税收征管档案管理办法

关于印发税收征管档案管理办法（试行）的通知各股、室、所、稽查局：为了进一步加强税收征管数据管理，规范税收征管工作，明确数据管理的职责，保证征管数据的真实和有效性，根据中华人民共和国税收征收管理法及其实施细则、税务稽查工作规程，结合我县征管工作实际，经县地税局、县档案局研究，制定了税收征管档案管理办法（试行），现印发给你们，请认真遵照执行。二八年九月二十二日税收征管档案管理办法（试行）第一章 总则第一条 为了进一步加强税收征管数据管理，规范税收征管工作，明确数据管理的职责，保证征管数据的真实和有效性，根据中华人民共和国税收征收管理法及其实施细则、税务稽查工作规程，结合我县征管工作实际，制定本办法。第二条 税收征管档案是指税务机关在税收征收管理活动中所形成的与税收征管有关的各种有利用和保存价值的文件、凭证、报表、帐册、文书、案卷、资料等不同形式或载体的历史记录，包括电子档案和纸质档案。第三条 征管档案的采集由各业务股（所）根据业务分工负责；税收征管档案采集内容：税收征管业务表、证、单、书目录所列的有关资料；采集方式为人工采集（纸质文件）和计算机采集。第四条 税收征管档案按分户和分项保管。分户保管即以一户一档的方式保管，适用于：税务登记、申报、核税、减免税、退税、委托代征、发票、检查等资料的保管。分项保管即根据录入人或录入微机日期的顺序，以发生量的大小按日、月、年的发生量装订成册进行保管。适用于：欠税、延期申报、外出经营管理证明、注销登记等资料的保管。第二章 档案的归集与管理第五条 各业务股（所）对已办理完毕的税收征管文书，必须在下年度的1季度内将上年度各类税收征管资料档案整理归档完毕。第六条 在整理装订税收征管资料档案时，应按案卷封面、卷内目录、卷内税务文书、备考表、封底顺序整理装订。（一）案卷封面包括目录号、档案卷号、分册号、纳税人名称、保管期限、形成年度、形成单位。在归档时应逐项按规定填写清楚。（二）卷内目录包括顺序号、资料名称、页号、备注，归档时要按顺序填写。（三）卷内税务文书应按税收征管资料归档内容及保管年限中的排列顺序进行科学排列，并依次编写页码。对密不可分的税务文书要排在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后。（四）卷内备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。有关备考表中的内容，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，明确责任。第七条 各基层局业务股（所）在采集税收征管资料时，必须仔细审核，对不符合审核要求的资料要及时补正。审核要求为：（一）资料报送时限要符合规定；（二）应申报资料种类要齐全；（三）资料凭证适用格式要正确；（四）表格中填写的有关代码字段要正确；（五）表格内应填项目、印鉴要完整；（六）表格项目间逻辑关系要平衡。对符合要求的资料必须加盖受理戳记，受理人员和受理股（所）要签章，受理时间要标明，以便明确责任。第八条 税收征管档案资料分为：税务征管档案（包括户籍管理档案、税款征收档案）、税务稽（检）查卷宗、税收法制卷宗。第三章 征管档案的移交、归档、移送第九条 税收征管档案的移交。（一）各业务股（所）对使用“税收信息系统”中形成的各类原始税收征管数据，由计算机管理环节或相关环节在年度终了后三十日内，按类分别备份到软盘、磁带、光盘或胶片上，移交到征管档案室。（二）各业务股（所）应在保证案卷质量的前提下进行移交，移交时，要填写税收征管档案资料移交清册，双方签字盖章。第十条 税收征管档案的归档（一）各业务股（所）移送的征管资料进行季度内整理归档，即后一个季度对前一个季度的资料整理归档完毕，跨年度的在一季度内对上年资料整理归档完毕，检查案卷年度终了后三十日内一次归档。（二）企业纳税档案原则上按户分册立卷，个体户纳税档案可按行业分类按月立卷；局内综合征管档案按表式、种类装订。（三）对税收征管档案的案卷，以主管税务机关为单位编制案卷目录，以归档范围的排列顺序编制流水号。（四）归档时间：1、年度归档：税务所负责税务登记、税款征收档案的管理，每年一月份税务所将征管档案原始资料整理归档。2、阶段归档：凡专项工作，有关部门应在任务完成后，将归档材料整理移交档案室归档。3、随时归档：代管（监开）发票存根及附件、纳税人户籍资料、已结案的人民来信来访及其它税务违章案件卷宗和各业务股（所）随时形成的税收征管资料，应及时归档。第十一条 税收征管档案的移送。下列情况，税收征管档案必须移送，并办理交接手续。（一）纳税人改变主管税务机关的，由原主管税务机关向迁入税务机关移送；移送前，要清理税款及有关票证，移交历年所有的档案资料，并经县地税局业务股办理移交手续。（二）国、地税之间互相移送；（三）基层税务机关向上级税务机关移送；（四）稽查机构，向纳税人管辖地主管税务机关的县局业务股移送税务稽（检）查案卷复印件；（五）其它环节移送的有关资料。