分公司经理管理手册.doc

二、分公司经理管理手册（一）分公司计划的要决1分公司业务计划的内容（1）分公司的业务计划依（a）分公司的规模（b）与总公司的关联性，（c）分公司的业务内容等，有所不同。（本节将以标准的业务计划来说明）。2订立业务计划的方法（1）要仔细研究其与总公司的业务方针、计划的关联性。（2）应充分分析过去的实绩，并彻底调查、收集情报、分析公司的内外环境，尽早订立计划。（3）勿沿用前期的计划，或订立惯性的计划，计划要比过去更具挑战性及创意。3与分公司经理的关联（1）分公司经理是订立计划的中心人物，故不可将分公司的业务计划全责委任给部属。（2）对部属所定的个别计划，应详细审阅。（3）计划的确实施行，是分公司经理的责任。（二）分公司收支管理的要决大多数分公司、营业处都采用独立计算制度，本节针对此种制度，说明其注意事项。1订立完整的利益计划（1）应订立确实精密的年度、期度利益计划。（2）计划不仅是数值的组合而已，还应包括其实行方法。2让关系者彻底保持利益意识（1）若关系者未彻底保持利益意识、成本意识，就不能达到利益计划的效果。（2）分公司经理应加强指导干部与员工，促其协力达成计划。（3）利益的来源为：1.增加销售额、2.增加毛利、3.节省经费。至于应以那一项为重，需正确地判断。(4)应随时将损益状况公布给关系者知道.3待遇应反映业绩（1）若能根据分公司的业绩，调整从业员的待遇，定能使利益计划的实施，更具效果。（2）若总公司无此限制，分公司经理应在权限内，设计独立的业绩反映方式。（三）分公司的组织与营运要点1分公司组织的特徽（1）分公司的组织虽然依其规模而有所不同，但均比总公司更具机动性。（2）分公司的组织，应依地理环境、业务内容来编制，不可模仿总公司或直接采用总公司的方式。2组织效率的运用（1）分公司的组织效率运用，要看分公司经理的作法，尤以其领导能力的发挥最为重要。（2）若将组织视为形式，运用不当，就不会产生效果，故应加强训练有关人员的团队精神。（3）在组织里，要特别注意：1分担、配置；2命令的传达；3责任与权限的明确划分。3组织的修正（1）分公司组织的大纲，应由总公司制定；至于细节的决定，则属于分公司经理的权责。（2）在分公司经理的权限内，应视环境的变化，修正组织，使之合理化。（四）分公司的裁决及书面请示的要决1与总公司权限规定的关联（1）应依公司所定的权限规定、书面请示规定处理。（2）若分公司经理的权责不够明确，应立即与总公司洽商，订立明确的权限规定。2确定分公司内的制度（1）应确立分公司的裁决承认制度。（2）这些规定的订立，若属于总公司所辖，应向经办部门请求制定分公司内的制度。若归分公司经理所辖，应立即指挥适当人选，订立制度。（3）既定的规则，不论总公司或分公司，所有有关人员均应遵守。3裁决、承认的注意事项（1）分公司经理对自己口头或书面所裁决、承认的事情，应负全责。（2）重要案件不要轻易裁决，亦不可因过于慎重而延误时机。（3）对于自己所裁决、承认的事项，应留意其实行情形与实绩。（五）分公司业务的管理1应有自主性（1）分公司、营业处对业务的推展，应作自主性的管理，不要在总公司的督促下才实施。（2）分公司的从业员，应依自己的目标及计划行动，作自主管理。（3）分公司经理应使上列（1）（2）项制度化。2掌握动向（1）需迅速确实地掌握整个分公司和员工个别的动向。（2）若能迅速了解业务推展的情形与动向，迅速订立必要的对策，必能获得事半功倍的效果。3缺陷、阻碍的处置（1）在业务推展方面，若发现缺陷或阻碍，应及早处置，这是分公司经理的责任。（2）对总公司的销售部门有疑问，或需要他们支援时，应尽速与之协商。（六）分公司召开会议的方法1会议制度的好处（1）需作必要的洽商或讨论时，才开会。（2）分公司的主要会议为：1干部会议；2各部门的研讨会（或会议）；3由总公司召开的会议等。2会议的进行方法（1）应事前通知参加者会议的议题。（2）要遵守时间。（3）理应参加者，均应出席。（4）设司仪。（5）不可变成特定者或个人的讲演会。（6）尽量让多数人发言（特别是要让他们说真心话）。（7）最后应将决议事项整理好，让参加者确认。