某公司市场营销部档案管理办法

市场营销部档案管理办法 试行 市场营销部档案管理办法 试行 为规范市场营销部档案管理工作 使档案管理工作规范化 标准化 系统 化 特制定以下管理办法 第一条第一条 档案存档范围档案存档范围 1 1 合同 1 以公司资质签订的购销 工程合同复印件 合同审批单复印件 2 经销商协议复印件 3 广告 宣传制作 媒体制作合同复印件 4 其他合同 注 以上合同的原件由综合管理部存档 1 2 客户资料档案 针对每个客户都须按照附件 1 到附件 4 的规定进行记录归档 形成 客户档案 附件 1 客户基本情况表 2 关键人物的个人情况资料 3 关键人物关系图 4 购买决策中关键人物角色作用表 1 3 项目销售记录档案 为了使项目销售全过程可查 可追溯 将项目销售中的文件进行归档 形 成 项目销售记录档案 1 项目销售重要事件记录表 见附件 5 2 向客户报送的技术方案 价格表 3 与客户之间的正式往来信函 4 立项书 会议记录 5 其他重要的文件资料 1 4 内部管理档案 1 市场营销部内部管理档案 各项管理制度 通知 2 周 月 季度 年度工作报告 统计表等 3 会议记录 1 5 内部往来文件 1 发往各部门间的日常函件 2 收到公司各部门的往来文件 1 6 公司对外宣传资料 1 纸质宣传品 2 多媒体宣传资料 PPT 宣传视频等 3 各类宣传活动的录像及照片 4 资质及检测报告 第二条第二条 归档及保管要求归档及保管要求 2 1 严格按归档范围对档案进行归档整理 2 2 档案资料分类应清晰 全面 2 3 档案接收时要认真清点 验收 并办理交接手续后入档 2 4 档案必须使用专用资料柜 资料盒 2 5 应建立清晰 明了的检索工具便于检索 2 8 项目销售记录档案必须做到每周整理 及时更新 2 9 设立档案管理员对档案进行日常管理 相关人员需及时 主动向档案 管理员报送材料 第三条第三条 档案的借阅档案的借阅 合同 客户资料档案 项目销售记录档案属于公司核心机密 需严格控制 知悉范围 以上档案的借阅应有严格的借阅制度 必须经市场营销部部长同意 后借阅 第四条第四条 档案的保管档案的保管 4 1 档案接收时要认真清点 验收份数 张数 规格验收必须符合要求的 办理交接手续后方可入档 4 2 各类档案材料 应按管理规范要求分类 编目 立卷 放入档案盒或 档案夹内上柜保管 4 3 档案存放必须使用专用资料柜 排柜方式要省时 醒目 便于查找 4 4 每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理 核对以保管单位为基 础 做到账物相符 对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救 第五条第五条 档案的剔除和销毁档案的剔除和销毁 5 1 在整理档案的过程中 对档案材料要仔细甄别 对无保存价值的资料 及时剔除 必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示 5 2 每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导 经部门 批示后销毁 第六条第六条 附则附则 6 1 本管理办法由市场营销部负责解释 6 2 本管理办法自颁布之日起实施 附件 1 客户基本情况表 单位名称 单位名称 机构机构所处地点所处地点主要联系人主要联系人电话号码电话号码 公司总部名字 1 职务 1 名字 2 职务 2 名字 3 职务 3 分支机构 1名字 1 职务 1 名字 2 职务 2 名字 3 职务 3 分支机构 2名字 1 职务 1 名字 2 职务 2 名字 3 职务 3 填表说明 1 机构 指 A 公司主要机构客户及其在全国的分支机构 分公司或子公司 2 所处地点 指各客户的办公地点 3 主要联系人 指各客户企业中的关键人物姓名及其职务 4 电话号码 指各客户企业中的关键人物的联系电话号码 包括手机 办公 室电话 家庭电话号码等 附件 2 关键人物的个人情况资料 单位名称 单位名称 姓 名 职 务 出生地点 业余爱好 出生日期 籍 贯 专业期刊 学 历 毕业学校 家庭情况 参加何 专业协会 其 它 工作经历 附件 3 关键人物关系图 单位名称 单位名称 关键人物关键人物 名称名称 职务职务角色作用角色作用关系状况关系状况与与 A A 公司的关系公司的关系 填表说明 1 制表目的 将客户企业中地关键人物以及他们与 A 公司中哪些人建立了联 系一一列出 2 关键人物 指客户企业中 在整个购买决策里起关键作用的人 3 与 A 公司的关系 指 A 公司内部与客户关键人物建立了联系的人的名称和 职务 4 角色作用 见表四 5 关系状况 指销售经理 主管或 A 公司与客户企业中对应关键人物目前的关 系状况如何 分成如下四类关系 积极的 与客户中的这些人非常熟悉并与他们有着良好的关系 尽管他 们不一定是 A 公司的支持者 但他们 A 公司有好感 中立的 认识这些人 但与他们关系一般 他们既不偏爱 A 公司 也不 抱任何偏见 消极的 认识他们 但与他们关系并不好 他们不是对 A 公司不友好就 是偏爱 A 公司的竞争对手 尚未建立关系 知道他们是谁 但还未与他们接触 他们也不认识我们 附件 4 购买决策中关键人物角色作用表 单位名称 单位名称 角色作用角色作用所起作用所起作用问题和所关心的事务问题和所关心的事务 决策者 作出或批准项目工程的决定 控制资金的使用 用于决策的 信息可能常常倚赖于别人提供 可以批准或签署合同 或否决 一个挑选小组所作出的决定 顾问人员 协助或支持决策者 提供信息 和建议 协助方案评估或推荐 施工单位 使用者 将使用 操作 管理和倚赖施 工单位所完成的工程 评估工 程的质量等 阻拦者 负责筛选和去除不合适的施工 单位 对技术 合同等方面适 合性进行评价 通常无拍板权 但可以否决