组织情况包括时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录员、议题共8项。每项分行依次排列，且需详细清晰。会议进行情况即会议的内容，包括主持人开场白、大会主题报告、讨论发言、决议共4项。议题、讨论过程及决议必须记录完全，尾部一般另起一行空两格写“散会”、“休会”、“结束”等字样，以示记录完毕。会议记录应签上记录员及主持人的姓名，以示严肃。记录必须以忠实于原话为原则，详细的会议记录甚至要将发言人的语态声调等作详细的实录，因此，它有资料依据和存档备查的价值。会议记录有严格的规范性，一般体现在:使用机关统一的记录专用笺；按统一格式写，内容不可或缺；快速记录时应使用规范的简化字和行书字体；使用规范的速记和紧缩记法；使用灌注碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔做记录。会议记录与会议纪要不同。会议记录是当时会议的实录；会议纪要是会后用于记载和传达会议情况和议定事项的一种文书，有汇报，传达及通报、交流的作用。 四、练习1 .下列说法表述错误的一项是( )。A.会议记录是由记录人员把会议情况和会议内容如实记录下来成为书面材料的文书。B.会议记录必须以忠实于原话为原则，它有资料依据和存档备查的价值。C.会议记录与会议纪要不同。前者是会后整理的文书；后者是会议的实录。D.详细的会议记录甚至要将发言人的语态声调等作详细的实录。2 .下列关于会议记录分类说法表述正确的一项是( )。A.详细的会议记录，实录会议的全过程、所有的发言及会场上的各种情景。B.摘要式会议记录，只是提纲挈领地记录会议的主要内容或决议。C.重点式会议记录，只记录发言者的讲话要点、重要数据和材料。D.会议记录的分类是以反映会议的情况和内容的详略程度来分的。3 .下列表述符合会议记录特点的一项是( )。A.会议记录最重要的特点是实录性。B.实录性表现在由记录员在开会过程中同步记录会议的全过程。C.实录性也表现在会议记录不允许弄虚作假，任意歪曲他人原话的基本含义。D.客观性要求记录员坚持“听到什么记什么”的原则。4 .下列表述不符合会议记录规范性的一项是( )。A.应使用机关统一的记录专用笺。B.按统一的记录格式，用规范的速记法和紧缩法写。C.快速记录可以应使用规范的简化字和行书字体。D.使用灌注碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔做记录。5 .下列有关“会议组织情况”表述正确的两项是( )。A.会议组织情况包括时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录员、议题。B.会议时间要写清年、月、日、午别、时、分。C.记录员的姓名、出席人的姓名、主持人的姓名都由自己签写。D.会议组织情况的内容通常记录在会议记录专用笺的首页上。6 .下列有关“会议进行情况”表述错误的两项是( )。A.会议进行情况包括主持人开场白、大会主题报告、讨论发言、决议共4项。B.主持人开场白是会议大概情况的简单说明，记录时可以一笔带过。C.讨论发言是按发言顺序记录下每个发言人的姓名及发言内容。D.决议要根据主持人的总结或表决发言的内容归纳概括，没有就不记。7 .下面是市商场的一次会议记录，阅读后回答文后问题。时 间: 2002年5月18日上午8 : 30地 点:商场综合楼十二楼中会议室主持人:商场副总经理张参加人:、记录人:王内 容:张 总:今天请大家来，谈谈最近市场与商场纺织品的形势，议议有关情况和对策，请大家畅所欲言。 :最近纺织品产品结构开始逐步调整，横向联合得到较快发展和加强，农村纺织品市场蓬勃发展，城市市场开始松动。:今年国内纺织品市场更加多变，组织纺织品流通渠道已形成开放型格局，纺织工业自销体系逐步壮大，城乡集体、个体纺织品交易市场空前发展，并向专业化、集约化过渡大型商业主渠道占有率有所下降，如我们商场的销售就愈来愈困难。纺织工业原料供应情况复杂，棉花、棉纱、羊毛、腈纶、涤纶等都较去年偏紧，加上成品、半成品出口要货量有所回升、国内市场货源可能不足。:今年将是经营更加困难的一年。“冷滞”和短缺的矛盾，表现在工业生产上，主要是原料缺口大，产品资金得不到满足，流动资金周转慢。表现在商品经营上，主要是市场需要的商品进不来，库存积压的商品出不去，畅销商品货源越来越少，滞销商品积压越来越多。老百姓购买纺织品越来越挑剔:当然，也有好的现象，如地方产名牌产品“雪山”牌棉内衣裤重塑形象后，销路很好。张 总:大家谈了许多，很透彻。针对上述情况，我看我们商场应该 :对!应该( 1 )这个会议记录的标题应该怎样写?( 2 )说出这个会议记录的组织情况。( 3 )这个会议记录是按照什么顺序记录的?( 4 )会议形成的决议在会议记录中没有写出来，请你予以补充。8 .写作题开学了，各班班委都在开会研究制定本学期的班级工作计划，现在请你为班的这个会议拟一份会议记录，标题、组织情况、进行情况、尾部自拟。会议记录答案1 . C 2 . D 3 . B 4 . C 5 . AC 6 . BD 7 . ( 1 )商场纺织品形势座谈会会议记录；( 2 )时间: 2002年5月18日上午8 : 30 ；地点:综合楼12楼中会议室；主持人:商场副总