文件和资料管理程序.xls

Sheet18 第1页 程序文件 文件编码 版本1 页次1 8 制订部门分发号 标题 文件和资料管理程序 1 目的 对与品质系统有关的文件及资料采取有效的控制措施 确保各有关品质活动场所及时获得 并正确使用各类有效之文件和资料 2 适用范围 适用于公司内品质系统文件 资料和外来文件的控制 3 职责 3 1文控中心 负责制订一 二级文件和部分三级文件的控制措施 3 2其它相关单位 负责制订需要用特定方法管制的三级文件的控制措施 3 3各单位 按文件控制的有关措施拟制 审批 修改和管理文件 4 定义 4 1文件的结构及职能定义 品质系统文件分为四级 每级文件之职能定义如下 4 1 1 一级文件 品质手册 品质系统之纲要 摘要地指出如何满足与达到所建立的品质系统的各项 要求 4 1 2 二级文件 程序文件 针对系统各要项将何人 何时以何岗位达成各要项之要求 4 1 3 三级文件 工作指令 二级文件之延续 特定各具体之内容的指导 如 作业指导 检验规 范 规格书 国标国内标准 图纸外部文件及资料等 4 1 4 四级文件 品质记录 用以收集 传达信息 保存记忆 标识品质状态 作为作业过程与结果 符合要求之证明 4 2文件 为了规范并完成某项活动或达到某种目的而制订的工作步骤 要求和职责 或拟 订的措施 品质系统中则以品质手册 程序文件与工作指令等内部文件和工业标准 客 户图纸等外部文件之形式出现 4 3资料 执行工作时产生的信息 经常是属于动态的 此信息应提供他人或电脑进行工作 或分析 若无此信息则无法执行工作或不能正确的工作 如下给分供商的订单 4 4表单 用以记录与品质活动有关之信息的表格 4 5记录 将工作执行的过程或结果写于表单上 供日后分析 存档备查或提供证明用 4 6受控件 4 2 项之文件 按本程序规定发行和控制时 即称为受控件 受控件加盖红色 受控件 印章 印章上的日期为发行日期 4 7非受控件 当品质系统文件仅提供做为参考使用 于文件修改时不须要求使用单位更换 并撤离 作废 的文件 5 运作程序 程序文件 文件编码 版本1 页次2 8 制订部门分发号 标题 文件和资料管理程序 5 1 文件控制流程图 文控确认 5 2文件拟制 5 2 1 文件编写基本格式 5 2 1 1 一 二级文件之页面格式 三级文件可采用此格式 行政文件的页面格式 5 2 1 1 1有封面的系统文件页面格式 5 2 1 1 3 行政文件页面格式 文件编码版本页次 行政文件 编号版本页次 制订部门分发号标题 标题 标注文件分级第1页须此审批格式 其它页不须要 制订部门拟制日期年 月 日 会审 批准 日期年 月 日 5 2 1 1 2无封面之系统文件第一页的页面格式5 2 1 1 4 系统文件封面格式 文件编码版本页次 制订部门分发号 标题 有 限 公 司 标注文件类型文件名称 文件编码 现行版本 拟制会审批准 拟制会审 批准 年月日年月日 日期 年 月日 5 2 1 2 文件编写格式 编写时须按以下规定的段名 依序分段编写 若遇段名下无具体内 申请人提交审核 批准 补发 外发 不发文件申请 文件建档 文件分发 取消管理 文件档案管理 文件修改记录 文控中心修改 废止文件 申请人提交会审 批准 拟制文件 提出文件需求 文件修改 废止文件申请 文件编码登记 申请人提交职责单位会签 文控确认 文控确认 申请人提交会审 批准 文控中心提交会审 批准 程序文件 文件编码 版本1 页次3 8 制订部门分发号 标题 文件和资料管理程序 容时 则在该段名后或下标示 无 以保留段名 5 2 1 2 1目的 描述编写文件的目的或意图 5 2 1 2 2适用范围 描述文件适用的区域 部门 组织 人员等 5 2 1 2 3职责 简述执行文件的职责和仅限分工 5 2 1 2 4定义 说明不常用或在文件中有特别意义的用语 5 2 1 2 5运作程序 描述相关人员所进行的工作 描述内容包括执行工作的时间 由谁 于何时 何地以何种方式执行什么工作 如可能 应将执行工作的原因加以说 明 可借助流程图进行描述 5 2 1 2 6参考文件 