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DRAFT 全国总办管理体系操作实务主讲 总裁办公室主任梁弋日期 2004年5月 CONFIDENTIAL Presentation19 17 20031 06 45PM 1 全国总办管理体系操作实务 一 全国总办管理体系架构1 全国总办管理体系架构略图2 总裁办公室组织架构 总部 3 总经理办公室组织架构 分部 三级公司 二 总裁办工作职能及岗位职责1 工作职能2 岗位职责 全国总办管理体系操作实务 三 总办系统专项职能描述1 公文印信管理2 计划任务管理3 授权管理4 开业考核5 加盟店管理6 档案管理7 法律事务处理 全国总办管理体系操作实务 四 制度建设五 新分部总办系统开业流程 Presentation19 17 20031 06 45PM 5 一 全国总办管理体系架构 Presentation19 17 20031 06 45PM 6 Presentation19 17 20031 06 45PM 6 Presentation19 17 20031 06 45PM 6 2 总裁办公室组织架构 总部 架构图3 总经理办公室组织架构 分部 三级公司 L级分部M级分部S级分部 Presentation19 17 20031 06 45PM 7 Presentation19 17 20031 06 45PM 7 一 全国总办管理体系架构图 Presentation19 17 20031 06 45PM 7 总裁 常务副总裁 总裁办公室 总部各职能中心 总部各直属部门 分部 以L级分部为例 分部总经理 总经理办公室 总经办主任 行政主管 总经理秘书 档案管理员 信息员 选址主管 Presentation19 17 20031 06 45PM 8 二 总裁办工作职能及岗位职责 总裁办工作职能及岗位职责 管理地位 管理职能 总裁办公室是公司的行政监督和管理协调中心 处于承上启下 组织实施 督察指导的管理地位 在行政隶属关系上归公司总裁和常务副总裁直接领导 是总裁和常务副总裁的事务保障单位 总裁办公室是公司行政监督 公文管理 计划任务管理 授权体系管理 档案管理 法律事务处理 加盟店管理 新分部开业考核 秘书管理等工作的管理机构 并履行对公司的各项经营管理事务进行监督和协调职能 贯彻公司最高领导的决策精神 督察各单位执行情况及工作绩效 实施对总办系统的工作督导及业务管理 管辖机构 总部管辖部门 计划室 开业协调部 公文部 法律事务部 档案室 秘书室 总裁秘书组 副总裁秘书组 分部管辖部门 总经理办公室 Presentation19 17 20031 06 45PM 10 授权体系管理 新分部开业考核 行政监督 公文印信管理 档案管理 总裁办工作职能 法律事务处理 加盟店管理 计划任务管理 秘书及会议管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 11 Presentation19 17 20031 06 45PM 11 Presentation19 17 20031 06 45PM 11 部门工作职能及岗位职责链接 Presentation19 17 20031 06 45PM 12 三 总办系统专项职能描述 1 公文印信管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 13 Presentation19 17 20031 06 45PM 14 公文印信管理 1 公文管理概述2 公文管理的主旨3 各级单位相关责任4 公文的等级5 公文的编写规范6 公文的转发时间7 公文管理流程8 分部上报会议摘要要求9 印信管理规定 公文管理概述 正式签发的文件 内部往来文件 指按公司统一标准格式拟写 由各单位总办统一授号 用印 下发 并存档的文件 正式签发的文件以外 需报送直接上级审批或送平级管理单位解决的文件 直接上级或平级管理单位签署意见后需将结果及时返回呈报单位 呈报单位根据意见承办 