（8）应在短时间内完成会议（时间不加节制的会议，徒浪费时间而已）。3分公司经理的注意事项（1）不要随便开会，不可变成喜欢开会的人。（2）不可变成分公司经理个人的演讲会。（3）会议中所决定的事情，要确实施行。（七）分公司目标管理的要决1.目标管理的意义（1）目标管理的观念，并非被动的，而是个人应主动地订立自己挑战的目标。（2）订立目标后，应作自我管理。（3）目标管理的方式特别重要，这是分公司的特徽。2决定目标的要决（1）应灌输目标管理的观念。（2）分公司经理应努力提高关系者的道德观念，及时保持正确的目标管理意识。（3）目标应依整个分公司、部、课、股别和个人别等分别订立。（4）个人目标的总合，即成为整个分公司的目标。（5）目标应视能力而定，不可过于好高骛远。（6）分公司经理订立目标时，应接受其直属上司的指导。3结果的检讨、反省、再挑战（1）设定每一目标后，对于其内容及实施的效果应加以分析、反省。（2）实施效果不好的目标、检讨后，应准备再度挑战。（八）分公司的销售业务1分公司的销售业务（1）分公司的销售业务与总公司的销售业务并无特别的差异。（2）应配合总公司的销售政策及促销策略（如新市场的开拓）。2销售方针与政策（1）应先了解总公司的销售政策，以适当地选取分公司的销售方针与政策。（2）销售政策包括商品政策、顾客政策、销售方法、宣传广告方针等。（3）分公司经理应负责决定上述两项的所有问题。3促销方案的企划（1）分公司应独立企划促销方案。（2）当分公司人员不足时，可借总公司促销企划人才的指导与协助。4适切地管理推销员的行动（1）要确实达成全体与个别（课、股别、推销员别）的计划及预定目标。（2）本章所介绍的有关管理部的项目均很重要。（九）分公司情报管理的实施要决1情报的内容（1）兜集得来的情报，须彻底地加以研究。（2）情报应取决于目前与将来分公司、营业处的经营不可或缺的资料。（3）分公司经理对情报的内容，应加以取舍选择。2情报的收集法（1）情报慨分为1公司内的情报，2公司外的情报。（2）有关公司内的情报（总公司与分公司内），应决定各方面情报由各特定的人负责，并决定情报的兜集方法。（3）对于公司外的情报之兜集法，更应讲究。对于非公司的、机密性的情报，则需要个别研究其兜集方法。3.情报的整理与活用（1）情报应有系统地分类整理，以便随时采用。（2）情报的目的在于活用。因此，应让关系者彻底地明了情报的内容与活用的方法。（3） 情报应不断地新陈代谢。（十）债权管理的注意事项1不可随便交给经办人处理（1）债权管理虽由经办者推销员及经办财务者直接管辖，但不可以一切都让他们处理。（2）分公司经理要经常审阅各客户的销售额、进帐、欠帐是否异常。2防止不良债权的要决（1）要让推销员彻底明了收回货款才算完成销售。（2）利用信用制度交易前，应彻底做好信用调查，并决定正确的信用限度。（3）交易开始后，需定期性地重新研讨信用限度。（4）应迅速获得客户经营或支付情况之异常情报。（5）若发现异常情况，应即采取必要措施（限制销售、促进货款回收、设定担保物、其他）。（6）上列事项，分公司经理应亲自指导部属并亲自采取行动。3.正确地把握实际情况要特别注意把握实态，以免部属对未收货款、回收情况等计算错误，或作伪帐等。（十一）分公司处理索赔问题的要决1.索赔的内容（1）分公司的索赔，大多是有关销售方面，以客户提出的索赔为中心。（2）承包商、进货对象、同业间为了专利问题等都可能提出索赔。（3）对于索赔问题，无论大小，均应慎重处理。2分公司方面的处理方法（1）要迅速、正确地获得有关索赔的情报。（2）发生索赔问题时，要尽快处理并订立对策。（3）分公司经理对于所有资料均应过目，以防直接的经办人忽略了重要问题。（4）分公司应订立索赔问题的处理标准（规定、形式等）。3.与总公司的相关部门联系（1）有关商品（制品）方面的索赔，大多与制造部门有关。（2）防止索赔问题的发生才是根本的解决之道，不可等索赔问题发生时才图谋画策。（十二）分公司商品管理的方法1保持适当的存货（1）分公司若有存货设备时，应特别重视保持适当的存货。（2）订立各商品的存货标准，籍以随时补货（或退货）。（3）除了从销售方面检讨适当的存货外，亦应从利息方面检讨存货量。