会计档案整理归档的工作说明

会计档案整理和归档的工作说明财务会计档案资料的整理和归档，简单说来就是对所属公司历年产生的各类会计资料进行分类、编号、装盒，并编制档案目录的工作。根据集团档案管理的要求和部门档案管理工作的实际，会计档案的分类、整理和归档工作应按以下要求进行：一、档案分类、整理、归档工作应遵循的原则：（一）以集团档案管理实施办法相关规定为准绳，指导会计档案的分类、整理和归档工作。（二）以各独立公司为归档单位，按年度对各类会计档案进行分类、整理和移交。二、会计档案移交前档案分类、整理的基本要求：1、以“全宗号”为标志，整理不同公司的财务档案。“全宗号”是集团档案室为集团各公司档案移交和保管编制的代码标识（参见附表全宗编号），便于档案的整理、保管和查找。2、以“档案号”（或“目录号”）的编号顺序对会计档案进行分类和排序会计档案主要分为：财务档案、文书档案和实物档案三种类型。财务档案又分为：财务报告、会计账簿、会计凭证、其他、财务软件五个分支（财务档案的编号参见附表档案树）。3、各类会计档案以某一个年度为时段进行归档和保管。4、同一年度的相同类别会计档案要进行编号档案编号原则是：以一个独立公司为单位，以某一个年度为时段，对同类的会计档案进行排序和编号，档案号按：“全宗号档案目录号案卷号”的方式进行编号，此处的案卷号是按该类档案每册（本、份）的先后顺序按1N的自然数排序编号而成。5、所有完成编号的会计档案必须装入档案盒保存。、在档案盒的正面、脊面上要盖上所装入盒内的会计档案发生的起止时间、档案件数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等档案信息。、为便于存放和查找，要在每一个档案盒的顶上，贴上档案盒顶标签（参见附表），其内容与档案盒脊面上的内容一致，请按档案类别进行编号，顺号打印、裁剪（按A4纸横向格式设置打印，纸张的宽度已设定好，只需裁剪两边即可）。档案盒顶标签粘贴（粘贴时统一顶端对齐）装有对应档案的档案盒上后，档案盒横向存放，要达到档案盒顶标签外露，档案盒正面统一向右看齐的效果。、装入同一档案盒的同类会计档案必须是相同保管期限的。、装入同一档案盒的同类会计档案的数量，可视档案盒的大小和档案数量的多少酌情确定。6、某一年度的会计档案整理完成后，必须用excel电子表制作案卷目录（参见附表），录入归档会计档案的基本信息。三、会计档案分类、整理和移交的具体工作会计档案的归档整理除了按上述共性的原则和要求进行整理外，还有一些具体的做法：（一）财务报告财务报告的档案分为：外部中介公司出具的报告、对外会计报表、季度统计报表、纳税申报表、科目余额表、月度企管报表。1、外部中介公司出具报告的操作：、当年出具的所有报告可集中装入同一档案盒，要在各份报告的封面右上角盖上：全宗号目录号案卷号件号61（件号不用填写内容）、在同一档案盒要附上卷内备考表，标注该档案盒的卷号，并在“说明”内打印或填写该盒内各份报告的名称及页数，立卷人姓名、立卷时间、审核人姓名、时间等信息。、用页码机分别在每份报告（每页的右下角）打印页码（不含封面和封底）。2、报表类档案的操作：、按报表的类别分别装盒，并按该年报表月份的顺序进行排序（1月份在最上面，12月在最底）。、同一盒内不同月份的同类报表要制作案卷封面（参见附表，公司名称按档案实际的公司填写），在其上面打印或填写报表的名称、页数、报表年月期间、件数（1件）、保管期限、卷号等信息。将案卷封面和该类报表装订（用线装订的用3孔式）成1册（件）后入盒保管。、装入同一档案盒内的报表类档案，各种报表要用页码机按顺序（在右下角处）打印页码。（二）会计账簿会计账簿的档案分为：现金、银行日记帐、总帐、明细帐等账簿。1、在各类账簿的封面右上角处盖：全宗号目录号案卷号件号62（件号不用填写内容）2、由于保管期限不同，“现金、银行日记帐”账簿不可以与其他的账簿放入同一档案盒保管。3、每一账簿要用页码机按顺序打印页数序号（在每页档案的右下角）。3、放入同一档案盒保管的账簿，要附上卷内备考表，标注该档案盒的卷号，并在“说明”内打印或填写该盒内各种账簿的名称及页数，立卷人姓名、立卷时间、审核人姓名、时间等信息。（三）会计凭证对同一公司的会计凭证进行整理时，要按某一个年度划分归档期间，按该年度所有凭证（从第一本凭证至最后一本凭证）的先后顺序进行编号（从1N）和排序。1、每一本凭证封面的右上角处都要盖上：全宗号目录号案卷号件号A63序号（件号不用填写内容）2、按每一本凭证装入一个档案盒进行保管。3、会计凭证不用编页码、不附案卷封面或卷内备考表。（四）其他其他类会计档案的整理参照上述前三种档案的做法。、盖章；、编页码；、附上案卷封面或卷内备考表；、粘贴盒顶标签、装盒保管。（五）案卷目录填制的具体说明各公司同一年度的会计档案整理完成后，要用excel电子表制作案卷目录，收录归档会计档案的基本信息（卷号、档号、案卷题名、编制单位、时间、案卷页数、保管期限、密级、备注），并以此表做为移交档案的依据。案卷目录表头各项栏目的说明：卷号：即是同类会计档案在同一会计期间的排列顺序号；档号：此处填写会计档案的编号是“目录号+年度+案卷号”。其表现形式为：“目录号年度案卷号”案卷题名：即是年度会计档案的具体名称。比如：2007年度审计报告、2007年度总帐“会计凭证”案卷题名的编写按同一年度1月份的第一本凭证开始立卷直至12月的最后一本凭证结束。其案卷题名格式：19年月第卷收（或付或转）（参见附表举例）2007年1月第1卷（收1#-50#）2007年1月第2卷（收51#-100#）2007年1月第3卷（付1#-80#）2007年1月第4卷（付81#-110#）2007年1月第30卷（转1#-60#）2007年1月第70卷（转211#-285#）编制单位：按该份档案的编撰或制作的单位来填写。如：2007年度审计报告的编制单位为：会计师事务所2007年度总帐的编制单位为：档案所属公司时间：即是归档档案发生的年度案卷页数：即各类归档档案（财务报告、会计账簿、其他、文书档案）的页码。所有的会计凭证不用编制打印页码，每本凭证的“案卷