Presentation19 17 20031 06 45PM 16 Presentation19 17 20031 06 45PM 16 Presentation19 17 20031 06 45PM 16 公文管理的主旨 保障公司各级管理体系中公文的准确性 规范性 时效性及保密性 提高公司整体行政办公效率 保证政令畅通 各级单位相关责任 总裁办 各分部总经办对发文权限 按授权 格式 发送范围等进行审核 对文件内容有明显错误的 有建议修改权 拟文单位根据文件内容拟定发文范围 并对文件结构逻辑层次 内容 各类语病及错别字进行审核 校对 签发人对签发文件负全部责任 公文的等级 公文的时效性 保密等级 时效等级 一般 加急 特急公文流转时限要求 特急公文 收到公文后立即转发到相关人员加急公文 收到公文后一小时内转发到相关人员一般公文 收到公文后四小时内转发到相关人员 保密等级 一般 秘密 绝密 公文的编写规范 发文权限 编号方法 总部 编号方法 分部 有签发权的人员 总部各单位总监级以上人员 分部总经理级人员有发文权的部门 总部总裁办 分部总经办 以公司名义发文 公司简称 发 年号 第 号以公司名义发的会议纪要 公司简称 纪字 年号 第 号以公司所辖各中心 总办名义发文 公司简称 中心简称 字 年号 第 号以公司所辖各中心 总办名义发的会议纪要 公司简称 中心简称 纪字 年号 第 号 以分部名义发文 分部所在省 市简称 国美 发 年号 第 号以分部名义发的会议纪要 分部所在省 市简称 国美 纪字 年号 第 号 公文的转发时间 总部向分部下发文件 分部向总部上传分部发文 分部在每天17 00以电子邮件形式向总部报送分部当天发文 会议纪要上报时间 总部根据各中心 各部门报送文件的时间 数量及文件的缓急程度按此时间发送电子邮件 上午 11 00下午 2 00下午 5 00 文件管理类别 分部向总部上报文件的流程 总部向分部下发文件的流程 正式签发文件的审批流程 1 正式签发文件的审批流程2 总部向分部下发文件的流程3 分部向总部报送文件的流程 各级承办单位按规定格式拟稿 各级签发人按授权签发 审核合格后授号用印不合格退回承办单位修改 各级总办审核 授权 格式 发送范围 相关内容 是否需其他部门会签等 总裁办将审核无误的文件电子版汇总至当天文件 以邮件形式向分部发送当天文件 制作当天文件签收目录 总办向各单位转发并存档 分部总办汇总当天分部发文 向总部发送电子邮件 总部审核文件 并根据文件内容转发总部相关中心 部门 对分部上报的文件存档 公文管理流程 分部总办回传当天文件签收目录 总裁办汇总审核 补发 签收目录存档 近期重要节日 活动的安排 影响全局的重要变动 策略实施等其他会议重点 突出会议重点 要点 上报分部的周销售情况 总经理对近期工作的安排和指示 分部上报会议摘要要求 记录要准确 具体 简明扼要 印信管理规定 公章 用于公司对外行文 办理委托书 证明 银行开户等日常公务时使用合同专用章 公司与外部机构签订合同 协议与意向书时使用内部专用章 用于公司内部各类文件 函件往来上使用 严禁对外文件使用 各分部要认真学习并严格执行印章管理办法 鹏润总字 2004 第001号文件 各分部每月25日要向总部报送印信盘点情况 2 计划任务管理3 授权管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 24 Presentation19 17 20031 06 45PM 25 月度工作计划管理 目的 计划管理作为企业的一项重要工作 是企业对经营活动 重要事件处理 资源分配以及日常业务等一切事情所做的预期安排和工作任务执行的考检依据 周密严谨的工作计划 是经营管理者在工作中具有前瞻性的一种体现 范围 月度工作计划管理适用于鹏润投资及其下属所有单位 Presentation19 17 20031 06 45PM 26 岗位职责 作业内容 月度工作计划内容的组成部分工作计划的编制及报送月度工作总结月度工作计划抽查月度工作计划考核月度工作计划奖惩 总裁办公室职责 总部各职能中心及相关责任人职责 