2.进货及出货的手续（1）若有正式的存货地点，应指定仓库的负责人（专任者）。（2）进货、出货均应按规定的传票执行。即使与总公司间的调货情况，亦应按照规定行事。（3）人事、出库等记录，应考虑记录之利益与记录所需之手续的相关性，并采行利益较多的记录方式。（4）样品的管理容易受忽视，这一点要加以注意。3.盘存的清查（1）尽量每个月清查盘存，至少三个月要做一次。（2）清查盘存可明了分公司的正确损益情况，这是分公司的盈亏管理所必需的手续。（十三）分公司计数管理的要决1.计数管理的主要内容在分公司、业务处，计数管理的主要项目如下：（1）与利润有关的（销售额、退货减价、进货、毛利、存货额、存货回转率、经费、收款、回收率、其他）。（2）与劳动生产力有关的（个人平均销售额、其他交易额、出勤率、工作效率等）。（3）各种计划的预定与实绩间的差异。（4）经营法和计数分析数值。（5）其他2.让关系者彻底了解计数意识（1）让关系者了解数字的重要性、计数所产生的计划和行动、根据计数的成绩所作的评价等。（2）切莫捏造数字或玩弄计数。3.预估与实绩的研讨、对策（1）分公司经理应经常研讨整个公司、各部门、个人的预估与实绩的差异。（2）查明预估与实绩间，产生差异的因素，即时拟定对策及处理方法，并立刻采取行动。（十四）分公司财务管理的注意事项1.与总公司财务的关联性（1）分公司、营业处的财务，依总公司的财务、会计制度而有所不同。（2）分公司最少需设未收帐簿、未付帐簿、经费明细薄、银行存款薄、出纳薄等。2.财务处理要决（1）所设的帐薄，应迅速、正确的记载。（2）分公司若采独立之会计制度，其会计总帐、每个月的试算表，应迅速、正确地作成。（3）有关财务方面的问题应向总公司报告，或呈递资料，或迅速正确地与总公司联系。（4）财务管理并非仅限与数值的统计，故应强化会计的管理制度。3.分公司经理的注意事项（1）分公司经理应熟习财务知识。（2）有关损益的数值，分公司经理应让干部（有时要让全体员工）正确了解。（3）分公司经理应考虑财务制度的合理化与效率化。（十五）分公司出纳的注意事项1.分公司的出纳（1）分公司的出纳依（a）分公司的规模，(b)总公司的财务制度(c)是否有独立的会计制度，而有所不同。（2）原则上，不要把售货款的进帐，充当公司的经费使用。（3）金钱方面容易发生不正当、不轨的行为，故应严格处理。2.出纳的处理要决（1）设立出纳薄（2）进款、付款时，应依规定开传票或证明文件（特别要注意预付款。（3）每天均应核对余款额。（4）选定分公司内的出纳管理者时，应慎重为之。（5）对于出纳薄、经费明细及相关的凭证文件，分公司经理均应过目。3.分公司经理应以身作则（1）如分公司经理对金钱常有疏忽，部属也会效仿。（2）分公司经理应率先遵守金钱处理的手续。（十六）分公司固定资产管理的注意事项1.分公司的固定资产（1）主要的固定资产有建筑物、机械装置、车辆运输器具、工具、土地等。（2）分公司的固定资产为建筑物、车辆、土地等。2.固定资产管理的处理手续（1）固定资产是总公司的财务及总务的管辖事项，故总公司的财务与总务部门应制作并保管固定资产总帐。（2）分公司、营业处亦应作固定资产总帐（或卡片）。（3）现物管理也很重要，对每一固定资产应小心地保存、维护、防灾、防止散失等。（4）分公司内应设固定资产管理负责人，分公司经理为总负责人。3.办公室的管理（1）办公室的管理、维护，对处理事物的环境、效率，是相当重要的事。（2）应注重建筑物的保持、修缮、防灾及空气调节、冷暖设备、采光、隔音、清扫等问题。（十七）分公司文书管理的要决1.应依文书规定（1）分公司的文书处理应依总公司的文书规定实行。（2）分公司经理应了解文书规定，并应使关系者了解（事实上，不了解的人很多）。2.收信、发信与文书的制作（1）分公司应设立文书管理的负责人。（2）重要的文书，金钱方面的收、发信等，应记入收发登记薄内。（3）对外的文书会直接影响外人对分公司的印象，故应让职员制作正确的文书（分公司经理本身应先了解）。（4）常用的文件，应编订节例。3.文书的整理、保管、废弃（1）文书的整理应使用统一的分类法及档案制度。