列出文件中引用过的文件之名称 包括文件名和文件编码 5 2 1 2 7附件 列出文件中引用过的附件或表单之引用项次 文件名称 文件编码 保 管单位和保存期限 引用之附件如已作为别的文件之附件发行 则不需再次编 号 也不需再次作为附件发行 只需在附件一栏列出其编码和其它项目 5 2 1 3 段落编号 同级段落之编号应纵向对齐 不同级段落之编号应阶梯性缩进一位字符 如下所示 4 大标题 4 1小标题 4 1 1 小小标题 4 1 2 XXXXXX 4 2XXXXXX 5 2 1 4 编写文件时可使用流程图但必须使用以下统一的符号 5 2 1 4 1事务流程的描述符号 注 文字写到符合中间箭头表示事情进行的顺序 5 2 2 为了便于识别 ISO9000 标准与 QS 9000 标准的要求 系统文件中的黑斜体字为 QS 9000标准要求 系统文件中QS 9000附加要求之专项文件 如生产件核准程序 产品 品质先期策划程序 失效模式及后果分析管理程序 持续改进管理程序等 不作任何 区别 5 2 3 决定分发单位与数量 拟制之文件经审核 批准后 文件制订部门须协助文控中心确 定分发单位及分发数量 文件分发单位及数量的考虑原则如下 5 2 3 1 文件中提及的单位均列入分发对象 5 2 3 2 文件须分发至执行相关职能的直属单位 5 3审核 批准文件 5 3 1 审核 5 3 1 1 一 二级文件由副总经理和各部经理会审 5 3 1 2 三级文件的会审或审核 按各部相关文件中之规定执行 若无规定 由相关单位 主管和部门经理会审 5 3 1 3 为缩短文件会签时间 文控中心将在会签文件时附上 文件会签时间表 附 件9 交各部经理签名并记录会签时间 5 3 1 4 生产文件的审核按 生产文件管理程序 有关规定执行 5 3 2 批准 5 3 2 1 一 二级文件由总经理批准 开始 结束 活动 动作 决定 审核 程序文件 文件编码 版本1 页次4 8 制订部门分发号 标题 文件和资料管理程序 5 3 2 2 三级文件的批准 按各部相关文件中之规定执行 若无规定 由总经理批准 5 3 2 3 生产文件的批准按 生产文件管理程序 有关规定执行 5 3 3 一 二级文件在封面审批 三级文件 有封面在封面审批 无封面在第一页审批 5 3 4 设计规范的审核 会签 批准必须在5个工作日内完成 实施日期以发行日期为 准 并按文件资料管制 5 4文件编码与版本的控制 5 4 1文件分类 分级 文件分类 文件分类 分类号文件分级 总经理室文件 以 部 门 代 码 表 示 文件分级 分级号 行政部文件品质手册 1 设计部文件程序文件 2 品管部文件工作指令 3 生产一部文件品质记录 4 配件部文件 物控部文件 财务部文件 生产三部文件 生产二部文件 外来文件O0 5 4 2文件与表单编码 文件编码格式 文文文 件件件 分分流 类级水 号 表单编码格式 文文文 表 版 件件件 单 本 分分流 区 号 类级水 别 号 码 注 1 表单区别码以大写英文字母A Z之一表示 A Z字母用完 采用两个字母 以AA ZZ之一表示 2 如非特殊情况 表单编号应置于表单右下角 后跟 版本 3 表单编号的文件分类号 文件分级 文件流水号应与所属文件相同 4 一个编号之表单在2页 含 以上的 在表单右上角编页次 页次 P页号 此份表单总页数 如 P1 2表示此份表单第1页 共2页 5 4 3版本 5 4 3 1 文件 包括表单 版本 用数字0 9表示 起始版本号为0 改版时加1 第10次 程序文件 文件编码 版本1 页次5 8 制订部门分发号 标题 文件和资料管理程序 改版后版本号又从0开始 若文件修改换版 表单未修改 表单还是以原版表示 若表单修改 文件未修改 只修改表单版本 页码版本与文件版本相同 5 4 3 2 图纸版本 用数字0 9表示 起始版本号为0 改版时加1 第10次改版后版本号 又从0开始 图纸页码版本 文件版本 修改次序 修改次序从1开始 修改时 依次递增 如1 2 表示整个文件的版本为1 本页已修改2次 5 4 4页次 5 4 4 1 页次表示公式 页次 页号 总页数 起始页号为1 