会议管理程序文.doc

名翔恿线股份有限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第1页共5页一、目的为达成公司政策之一贯性，目标之明朗，掌握工作之进度及预算费用执行状况及跨部门的工作协调，能配合客户之要求，提供更好的产品与服务。二、范围本公司之各项会议均适用之。三、定义无流程图NAY会前准备通知公布实施Y审核计划/修订会议需求N记录存查确认Y记录/修正审核分发办理会议召开A名翔恿线股份有限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第2页共5页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程总经理室1会议需求6.1会议需求6.1.1定期召开之例行会议6.1.1.1依ISO规定之管理审查会议。6.1.1.2营业目标未达成时。6.1.1.3执行项目时，跨部门之工作协调与沟通；项目完成时。6.1.2不定期召开之工作会议不列入计划中。总务人事组2计划/修订6.2计划/修订6.2.1总务人事组主管于每年十二月汇集董事长、总经理、各部门主管与管理代表下一年度预定召开之各项会议内容，如日期、时间、地点、与会人员与会议主题等相关数据，排定年度会议计划表(MS-G4-0106) 如附件1，呈总经理审核。6.2.2总务人事组主管依总经理裁示，进行计划之修订。年度会议计划表(MS-G4-0106)总经理3审核6.3审核6.3.1总经理依年度政策之需求及掌控工作进度之需求，审核年度会议计划表(MS-G4-0106)如附件1，若核可，进入流程4，进行公布实施作业若未核可，则回到流程2，进行计划修订作业。年度会议计划表(MS-G4-0106)总务人事组4公布实施6.4公布实施6.4.1总务人事组主管依【文件与数据管制程序书】(MS-M2-0501)之相关规定将年度会议计划表(MS-G4-0106)如附件1办理公告，并其分发给董事长、总经理、各部门主管、各单位主管与管理代表，由各会议召集人据以召开会议。文件与数据管制程序书(MS-M2-0501)年度会议计划表(MS-G4-0106)名翔恿线股份有限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第3页共5页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程相关单位总务人事组5通知6.5通知6.5.1各会议召集人依各会议所需之前置时间，以电子邮件、传真或亲自送交方式，分发会议通知单(MS-M4-0108)如附件2给各会议之与会人员，若有变更则另行以电话通知，若为每周召开一次之会议，由各会议召集人直接通知各会议之与会人员，不需分发会议通知单(MS-M4-0108)如附件2。6.5.2不定期召开之会议，各会议召集人决定会议之日期、时间与地点前，应避开固定会议召开之日期、时间与地点，若需使用总公司二楼会议室，须先联络总务人事组事务员，确认可以使用后，依本作业内容6.5.1之相关规定，通知各会议之与会人员。会议通知单(MS-M4-0108)相关单位6会前准备6.6会前准备6.6.1各会议召集人于召开会议前，依会前准备清单(MS-M4-0111)如附件3，进行各项会前准备事宜，各与会人员依职务所需或主管指派，准备会议所需之资料与文件。会前准备清单(MS-M4-0111)相关单位7会议召开6.7会议召开6.7.1各与会人员于会议召开时间，准时与会，主席依会议程序依序进行。6.7.1.1会议程序：A主席宣布会议开始B主席致词C上次会议决议事项检讨报告D讨论事项名翔恿线股份有限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第4页共5页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程E临时动议F结论G散会6.7.1.2注意事项A各与会人员应于会议开始前10分钟完成签到。 B各与会人员若因故可能迟到，应于会议开始前与各会议召集人联络报备，未报备者依公司差勤之相关规定论处；若因故无法与会时，应于会议开始向各会议召集人请假，若未经准假而无故不到者，依旷职论处。C若未事先指派记录人员，主席于会前指派。D主席应注意议程进行之掌控，把握时效并使议事功能确实发挥。E会议决议事项由各会议主席负责追踪管制。相关单位8记录/修正6.8记录6.8.1会议记录人员应于会后三个工作天内，完成会议记录(包含缮写、打字与校稿)，呈该会议主席进行审核，会议记录表格式样详见会议记录首页(MS-M4-0109)如附件4与会议记录内页(MS-M4-0110)如附件5。6.8.2会议记录人员依各会议主席提示，修正遗漏或误差内容。会议记录首页(MS-M4-0109)会议记录内页(MS-M4-0110)相关单位9审核6.9审核6.9.1各会议主席依会议内容审核会议记录是否有遗漏或误差，若无，进入流程10，进行分发办理作业，若有，则回到流程8，进行修正作业。名翔恿线股份有限公司会议管理程序书文件编号MS-M2-0103制订日期：89年10月26日修订日期： 年 月 日版次：A.0版页 次第5页共5页四、权责单位五、作业流程六、作业内容Who，When，Where，How to do，What七、参考文件八、应用窗体No流程总务人事组相关单位10分发、办理6.10分发、办理6.10.1总务人事组事务员依【文件与数据管制程序书】(MS-M2-0501)之相关规定，进行会议记录之分发。6.10.2相关单位依会议决议事项执行，由各会议主席负责跟催。文件与数据管制程序书(MS-M2-0501)相关单位11确认6.11确认6.11.1各会议主席确认各会议决议事项之执行