第四章 税收征管档案的保管第十二条 税收征管档案的保管必须由业务股及税务所综合岗专门负责管理，税务所可根据实际情况由专管员分别保管，统一存放。保管人员变动的，应对其保管的税收征管档案资料办理移交手续。第十三条 税收征管档案归档保管期限分为永久、长期、短期三种期限保管。永久为无限期保存，长期为十五年，短期为十年，具体规定如下：（一）永久卷宗。凡定性为偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、伪造、倒卖、虚开、非法代开发票、私印、伪造发票监制章、发票防伪专用品等并进行了行政处罚的案件，其档案保管期限为永久。（二）长期卷宗。对一般性的税务行政处罚（税务管理方面）案件和纳税人基本档案保存期限为十五年。（三）短期卷宗。税务管理、税款征收等其他档案保存期限为十年。以上税收征管档案的保管期限，从档案所属年度的次年1月1日起计算。第五章 税收征管档案的借阅第十四条 税收征管档案管理部门要建立健全税收征管档案登记制度，详细记载税收征管档案的调阅、使用、清理、销毁情况。第十五条 各业务股（所）采集或形成的税收征管资料原则上只限本局、本系统内调阅和使用，未经档案保管部门的主管领导批准不得对外提供。系统内各有关单位需调阅税收征管档案并需带走的，须经档案保管部门的主管领导批准。系统外其它单位（必须为执法部门）需调阅或使用税收征管档案的，须两人以上持本单位介绍信或证明信，经档案保管部门的主管局长批准，方可接待。第十六条 税收征管档案的调阅或使用人必须按批准的方式、场所查阅或使用税收征管档案，不得更改内容、毁损资料，并负有保密义务。如发生泄密或其它损失，由调阅人负责或赔偿损失。第十七条 调阅税收征管档案必须在5日内归还，归还档案时，档案管理人员要进行查验。（一）借阅档案时，不得擅自摘抄、追记、划线、涂抹等。财会档案不准抽换会计凭证和帐页等。声像档案不得随意翻录。违者将视情节轻重，按照档案法有关条款进行严肃处理。（二）对有关档案进行复制时，必须经档案管理人员审查后方可进行，对需要保密的档案原则上不许复制，如有特殊需要，要经有关领导批准后方可复制。第十八条 税收征管档案的保密制度（一）本单位全体员工要认真贯彻执行有关条款及规定，严守保密纪律。（二）非档案工作人员，不得随意进入档案室，不得随便翻阅存档材料和各种档案。（三）档案工作人员要做到不该说的不说，不该传的不传，严格执行保密制度。（四）档案保管人员离开办公室时，要认真检查门窗、卷柜，防止丢失、泄密事件发生。（五）领导开会或外出，不得随意携带各种档案。严禁把档案带到公共场所或家中，以防丢失或泄密。第十九条 税收征管档案的库房管理（一）各类档案要实行统一保管，设有专用库房。（二）档案库房要根据档案保护有关规定和要求，落实“七防”到位，措施得力。（三）做好档案库房保密和安全工作。非本室人员不得入内，需查找档案时，由档案工作人员提供。（四）库房内各项检查记录齐全完整，登记及时，数字准确。（五）保持库房内的清洁卫生，柜架摆放整齐合理，对查找利用后的档案要及时整理归位。第六章 税收征管档案的销毁第二十条 税收征管档案管理部门根据档案保管期限，定期进行鉴定工作。对保管期满或失去保存价值的税收征管档案可进行销毁。（一）凡不需要立卷和超过保管期限的档案，经档案室和有关业务股室鉴定后，档案管理人员应在每年第一季度对应销毁的档案，登记造册，写出销毁档案报告及销毁清册，报局长审核批准后，方可销毁。（二）销毁应在指定地点，由专人负责，二人以上监销，销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人员在销毁清册上签字。（三）销毁时要注意保密，严禁把文件当作废纸卖出。（四）对已按规定办理完注销手续或非正常户认定手续的税收征管档案，应专门存放保管，登记造册，其保存、移交，仍按正常户另册管理，到期后可按销毁制度销毁。（五）对生成在计算机硬盘中有关征管内容，保存期满需要进行删除的，应列出清册，由征管科和信息中心共同审核，报经主管领导批准后，由信息中心负责删除。第七章 税收征管档案的微机管理第二十一条 为了加强档案管理，提高税收档案的使用价值及工作效率，全面推进档案管理的信息化、科学化、规范化，各分局应积极探索研制开发税收征管档案管理软件，实现以下功能：（一）档案信息录入。这是档案管理的最基本要求，包括录入企业名称、企业编号及登记年份、税务所等信息，并可以自动生成档案序号。（二）档案信息修改。对各年新增的档案，通过税务所、企业序号或企业编号来确定需要增加的档案，系统应自动给出企业名称，提示企业的更名、转入、转出等情况，同时可对档案信息进行修改，但转出及废业企业的档案不能修改。（三）档案信息查询。这是档案管理系统最主要的功能。利用税务所、企业序号、企业编号及企业名称（只需输入关键字）等一个或多个条件来查询，还可以通过转入、转