封面和附件不编页号 总页数不包括封面和附件 5 4 4 2 品质手册页码较多 为了便于修改后的页码更换 减小增减页码所涉及的范围 对每章分别设置页次 手册页次 章节号 页号 本章之总页数 例 如 3 2 8表示第三章之第2页 共8页 5 4 4 3 如不采用以上两种页次编号方法 需在相应文件前面说明所用的页次编号方法 5 4 5分发号 5 4 5 1 天祥分发号公式 分发号 受文部门代码 序号 起始序号为 1 5 4 5 2 生产三部分发号公式 分发号 天祥填写之分发号 生产三部受文代码 序号 起始序号为 1 5 4 6部门代码 见 部门代码一览表 附件1 5 5文件发行 5 5 1 文件记录 5 5 1 1各单位拟制新文件 首先交文控中心编码登记于 文件总览表 附件2 不 写版本 文件经会审 审核 批准后 原版交文控中心完成 文件总览表 的 版本 发行日期 附件版本也同是记录于 文件总览表 5 5 1 2图纸建立 文件总览表 时 不登记附件版本 另建立 图纸版本记录表 附 件3 以明确整个文件及页次的最新版本 5 5 2 受控文件的分发 5 5 2 1 受控文件的发放由文控中心文员填写 文件发行一览表 附件4 经文控中心 负责人批准后 按分发对象分发 旧版文件由受文部门自行作废 同时文控中心 文员在 文件发行清单 附件5 注明分发单位 5 5 2 1 1生产三部文件的控制 5 5 2 1 1 1生产三部收到盖有天祥 受控件 的文件后作为正本 复印后加盖生产三部的 受控件 再分发生产三部相关单位 并由生产三部依本程序进行控制 5 5 2 1 1 2生产三部的文件的制订 发行 管理按本程序执行 生产三部制订的文件将 正本交天祥文控中心 按5 5 2 1 1 1执行 5 5 2 2 除文件正本外 每份受控件副本之每页在分发前须先加盖 受控件 的印章 5 5 2 3 任何单位一律不得自行复印受控文件 文控中心复印给生产三部的文件后做 受控 件 再分发其他单位例外 如有文件使用需求 可申请补发 5 5 3 换版文件管理 5 5 3 1 收回的文件副本 如涉及机密 立即销毁 对普通文件则画一个 X 以供回收利用 换版后的旧文件正本由文控中心盖 作废 印章存档 页码更换后旧页码正本由文 控中心盖 作废 印章存档 保存前两版 且保存一个日历年 5 5 4 文件补发 5 5 4 1 文件破损可直接到文控中心以旧换新 文控中心将破损文件销毁 程序文件 程序文件 文件编码 版本1 页次6 8 制订部门分发号 标题 文件和资料管理程序 5 5 4 2 各单位印刷文件附件时 申请经相关单位主管批准后 先到品质管理部文控中心确 认表单格式版本 再将有效表单拿到配件部丝印车间印刷 5 5 4 3 补发单位在申请补发文件 图纸时 遗失文件 图纸除外 应考量此份文件 图纸的 使用频率 及以后此份文件 图纸对本单位的必要性 若一个科室已有一至两份相同 文件 图纸 可借阅本单位现有文件 而无需再申请要求补发 5 5 4 4 当需使用文件的人员未领到文件 图纸或者不要文件 图纸时 应填写 文件 图纸补 不 发申请表 附件6 经所属科长审核 文控确认 直属部门主管审批 管 理代表批准后交文控中心办理文件补发手续 5 5 4 5 文件 图纸补发申请一经批准 并分发将不允许该单位随意取消 要求不发 以免文 件 图纸在文控中心造成积压浪费 5 5 4 6 文件 图纸不发 5 5 4 6 1文件 图纸不发只针对文件使用单位已取消或合并到别的部门 且合并后的部门 已拥有多份相同文件时 才可提出申请 5 5 4 6 2当使用文件 图纸的人员不要文件 图纸时 应填写 文件 图纸补 不 发申请 表 经所属科长审核 文控确认 直属部门主管审批 管理代表批准后 将 所管制的文件 图纸交回文控中心 便于文控中心灵活掌控 5 5 4 7 文件 图纸的外发 5 5 4 7 1 文件外发 申请人填写 文件 图纸补 不 发申请表 经直属部门主管审核 文控确认 管理代表审核 总经理批准后 到文控中心办理外发手续 文控中 心用正本文件复印并加盖参考章后交文件补发申请人外发 无需作为受控件控 