第六章--国际会议的前期筹备

会议运营管理第六章 国际会议的前期筹备教学目标：会议筹备管理（会议初期筹备、会议协调及协议细节的落实、 会议论文征集、会议预先注册等），会场布置（会场的使用计划、会场的布置、影响会议室布置的因素、会议室空间布置的基本形式、会议基本设施的布置。）教学重点：国际会议的流程管理教学难点：国际会议的常用合同教学方法：讲授法教学时数：4教学过程：一、建立会议组织机构建立组织机构框架启动会议组织机构筹建工作呈报主管部门批准并与有关部门协商初步确定各机构的人选召开专门会议并建立各个会议机构建立会议筹备办公室会议组织机构筹建完成建立国际会议组织机构的流程图（一）工作实施1准备工作了解其他国际会议的组织形式充分了解我国在该领域中所有关键人员的基本情况和专业水平2 工作步骤第一步 建立组织机构框架会议组织者根据其他国际会议和上届国际会议的组织形式，构建本届国际会议的组织机构框架，并画出组织机构框架图。第二步 呈报主办部门批准并与有关部门协商有些大型国际会议的组织机构和参加人员是要经过主管部门批准。例如，拟邀请某位国家领导人担任会议名誉主席。领导小组的人员一般也都是一些政府主管部门的领导同志，也需要和这些部门协商。第三步 初步确定各机构的人选，会议组织者根据主管部门的批准的组织形式，开始在全国范围内物色各个委员会的主席、副主席和成员，以及秘书处的秘书长和专职工作人员。第四步 召开专门会议并建立各个会议机构。召开专门会议落实会议所有机构的人员，并有主办单位颁发聘书。第五步 建立会议筹备办公室建立会议筹备办公室，形成能够正常工作的办公条件。国际组织的会议在建立会议组织机构时有的要与国际会议组织协商，取得他们的同意。（二）专业知识会议组织者获得了国际会议的主办权后，会议进入前期筹备阶段。会议组织者在这个阶段的主要工作是建立会议机构，制定详细的会议工作计划、编制会议初步预算、落实筹备经费、制定承办会议的专业会议机构。其中，建立一个团结、奋进和求实的会议机构是保证会议圆满成功的首要条件。国际组织的国际会议通常按自己的惯例设置一些会议机构，常见的机构有国际执行委员会International Executive Committee、国际咨询委员会International Advisory Committee、国际程序文员会International Program Committee、国际指导委员会International Steering Committee和国际协调委员会International Coordinate Committee，这些组织多数都是荣誉性的，不负责具体的会议筹备工作。对内领导小组大会主席会议程序委员会本地组织文员会秘书长司库秘书长会务组学术组接待组展览组交通组安保组宣传组贵宾接待组集资组财务组旅游组1国际会议的对内领导小组在举办一些重要的国际会议时 ，由于需要得到中央和地方各个部门的支持，同时也由于涉及面广，为了调集各方面的人力、财力和物力，有必要由主办单位牵头与有关单位和上级主管部门协商，成立会议的对内领导小组。领导小组由有关部门有调配人、财、物等行政权权力的负责人组成，一切重大问题应经过领导小组集体讨论后，方可实施。领导小组不宜对外公开，一切公开活动应由中国地方组委会的名义展开。2 会议的主要领导大型国际会议设有大会主席、秘书长和司库，有的会议还设有名誉主席。如2000在北京举办的第16届世界计算机大会的名誉主席就是当时的国务院副总理吴邦国，大会主席则是政协副主席胡启立。3 本地组织委员会在国际组织的国际会议中，如果申办成功，那么申办机构中的组织委员会就会顺理成章的过渡到组织会议时的本地组织委员会，由主席、副主席和委员组成。是会议最重要的领导机构。本地组织委员会对国际组织和对内领导小组负责，定期向他们呢汇报把筹备工作的进展情况，随时对大会秘书处的工作给予指导、监督、检查，保证会议顺利筹备和按时召开。在整个筹备期间组织委员会至少要召开三次全体会议。根据会议的筹备进度，第一次会议的时间通常在会议开始筹备前，第二次会议在论文接受之后至注册通知发出之前，最后一次会议是在会议临近时召开。