富峰特钢有限责任公司公文管理办法.doc

富峰特钢有限责任公司公文管理办法（试 行）一、 总 则 第一条 为使公司的公文处理规范化、制度化、科学化，特制定本办法。第二条 本办法所称公司专指富峰特钢有限责任公司；所称分厂专指富峰特钢有限责任公司下属各工厂；所称部门专指富峰特钢有限责任公司总部各部门。 第三条 公司的公文是传达贯彻上级指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具，主要包括命令、议案、决定、指示、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 第四条 公司公文由公司办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第五条 接触国家机密公文或公司机密公文的公司员工，必须严格执行国家保密法律、法规和公司保密制度，确保机密不被泄露或利用。二、公文格式 第六条 公文一般由发文机关、秘密、紧急程度、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。 （一）发文机关应当写全称或者规范化简称，联合行文，主办机关应当排列在前。 （二）秘密公文应用3号黑体字标明“秘密”及其份数序号。（三）紧急文件应用3号黑体字标明“特急”或“急件”。 （四）发文字号由机关代字、年份和序号组成。机关代字用3号仿宋字体；年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚号（即1不编为001），不加“第”字；联合行文，只标明主办机关发文字号。 （五）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类，公文标题用2号小标宋体字。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。批转、转发公文，标题应当避免使用重复用语和相同的文种。 （六）主送机关应写全称或者规范化简称，位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。 （七）公文如有附件，应在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件全称。如有两个以上附件应注明附件的顺序号。附件一般应与主件装订在一起，如不能装订在一起，应在附件首页左上角注明主件发文字号。（八）成文日期以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”，成文日期右空4字。（九）公文除会议纪要外，应加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。加盖印章应上距正文1行之内，端正居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，加盖印章的中心线压在成文日期上。联合行文，联合发文机关都应加盖印章，印章的排列与发文机关排列一致。 （十）文件应当标注主题词。主题词标注在文件末页抄送机关之上，居左顶格，“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。（十一）公文如有抄送机关应位于主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开。 （十二）文件应当标明印发机关和印发日期，位于抄送机关下占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。 （十三）公文的汉文从左至右横排，一般每面排22行，每行排28字。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（十四）公文所设及的公司名称、公司简称使用公司的标准字体。 第七条 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其尺寸为：297210mm。公文左侧装订，张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。三、 公文办理第八条 公文办理分为收文和发文。（一）收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。（二）发文程序为：拟稿主办部门负责人审核办公室负责人审核相关单位会签领导签发编文号打印公文校对缮印盖章分发立卷归档。 第九条 凡需办理的公文，公司办公室应根据内容和性质送总经理、主管副总经理和有关部门或分厂办理。紧急公文应当提出办理时限。 第十条 承办部门或分公司应当抓紧办理，不得延误，推诿。对不属于本部门或分厂职权范围或者不宜由本部门或分厂办理的，应当迅速退回总经理办公室，并说明理由。 第十一条 需送总经理、副总经理批示或者交有关部门、分厂办理的公文，总经理办公室负责传递、催办、查办。由总经理、副总经理批阅的公文，一般应在1-3个工作日内批阅；因特殊情况需交总经理办公会讨论的，应先告之，待议后再予以回复。由部门、分厂办理的公文，一般应在3-5个工作日内办理。紧急公文应于当日办理。对下发的重要公文，主办部门应当及时了解和反馈执行情况。 第十二条 草拟公文应当做到：（一） 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。（二） 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 （三）人名、地名、数字、引文、日期要准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。 （四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 （五）必须使用国家法定计量单位。 （六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称。 （七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 第十三条 公司公文由总经理签发，或由总经理授权，副总经理或三总师签发。 第十四条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。 第十五条 草拟和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。 第十六条 公文在送领导签发之前，应由公司办公室进行审核，审核的重点为：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、单位协商、会签，文字表达、文种使用、公文格式是否符合本办法的有关规定。 第十七条 秘密公文不得翻印、转发，传递秘密公文时，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机等传转秘密公文，必须采用加密装置。 四、公文立卷和销毁 第十八条 公文办完后，应及时将公文的定稿、正本及有关材料整理立卷。 第十九条 公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值，分类整理立卷，要保证档案齐全、完整，能正确反映本公司的重要工作情况。 第二十条 立卷的公文由总经理办公室统一保管，个人不得保存存档的公文。 第二十一条 没有存档价值和存查必要的公文，经总经理办公室鉴别和主管副总经理批准，可以定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，要有