各分部总经办及相关责任人职责 月度工作计划管理 鹏润 国美 月度工作计划管理流程图 Presentation19 17 20031 06 45PM 28 月度工作计划模板 Presentation19 17 20031 06 45PM 29 目的 为进一步规范公司制度管理工作 贯彻公司法治思想 为公司各级单位提供开展工作的明确依据 特制订本规定 范围 专项任务管理服务于鹏润投资整体经营管理工作 其实施应用范围为鹏润投资及其下属各级公司 专项任务管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 30 专项任务管理 岗位职责 总裁办公室为专项任务管理工作的最高管理机构 制订 修订专项任务管理工作有关制度与规定 保障专项任务管理工作正常运转 适应公司实际情况和发展变化 并保障专项任务管理方法的贯彻与执行 各中心 各直属部门及各分部为 鹏润 国美 专项任务单 的承接部门 负责按要求执行任务并按时将任务完成情况回复总裁办公室 作业内容 任务来源及生成任务单任务单按授权审批下发督办 审核 上报任务完成情况评估任务执行情况半年考核任务的奖惩 例 总裁 常务副总裁下达给分部专项任务 专项任务管理 执行单位 分部总经办 总裁办公室 基本流程图 任务生成并下发 评估 奖惩半年考评 任务流转 审核并经分部总经理签字后上报 执行任务 总结完成情况 专项任务管理流程图 Presentation19 17 20031 06 45PM 32 专项任务管理各种模板 Presentation19 17 20031 06 45PM 33 授权管理 总裁办公室于2003年12月组织总部各中心完成了 国美电器公司新授权管理 整套授权分总部及分部两个层级 本套授权分为业务授权管理 人事授权管理 费用授权管理 分部管理授权中按分部实际情况分A B C3个等级 Presentation19 17 20031 06 45PM 34 授权管理 所有新开分部使用一套授权 国美电器有限公司新开分部管理授权 3 开业考核4 加盟店管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 35 Presentation19 17 20031 06 45PM 36 开业考核 对新分部开业考核 考核期 新分部正式开业两个月内考核对象 新分部开业总指挥 副总指挥 新分部集体人员考核依据 国美发 2004 037号文件考核流程 见附表 已实施考核的分部有 昆明 宁波 福州 大连 石家庄 黑龙江 Presentation19 17 20031 06 45PM 38 加盟店管理 全国加盟店的管理 对全国加盟店三项费用的按合同收取工作三项费用指 基金会员费 特许经营权使用费 销售流水提成全国加盟店的合同解除工作解除方式 1 按合同自然终止2 通过法律诉讼予以解除辖有加盟店的分部共有10个 北京 天津 上海 成都 重庆 西安 河南 沈阳 青岛 济南 百家店数据库管理 全国百家店数据库的管理 数据库的信息点主要有 门店及分部名称 地址 开业时间 开业总指挥 副总指挥 总经理 首日销售额 首月销售额 合同期 租金 面积 门店经理及联系电话 全国百家店数据库每月作一次更新全国百家店数据库模板 7 档案管理 Presentation19 17 20031 06 45PM 41 档案管理工作内容 档案归档要求 档案工作实体成果目标 档案的作用及档案工作核心 分部档案工作职责 档案工作要求 档案的定义 1 2 3 4 5 6 档案工作流程 7 1档案的作用及档案工作核心 档案的作用 档案工作核心 企业文件和档案真实地记录着企业创建和发展的运动轨迹 是反映企业历史和现状最直接 最准确的原始凭证 随着企业的日益发展壮大 这些原始凭证将逐渐成为向业界同行展示的骄人成绩 成为企业发展史上不可或缺的无形资产 它是检验一个企业是否规范化达标的重要标准 也是企业生存继续发展的基石 在整个文件档案工作中 其核心就是整理 整理的实质就是根据文件和档案所反映客体事物共同的或相异的特征或本质 