（2）文书应依固定的年限保存，不可让各部门或个人随意处理。（3）特殊的文件应作记号，适当地保管，以便急用时易于取阅。（十八）分公司雇佣人员的要决1.分公司雇用人员的手续（1）分公司雇佣人员时，应依总公司的人事规定行之。（2）若正式的职员须由总公司雇佣的话，则分公司只能雇佣临时或兼职人员。（3）分公司欲雇佣人员时，须注意雇佣手续。2.招募、雇佣的注意事项（1）选定适当的招募方法（如经由学校、职业介绍所、公开徽求、人际关系、挖角等）。（2）雇佣考试应慎重（除了面试外，亦应笔试、测试性向、身体检查等）。（3）雇佣考试时，分公司经理要在场。（4）雇佣手续必须完整（安插职位、提出保证书、职前训练等）。3.如何管理新雇用者（1）不论是由总公司雇佣或分公司雇佣，待遇要公平。（2）职位的安插应适才适所。（3）分公司经理应主动地激励，关照新雇佣者。（十九）人员配置、调动的注意事项1.由总公司调过来的人（1）分公司经理应向分公司内的全体人员介绍，并尽量让大家对新调过来的人有良好印象。（2）仔细地向他说明分公司的情况（包括分公司内外的情况）。（3）分公司经理要安抚被调来的人，以免他有左迁之感。2.分公司内的配置、调动（1）若分公司的规模大，应依总公司的规定做定期性、临时性的配置、调动。（2）配置、调动可振奋人心、消除惰性，可以 达到适才适所的目的。（3）配置、调动时，应参考部署的申请及直属上司的意见。（4）不可经常配置、调动。3.调回总公司时（1）分公司经理应以适才适所为原则，不吝惜提出意见。（2）虽应参考部署的申请，但不可受其影响。（3）切勿以调到总公司为荣，而不愿待在分公司。（二十）分公司内的就业条件1.就业条件的内容（1）就业条件是指工作时间、上班、下班、休息、休假、加班、值班等。（2）就业条件应以总公司的工作规则及就业规则为基础。（3）分公司若欲制定独立的就业条件，应获得总公司的批准与承诺方可。2.就业条件的遵守（1）分公司、营业处因远离总公司，故易松弛就业条件的遵守，关于这一点应特别注意。（2）分公司经理应以身作则，严守上、下班时间及休息时间。（3）若就业时间有变更，或过长期假日时，一定要通知关系者。（4）对于员工的勤惰管理必须予以制度化。3.工作时间的观念（1）分公司经理应留意，工作时间有日益缩短的趋向（每周休息2天）。（2）工作时间长短与工作效率有密切的关系。（3）在工作时间内，要努力工作，不可拖延，虚掷时间。（二十一）分公司内的奖惩处理法1.奖惩的重要性（1）信赏必罚是人事管理用人的基本要件。（2）有公正、恰当的奖惩，才能（a）维持集团（组织）的规律(b)提高道德心(c)对公司及上司产生信心(d)培育人才等。2.与总公司人事部门的关联（1）分公司的奖惩应依就业规定行之；就业规则的订立是总公司人事部门所管辖的事项。（2）奖惩应依总公司、分公司的权限、人事处理的手续行之。（3）奖惩有轻重之分，轻惩的由分公司经理处理即可。（4）除了依就业规定所作的奖惩外，分公司经理对部署的褒奖、责备也算是一种奖惩。（二十二）有关辞职的注意事项1.尽快获得情报，加以慰留（1）除了公司原本就有意辞退的人以外，应尽力挽留。（2）若等部署提出辞呈，才获知部署的动态，就太慢了。（3）分公司、营业处的规模较小，只要分公司经理留意部下的言行，就可及早获得情报。（4）慰留的方法，依情况、个人的立场及性格而有所不同。2.辞职手续（1）业务的交接要彻底，不可有遗漏，分公司经理应在场。（2）辞职人员的金钱之退还、结算，或分公司须交给他的各种证书，应迅速正确地办理。（3）对辞职人员，应愉快地为他送行。（4）总公司的人事部门，应订立完整的辞职手续。3.了解辞职理由与订立对策（1）应彻底明了辞职的理由（有表面上的理由与真正的理由）。（2）若原因发生在公司或分公司之不善，应设法消除不善的原因并立对策。（二十三）分公司提高道德观念的对策1.除去阻碍提高道德观念的因素（1）阻碍道德观念的原因，依分公司、个人而有所不同。（2）小规模的分公司，只要仔细地观察从业员的言行，即可知道。（3）人数多时，可作道德观念的测试。（4）若为分公司经理所能解决的因素，应尽诉解决。2.确立分公司的主体性与保持分公司的荣誉（1）分公司若不具备主体性、自主性，将无法提高士气。