代理进口操作说明书.doc

南北外贸ERP系统操作说明书代理进口目 录1.系统常用工具按扭32.自营进口操作流程53.业务流程模块详解63.1客户申请模块63.3.1关键描述63.1.2客户申请63.2商品明细设置模块83.2.1关键描述83.2.2商品明细设置83.3签约管理模块93.3.1自营进口合同93.3.2国内销售合同123.4国内收款登记133.5付汇申请153.6财务实付163.7信用证开证183.8进口采购发票193.9费用发票213.10付费用申请213.11发货单223.12进口国内销售发票233.13资金收付233.14决策查询241.系统常用工具按扭 新窗口 打开新的系统界面 关闭当前界面重新登录：若打开软件一段时间不对其进行操作，用户将会与服务器断开联系，需重新登录方可继续使用。计算器 邮件系统在线帮助：提供与当前单据相关的帮助信息拷贝（CtrlC）：拷贝数据项粘贴（CtrlV）：粘贴数据项 剪切（CtrlX）：剪切数据项切换显示/隐藏查看明细单据 编辑锁定查询（CtrlF）：根据单据查询具体信息存盘（CtrlS）：保存单据数据刷新：刷新数据库，获得最新记录显示打印预览打印（CtrlP）：打印当前单据第一条记录：返回到首纪录上一条记录：记录向上移一位：下一条记录：记录向下移一位：最后一条记录：快速查找最后一条记录 在当前记录中插入一条新记录（CtrlN）在整个单据最后添加新记录（CtrlM）删除当前记录（CtrlY） 重打开过滤条件界面 备注：当用户把鼠标放到某一按钮上时系统自动会显示出该按钮的注释。如果按钮为灰色表示当前功能不可使用。新建一个单据表示在任何单据界面中选中某一个或者是多个单据，然后点击该按钮就可进入该单据的数据显示界面。可复制所选中单据中的内容 查询该单据审批情况2.代理进口操作流程开服务费发票流程图开销售发票流程图3.业务流程模块详解为了便于直观的描述代理进口的流程操作形式，下面便以一个模拟的业务卷宗形式，对该种业务在南北软件中如何操作做详细说明。3.1关联方资料菜单位置：基础信息/关联方管理/公司关联方管理1、 客户包括公司的国内外客户、供应商以及仓储公司等，业务员应及时录入公司已有的，为后续单据操作做好基础工作。2、 如果新增关联方，业务员需收集关联方资料，然后系统外递交给IT人员，由IT录入系统。3、 关键信息包括：【基础信息】：客户名称、客户类型、客户简码、国别地区、税务登记号、地址、电话、传真、可占用预收（资金成本单中取预收代理项目款的数据）【联系人】：姓名、电话、传真、email；【商务信息】：开户银行、银行地址、币别、swiftcode；【开票信息】：客户名称、发票抬头、结算币种、单位简称、税号、银行名称、银行账户、地址3.2商品明细设置模块菜单位置：基础信息/商品货物管理/公司商品管理1、业务员录入公司已有的商品明细，为后面的业务流程做好基础。2、对于新增的商品明细应，业务员应及时录入，因为商品设置是业务开展的基础。3、项目管理部使用ZF零件号，业务部使用海关商品管理3.3签约管理模块3.3.1代理进口协议菜单位置代理进口/签约管理/委托代理进口协议功能及使用说明例：新建协议DLXY-TEST01，委托方为上海灵毅工贸有限公司，利润方式为代理费率1%1、 打开协议界面，如图：点击新建单据，会出现如下图所示界面：1、 协议号系统根据编码规则自动生成2、 选项协议所属项目号，并录入红色字段信息在【费用性质规定】界面，录入该协议项下所有费用的默认性质1、【费用性质】：我司负担为外贸公司独自承担，无需找客户结算的费用；包干费用为事前与客户商定好就按这个价格结算；代垫费用为发生费用时，外贸公司垫付，回头找客户结算2、点击全选，然后点击“批量设置”按钮，可以批量设置费用默认性质3、完成协议数据录入后，点击提交审批，协议经过审批，并最终生效后，才可在系统中进行下一步的操作。3.3.2代理进口合同菜单位置代理进口/签约管理/代理进口合同功能及使用说明例：新建代理进口合同DLHT-TEST01，代理协议为DLXY-TEST01，进口供应商为BOBST MEX SA；商品为9027500000探伤机，数量一台，金额为EUR100000；付款方式为前TT30%,远期信用证70%。