来对它们进行归类或分类 这个归类或分类是以理论做为指导依据 采用科学的 逻辑的归类或分类方法 2档案的定义 我国档案界比较权威的一种提法认为 档案是国家机构 社会组织和个人在社会实践活动中形成的 保存备查的文字 图像 声音及其他各种形式的原始记录 这个定义揭示了档案的本质属性 也对档案的形成 档案的形式和范围作了表述 概括讲 它包含以下四点 档案是各种机关 组织和个人在其特定的社会活动中连续积累而形成的 档案是保存备查的历史文件 档案的形式是多种多样的 档案是原始的历史记录 3档案工作要求 系统完整 统一美观 是指尽量保持档案原有风貌 维护其原有顺序 真实的反映文件之间的历史联系 是指档案保管单位和目录的构成 包装和排列等都整齐划一 力求美观 让人赏心悦目 也利于提高档案质量 安全便利 一方面是指做好档案的防损毁 防丢失 另一方面是指在流通控制上要保守好应保守的秘密 最后一方面是指要编撰好档案的检索利用工具 开展好档案的利用工作 4档案工作实体成果目标 档案工作在实体成果目标上 则要求某一个项目完成后或是公司发展完成某一战略目标后档案部门能够整理出一套供本公司查考利用的完整 准确和系统的档案全宗 杜绝无法利用的 死 档案 制作便利快捷的检索工具 开展档案信息编研 推广档案利用 5档案的归档要求 各分部的档案工作负责人依据本分部实际情况制定归档范围和时间 切实负责好本分部的归档工作 任何人不得将档案资料据为已有 对于来文不要收一份交一份 而是在问题处理完毕或项目结束后整理成卷 并编制移交目录上交档案保管部门 技术性资料 图纸 证书 执照等关键文件一定要先上交一份完整的原件 有副本的文件尽量使用副本 无副本的文件尽量使用复印件 需使用原件时要向档案室办理借阅手续 有关的合同文件按总部规定的要求邮寄移交 归档的文件一律是定稿 正本 文件收发文本 传阅单无需归档 各部门自行留存 重份文件及无查考利用价值的事务性 临时性文件可不归档 6分部档案工作职责 贯彻执行投资公司下发的各项档案管理制度 工作规范 根据本公司的档案工作实际情况 制定相应的档案管理细则及工作计划并组织实施 按照各门类档案归档制度的要求 负责本公司各门类档案的收集 整理 立卷和向档案室移交档案等工作 负责保管本公司的各门类档案及其利用借阅工作 负责做好每年度本公司各门类档案的统计工作 熟悉本公司或部门历史和档案情况 认真负责做好档案编纂工作 负责对各部门及门店的档案工作的指导和监督 做好档案的安全保管工作 档案管理员因工作或其他原因暂离工作岗位时 本公司负责人应及时指定他人代理其工作 并书面上报总裁办档案室 以免延误工作 最终处置 档案工作管理 档案的归档 档案的移交 档案的组卷 档案的收集 档案的产生 了解档案的产生 做好前期的组卷准备工作各部门责任人及时 准确收集文件资料 并安全存放按预分类别整理组卷编制目录及检索工具档案信息编研和统计工作档案日常借阅利用工作建立健全管理办法 达到规范化 系统化 调查项目工作情况 明确应产生文件资料 量化预估 收集前期准备 明确责任人 安全存放 掌握工作进度 来文登记 编制预分类 关键注意点 收集要及时 准确 存放要按预分类清晰 安全 确定分类类目 按顺序排列 组织案卷 填制目录 编写页号 填制文件标签 入库排架 保管 编研 利用档案 填写移交目录表 清点 核对 形成归档案卷 归档验收 分类编目 标引组盒 档案单元 著录 鉴定 向上级移交 销毁 操作程序 档案工作管理过程一览 7 法律事务处理 Presentation19 17 20031 06 45PM 50 法律事务部岗位职责 1 经企业法定代表人授权委托 办理公司经济 民事诉讼案件 调查 取证 起诉 应诉 出庭 代为承认 放弃 变更诉讼请求 代为和解 提起反诉和上诉 保障企业合法权益 2 经企业法定代表人授权委托 办理公司经济 民事仲裁案件 保障企业合法权益 3 根据公司领导安排 向司法机关举报并根据需要协助公安 检察机关处理与本公司有关的贪污 受贿 合同诈骗等经济犯罪法律事务 4 负责企业商标 专利等知识产权的申请认定 打假 维权等工作 5 