制 5 5 4 7 2 图纸外发 申请人填写 文件 图纸补 不 发申请表 经直属部门主管审 核 文控确认 管理代表审批 总经理批准后 到文控中心办理外发手续 文 控中心用正本文件复印后加盖参考章并登记于 外发图纸记录表 附件7 后交 图纸申请补发人 外发按 采购管理程序 执行 5 5 5 生效时间 以批准日期为准 5 6修改 废止文件 5 6 1文件修改 5 6 1 1 永久修改 5 6 1 1 1修改人须将所须修改的文件内容电邮给 副 主任级以上人员并抄送文控中心 相关单位主管及文控中心将意见在两天内 急件除外 回复给修改人 如未按时 回复视为无意见 5 6 1 1 2文件修改人在综合各部意见后 须填写 文件修改 废止申请表 附件8 并经文控中心确认后 呈各部经理直接会签 会审后交文控中心修改文件 5 6 1 1 3文控中心将已修改好的文件提交各部经理会签或利用经理例会时间会签 5 6 1 1 4最新修改的文字下面加下画线 以注明文件的修改内容 5 6 1 2 临时修改 修改人以 变更通知单 提出申请 变更通知单 的填写方法 勾 选 资料更改 以年取后两位加月和日为编号 并注明生效起止日期 临时修改 不计入修改次数 变更通知单 只需发放到相关部门 到期后各接单部门自行 将 变更通知单 撤离使用场所 原文件立即开始生效 5 6 1 3 会审 批准 文件修改 废止申请的会审 批准与文件发行时的会审与批准相同 5 6 1 4 设计变更时 相关文件 资料中须注明要求生效工作单 日期 程序文件 文件编码 版本1 页次7 8 制订部门分发号 标题 文件和资料管理程序 5 6 2 图纸修改页码的分发记录 经5 6 1 1项修改之页码的更换 发文者制作 文件发行一 览表 并在 图纸版本记录表 记录现行页次版本后按5 5 2条进行分发 5 6 3 文件废止 以 文件修改 废止申请表 提出申请 经相关职能部门会审 批准后可 废止文件 废止之文件正本盖 作废 印章后在文控中心保存一个日历年 5 6 4 文件换版 5 6 4 1 文件首次发行为0版 5 6 4 2 一 二级 三级文件 图纸除外 修改一次换一次版 5 6 4 3 图纸由图纸制订部门根据修改幅度灵活掌握换版时机 其页次版本控制按5 4 3 2执 行 5 6 4 4 换版后的文件经审批后按5 5条发行 5 7文件的保管 5 7 1 新版文件或换版文件及修改页码之文件发行后 其正本由文控中心保存 副本由相关 单位保存 5 7 2 各单位文件之保存应便于查阅 更换 在文件保存期内 文件保管部门要确保文件完 好无缺 清晰可辨 5 7 3 文控中心每半年将对公司各受文部门文件管制情况进行查核 查核的不良项点将按 奖惩管理制度 进行相应的奖励与处罚 5 8资料控制 5 8 1 资料若分发他人使用时 则资料须经单位主管审核 批准后方可分发 资料修改 变更时由原职能单位主管审批 5 8 2 资料由制订单位自行分发 控制 5 8 3 分发时 分发单位必须要求受文单位签收 以确定预定分发单位皆已收到最新资料 5 8 4 资料不须以文件清单列管其版本的最新状况 5 9外来文件控制 凡各单位因工作需要 将外部制订的文件或资料列为品质系统运作的依 据或标准时 为正确地使用文件及满足要求 应纳入文件管制 包括客户图纸 规格 规范 说明书及工业 国内 国际标准及其它外部文件 5 9 1 外来文件列管 外来文件以 文件总览表 提出列管 5 9 1 1 客户图纸 规格 规范 安规标准和品质系统相关的产品规格类的标准由研发部 列管 兆通图纸按 制样作业程序 进行管理 5 9 1 2 凡品质系统中提及之品质保证或品质控制类的工业 国际标准由负责品质系统运 作 规划的文控中心列管 5 9 1 3 设备说明书由文控中心统一列管 仪器仪表说明书由计量室列管 5 9 2 列管审批 工业 国内 国际等外部标准不必审批 但其它外来文件要在文件上进 行审批 5 9 3 文件编码 版本 5 9 3 1 文件编码 如外来文件有编码 则采用其原编码 没有时按5 4 1条进行编码 5 9 3 2 文件版本 如外来文件有版本 则采用其原版本