4会议程序委员会/学术委员会在学术性比较强的国际会议中，程序委员会也叫学术委员会。程序委员会设立主席一名，副主席12名，成员数名。委员会数量可视会议的规模和需要而定，但不宜过多，必要时也可要求国外学者参加，以保证学术上的权威性。学术委员会负责会议的有关的一切学术活动，具体任务是拟定学术主题和主要学术内容，负责论文征集和评审，编制会议学术日程，安排会议期间的学术交流及向组织委员会提出满足学术交流的会场和设备等要求。5 会议秘书处秘书处是会议的常设机构6 工作小组7确定会议对外联络人讨论：1 除了书上已经列举出来的小组外，你认为还应该增加哪些小组？为什么？2 你认为会议网站能否完全替代会议的文字资料？为什么？二、国际会议的流程管理国际会议的流程管理是对会议的分阶段管理，有时也称筹备计划。虽然会议的规模有大小之分，筹备时间也有长有短，但是会议的基本流程确实基本相同的。会议筹备阶段前期筹备阶段会议征文阶段代表注册阶段会前筹备阶段现场组织阶段会后总结阶段会议结束国际会议流程管理步骤（一）准备工作认真学习其他会议的流程学会使用计算机办公软件中的电子表格操作（二）工作步骤第一步 向其他国际会议的组织者学习会议秘书处通过向其他国际会议组织者学习，了解国际会议的流程管理。第二步 编制初步会议筹备计划通过了解其他会议的流程管理，根据本次国际会议的具体情况，编制出本次会议的初步流程管理计划。第三步 提交会议秘书长审核会议秘书长根据多年的组会经验，对会议流程管理计划提出修改意见第四步 提交给组织委员会将会议秘书长修改好的会议流程管理计划提交给会议组织委员会，征求他们的修改意见。第五步 形成最终的会议流程管理计划将最终形成的会议流程管理计划打印后发给所有的会议机构参照执行。会议流程管理计划一般应该由实践经验丰富的会议工作人员编制，一般都使用计算机中的“电子表格”工作编制会议筹备计划。（三）专业知识会议组织机构建立后，应该立即开始制定会议流程管理计划。大型国际会议的筹备时间很长，通常都要跨年度进行筹备，一般情况下一个几百人的中小型会议也需要两年左右的时间来筹备，因而需要将工作计划分几个阶段来制定。阶段的划分没有多少理论依据，因会而异，因人而异。不同的会议组织对各个阶段的叫法不一样，通常将会议分为6个阶段。1 前期筹备阶段会议组织者在这个阶段的主要工作是家里会议机构、制定详细的工作计划、编制会议初步预算和落实筹备经费。根据需要可将国际会议委托给专业会议机构组织，这个工作也放在这个阶段完成。2会议征文阶段国际会议能否成功举办，最重要的标志就是代表的数量，特别是国外会议代表的数量。与会代表数量较少可能有多种原因，但是会议营销的失败可能是最重要的原因。国际会议的营销主要围绕征集论文的活动进行，会议学术水平高低和会议规模大小，完全取决于会议征文征集工作是否成功。因此，营销阶段经历的时间最长，许多回忆都需要12年的时间。论文征集工作的开始。会议组织机构建立后，程序委员会就应立即开始策划有关好会议的专业内容，一般应在会议召开前的20个月左右开始启动。论文征集通知。论文征集通知是国际会议最主要的营销材料。当程序委员会确定了主要专业内容后，会议秘书处就要安排征文通知的编辑和印刷工作。应尽量提早潜在的参会人员发出征集论文的通知，一般不要晚于会前16个月。征集论文通知的发放。征集论文通知要通过各种形式发放，这就像一个企业做宣传广告一样，最好是要全世界各个国家在该领域里工作和学习的人员都能得到会议的信息，以引起他们的关注，从而提交论文。论文提交的截止时间。每个国际会议都要规定代表向会议提交论文的最后时间，成为论文提交的截至日期，这是整个国际会议筹备计划中的第一个重要日期。通常是将这个时间设定在举办会议的前一年。若会议在上半年召开，则这个日期可设定在前一年的10月份甚至更早；若是在下半年召开，可见征集论文的截至日期设定在前一年年底。有个别的会议将截至日期设定在当年，由于离开会的时间太近，所以效果都不甚理想。论文的审查和论文接受通知书的发出。由于许多会议代表都需要凭国际会议的论文接受通知书，向所在机构申请参加会议的经费，因此会议组织者就应该本着越早越好的原则给论文作者发放论文接受通知书。