负责北京地区有关司法机构的工作协调和联络 外地司法机构的工作协调和联络工作由各分部总办负责 6 协助企业外聘律师的选择 联络及相关工作 1 统一管理本公司的法律事务 为公司经营提供法律方面的支持 合理 有效利用法律武器保障公司的正常经营 2 协助公司各级领导正确执行国家法律 法规 对公司重大经营决策提出法律意见和建议 进行法律上的论证 3 根据领导安排 参与公司的重组 兼并 投资 上市 租赁 资产转让等涉及公司权益的重要经济活动 处理有关法律事务 4 根据公司领导的安排和工作的需要 参与重大经济项目的谈判和涉外经济活动 并提出法律意见和建议 5 根据公司领导安排 协助人力资源管理部门处理劳动纠纷中所涉及法律事项 6 负责审查公司合同的合法性 7 根据领导安排 审核或参与起草重大合同 章程 规章制度等有关规范性文件或法律文书 8 指导 协调各分部专 兼职法律顾问人员开展法律事务工作 9 开展与公司生产经营有关的法律咨询 10 组织法律法规的学习和全员普法宣传教育工作 欲签合同有无范本 按照范本与对方谈判签订合同 对范本有无改动 送交业务部门进行商业 技术等条款的审核 送交法律事务部审核 合同签订部门自行拟订合同文本 对方提供合同文本 审慎审查及修改合同文本 授权领导审批 签订合同 鹏润投资合同签订审查程序 无 无 有 有 鹏润投资合同范本制订程序 同意 征求意见 不同意 鹏润投资合同范本分类表 一 采销类合同 经销合同范本及附件协议 代销合同范本及附件协议 二 行政类合同 劳动合同 高压霓虹灯维修合同范本 门头广告牌制作合同范本 保洁合同范本 三 售后类合同 委托送货合同范本 公司 委托送货合同范本 个人 货物运输合同范本 空调维修安装合同范本 临时送货协议范本 四 开发类合同 房屋租赁合同范本 门店 房屋租赁合同范本 办公区 房屋租赁合同范本 库房 五 总办类合同 加盟 终止合同协议范本 鹏润投资起诉案件流程 鹏润投资应诉案件流程 案例分析 广州分部案件处理造成公司巨大经济损失 2003年8月24日浙江省杭州市中级人民法院在执行浙江省兴合华夏家用电器有限公司诉广东乐华空调器有限公司经销合同纠纷一案过程中 依申请执行人申请向广州市国美电器有限公司送达 履行到期债务通知书 通知书要求广州分部协助履行到期债务 如有异议应在15日内提出 2003年8月25日广州分部总经办将上述有关法律文书传真至总裁办公室法律事务部 并注明由时任法律顾问职务并负责诉讼案件档案管理人员的魏然接收 魏然接收上述文件后于当日转给时任主管律师余延华处理 余律师于当日通过电子邮件的方式发给广州分部总经办 执行异议书 广州分部总经办于当日接收该文件并加盖公章后 因未能与法院执行法官取得联系而未将该文件在 履行到期债务通知书 要求的15日内提交给人民法院 经查实广州分部人力资源部经理丁宇及总经办总经理秘书陈春燕在上述案件的处理过程中 未能按照总部律师的要求及法律文书指定的时间将有关文件提交给案件承办法官及人民法院 致使公司未能在法定期限内提出异议 并造成公司巨大经济损失 主要原因为 2003年12月13日浙江省杭州市中级人民法院向广州分部送达民事裁定书 裁定书认为 广州分部收到 履行到期债务通知书 但未在法律规定的15天内提出书面异议 因此根据相关法律规定对广州分部381226 24元巨款予以强制执行 由此给公司造成巨大经济损失 造成案件原因分析 一 当事人 二 当事领导 三 分部领导 广州分部总经办总经理秘书陈春燕收到总部律师的法律文书并加盖公章后 理应于当日按照总部律师的要求将有关文件提交给案件承办法官或人民法院 但其无视人民法院法律文书上注明的邮编 通信地址 联系电话 直至法律规定的期限届满 仍未能将有关文件提交给案件承办法官或人民法院 从而造成公司巨大经济损失 其行为严重违反了 案件报告处理程序 广州分部人力资源部经理丁宇 在案件处理过程中代管总经办工作 其作为陈春燕的直接上级领导 疏于对下属的监督 指导 从而造成公司巨大经济损失 其行为严重违反了 案件报告处理程序 广州分部副总经理常城作为分部的负责人 对分部发生的重大案件未能给予足够重视 未能充分了解案件情