关于设备材料对外投标问题思索

关于设备材料对外投标问题思索关于设备材料对外投标问题思索 1关于设备材料对外投标问题思索摘要中国经济的快速增长带动了一 大批制造企业走出guo门 开拓海外市场 在对外投标的过程中 我们遇到了各种各样的问题 也在不断地积 累和总结 本文主要总结了作者作为国际贸易从业人员 在对外投标时常见的 一些问题 涉及投标前 投标中以及签约后各个阶段 供大家参考 和借鉴 关键词海外投标商务条款市场随着目前国内设备制造行业的不断发 展 越来越多的企业开始涉足海外市场 而且从一开始的中低收入 国家到现在慢慢向欧美等高端市场迈进 不可否认这是一个可喜的进步 然而在国内企业走出去参与对外投 标的过程中 都或多或少遇到了这样那样的问题 其中有些情况不 是我们可以控制的 但有些问题随着经验的积累是可以在前期或者 在投标过程中避免的 现根据作者的经验总结如下 一 缺乏对招标文件的全面理解 盲目参与投标国内招标起步较晚 我国的招投标法在2000年1月1日才正式颁布实施 招标程序的严 谨和招标文件的规范程度较国外均有差距 对于国内设备制造厂家而言 长期与国内客户的合作经验使他们习 惯了通过前期充分的交流 在投标时报出有竞争力的价格 即使投 标文件做得不够规范 但是由于客户了解厂家的实力 通常也不十 分计较 但是对外投标2则完全不同 投标人需要全面了解各方面的信息 招 标文件内容也会非常丰富 需要我们仔细甄别其中的重要信息 除了大家熟习的招标要求 技术文件 商务条款外 很多工程项目 的设备招标 还会有其他一些要求 例如项目控制要求 包装 唛 头及运输的要求 对供货方的检验程序的要求 文件编码要求 对 往来信函的要求等等 由于语言上的差异 通读所有的文件无疑要耗费大量的时间 精力 和人力 所以很多厂家有意或者无意地忽略这些要求 而这样做的 后果往往是给自己埋下了可能无法履约的隐患 二 不重视商务条款企业投标往往最关注设备的技术参数 对于商 务条款则不太上心 只要价格合适就万事大吉 殊不知商务条款签署不当有时甚至能让供应商赔得血本无归 中国 企业海外承揽的工程项目中这样的例子比比皆是 以下列出一些作者认为较为重要的商务要求 一 对于投标保证金 的要求投标保证金是投标人按照招标文件规定的形式和金额向招标 人提交的 约束投标人履行其投标义务的担保 为了有效约束投标人投标行为 我国 招标投标法实施条例 规定 了投标保证金不予退还的情形一是投标截止后至中标人确定前 投 标人不得修改或者撤销其投标文件 二是保证投标人被确定为中标人后 按照招标文件和投标文件签订 合同 3不得改变其投标文件的实质性内容或者放弃中标 如果招标 文件要求中标人必须提交履约保证金的 投标人还应当按照招标文 件规定提交履约保证金 亚洲开发银行贷款采购指南 联合国贸易法委员会 货物 工 程和服务采购示范法 等国际规则也有类似的规定 所以投标人需要注意几点一是如果招标过程中招标人修改过提交文 件的截止时间 投标人应当注意是否需要调整已经提前开具的保函 有效期 否则可能导致废标 二是一些没有经验的国内企业参与国际投标 不习惯提偏离 全盘 接受招标文件的所有要求 低价中标后才发现报价时忽略了一些重要的要求 导致报价无法涵 盖所有的成本与费用 投标商拒绝签约将面临保函被没收的局面 接受中标签署合同又不得不承担更大的损失 还有一种情况 个别国家 地区的业主由于资金等原因一再使项目 延期 不据实通知投标人 而是不断要求投标人对保函进行延期 这时 投标人也将处于两难境地 退出投标 于心不甘同时还面临着保函被罚没的风险 继续将保函 延期 又无法确定业主何时真正签约 尤其是在个别国家 即使保函有效期已过 如果业主没有退还保函 则该保函仍视为有效 这对投标商而言也是一种威胁 因此 提交保函一定需要非常慎重 尤其对于信誉不好的国家或客 户 更应该在前期与招标方做好沟通 防止这种不愉快的事情发生 4 二 对投标货币的要求一般而言 业主会选择自己所在国的货币 作为投标货币 