1-企业管理文件编写制度-TKZD-0101-2010.doc

文件编号 修改状态页 次共12页企业管理文件编写制度第一章 总则第一条 为了规范公司各项管理制度、业务流程的编写制订工作，促进管理制度化、流程化建设，不断提高企业管理水平，特制定本制度。第二章 适用范围第二条 本制度规定了公司管理制度（以下简称制度）、业务流程（以下简称流程）的制定原则及编写要求。第三条 本规范适用公司各部门、工厂/子公司及其下属单位各项制度与流程编制。第三章 制度编写与实施职责第四条 公司办公室是企业管理制度与流程的归口管理部门，负责组织制度与流程的编制与设计、审核、发布、修改，并对管理制度的总体实施情况进行检查、监督和考核。第五条 各职能部门应根据分管领导与公司办公室的要求，根据部门职能定义的范围，负责起草制度、流程，并按照已发布的制度与流程规定行使部门职能。第六条 各分管领导负责对分管事务所对应的制度、流程进行审批，并监督实施。第七条 制度与流程的内容与条文的规范性由公司办公室负责，分管领导监督，并纳入绩效体系中的考核项目中考核。第八条 各部门或子公司负责对仅适用于本单位的内部制度与流程进行管理。第四章 制度与流程编写基本要求第九条 准确简明在制定事务管理规章制度时，语言文字力求准确简明。准确，是指用词得当，表达清楚，没有歧义。严禁使用“可能、估计、据说、大约”一类的词语。提倡什么，反对什么，必须做什么，禁止做什么等等，都要明确表达，不能含糊其辞、模棱两可。简明，是指无空话、套话、废话，篇幅尽量短小、精悍、条文化，语言力求严谨、畅达、通俗化。第十条 职责清楚在制定事务管理规章制度时，要明确工作内容、责任范围、管理权限。职责不清，不仅影响工作效率，也无法追究责任和进行奖惩。第十一条 界限分明在制定事务管理规章制度时，必须明确：一项工作应该怎么做，做到什么程度；不应该怎么做，严禁怎么做；对工作数量、质量、时间等要求严格界定，清楚阐明。第十二条 奖惩合理奖励和处罚必须有根有据、合情合理，才能显示出规章制度的权威性。有关奖惩方面的条款必须明确：工作完成到什么程度，取得什么成绩，应给予什么奖励；反之，工作出了什么漏洞和问题，造成什么损失，应给予什么处罚。第十三条 标准科学在制定事务管理规章制度时，科学合理地制定工作数量、质量、时间等要求标准，不宜过高或过低。第十四条 适度灵活即指规章制度在贯彻执行中的机动性和条文的适应性，也就是要给予责任者以必要的灵活处置权，以使规章制度能适应千变万化的客观情况。第五章 管理制度的结构第十五条 管理制度条文结构制度一般由名称、目的、范围、规范性引用文件、关键词语解释、职责、管理内容和方法、报告和记录、其它、终结线、批准实施日期标注栏、编写标注栏及附录（或附件）等部分组成。第十六条 管理制度内容结构管理制度都应包含下列4大部分内容：必须有明确的适用对象，制度适应对象的权利行为与义务行为，事务行为规范性监督与评价、有行为将导致的后果，从而保证制度的可操作性。（一） 制度的适用对象与范围制定管理制度的目的在于规范相关部门、员工的行为，因此应于制度中规定本制度适用的对象与范围。例如，一般管理制度都明确表明：“本公司各级部门与员工，均应遵守本规范各项规定及本公司制定的规章及通告”（二） 具体事务的行为模式制度定义对象针对某项事务的具体行为模式大体上可分为3类，即应该这样行为、可以这样行为、不应该这样行为。（三） 具体事务行为规范性监督与评价制度执行过程与结果需要定义监督部门与监督人，并对制度执行结果按照具体事务的后果给予评价。（四） 具体事务的行为后果处理在制度中规定的行为后果是指管理制度规范对员工的某种行为给予某种处理结果，这种结果可以分为2大类，即肯定性的结果和否定性的结果。前者是对部门、员工符合规范的行为予以肯定、保护或奖励，后者是对部门、员工的违规或越轨行为予以否认、撤销及惩罚。最终这些行为后果应标明纳入部门、个人绩效，或直接在制度中标定奖罚方式。第十七条 层次的描述和编号（一） 章（1）章是管理制度内容划分的基本单元。（2）在每项管理制度中，应使用中文的第一章开始对章编号。编号应从“目的”第一章开始，一直连续到附录之前。（3）每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。（二） 节（1）节是章的类别细分。应使用中文数字对节编号。第一层次的节（例如第一节、第二节等）可分为第二层次的节【例如（一）、（二）等】，一般情况不使用第三层次。（2）同一层次中有两个以上（含两个）的节时才可设节。例如，第十章的节文中，如果没有第二节，就不应设第一节。（3）在某一章或节中，同一层次的节，有无标题应统一。例如：第一节有标题，则第二节也应有标题。第一层次的条如果包含有下一层次的节时宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。（三） 条条是节之下的具体制度条款。每一项制度按照统一的序列号编号，自制度第一项条款延续编制最后一项。具体条编号方式为第条。（例如：第七条）第六章 业务流程的结构第十八条 流程图是指一种用图形描述原有的或拟议中的流程的方法，它运用简单的符号、线条和语言，以图形展示流程中的作业及其先后次序。