合同订立管理办法(征求意见稿).doc

*公司合同订立管理办法（征求意见稿）第一章 总则第一条 为加强合同订立管理，防范法律风险，减少失误，提高经济效益，根据公司合同管理制度的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称合同是指公司在经营活动中对外与各企、事业单位、个人等合同主体所签订的一切合同、协议。第三条 本管理办法包括合同的起草、审批、签订等过程的管理。第四条 公司的法定代表人是公司合同管理主管领导，公司常务副总为合同管理的直接领导，第五条 公司合同管理机构为经济管理部，设合同管理专职人员，负责公司合同订立管理的日常工作。第二章 合同起草第六条 合同起草前应与客户进行交流、充分沟通，达成一致意见，完成谈判工作。（一）谈判前，谈判人员应收集对方（客户）单位信息，了解对方情况，提出应对方案，起草谈判方案，有关的文件资料。（二）按谈判方案与对方进行谈判，并灵活应对突发问题；保持与公司领导沟通，交流意见，适时调整谈判策略，争取实现我方既定目标。（三）若没有达成一致意见，需要下次继续谈判，双方应就本次谈判情况拟定备忘录或者纪要，双方人员签字确认；若达成一致，应商洽有关合同起草、签订事宜，为签订合同做准备。第六条 承办部门与合同客户就合同主要条款商定后，由承办部门负责起草合同文本。第七条 合同及其有关的书面材料应当语言规范、字迹(符号)清晰、条款完整、内容具体、用语准确、无歧义。（一）承办部门起草的合同一般应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量和质量、价款和报酬、履行的期限、地点和方式、违约责任及解决争议的方法等条款。（二）起草的合同应符合以下要求： 1、当事人的名称当事人的名称、住所。合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况证明的当事人的名称、住所应保持一致。合同承办人在起草合同前必须对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及可行性进行审查,并收集整理相关资料,以备合同审批机构进行审批。2、合同的标的。合同标的应具有唯一性、准确性。买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容。服务合同应约定详细的服务内容及要求。对合同标的无法以文字描述的应将图纸、照片、多媒体文件资料等作为合同的附件。3、数量合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、电子邮件、送货单、发票等）。4、质量有国家标准、部门行业标准或企业标准的（尽量采用现行有效的国家标准），应约定所采用标准的代号。化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点5、价款或报酬价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款。价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确。价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定的日期后多少日内。6、其他费用与合同有关的运输费、搬运费等各项销售费用应在合同中约定清楚，交易惯例不需要在合同中约定但需要我方支付的费用，合同承办部门应在审批表中或者附表中详细列明。7、履行期限、地点和方式履行期限应具有确定性，难以在合同中确定具体期限的应约定确定期限的方式。合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级的具体地点（如所在地门牌号）。8、保密条款对涉及公司秘密的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。9、违约责任根据合同法作适当约定，应尽量具体，注意合同的公平性。尽量使本方少承担责任或不承担责任。10、解决争议的方式解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。11、合同的担保合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。订立依法可以设定担保或者对当事人的履约能力没有把握的合同,应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。12、其他合同条款如合同术语解释、合同变更与解除等条款以及一方要求注明的条款。第八条 合同起草时，承办部门应主动向合同管理部门咨询，征求意见，尽可能减少或规避风险。第九条 承办部门将合同起草完毕后，应送合同管理部门对合同进行初审。第十条 经合同主管部门初审合格后，承办部门方可填写合同审批表并按照规定程序进行审批。 第三章 合同审批第十一条 承办部门起草完毕合同草案后，按下列程序报批：（一）由合同承办部门人员将起草完毕的合同送部门负责人审查，承办部门负责人审核后报分管领导审核。（二）经分管领导审核后，将合同审批表（附后）附相关资料报公司财务部门及分管财务副总审核。（三）财务部门及分管财务副总审核后，将合同、合同审批表、附件报合同管理部门及分管副总审核；合同管理部门应对合同的法律的有效性、风险性进行评审，签署意见。（四）合同管理部门及分管副总审核后，将合同、合同审批表、附件报法定代表人或常务副总审批。（五）经法定代表人或常务副总审批同意后，公司及所属各部门方可按统一规则对合同编号、执行合同的签订。第十二条 合同需其它专业部门审核的，应送专业部门审核；对公司发展影响重大的重要合同及协议，在签订前应送公司外聘的法律顾问审核，并提出意见。第十三条 合同需要变更的，由合同承办人按照前述规定起草相关合同或者补充协议，由合同承办人填写合同（变更/解除）审批表（附后），按所规定程序报批。（一）书面形式的合同，严禁采取口头方式变更、解除合同。（二）我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。第四章 合同签订第十四条 合同审批完成后，由公司法定代表人或者指定委托代理人与客户签订正式合同。（一）指定委托代理人与客户签订正式合同前，应出示授权书等法规文件；重要的合同我公司应持有二份以上。（二）指定委托人应将经双方签字确认的正式合同和合同审批表送合同管理部门用印。（三）合同管理部门用印前应对签订的正式合同逐一检查，核对，确认无误后方可用印。除特殊情况外，原则上不能在空白合同上加盖合同专用章，对需领用的盖鲜章的空白合同，由使用部门提出申请，经合同管理部门分管副总签字同意后，由合同管理部门发放盖鲜章的空白合同并作好登记，使用部门应作好空白合同领用及回收销号的记录台账。第十五条 合同经双方签字、盖章后，按法律法规规定或合同约定必须办理公证的，由合同管理部门负责办理。第十六条 重要的合同签订后，原件应当随合同审批表送合同管理部门备份。第十七条 合同正式签订后，合同承办部门才能进行请款、采购、销售等具体的合同执行程序。相关部门未见到合同原件或经合同管理部门确认的合同复印件的，不得办理相关手续。第五章 附则第十八条 本办法由经济管理部负责解释。第十九条 原有相关制度如与本办法冲突，以本办法为准。第二十条 本办法自发布之日起执行，附合同审批表合同审批表一、合同名称及编号： 二、对方情况：项目详情备注对方名称住所、邮编及联系电话法定代表人姓名及电话代理人姓名及电话营业证件及号码三、合同主要内容 四、合同审批程序审批部门审批意见签名合同执行部门执行部门分管副总财务部分管财务副总经济管理部分管经济管理部副总董事长或常务副总五、合同用章程序程序项目签名打印合同合同与最终确认稿内容一致用章审核合同与最终确认稿内容一致注：本表与合同送审稿、合同原件一同保管。附合同（变更/解除）审批表合同变更/解除审批表一、合同名称： 二、合同变更/解除原因： 三、合同变更/解除内容：项 目原合同内容拟