点击新建单据，会出现如下图所示界面：1、 选择代理协议号，系统自动带出委托方、委托信息及所属项目，合同号系统自动生成2、 在商品明细界面录入商品明细数据3、 在费用性质规定界面录入费用默认性质4、 完成数据录入后，提交合同至生效3.4国内收款登记菜单位置代理进口/进口资金收付/国内收款登记认领流程国内收款登记例：预收国内客户上海灵毅工贸有限公司RMB800000.00，国内银行手续费RMB100.00，收款单编号1309SK-0009登记人：会计认领人：业务员1、 打开国内收款登记界面，如图：点击“新建单据”，出现如下图所示界面：1、财务人员登记完毕后，点击“提交认领”；2、业务员可在菜单：代理进口/进口资金收付/单据认领中将该款项认领，如下图：找到对应款项，并且光标停留在对应行上，点击按钮“认领”，弹出认领对话框，选择对应来款客户，然后点击确认。出现下图界面3、认领后，业务员需将款项拆分到合同上，在收款子类型选择预收，然后在采购合同号选择对应的代理进口合同号，并且在原币金额处输入认定到该合同下的金额，最后点击按钮“分拆确认”。4、分拆后，系统会自动将银行手续费拆分到对应合同上，如下图所示3.5付汇申请菜单位置代理进口/进口资金收付/付汇申请操作流程图功能及使用说明例：支付国外供应商BOBST MEX SA前T/T金额EUR 30000.00，汇率8.101、 打开付汇申请界面，如图：点击“新建单据”，出现如下图所示界面：1、 选择收款方后，点击按钮“取银行账号”，系统会将供应商对应银行账户信息取出2、 因为此次付款为预付款（尚未收到国外供应商进口发票），付款子类型选择预付外汇，并且在采购合同号处选择对应代理进口合同号，然后输入要支付的金额3、 输入完数据后，提交审批4、 会计人员在审批时判断是否垫资支付，如果是，在是否垫资处打勾5、 审批通过后，财务人员打印纸质付款申请交由总经理签字，确认后，出纳人员在实际支付平台进行付款支付确认3.6财务实付菜单位置财务处理/收付款工作台/财务付款工作台功能及使用说明例：对上述付汇申请做财务实付1、 打开财务付款工作台，点击查询，可查看所有付款申请，如图：点击“打开明细”，弹出如下界面：选择要进行实付的单据，点击“进入该任务”，如图：财务输入支付日期、银行、汇率，点击“付款确认”。如有银行费发生，录入银行费金额，并点击“分摊财务费用”，系统自动将银行费摊到合同上；如果是使用购汇来进行付汇，输入购汇单号，系统自动带出账户和汇率。3.7信用证开证菜单位置代理进口/进口信用证/信用证开证申请开证流程功能及使用说明例：对上述代理进口合同中的信用证开证，金额EUR70000.001、 打开信用证开证申请界面，如图：点击“拷贝【上级单据】”中的“代理进口合同”，选择“DLHT-TEST01”，点击确定，会弹出如下界面：a)界面信息已经由代理进口合同中拷贝过来b)录入相关信息，并提交审批，系统会检查授信额度是否足够，另外还会检查委托方的预付款是否足够开证，审批后，信用证变成“财务待办理状态”。c)财务办理完信用证后，输入信用证相关信息（信用证号、开证金额、开证日期、保证金等信息），随后提交至生效状态。3.8进口采购发票菜单位置代理进口/采购到货/进口采购发票操作权限：业务员功能及使用说明例：对上述进口合同DLHT-TEST01开采购发票DLHT-TEST01FP0011、 打开进口采购发票界面，入下图：点击“拷贝【上级单据】”，点击“自营进口合同”，选择“DLHT-TEST01”确认，如下图：1、“商品明细”中的信息将自动根据代理进口合同自动带入2、代理转自营标示：如果结算后开销售增票的选择“是”，如果结算后开服务费发票的选择“否”；3、输入商品明细表红色比录入信息：净重、毛重、原产地4、是否冲销预付款，如果该合同项下存在预付汇，可以打勾，然后在冲预付数据界面冲销预付汇信息5、发票数据录入完成后，将单据提交生效3.9费用发票菜单位置代理进口/进口资金收付/费用发票操作权限：业务员功能及使用说明例：新建费用发票201310JKFYFPDJ-IJK0001，内容为长途运费RMB3000.00，增值税6%（以相同方法创建关税发票等）1、打开费用发票，如图：点击“新建单据”，出现如下图界面：1、 输入发票号，开票单位，明细等红色必录入信息2、 选择发票类型“增值税发票/普通发票/商业发票/海关缴款书/”；然后选择发票性质“真实/预估”。