通过流程图我们可以了解、分析和研究公司的相关流程活动，发现流程运作中的薄弱环节，从而确定改进的具体方向和措施，提高效率。第十九条 流程图包括流程名称、流程归口部门、流程概要、流程层次、流程编制单位、流程设计单位、流程版本、流程审批、流程发布日期。第二十条 流程核心步骤工作标准包含任务名称、节点、任务重点及标准、时限，表、单台帐、文件步骤。第七章 制度、流程编码第二十一条 制度、流程、手册、程序编码构成TK/ZD - xx.xx - xxxx 年 份部门编号.次序编号通科/制度第二十二条 表单记录编码构成 TK/BG- xx.xx - xxx顺序号部门编号.管理制度类别通科/表格第二十三、制度代码含义：TK/ZDTK：通科拼音首字母；ZD：制度拼音首字母；TK/LCTK：通科拼音首字母；LC：流程拼音首字母；TK/BGTK：通科拼音首字母；BG：表格拼音首字母；TK/SCTK：通科拼音首字母；SC：手册拼音首字母；TK/CXTK：通科拼音首字母；CX：程序拼音首字母；第二十四条 部门编号：部门代号部门代号部门代号办公室01财务部09外包部17研究院02整机工厂10重型工厂18生产采购部03审计部11质量部04（21）党群办12技改部05证券部13工程部06总师办14销售公司07钣金涂装工厂15人力资源部08部件工厂16第二十五条 管理制度分类代码： 制度类别代号制度类别代号制度类别代号基础管理01人力资源08其他15技术管理02财务管理09质量手册90.XX生产管理03外包管理10程序文件90.XX质量管理04审计管理11设备管理05党群管理12采购管理06后勤管理13营销管理07证券管理14第六章 管理制度的起草第二十六条 制度与流程设计按照编号为TK/ZD-01.01-2013 企业管理文件编写制度实施。第二十七条 名称名称为必备要素，它应置于管理制度正文首页。第二十八条 名称的结构为“管理制度主题”。例如：安全管理制度。制度名称除采用“管理制度”以外，也可采用管理活动的主题与“程序”、“规范”、“办法”、“规定”等的组合，例如：合同管理制度、绩效管理、财务管理制度等。第二十九条 名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分。名称不应涉及不必要的细节。第三十条 总则总则为必备要素，它应置于每项管理制度正文的起始位置。编写总则之陈述应使用“为了，制定本制度（或本条例、本规定、本办法、）”。第三十一条 适用范围适用范围为必备要素，它应置于“目的”之后。范围包括管理制度内容范围及其实施范围。如果管理制度名称中已包含其内容范围，可只陈述其实施范围。第三十二条 术语解释术语解释为可选要素。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。第三十三条 职责职责为可选要素。当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。第三十四条 管理内容和方法管理内容和方法是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。本规范中所指“管理内容和方法”并非该章的推荐标题。管理内容和方法应符合GB/T 15498-2003企业标准体系管理标准和工作标准体系中的要求。第三十五条 报告和记录报告和记录为可选要素，应规定该项管理活动所形成的报告、记录的格式、签发、传递路线和保存期限。第三十六条 附则第三十七条 其它为必备要素，它应作为每项管理制度正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门、实施时间。当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：制度自本制度实施之日起即行废止。现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。第三十八条 终结线在管理制度最后一个条款之后应有终结线，批准实施日期标注栏第三十九条 批准实施日期标注栏为必备要素，表述内容包括管理制度批准单位名称及日期、实施日期。例如：南通科技投资集团股份有限公司2010-07-25批准，2010-08-01实施”。第四十条 批准实施日期标注栏置于管理制度首页页脚处。第四十一条 编写标注栏第四十二条 编写标注栏为必备要素，表述内容包括管理制度版次、有效期限、起草部门、起草人、起草部门负责人、审核部门负责人及批准人，置于终结线之后版面下方。第四十三条 附录（或附件）附录（或附件）为可选补充要素，主要是帮助理解管理制度的内容，以便正确贯彻执行。管理制度的每次修订均宜在附件中说明各版次历次修改沿革说明。附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：范例；管理制度中所引用的参考性文献资料或目录；管理制度中所引用的政策法规名称；管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍。