ODPS公文处理系统领导版教程.doc

ODPS公文处理系统领导版教程ODPS公文处理系统领导版教程第一部分 进入公文处理系统1、 打开计算机，进入WINDOWS 9X系统，依次单击“开始”“程序” “办公自动化” “公文处理”命令。（见图一）2、 在进入公文处理系统主控操作屏幕之前，您将首先面对一个登录屏幕。该屏幕主要用于验证您作为公文处理系统用户的合法性。（见图二）依次输入您在本系统中注册的用户号及口令，按“确认”钮，系统在确定您为该系统的合法用户后将启动公文处理系统，否则系统将提示登录失败信息，并要求您再次输入正确的用户号及口令。按“取消”钮将放弃本次的登录操作。第二部分 认识操作对象信箱：即邮箱，是文件流转的枢纽，其作用与通常意义下的信箱的作用基本相同，既可用于接收信件或信息，也可作为信件传递过程中的转发站。信箱中的信息是在接收文件时由系统自动生成的，一条信息对应一个文件或一条消息。信箱中的内容不受地点与计算机 的限制，即在网络环境内，只要您用自己的用户名和口令进行注册，那么，无论您身在何处都可以通过任何一台计算机查看您自己信箱中的文件内容并进行相关处理。每个系统用户均拥有自己的个人信箱，具有文件分办权的用户（主要是指各科室的文秘人员）还拥有一个部门信箱。对部门信箱中的文件还可以通过“登记”功能在相关登记簿中予以登记。个人文件夹：文件夹是为便于组织与管理个人文件而使用的一种文件组织方式。在公文处理系统中，个人文件夹的作用仅局限于存放由个人起草的公文原稿等。文件夹中的文件在正式提交之前存放在起草该文件的那台计算机上。第三部分 收文处理收文处理是公文处理系统中最重要的组成部分之一。在公文处理系统软件中，收文处理功能主要用于处理各类收文文件，包括：收文登记、分送、拟办、批办、注办、催查办等。对一般人员只需掌握如何查看文件内容，如何将文件转送出去和如何填写文件办理经过和结果（即注办）即可。批办，是机关或部门领导对公文的办理所做的文字指示或提示性意见。批办的内容包括对拟办意见的认可、提出办理公文的具体要求，如紧急公文，应批注完成时间;需保密的公文，应批注传达的范围等。公文批办应签署姓名及日期。一、查看文件内容包括查看收文处理签、正文附件和领导批示的内容等。查看文件内容的操作步骤如下:1、在信箱的文件清单中选定要查看的文件，并按【阅文】钮，系统进入收文屏幕;（见图三）2、用鼠标单击屏幕上方的收文处理签标签查看收文处理签的有关内容，包括收文文件的信息、拟办意见和办文经过等;（见图四） 3、用鼠标单击屏幕上方的正文、附件标签，按【阅览】钮查看文件证文及附件的内容，此时文件只限于查看，不能修改、编辑、批注等。若要查看的文件为扫描文件，则系统打开扫描文件阅览屏幕供用户阅览。（见图五）4、用鼠标单击屏幕上方的 领导批示标签查看领导的有关批示。用鼠标单击屏幕右端签批人列表中的签批人姓名，即可查看选定的签批人的批示内容。（见图六）执行批示时，请先用鼠标在批示人列表下方的空白区域内单击以插入一条新批示，然后在批示内容区域内输入批示意见、建议等;将光标定位到标有”签名”的输入域内，并输入您的签字密码并按回车，此时您的名字将会在屏幕左边的”批示人列表”区域内出现;注意：若本次意见没有签批完，可暂时不签名，按【确认】钮退出，系统将保存本次签批的内容，并允许下次进行 批办处理时继续签批。只有当签批人正式签名后，其姓名才会在签批人列表中出现，这时签批人的任何签批意见都将作为一条新意见存在。5、按【确认】或【取消】钮，退出收文屏幕，完成查看文件操作。二、将文件转送出去：文件查看完毕后，还需要将文件转送出去以便别人阅读。在打开的信箱中选择要分送的文件，选择【收文】菜单中的【分送】命令，或用鼠标单击屏幕上的【转交】按钮，系统将打开文件传递屏幕完成文分送。（见图七）第四部分 发文处理发文处理是公文处理系统中最重要的组成部分之一。在公文处理系统软件中，发文处理功能主要用于处理各类发文文件，包括:拟稿、改稿、审批、审核、会签、签发、登记、分送 (送审、送内部会签)、送外部会签、登记外部会签结果、发文编号、排版、校对等。对领导只需掌握如何起草、修改公文文件、如何将起草的公文稿件送出去和如何审批、会签、签发公文文件即可。一、起草公文稿件。即拟稿，是发文处理的首要环节，对创造优质的公文起着十分直接和重要的作用。起草公文稿的操作步骤如下：1、打开文件夹(因为拟稿人所拟文件存放在个人文件夹中)；2、按新建钮，系统打开公文种类选择屏幕;3、选择适当的公文文种(鼠标单击)，按【确认】钮，系统将打开与所选类型相对应的文头纸屏幕;4、填写文头纸，包括密级、缓急、发文字号的发文类型部分(即发文字)、文件标题、主题词、会签单位、主送单位、抄送单位等，其它的如审批、审核、会签、签发的签名部分及发文号等则是在文件运转过程中由各有关人员填写。5、编辑正文、附件及有关文件 (对正文文件，目前系统支持手工录入和软盘拷入两种文件输入方式；对附件和有关文件，系统还支持扫描输入)。