3、 确认发票信息录入完全后，提交生效。3.10付费用申请菜单位置代理进口/进口资金收付/进口费用付款申请操作权限：业务员功能及使用说明例：支付上述合同中的长途运费RMB3000.001、 方法与3.5付汇申请及3.6财务实付相同，这里就不在赘述。2、 如果支付的是海关费用，并且使用保税保函支付，会计在审批时，支付方式选择保函。3、 可由相关的进口费用发票直接生成付款申请3.11代理进口结算单菜单位置代理进口/结算/代理进口结算单功能及使用说明例：按照上述代理进口合同制作代理进口结算单1、 打开结算单界面，如下图：点击新建按钮，弹出如下界面1、 选择对应进口发票号，系统将拷贝对应进口发票信息，无需业务员重复录入，例如：项目号，代理进口合同号，结算单位；其他红色信息手工录入，例如：结算日期、预计收款日期、是否内扣（退款是否内扣）、开销售发票（开商品增票选择“是”，开服务发票选择“否”）；2、 上次结算单号（针对需要在结算单打印体现上次结算余额的单据），需要在此处录入上次的结算单号；3、 在结算明细界面，点击按钮【取结算支出数据】，如果有未付先结的情况，手工输入到包干费用或者代垫费用中，例如下图的国内费用；4、 如要修改已经支付的进口货款的结算汇率必须在实付明细界面进行修改，如下图5、 如果是开销售增票业务，需点击结算明细界面的按钮【批量设置开票标记】，如下图6、 在结算单打印信息界面。点击按钮【取结算打印信息】，系统将结算明细数据带入，主要分成以下几部分a、上次结算余额(主界面录入上次结算单号才会有这部分数据)；b、实际支付明细(开服务费的发票无进口增值税);c、未付先结明细；d、银行费用。最终系统打印的结算单取该界面的数据。7、 针对AT的业务，在AT汇差界面，可录入结之前的汇差数据，录入后，生成的财务凭证，可将对应收入或者成本还原到最初的合同号中。（见图1）如果之前的合同结算金额高于实付金额，那么输入之前的合同号，汇差金额=实付-结算，即是一个负数金额，意为扣减本次结算金额；如果之前的合同结算金额低于实付金额，那么输入之前的合同号，汇差金额=实付-结算，即是一个整数金额，意为增加本次结算金额；汇差录入后，系统会自动将本列汇差总额汇总到结算明细界面的AT汇差中。（见图2）图1图28、 针对开销售票的代理业务，在商品销价计算页面，先点击按钮【选择进口到货商品】，然后点击按钮【计算销价】，系统可在结算单中体现商品销价信息9、 如果是开服务费发票的业务，可在冲预收界面冲销之前的预收款，确认操作完成后，提交结算单到待审状态，然后同步制作资金跟踪表10、 自营性质的结算单生效后，系统自动生成自营进口入库单和自营进口销售发货单；进口入库单需要操作成本认定动作。11、 自营进口入库单成本认定操作：A、 菜单位置：代理进口/进口到货/进口入库回单B、 找到对应入库单，可以通过代理进口合同号进行检C、 找到后，点击入库成本核算按钮，弹出如下界面D、 点击按钮【成本认定】，将相应的成本发票与本次入库进行关联。E、 完成后，对应商品的入库成本，出库成本和销售成本都将有数据可供财务制作相关凭证使用。3.12资金跟踪表菜单位置代理进口/综合业务/资金跟踪审批表操作权限：业务员功能及使用说明例：制作合同DLHT-TEST01的资金跟踪表1、 打开资金跟踪表界面，如下图：点击新建单据1、 合同种类选择“进口/内贸采购合同”，然后拷贝在合同号处拷贝或者是输入DLHT-TEST012、 如果是自营性质，在预估费用明细页面，选择本次预估的费用，并点击按钮【预估确认】；如果是开服务费发票，则无需做预估确认3、 在主界面点击按钮【计算预计利润】自营进口结算：结算金额为不含税开票金额，预计利润=不含税开票金额-关税-货款（结算单上的货款）-所有费用（不含税）+汇率差 注意：代理结算和自营结算模式需要分开，代理结算信息在凭证测试时再验证代理进口结算：预计利润=代理费（含税）（本说明参见2013-10-30晚张建发送的邮件）4、 提交资金跟踪审批表3.13进口国内销售发票菜单位置代理进口/结算/国内销售开票工作台操作权限：业务员功能及使用说明例：对于代理进口合同DLHT-TEST01开销售发票点击国内销售开票工作台菜单需要开票的记录，如下图，找到对应合