文书处理规定.docx

文书处理规定1.目的 为使文书处理规范化、制度化和合理化，以提高文书处理的效率和质量。2.适用范围 公司文书管理工作。3.职责3.1行政人事部负责公司文书处理的管理工作。3.2 各部门、班组负责本部门、班组业务有关联的文书起草、拟制，对外文书并需行政人事部审查，之后报总经理审批后方可盖章发送。行政人事部备案一份。4.工作规定 4.1文书处理4.1.1文书处理主要包括；文书的形成、审查审批、发送、立卷、归档和销毁。4.1.2文书处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密。4.1.3文书种类：通知、通报、报告、请示、函、会议记录等。 4.2文书格式4.2.1文书主标题（一般为宋体小一号字体）在当页的正中方；4.2.2 发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺序号、按顺序标识在主标题正下方，如“诚信物字2008 001号”（仿宋四号字体）；4.2.3需要简要地概括文书的主要内容的副标题应在主标题下一行正中方，用三号宋体字，可分一行或多行居中排布；文书正文在发文字号下一行，每自然段起头空2字格行文，回行顶格；数字、年份不能回行。如有附件，在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。4.2.4文书署名，分为机关署名和领导签署，标注在正文或附件说明右下方，印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置。4.2.5成文日期，一般以领导签发或会议通知的日期为准，亦可以印发时间为准，成文日期要完整写出年、月、日。4.2.6凡需联系办理的文书，要在文书末下端，标注承办单位、联系人及电话号码。4.3文书的起草和审批签发。4.3.1 文书起草的基本要求是：a) 重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短、结构要严谨，层次要分明；由相关负责人、行政人事部、经理等人草拟。b)拟稿人必须稿纸拟写，要按文书的文种格式行文，用钢笔或毛笔等书写，不得用圆珠笔或红笔书写；c)文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对文书进行认真核对。4.3.2文书的审批签发程序为： “请示”、“报告”和对外行文由公司总经理签发，一般例行事务性文书，由经理签发；最后由行政人事部复印留底，其余呈送、发放相关部门并做好登记签收工作。4.4文书处理4.4.1文书处理主要包括文书的登记、发放、承办、印制、传递等环节。4.4.2登记文书，应将文书的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，以便今后回收和销毁。4.5发放文书4.5.1一切外来公函，统一由行政人事部签收、登记并及时分送；4.5.2根据文书性质和内容，由经理提出处理意见，送领导阅示，或根据需要交有关部门办理；4.5.3 凡需业务部门经办的文书，由行政人事部负责催办，并将落实结果报告经理、总经理等领导。4.6承办文书是指接受下级单位请示的文书和其它需要批复的文书，以及转发翻印的文书等，承办请示的文书，凡属本公司权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经由总经理审批或会议决定后再批，再回复呈文单位，时限一般不得超过一周，重要事项和重要问题的请示、可直接送总经理审阅后批复、时限不得超过三天，承办文书部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，避免延误。见如下样本： *管理有限公司文件（一号宋体）物业知字【2012】021号 （四号仿宋加粗字体） 签发人：关于*通知（批复、函）（二号宋体字）*单位/部门（也可无，三号黑