（2）分公司经理的作法，对公司的影响很大。（3）在分公司服务的人，应保持荣誉感，切莫有左迁的感觉。3.分公司经理应保持主动性（1）分公司经理的做法，对提高关系者的道德观念有很深的影响。（2）分公司经理对提高部署的道德观念，应保持积极、主动、热衷的态度。（二十四）分公司内的人际关系1.视分公司经理的作法而定（1）因分公司的人数少，故经理的影响力较大。（2）若分公司经理具有领导力及魅力，则整个分公司必会保持和谐的人际关系。（3）规模大的分公司，中坚干部（领导者阶级）的作法也很重要。2.避免虚浮的人际关系存在（1）过分和谐的人际关系，往往会丧失积极性而停止进步。（2）企业经营是一种竞争，故需适当、严格地管理部属。（3）不可把人际关系与放任混为一谈。3.改善人际关系的注意事项（1）实施道德观念的测试，设法除去阻碍的原因。（2）应改善沟通上的问题，这是人际关系恶化的最大因素。（3）分公司经理要制造机会，尽量多与员工见面、洽商。（4）提案制的实施，对改善人际关系亦有效果。（二十五）分公司内的意见沟通1.上下的沟通（1）上下的沟通分为（a）自上而下（上意下达）（b）自下而上（下意上达）两种。（2）上意下达有指示、命令、通知、公告、说明等，分公司经理与干部的作法特别重要。（3）下意上达须经报告、提出意见、洽商等方式实施。分公司经理应注意接受下意之态度。2.横的沟通主要的方法如下列：（1）经由会议、协调会、检讨会 有制度地召开关分公司内的各种会议。（2）经由文书 利用文书传阅，或将影印本送到相关部门。（3）经由口头 互相用口头说明自己的意见，这时，谈话的方式很重要。3.私人间的沟通 经由日常的谈话、兴趣、娱乐、私人的交际等，对沟通问题的改善很有效果。（二十六）庆典发生时，分公司经理的注意事项1.一般的要决（1）分公司经理应尽量参加各种庆典。（2）庆典对当事人有重大的意义；处理时，不可无动于衷。（3）有关庆典的消息，应尽早获得，不可疏忽。（4）重要的消息，应与总公司的相关部门联络。2.分公司内的庆典（1）分公司、营业处所举行的庆祝事项（新屋落成、过年纪念等），不可太铺张。（2）职员有庆典时1.若为喜事，应衷心地表示庆贺，2.若为丧事，应体谅当事者的心情。（3）分公司经理应尽量避免让部属在同一时日举行婚礼。3.有关对象发生庆典时（1）依对方与公司的关系，及庆典的内容作适当地处理。（2）重要的有关对象或盛大的庆典，分公司经理必须亲自参加。（3）分公司应设定处理与分公司有关对象的庆典标准。（二十七）分公司安全卫生的注意事项1.安全卫生管理的重视（1）安全卫生问题以防患未然最为重要。（2）分公司经理应彻底了解这方面的知识，并指导有关人员订立必要的对策、措施等。2从业员的健康管理（1）无论如何忙碌，均要实施定期健康检查。（2）定期健康检查的结果，若有人需作更仔细的检查，应尽快让他到医院去。（3）要注意每一从业员的健康状况；必要时，可变更就业条件或作适当的配置、调动等。3.安全管理的注意事项（1）最重要的是防止车祸发生。（2）对交通安全措施、汽车管理应特别注意。（3）不可让无驾照或不适合驾驶者担任驾驶工作。（4）分公司、营业处若有移动或搬运重物的工作，或完工、加工等的场所，应对有关的设备、机械、作业方法等作定期性的检查。（二十八）分公司防火、警备的要决1.防火体制的确立（1）灾害经常突然地发生，故平常就应订立对策及采取预防措施。（2）设备防火负责人、安全管理者，确实施行预防措施。（3）注意建筑物、设备、减火器、门户等可有不备之处；钥匙的管理特别重要。（4）借助外部机构（警备专门公司等），并与之保持适当的联系。（5）以分公司经理为队长，编制消防队。2.教育、训练的实施（1）利用机会，接受政府关系机构（消防队、警察局）主办官员的指导。（2）假设紧急事态发生，实施训练（如防火演习等）。3.非常情况发生时的处理（1）不要惊慌、保持冷静、迅速处理。分公司经理的态度很是重要。（2）要立即采取紧急措施，再向总公司报告。（3）灾害发生时，应与有关方面适当地联系。（二十九）分公司经理履职时的注意事项1.在分公司内（1）履职时，应集合全体人员，向他们问好。