3 代表注册阶段这个阶段主要围绕编制会议注册通知进行。会议注册通知包含会议所有主要内容。分为三个阶段：(1)注册通知的启动阶段(2)代表注册、饭店和旅游项目预订的截至人日期注册通知中有几个重要的截至日期，即注册截至日期、饭店预订截至日期、旅游预订截至日期。（3）注册通知的发放4 会前筹备阶段可以从接受会议代表的注册表开始，到会议召开的前几天为止，时间为45个月。5 现场组织阶段6会后总结阶段讨论：1 国际会议的流程管理中最重要的截至日期是什么？为什么？2 国际会议的筹备工作应分为几个阶段更为合理？三、国际会议常用的合同（一）为什么举办国际会议要使用合同对举办一个国际会议其中支撑作用的就是法律。凡是国际会议将要用到的会议场所、饭店、宾馆、航空公司、出租汽车公司等会议供应商，会议组织者都要与它们签署合同。由此可见，国际会议的整个筹备活动都会涉及合同法，它是会议组织者最需掌握的法律。合同分为书面协议和口头约定，国际会议要求必须使用书面合同。不同的合同也有不同的格式要求，会议组织者必须面对各种格式非常熟悉。饭 店宾 馆旅行社出租汽车公 司设备公司国际会议组织者会场场所航空公司（二）国际会议合同的基本要素国际会议使用的合同包括四个基本要素。第一个要素是双方同意，双方必须达成协议而且双方都同意协议的内容。第二个要素是对应的代价，简称“对价”。对价是一种讨价还价的利益交换，通常是某种具有合法价值的东西来换取某种行为和承诺。第三个要素是合法性，合同中的条款不能和我国的法律和法规相违背。第四个要素是签约能力，要求合同的双方都具有法律承认的签订协议的能力。由于国际会议的筹备时间很长，许多合同都是跨年度执行，这使得会议组织者与会议供应供应商签订合同成为非常困难的事情，因为在签订合同时会议组织者并不十分明确一年甚至几年后真正能够参加会议的代表人数、使用会场的大小与多少、使用宾馆房间的数量。有时，预测数据与实际数据会有很大出入。在合同签订是就要支付定金的情况下，经常会造成一定的损失。因此，会议组织者在情况允许的条件下，签订各种合同可以遵循宁晚勿早的原则。当然，有两个合同必须在注册通知起草前就要签订，一个是会场租用合同，另一个是饭店预订合同。（三）签订会议的会场使用合同流程项目启动制定国际会议的会场使用方案初步确定会场使用意向会议组织者与会议场所代表进行谈判双方达成初步协议同意合同的各项条款在合同上签字盖章项目合同签订完成签订会议的会场使用合同流程图具体工作实施1准备工作收集本地区适合该国际会议的主要场所资料，了解我国合同法的基本内容并掌握起草合同的基本步骤。2工作步骤：第一步 制定国际会议的会场使用方案。会议组织者要根据预测得出的数据，提出国际会议对会议场地的基本需求，包括多大规模的主会场，多少个并行的分会场，宴会和招待会需要多大的场地以及会议的支付能力，最终确定会场使用方案。第二步 初步确定会场使用意向对会议场所所处的地理位置、周边环境、会场条件、曾经接待过的会议进行市场调研，经研究初步确定适应意向。第三步 会议使用者与会议场所代表进行谈判。第四步 双方达成初步协议。第五步 同意合同中的各项条款。第六步 在合同上签字盖章。双方在合同上签字盖章，合同生效。（四）签订会议的会场使用合同对于举办大型国际会议来说，会场租用合同至关重要，这是因为在一个城市中能够与条件举办大型国际会议的场所往往只有12处。例如，就北京目前的情况分析，从能满足国际对硬件需求、能提供良好的软件服务以及价格合理者这三方面综合考虑，能够举办千人以上的大型国际会议的场所只有北京国际会议中心最符合条件，因此，预订北京国际会议中心的会场特别困难，往往需要23年甚至更早的时间才能定到合适的会议场地。对大型会议的会议组织者来说，由于选择会场的余地非常小，会场的选择和预订成为筹备期间最重要的工作。许多大型国际会议为了保证会场的使用，早在向国际组织申办会议时就草签了会场租用合同。1 会场租用合同的内容与会议场所签订的租用合同内容应该尽量简单明了，合同中要有明确的会议举办时间，这里要强调的是会议的起始时间是从注册准备日开始的，这个日期通常比会议的开幕式日期提前23天。