第四十四条 附件的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：表格式样或图例；管理制度历史上各版本的修改沿革说明。第四十五条 附录（或附件）中的图表编号与正文中的图表编号应分别采用不同编号方法。第六章 编排格式第四十六条 幅面与页边距第四十七条 幅面采用A4幅面（210mm297mm）。页眉、页脚按照本制度样板进行。第四十八条 页边距的设置：上边距为3.75cm、下边距为2.54cm,左边距、右边距各为3.17cm。第四十九条 名称制度名称用三号黑体加粗水平居中排，置于首页版面上部。单位名称与其它要素分行，行间距为3mm。第五十条 管理制度编号首页管理制度的编号置于名称后，与名称之间空一行，用小四号黑体加粗居版面右侧排。管理制度编号与管理制度正文之间用一水平粗实线分隔,线长同版面宽度。管理制度编号与水平粗实线的距离宜为2mm，管理制度正文与水平粗实线的距离宜为一行。从次页开始到最后一页，管理制度编号均置于页眉右侧，用小四号黑体加粗字体排。从次页开始，管理制度编号与正文之间无分隔线。第五十一条 章、条 章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。章的标题占两行。段的文字空两个字起排，回行时顶格排。章、条的编号及章的标题用五号宋体加粗排。条的标题及章、条、段的内容用五号宋体排。第五十二条 图、表管理制度中每个图、表均应有图题或表题并从1开始予以编号。即使只有一个图、表时也应编号。表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用小四号宋体加粗排。表内文字内容用五号宋体排。图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用小四号宋体加粗排。图内文字可用五号或小五号宋体排。第五十三条 终结线终结线置于管理制度正文的最后一条之下空一行，为一居中粗实线，长度宜为版面宽度的四分之一。终结线不能另起一面编排。第五十四条 批准实施日期标注栏批准实施日期标注栏应置于管理制度首页页脚两侧，与正文用同版面宽的粗实线分隔。批准单位名称及日期置于左侧，实施日期置于右侧，用五号黑体加粗排。 第五十五条 编写标注栏编写标注栏置于终结线之后，邻近页脚。该标注栏为表格形式，6列4行，宽同版面宽度。行高宜为10mm，列宽视情而定，应美观。编写标注栏内标题用小四号黑体加粗排，其它的用小四号宋体排。编写标注栏不能另起一面编排。第五十六条 附录（或附件）附录（或附件）编号以及附录（或附件）标题，每项各占一行，附录（或附件）编号用五号宋体,置于版心左上侧,附录（或附件）标题用四号宋体加粗，于附录（或附件）条文之上居中位置。附录（或附件）应另起一面，以后各个附录（或附件）通常另起一面。如果有多个较短的附录（或附件），也可接排，接排的附录（或附件）之间距离宜大于20mm。管理制度中如果同时存在附录和附件时，附件应排在附录之前。第七章 流程设计与编写第五十七条 制度与流程设计按照编号为TK/ZD-01.01-2013 企业管理文件编写制度实施。第五十八条 流程图基本符号流程图是指一种用图形描述原有的或拟议中的流程的方法，它运用简单的符号、线条和语言，以图形展示流程中的作业及其先后次序。第五十九条 职能流程图，又称为泳道图或跨部门流程图。第六十条 对流程图绘制的要求是简洁、清晰，不应过于复杂和繁琐。第六十一条 流程核心步骤工作标准第六十二条 任务程序、重点及标准：反映流程节点的事务标准与具体实施程序。时限：反映流程核心步骤工作的具体时间或频率。表单：反映流程核心步骤所涉及的表、单名称。台账：反映流程核心步骤过程中的记录与台账情况。文件：反映流程核心步骤涉及的制度与目标文件。第八章 制度与流程实施第六十三条 实施的必要在于使企业管理制度与业务流程真正落到实处，真正使遵守规章制度成为工作人员的自觉行动。其实施的具体内容体现在以下4条上。（1）认真学习、深刻领会（2）这是顺利实施各项规章制度的有力保证。（3）在认真学习、深刻领会各项规章制度的过程中，要明确学习各项规章制度的重要性、紧迫性，并加强学习各项规章制度的自觉性认真深入讨论，反复深刻领会，逐条、逐项、逐句地弄通弄懂，树立贯彻执行各项规章制度的决心、信心和恒心，使每个员工能自觉、自愿、一丝不苟地贯彻执行各项规章制度（4）强化监督、持之以恒第六十四条 企业制定的各项事务管理规章制度具有系统性、连贯性、完整性。只有贯彻始终，才能充分显示规章制度的作用。第六十五条 分管领导、公司办公室需要列出职能工作的重要事务项目，或职能部门关键绩效相关的项目，进行不定期检查，月度对这些工作的规范性按制度要求进行评价。第六十六条 在实施各项事务管理规章制度时要有信心、决心和耐心，以“贵在坚持，方能成功”为信条，面对其间的困难和障碍，不屈不挠、努力克服，以持之以恒的精神贯彻落实各项事务管理规章制度，从而充分发挥事务管理规章制度的作用。第六十七条 有效激励、奖惩分明企业实施各项事务管理规章制度的有力措施，为了使绩效与制度性奖惩真正起到鼓励先进、鞭策后进的作用，就应该在事实面前一视同仁、奖惩分明，奖励、处罚有根有据、合情合理。第六十八条 不断完善、逐步提高（一）应根据公司发展中具体情况，有组织、有领导