（2）除了说“多多关照”外，亦应叙述自己的抱负，让部属了解自己的为人。（3）对不满意的履职，也不可表示不满的态度及言行。2.有关对象（1）尽量找机会，作履职的礼貌拜访。（2）礼貌拜访的内容要以简单为原则。（3）若需要拜访的人很多，寄履职通知信即可。3.努力的方针（1）对于分公司内、有关方面、当地的事情等应积极地去了解。（2）不了解的事项要坦率地请教。（3）不要滥用分公司经理的职权。（三十）洽商、交涉时，分公司经理的作法1.分公司经理要亲自处理（1）洽商、交涉包括1.交易方面，2.金融机构，3.有关的政府机构，4.同业与邻近住民，5.对总公司等多方面的问题。（2）对于困难的事情，分公司经理应亲自处理。（3）不可把自己不喜欢做的事情推给他人（部属）。2.事前的调查与计划（1）事前应充分调查分析有关的问题、案件等（对象、背景、过去的经营、其他）。（2）彻底研究交涉的方法及策略。（3）交涉的基本原则是诚意、诚实、热心、耐心、勇气等，不可光凭小技巧或口头说说而已。3.对经办人的指示、指导、支援（1）分公司经理指导经办洽商、交涉的人员。（2）碰到难题时，特别要加以鼓励，振奋对方的勇气。（3）需要分公司经理支援时（根据实况或推断），应立即采取行动。（4）成功后，要给予适当的奖励。（三十一）接受业务调查时的注意事项1.彻底地作事前地审阅（1）接受定期稽查以前，分公司经理对主要项目，应亲自作事前地审阅。（2）审阅时，若发现有问题，不要隐瞒或采取敷衍的态度。（3）发生问题时，要反省自己的不周并图谋根本的对策与合理的措施。（4）平常就应经常审阅，碰到抽查时，才不会有问题发生。2.对待经办人的要决（1）不可阿谀、卑躬屈膝或仗势凌人。（2）要保持冷静、温和、公正的态度。（3）对经办人应加以慰劳。3.被指责有问题时（1）被指责有问题时，应冷静、坦率地听取。（2）自己有错误时，即应采取改进措施；对于指责，不要加以辩解。（三十二）分公司内防止不正当行为的注意事项1.业务处理的制度与手续（1）大多数不正当行为的发生，均起因于制度、手续的不够完备。（2）分公司必须具备金钱处理、采购（包括采购事务用品）、商品管理、交货等的处理制度。（3）依总公司的处理制度、计划，制定分公司独立的制度。2.掌握重点的要决（1）可授权给部属，信任部属，但不可让他全权处理，而自己毫不关心。（2）分公司经理应经常审阅关重要的业务，以掌握重要的事项。（3）须能敏感地察觉有关人员的执行事务的态度、言行、行为的异常。（4）要继续不断地教导部属为人处世的道理。3.发觉不正当行为的态度（1）不可依谣传、想象来判断；应据事实的真象处理。（2）发生时，要立即采取善后措施。（3）不要只作临时性的措施，应订立根本的对策，以防再度发生发生。（4）部属的失败，自己亦应负责。（三十三）对总公司的报告、联络要决1.已经决定的事项应确实地遵守（1）公司制度上规定必须报告的事项，应确实地遵守。（2）最重要的是，严守报告日期，报告内容要正确。（3）分公司经理出差或不在分公司内时，部属容易随便作报告，关于这一点，应加以注意。2.注重效率（1）时间、手续、经费、报告、联络方法与内容都必须注重效率。（2）有效率的报告，举例如下：1.文书报告应简洁，易于了解。2.电话报告时，应长话短说。3.邮寄时，尽量把各种报告整理好，一并邮寄。4.尽量利用最方便的方法，传送报告。5.研究利用电话、电报、TELEX、邮寄等，何种方法较为便捷。3.提出意见（1）有关报告的内容、方法等，有疑问或意见时，应拒理力争。（2）由于总公司各部门的立场、判断标准不同而容易向分公司要求不同形式的报告。（3）总公司往往有很多人并不了解分公司、营业处的事情。（三十四）和总公司保持良好关系的要决1.应采主动、积极的态度（1）分公司在营运上，应与总公司保持良好关系，这是相当重要的事情。（2）分公司经理应利用各种机会、方法，与总公司保持良好关系。（3）千万不可不采取行动，而只抱怨他人或存有受害意识与自卑感。（4）不可对总公司盲从，应存有善意的对抗意识。2.正确地报告、联络、洽商（1）规定的报告和有价值的情报，应迅速、确实地送达总公司。（2）业务上的联络、洽商应经常举行。