投标人在报价时必须考虑汇兑损失及汇率变化等各 种风险 如果有多种货币可供选择 尽量选择硬币报价 因为从投标开始 到最终收到货款 短则几个月 长则好几年 这 期间的汇率变动是无法估计的 如果事先没有做好充分的准备 报价时预估的利润很可能因为汇率 的波动而大打折扣 三 贸易术语的选择国外客户习惯要求投标人报出详细的工厂价 运费 保费 从而选择对其有利的贸易术语签订合同 我们在投标或者签约前 除了需要清楚各种贸易术语项下的责任 风险 费用的划分外 还需要考虑自身的运输能力是否能满足对方 的要求 货源情况适用何种交通工具 在无法租船订舱的时候安排 其他交通工具对于成本的增加 运费的涨跌情况对成本的影响 以 及办理进出口货物结关手续的方便程度等等 无论是CIF还是DDP 国内厂家如果对于海运的时间和运费没有确切 的把握 没有长期合作的货运及清关代理 不建议随意估计一个运 费对外报出 而是给出一个合理的 有竞争力的FOB价格更为实际 四 交货期的要求交货期是客户最为关心的问题之一 尤其是对 于重大项目的关键设备 有些时候客户对交货期的要求甚至高于对 价格5的要求 一些制造厂为了取得合同 在客户的要求下不得不一再压缩交货期 这样做是有很大风险的 很多因素都可能导致交货期的延迟 比如工厂的生产负荷过大 排 产不当 原材料的延迟交付 客户对文件资料的批复时长 物流问 题 罢工等不可抗力因素等等 因此 如果不是对交货期有足够的 把握或者对迟交货罚款的风险有足够的承受能力 过于严苛的交货 期会对制造厂家造成非常被动的局面 一定要在合同签署之前设法 避免 三 不重视文件资料的交付导致付款延迟前述问题大多在投标过程 中产生 但并不意味着中标后就万无一失了 事实上 国外企业非常注重在合同执行过程中的文件资料交付 即便是很小的设备 所需交付的文件资料也会涉及多项内容 甚至 对于文件的编码 格式 内容等都有严格的要求 很多文件资料交付的进度甚至直接影响着客户的付款进度 我们曾经经历过设备交货后由于文件资料提交不全而导致进度款迟 迟无法收回的情况 对于一些大型设备 半年或一年的进度款的资金占用以及汇率损失 的费用甚至可能完全抵消掉厂家的利润空间 如果在合同谈判中可以对相应的条款做出修改 则可以避免类似事 件的发生 即便一些企业在对外投标的过程还不具备讨价还价的实力 那么至 少对于付款前提条件要有充分的准备 如果不是长期合作的客户 签约之前务必慎重考虑 确认清楚 6 四 汇率变动造成的资金损失以外币报价最大的问题就是要避免汇 率变动造成的资金损失 在外币坚挺的情况下 国内企业不存在太大风险 但是近年来随着人民币不断升值 客户回款时间越长 汇率波动的 风险就越大 企业在收回货款时可能面临的损失也越大 对于长周期设备 在人民币升值的背景下 要么提高预付款的比例 降低回款风险 要么从安全的角度出发 可以考虑远期购汇 锁定 汇率 从而避免出现高于预期的资金损失 五 高端客户市场准入门槛也高国内企业走出guo门 除了开拓市场 获取利润 当然更希望能够与海外的高端客户合作 得到行业的 认可 获得长期 稳定的订单 这样的高端客户对供应商的要求自然也非常高 在正式投标之前 投标商必须首先进入对方的合格供应商名单 而成为合格供应商 必须通过一系列的资格审核 包括商务 技术 现场考察等等 这是对国内企业的制造能力 设计能力 装备水平 管理水平等等 全方位的考核 对于一些国际知名的跨国公司 短则几个月 长则一年甚至好几年 才能取得对方的认证 在此过程中 企业有时需要耗资不菲获取一些国际认可的行业认证 这些都是与国际接轨的过程中必须付出的代价 也是区别于国内 普通企业的硬性指标 所谓磨刀不误砍柴工 花一些时间 人力 物力和财力 下功夫对 企业进行必要的提升对将来的发展将是有百利而7无一害的 因此对于那些做好准备进军海外市场的国内企业而言 尽早通过认 证 获得这些高端客户的认可是非常有必要的 总而言之 在国内企业参与海外投标的过程中 我们经历了很多的 挫折 也总结了不少