合同还要为会议的开幕式、全体大会、招待会和宴会等主要大型活动预订具体的场地，同时也要尽可能多地预订分会场和展览面积，因为将来这些活动发生变化的可能性最大。2 会场租用合同的价格如果会议场所不特别强调，会场预订合同中尽量不要表明价格，因为在几年的筹备时间中，价格的变化有时是非常大的。当会议的注册工作基本结束后，会议的各种数据已经相当明确。会议的组织者可以再补签合同，此时再明确会议的全部活动细节和各种价格。3 违约赔付合同中一定要有违约赔付的条款。在漫长的筹备期，经常会遇到一些突发事件，使得早已预订的会场不能按期使用，因此责任方要给予受损方一些补偿。（五）饭店预订合同注册通知中要向会议代表公布饭店的名称、条件与价格，一经公布便不可轻易更改，因此会议组织者一定要与会议使用的所有饭店签订预订合同。会议组织者和饭店管理人员共同感到困难的是，预测一年后会议的用房数量和房价。矛盾的解决，只能靠会议组织者与各个饭店的协调与平衡，在这里经验有时是很重要的。会议组织者和饭店的经济利益不同，双方出具的合同文本差距也很大。饭店提供给会议组织者的租房合同很少是为国际会议专门制定的。大型国际会议的组织者同时预订几家甚至是几十家饭店客房服务时，应尽量使用会议组织者编制的饭店预订专用合同。饭店合同一般应包括以下内容：饭店能提供给本次会议的各种档次房间的数量、房价和房价中是否包括早餐和服务费等，会议房价中通常不包括代表的个人消费（如电话费、洗衣费），会议对预订房间的管理方式，任何一方不能执行合同的赔偿条款等。（六）其他合同除了以上两个合同外，其他合同可以推迟到会议注册结束后在分别签订，包括设备租用合同、展台搭建合同、论文印刷合同和车辆租用合同等，但特殊情况时某些活动也必须提早签订。例如，2002年8月北京举办的有近5000人参加的估计数学家大会，开幕式和招待会均安排在人们大会堂举办，需要租用130辆空调巴士，由于租用数量多，所以就必须提前6个月与汽车出租公司签订合同。讨论：1 为什么场地租用合同和饭店预订合同是两个最重要的合同？2 除了场地租用合同和饭店预订合同外，还有哪些比较重要的合同？四、专业会议组织专业会议组织机构指通过为会议提供服务而获取报酬的组织。ICCA在一个关于国际会议发展趋势的报告中指出，越来越多的会议组织者将他们的国际会议交给PCO来承办，成为本世纪会议产业发展的一个重要趋势。我国的情况也是如此，以往举办国际会议在各行各业都是备受重视的活动，单位主要领导亲自挂帅，全体员工都要参与，但是由于没有经过专业化的训练，举办会议时常常出现问题。随着改革开放的逐渐深入，在我国举办的国际会议越来越多，会议规模越来越大，会议组织者逐步开始将会议委托给PCO举办，使组织国际会议的工作变成很简单的事情。特别是我国的国情，举办国际会议是政策性很强的外事活动，我国的PCO不但需要承担主要的会议服务工作，还肩负着政策把关和导向的职能，因此，在我国将会议交由专业会议组织机构举办更是势在必行的做法。（一）选择PCO的流程图确定选择PCO进行市场能够调研通过政府部门了解通过媒体获得信息从其他会议组织者那里获得信息向PCO发出通知召开竞标会议 确定一家PCO并起草委托合同签订委托合同选择完成选择PCO的流程图准备工作：收集本地区PCO的相关信息和资料，了解PCO的收费方式和标准。工作步骤：第一步，会议组织者首先要确定是否要寻找PCO。第二步，进行市场调研。会议组织者调研本地PCO的情况，可通过以下渠道调研：第一，通过政府部门了解，如从工商管理局和旅游局等机构了解情况。第二，通过媒体获取信息，如向因特网或会展行业的新闻记者或获取有关信息。第三，从已经举办过国际会议的会议组织者那里获取信息。第三步，向PCO发出通知。主办单位根据了解到的情况，向有可能的的PCO发出通知，要求他们在规定时间内提供资料，主要内容包括：PCO的资质证明材料；PCO能够为本界大会提供的服务内容；PCO曾经服务过的大型国际会议目录；PCO的服务收费标准第四步，召开竞标会议主办单位根据提交的材料最后确定三四家PCO进行现场竞标。