（3）分公司应主动与总公司联络。3.访问总公司（1）为了促进彼此间的良好关系，应有效地利用时间，把握机会。（2）除了拜访相关部门的经办人外，应尽量多会见其他部门的人员。（3）要在不惹人厌烦的情况下，介绍自己与分公司的情况。（三十五）管理者的基本条件管理者必须发挥领导精神，这种精神是各种条件的总合。下面列举领导者所需的主要条件，并应努力于各种条件的强化及进步。1.统帅力 若不能完全掌握及统帅部属，就没有管理者存在的意义。2.指导力 管理者本身纵使很优秀，若不指导、栽培部属，亦不能成事。3.洞察力、判断力 要洞察各事项的本质，才能作正确的判断。4.创造力 除了利用部属的创造力外，经理、课长本身若具备优秀的创造力，必能相得益彰。5.体力、意志力 若身体虚弱，是无资格当领导者的；因为有很多事情，需要管理者亲自作决定。6.政治力 即交涉方面的能力。7.个人的吸引力 最低限制不要让他人对自己产生反感；要获得部属的好感及尊敬，这是领导者应有的条件。（三十八）管理者的职责1.有很多管理者并不了解自己的职责（1）分公司经理、营业处长应全面、正确地了解自己的职责。（2）站在管理者的上司或部属的立场来看，很多管理者常做出不适合自己职位的工作或事务。2.把握的原则（1）首先，管理者对自己应做的事务，必须有学习的精神。（2）其次，应依自己公司的组织、职务规定等，把握分公司经理、营业处长的责任范围。（3）再者，需视情况的变化，判断何事最重要，何者应先处理。3.不能偏重于自己的爱好（1）管理者往往因专注于自己的特长或喜欢的事，而忽略（例如，喜欢销售的销售经理，专注于销售活动，而忘却管辖全体的责任）。（2）事实上，自己不拿手或讨厌的事情，有很多是管理者应尽的职责。（三十七）部门方针的确立与贯彻1.部门方针的内容（1）部门方针是指分公司经理与营业处长，自己所管辖范围内，订立的业务营运方针。（2）方针分为长期方针（35年）与短期方针（1年以内）两种；分公司经理所决定的，乃属于短期方针。（3）部门方针的确立，应以总公司的营业方针为基础。2.如何订立部门方针（1）正确了解总公司的经营方针与上司的政策，拒以订立适当的部门方针。（2）分公司、营运处对于各方面的问题，均应制定方针。（3）配合当年或当期的营运重点及公司努力的目标，来订立部门方针。3.部门方针的贯彻（1）除了以口头发表及说明外，还要发布文件，以期方针能正确并彻底地实施。（2）尽量避免自己（上司）认为有关人员属下及其他人）已经明白，而实际上并未彻底明了的情况发生。（3）部门方针公布后，仍需反复地加以说明。（三十八）干部所需的自觉与矜持1.有自觉才会有正确的行动（1）管理者本身缺乏干部的自觉的话，往往会有错误的的行动及失误的情况发生。（2）无论面对何种事态、对象、场面，均不可失去干部的自觉。2.自觉心（1）干部、管理者首需要了解自己的职责后，才会产生正确的自觉意识。（2）了解身为干部者的职责后，才能言行一致，并产生正确的自觉意识。3.干部应有的矜持（1）矜持亦即自尊心。首需对自己（干部）的立场和能力要有自尊心，而维持自尊的方法亦因人而异。（2）缺乏自尊心与信心，往往是懦弱而无主见的人，这种人是没有资格当分公司经理及营业处长的。（三十九）管理者本身的事务处理要决1.部属是自己的镜子（1）欲了解领导者的才能如何，观察他的部属便可以一目了然。管理者应记住这个原则，以为处事、行动的准则。（2）若有不能进步、不能充分发挥能力或不能主动办事的部属，管理者应视之为自己的责任。2.最重要的是以身作则（1）想利用口头或小技巧指导他人，是不会有效果的；必须身为表率，部属才会服从。（2）上司是部属的模范，若干部本身经常迟到，就不能对迟到者提出告诫。（3）干部应怀有先忧后乐的态度。3.经常反省（1）虽然自己认为没有错，但是若以别人的观点来看，就会发现自己的言行，或对事务的处理，有很多错误之处。（2）若能经常自我反省，就可发现自己的缺失；这时，应有坦率接受的勇气，并立即改正。（四十）自我启发的要决1.自我启发的重要性（1）自我启发对所有的人都是必要的，对身为组织领导者的干部，更是重要的事情。（2）人大多有好逸恶劳的本性，管理者亦不能例外。