在excel2003中如何使用分级显示.doc

在excel2003中如何使用分级显示Excel的工作表分级显示功能提供了类似目录树的显示效果，它可以根据层次的需要显示不同级别的数据。用户可以根据需要展开某个级别，查看该级别下的明细数据，也可以收缩某个级别，只查看该级别的汇总数据。分级显示能够将一个明细数据表中的数据接类别组合在一起，通过鼠标单击分级显示按钮，可迅速地设定只显示数据表格中那些提供汇总或标题的行或列，也可 使用分级显示接钮(+和-)来查看单个汇总和标题下的明细数据。比如一个银行的报表，总行只想查看各省分行的汇总数据， 省分行只想查看各市分(支)行的汇总数据，而不想查看其他下几级支行或分理处的明细数据，此时使用分级显示就可以轻松实现。下图展示了一份已建立分组显示的数据表。该数据表是各地区、各省上半年每季度的汇总数据，以及各省每个月的明细数据。如果希望隐藏各省明细数据，仅显示各地区的汇总数据. 可用鼠标单击行分级显示按钮中的“2”按钮，此时，各省的明细数据行已全部隐藏， 用户可以更直观地看到各地区每个月的汇总数据。如果用户只想查看“华北地区”第一季度明细， 可在图中的表格单击“华北地区”左制的分级显示按钮“+”，再单击“第二季度”正上方的分级显示按钮“-”，效果如图所示。 用户可根据需要单击行、列的分级显按钮，显示不同级别下的数据，也可以单击行、列的分级显示按钮进行任意组合，以查看局部数据，不同组合显示不同的查看效果。在excel2003中自动建立分级显示的步骤自动建立分级显示对数据表格的要求较高，如果表格具备以下特征，用户可以使用自动分级显示。同一组中的行或列均放在一起。汇总行均在每组数据的上方或下方，汇总列均在每组数据的左侧或右侧。汇总行和汇总列使用求和公式SUM或分类汇总公式SUBTOTAL引用数据中的单元格。实例：基础数据如图，为各地区、各省上半年每季度的汇总数据，以及各省每个月的明细数据。数据表在未建立分级显示前的状态，各汇总行、列已用求和公式SUM引用了各求和单元格。要自动建立分级显示，可接以下操作步骤执行：1.选定需要分级显示的单元格区域A1:K39，若要对整个工作表的数据区域分级显示，可以选定任意单元格2.单击菜单“数据”“组及分级显示”“自动建立分级显示”。如果工作表已有分级显示，Excel将弹出一对话框，提示“是否修改分级显示”，点击“确定”的按钮，Excel会用新的分级显示替换掉原有的分级显示。效果如图通过上述操作后， Excel将自动根据用户小计行或列、合计行或列中的公式来判断如何分级，并建立工作表分组显示。若要对建立的分级显示应用样式，步骤2操作如下：单击菜单“数据”“组及分级显示”“设置”，excel会自动弹出“设置”对话框，根据数据汇总行、列的方位，决定是否勾选“明细数据的下方”和“明细数据的右侧”复选按钮，再勾选“自动设置样式”复选按钮，最后单击“创建”按钮。应用样式后，所有的小计行(第2级别)都使用斜体字形，字号为Excel默认的12号，而不是用户原来设置的字号本例设置为10号，所有的合计行(第1级别)字体都加粗，字号与小计行相同。在excel2003中手动建立分级显示的步骤在excel2003中，要手动建立分级显示，要求数据中同一组中的行或列均放在一起，汇总行均在本组数据的上方或下方，汇总列均在本组数据的左侧或右侧，汇总行、列中不要求使用公式。以如图数据为例，手动建立分级显示，步骤如下：1.把光标定位于行号处， 选定华北地区省份所在的第2-6行(不含小计行)。单击菜单“数据”“组及分级显示”“组合”。效果如图2.用同样的方法对其他地区的行进行组合。3.选定所有地区的行，不含合计行，即第2-38行，单击菜单“数据”“组及分级显示”“组合”。通过上述操作后，就建立了如图所示的行分级显示，如果还要对列进行分组显示，可用同样的方法对到进行组合。在excel2003中使用分级显示的时候，请注意以下问题：一个工作表只能有一个分级显示。分级显示最多只能有8个级别的明细数据，每个内部级别为前面的外部级别提供明细数据。如图所示，“总计”行为第1级别，各地区的汇总行为第2级别，其他数据为第3级别。若要显示某个级别的行，可在分级显示按钮中单击想要查看的级别对应的数字。可以在不删除整个分级显示的情况下取消分级显示中某些部分的组合。操作方法为：按住Shihf键，单击该组的分组显示按钮“+”或“-”，