文秘档案工作管理办法.doc

霍煤碳素公司公文处理实施办法（征求意见稿）第一章 总则第一条 为促进霍煤碳素公司公文处理的制度化、规范化、科学化，加强公文处理工作的管理，依据国家行政机关公文处理办法，结合公司公文处理实际情况，特制订本管理办法。第二条 公文处理包括公文起草、签发、编号、印发和外来公文的收受、传阅、处理等工作。第三条 本办法适用于各控股子公司，直属单位，机关各部室、基层各单位。 第二章 公文种类第四条 公司常用的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通告适用于在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。（三）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级单位的请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级单位报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。（九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位和有关部门共同遵守和执行。第三章 公文格式第五条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）涉及国家和行业秘密的公文应当标明密级和保密期限，二者并排，之间用“”隔开,其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年,机密级事项20年,秘密级事项10年认定。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；与同级的部门联合行文，主办单位排列在前。 （四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。发文字号中的年份，序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角号括入。与同级的行政机关联合行文联合行文，只标明主办单位发文字号。（五）上行文应当在发文字号右侧注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文,主办单位签发人姓名排列在前，其他机关签发人姓名在主办机关签发人之下按发文机关顺序依次排列。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当在正文之后，成文日期之前，注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字，附件名称不加标点符号。转发，印发，批转，发布的公文，不作为附件标注。 （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当调整行距，字距，务使印章与正文同出一面，不得采取标识“此页无正文的”的方法。（十）成文日期以单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期以汉字标明完整的年,月,日,其中的零应写为“”。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。附注的位置在成文日期和印章的下一行，版记之上。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。一个文件标引的主题词不得超过5个词组。（十三）抄送单位指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）分送用于需要了解公文内容的本单位领导和部门。 (十五)文字从左至右横写、横排。公文标题用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字。第六条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），每页22行,每行28字,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第七条 行文应当根据内容正确使用。涉及行政管理、生产经营内容的公文,一般以霍煤碳素公司的名义行文。第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。公文应逐级上报或下达,根据领导要求或工作需要,确需越级上报或下达的事项,要同时抄送发文或收文单位的上级机关。重要的下行文,应当同时抄送直接上级机关。第九条 各单位依据自身职权,可以与其他政府部门相互行文。确需向下一级政府商洽工作、询问和答复问题、只能以函的形式,即区别于文件格式的信函格式行文。第十条 各单位的内设机构除办公室外不得对外正式行文。市、县局的内设机构可以就与本部门业务密切相关的具体事项,向下级单位的相关部门行文,不得向下级单位行文。第十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。第十二条 除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项以及少数特别晋级的涉外事项,重大突发事件外，不得以单位名义或单位负责人的名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。也不得将需要审批的公文以内部签报,白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文报送上级机关和上级机关负责人。第十三条 发文要坚持少而精的原则。凡是不行文能解决问题的不行文,凡是本单位有权处理的不再请示,凡是一个文件能解决的问题不行文两次文,凡是能用电话,协商,原件批回等方式解决的问题不发文件,可以用电子公文解决的问题不发纸质文件。 上级的公文,如需下级单位贯彻执行的,一律翻印(复印)下发,确需本级发文的,必须提出切实可行的贯彻意见。凡是已经在媒体上刊登的公文,一律不再转发。 第五章 公文处理发文处理第十四条 发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十五条 草拟公文应按照工作职责范围，由主管该事项的部门指定专人办理，拟稿人要在“文件签发笺”上“拟稿”栏签署姓名。第十六条 主办部门负责人要对草拟的公文认真核稿修改，审核的重点是：是否符合国家法律法规及有关规定;提出的措施办法是否明确具体,切实可行,是否与有关部门协商一致并会签,涉及到的有关数据是否准确等。审核完毕，在底稿上逐页签名，以示阅过，并在“文件签发笺”上“部门初核意见”栏签署意见。第十七条公文在送达单位负责人（或分管领导）签发前，应由办公室有关人员进行文字审核（上行文、联合行文及平行文由办公室主任审核，下行文由文秘人员审核）。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,是否经过主办部门负责人核稿,公文格式是否符合规定等。对内容作重大修改,须征得原拟稿部门负责人同意.对主题不明,内容紊乱,文字冗长,需要作较大修改的文稿,办公室应提出修改意见,退回主办部门。办公室审核人员审核后也要在“文件签发笺”上“办公室审核意见”栏中签署意见。第十八条以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主管负责人签发。第十九条公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核无误的，办公室进行发文编号，编写主题词，并进行登记。第二十条经单位负责人签发的公文,在编写发文字号并登记后,由主办部门送印和校对。公文印制由办公室打字室负责。各部门主办人员要将发文底稿留在办公室存档，底稿不得再借用、修改。第二十一条公文印制完毕后，办公室印章管理人员进行登记、盖章，然后由主办部门进行公文发放。公文发放必须实行信件邮寄，不得让人捎带，以防文件丢失。收文处理第二十二条收文处理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十三条各单位收文由办公室统一办理，所有公文需经办公室收集处理。其他部门在特殊情况下收到的公文,也应及时送交办公室处理。第二十四条收到下级单位上报、需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回原呈报单位并说明理由。第二十五条办公室应及时对收到的公文（包括上级行文和下级行文）登记,加文件阅办单，进行办理。第二十六条收到下级单位上报的公文后，由办公室主任在文件阅办单上“办公室初阅意见”栏签署初阅意见,交有关部门处理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，有关部门处理完毕，在“业务部门意见”栏签署意见后，交办公室，由办公室呈交单位主要负责同志进行批示。对下级单位的请示事项,应当认真办理,根据单位负责人的批示意见，及时答复。答复可以正式行文批复,也可以采取面谈,电话,便函的方式。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请有关领导协调或裁定。第二十七条对上级机关下发或交办的公文,办公室登记加文件阅办单，由办公室在文件阅办单中“办公室初阅意见”栏签署初阅意见，确定参阅范围，然后由办公室跟据参阅范围分送阅知，参阅人员需签署姓名以示阅过。需要办理相关事项的，由办公室根据负责人的批示，送相关部门办理。相关部门办理完毕，在“业务部门意见”签署意见后，送交办公室。所有上级机关下发或交