2.自我启发的方法（1）工作方面 对自己的工作，尽全力以赴，自然就会进步。（2）生活方面 若能适当地安排自己的生活，使之更充实，也是一种自我启发。（3）要作各种努力与学习 阅读、听取他人的意见、自我学习、参加研习会、参观等，都可以增广见闻。只要肯努力，学习的方法是无穷的。3.继续不断地努力（1）人的成长需要长时间、继续不断的努力。（2）没有耐心，或忽冷忽热的学习态度，是不会有效果的。一个人一辈子都需要继续不断地努力。（四十一）权限委让的方法1.权限的内容（1）权限委让是根据一般的职位（经理、课长、股长等）所划分的。（2）权限分1.共同权限，2.个别权限，第一种是职位间共同的，第二种因职种而有所不同。2.权限规则的决定（1）对于主管以上的人，因有全公司性的权限规定（虽然有些事情没有规定），依此规定执行即可。（2）主管以下，既股长、主任及一般职员，亦需明确地规定其责任权限。（3）干部应在可能的范围内，决定自己的部属的责任与权限。3.委让的要决（1）若欲将工作的决定及处理委让给部属，应视各部属的能力来处理。（2）各部属之能力的判断，应公正客观地把握。（3）虽然有些不放心，但是，亦应将简单的事情委让给部属，否则，部属永远不能磨练其能力。（四十二）管理者配置工作的方法1分担的工作要适量、适质（1） 分公司、营业处、的业务分担，可依分担规定等实施。至于干部应分担何种工作则是一个重要的问题。（2） 个人的业务分担，量的方面不可遇多或遇少，质的方面亦应求适切。2.正确地把握实情。（1） 身为干部者必须知道自己的部署应负责何种工作。（2） 最好能制作一张图表，以了解各部属的工作情形。（3） 人数多时，定期的作个人的职务分析与调查，也是一种方法。3重点放在重要的工作上（1）分公司、业务处的工作配置，应从最重要，不可或缺的工作开始。（2）不可因工作太多或工作忙碌，而忽略了工作的配置。（3）业务的重要性依内外情势的变化而有所不同，故不可把分担的工作之责，固定的让一个人处理。（四十三）命令部属的方法1.命令系统的确立与遵守（1）命令系统是联络组织上下的系统，但有些部门并未明确地设定此种系统，致使指示、命令发生冲突。（2）原则上，命令系统应将命令依序下达；如有特殊情况，需直接命令时，亦应将命令告诉受命者的直属上司。2.命令的内容要明确（1）命令的内容应具体、简洁，易于了解。有时，自己认为易于了解，但对方（受命者）可能并不明了。（2）命令的内容，切莫加上希望、注意事项或抱怨等。3.要确定受命者已经完全了解（1）最好让对方复诵一次，以确认他是否了解。（2）一定要让受命者揣备忘录，以便把内容记下来。4.经过和结果的追逐（1）不要以为命令下达，便算了事。（2）若受命者未提出报告，应主动地追踪，察其结果。（四十四）接受部属报告的方法1.报告制度的确立（1）应于事前决定提出报告的对象、事情之间及方式。（2）一定要让部属遵守报告制度。对于不做者，应加以强调（或反复地说明），促其履行。2.接受报告时（1）要让提出报告者先说出结果，若有时间应尽量听其说明经过。（2）口头报告时，接受者应保持热心倾听表情及态度。（3）对于书面报告，应一一审阅。（4）不管是口头或书面报告；若部属的报告不得要领时，身为上司者，应予以教导。3.安抚、指导与支援（1）部属完成报告后，一定要加以安抚与指导。（2）必要时，应做指导。若认为部属需要支援时，应立即行动。（四十五）褒奖部属的方法1.褒奖的重要性 基于下列理由，用人时，褒奖是不可缺少的（1）褒奖后，部属会产生信心，信心就足。（2）受到褒奖，心境自然愉快，碰到困难，也不觉得苦。（3）受褒奖后，会增加对上司的信赖感2.褒奖的要决（1）褒奖就是承认对方的优点与自信。（2）褒奖时1.要了解值得褒奖的事实，执己见的话，将会看不见他人的优点，更不论褒奖他人了。3.不可虚意奉承（1）奉承与褒奖在意义上稍有不同。奉承的话说得太夸张或空口说白话。（2）奉承之事，偶尔为之，并无大害，但常常如此，会致使1.部属变得无能，2.甚至对上司失去信赖感。（四十六）告诫及责备部属的方法1.告诫及责备的必要性（1）褒奖会使人内心舒适，是用人时不可缺的。但若要栽培部属，告诫及责备亦是