用鼠标单击发文屏幕上端的“正文、附件”标签进入 正文、附件屏幕，在正文或附件的相关区域按【编辑】或【拷入】钮，然后进行相应操作。建议：文头纸填写完成后，即使不想马上编辑正文，也应立即进入正文编辑，以便将文件标题自动带入，否则下次编辑正文时将需重新输入标题。6、若采用手工录入的方式编辑文件，则在Ms word编辑器中完成文件编辑后，按【存盘返回】钮保存文件内容，并返回“正文、附件”屏幕；7、按【确定】钮退出发文屏幕完成拟稿。二、将起草的公文稿送出去。在文件夹中起草的文件一旦定稿，需向外提交，提交后拟稿人将不能在文件夹中修改文件的内容。在文件夹中选择一个要提交的文件，按【转交】钮系统将打开文件传递屏幕，选择传递对象后按【发送】钮，完成提交文件操作。（同收文转送操作）三、修改公文稿。包括修改尚未正式提交和已提交的公文文件。拟稿人起草公文稿时，在文件正式提交之前对文件的修改均通过文件夹的【修改】功能实现，文件一且提交，则文件夹中的【修改】功能将无效，只有等文件再次传到您的信箱后，再通过【发文】菜单中的【改稿】功能进行修改（操作同发文起草公文稿）。这时系统将保留对文件的修改痕迹(字体颜色变化)。与审核、审批、会签、签发功能不同，使用改稿功能只能修改正文、附件的内容，但不能修改文头纸的内容。改稿的操作步骤如下：1、打开个人信箱，从信箱中选择要进行改稿的文件;2、选择【发文】菜单中的【改稿】命令，系统将打开发文屏幕；3、通过“文头纸”屏幕查看文头纸的有关信息，但不能修改；4、通过“领导批示”屏幕查看领导的有关批示内容；5、打开“正文、附件”屏幕，修改文件正文或附件的内容；6、按【确认】钮，退出发文屏幕，系统将保存对该文件内容的所有变更；按【取消】钮，放弃保留对该文件内容的所有改变，并退出发文屏幕；四、审批（初审、复审）文件。 是指领导对所拟公文进行审查及批改，审批分为初审、复审。审批的工作内容包括：拟稿人选择的发文文件种类及填写的文头纸的内容(如发文字、标题、会签单位、主送抄送单位等)是否准确，文稿是否规范，文字表达是否简明、准确、易懂等；审批人可对发文的不妥之处予以更改，系统均将保存各自的修改版本；审批人可在发文屏幕之“领导批示”屏幕中填写审批意见；审批者(初审、复审)在完成有关操作之后，其在文头纸中签名的位置不同。审批的操作步骤如下：1、打开个人信箱，从信箱中选择要进行审批的文件；2、选择【发文】菜单中的【审批】命令，系统打开发文屏幕；3、核查文头纸是否正确，对不妥之处予以修正；4、阅改正文及附件的内容；用鼠标单击发文屏幕上方的“正文、附件”标签，阅改正文、附件时，先在文件清单中选定要阅改的正文或附件 (若要修改正文的内容，则只能选择其最新的版本)。阅览文件，请选择【阅文】功能；修改文件请选择【编辑】功能;系统将进入Ms word，以便对文件进行进行阅改。正文的内容一旦更改，则正文文件清单中将增加一条记录，以记录正文文件的不同版本及对应于该版本的正文编辑者和编辑日期等。5、填写审批意见并签名；在“意见”区域选择常用的简短批示；在“批示内容”区域填写较详细的批示意见;在标有签名的输入域内，输入您的签字密码并按回车，则您的名字将会在屏幕左边的“批示人列表”区域内出现。通过此“批示人列表”您还可以查看其他人的批示意见。注意：若本次意见没有签批完，可暂时不签名，按【确认】钮退出，系统将保存本次签批的内容，并允许下次进行“审批”处理时继续签批。只有当签批人正式签名后，其姓名才会在签批人列表中出现，这时签批人的任何签批意见都将作为一条新意见存在。6、在文头纸的相应位置(初审、复审)签名；注意：无论初审、复审 (包括初核、复核或签发)，凡要在文头纸的相应位置签名者，均需生成一个新的正文版本后方可签名(无论是否修改)，其目的是为了明确签名者所承担的责任。7、按【确认】钮完成审批工作，系统返回个人信箱并保存审批文件过程中对文头纸、正文、附件的修改内容(如果存在)及批示意见等。注：审核过程和审批过程的操作完全相同，只是针对的人员不同。局内审批，科内审核。五、会签（内部、外部）文件。会签是撰拟公文过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序，一般当公文的内容设计本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。会签分为内部会签和外部会签。对外部会签文，本系统只提供了【送外部会签】和【登记外部会签结果】的功能，而具体的签批过程则不包含在本系统之内。内部会签的操作步骤如下：1、打开个人信箱，从信箱中选择要进行会签的文件；2、选择【发文】菜单中的【会签】命令，系统打开发文屏幕；3、查看“文头纸”、“正文、附件”的内容，对不妥之处予以更改；4、在“领导批示”屏幕签署会签意见并签名；5、在文头纸中的会签单位列表中找到本单位，并在“领导签名”位置输入签字密码并按回车；6、将会签文退回主办单位；各会签单位签署完对会签文的意见之后，按【确认】钮返回个人信