ERP操作手册1——第一部分-采购业务操作手册.doc

第一部分 采购业务操作手册采购业务是物料进入公司的源头，也是公司成本控制的源头。总体流程：采购订单 采购到货单 采购入库单 采购发票 采购结算，供应商提供发票后，交财务办理采购结算。涉及系统单据：采购订单、到货单、检验单、采购入库单、采购发票、采购结算单等。一、采购订单业务处理按照目前ERP业务流程规定，采购订单由采购人员输入系统，经规划部审核生效后作为整个采购业务的源头数据。公司目前的采购订单是以采购合同（包括招标采购与直接采购）、市场采购单（审计部审批）、零星采购单（采购部门领导审批）作为依据输入系统。1采购订单输入在已经办理好采购合同或市场采购单、零星采购单（纸质）以后，应立即输入系统。菜单路径：供应链采购管理采购订货采购订单（见图）。双击打开采购订单。单击增加按钮，出现新采购订单，逐一输入相应表头及表体内容。输入内容列表：字段名称内容说明备注合同编号与纸质合同等文档一致。订单编号系统按规则自动生成。供应商选择订货供应商。采购类型选择采购的类型。业务员采购业务员订单日期应与合同一致。采购部门采购人员所属部门。备注可输入必要的注释。唯一可自由输入的内容。存货代码输入（粘贴）或选择。只接受已有档案的数据。数量如果不正确可以修改。原币含税单价输入采购含税单价。税率默认17%，如有不同须修改。计划到货日期选择需要供应商送货的最晚日期。订单保存：对输入内容确认无误后，单击保存按钮保存订单。 批量导入：为解决大批数据输入问题，系统开发了批量导入功能，用户根据规定的EXCEL数据格式准备数据，在订单输入界面点击提取按钮，按系统提示完成相应的操作，即可导入表体数据。订单修改：已经保存但未审核的订单，点击菜单修改按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码”后直接增加或删除，修改确认以后，正式保存，提请审核。订单删除：已经保存但未审核的订单，可点击菜单删除按钮直接删除。草稿使用：在填制采购订单时，如果对输入内容不确定或仅拟作为草稿暂存，以便修改或防止单据保存后误审，点击草稿按钮的，再点击保存草稿按钮，即可将当前单据保存为草稿。如需将草稿转为正式订单，点击草稿按钮的，再点击打开草稿按钮，选择已保存的草稿，对单据进行相应修改，确定正确无误后，保存订单。模板使用：为减少相似单据重复录入，可将单据的内容保存为模板。点击模板按钮的，再点击保存模板按钮，即可将当前单据保存为模板。再次填制类似采购订单时，只需点击增加模板按钮的，再点击打开模板按钮，选择所需要的模板，并在现有模板的基础上对单据进行相应修改，确认无误后，保存订单即可。2查询、定位采购订单菜单路径：供应链采购管理采购订货采购订单列表（见下图）。双击打开“采购订单列表”过滤界面。输入查询条件，单击过滤按钮，系统开始查询，显示如下采购订单列表:双击需要的采购订单就可以显示该张单据。然后可以执行“修改、删除、弃审、审核，关闭、打开”等操作。在查询已关闭的采购订单时，需要在查询条件中，将 “是否关闭”选为“是”，才能查到相应单据；否则，系统默认为“否”，无法查询已关闭单据。采购订单查询、定位也可以通过点击采购订单页面的菜单定位按钮进入采购订单列表过滤窗体，其它操作同上。还可以通过采购订单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3采购订单审核与弃审订单审核：订单输入系统以后，规划部审核人员登录系统，查找定位单据，依据纸质采购合同或市场采购单、零星采购单等，逐一核对订单内容，确认无误后单击菜单审核按钮，订单生效。订单弃审：对于已经审核生效但尚未执行的采购订单，如需进行修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入采购订单页面，点击弃审按钮即可。弃审操作同样受权限控制，目前由规划部审核人员完成。3审核后订单修改菜单路径：供应链采购管理采购订货采购订单（同上）。订单弃审：由具备“弃审”权限的人员弃审该订单，见“订单弃审”。订单修改：采购人员单击修改按钮后，修改订单内容。改后保存：采购人员在修改完成后，单击保存按钮即可。改后审核：单击审核按钮（规划部审核）。4审核后订单变更对于已经审核生效且已执行的采购订单，如需修改，则必须进行“变更”。同样有具有单据变更权限的人员，定位到需要修改的采购订单，单击变更按钮，进行订单修改，确认以后点击保存按钮即可（不需审核）。订单变更以后，单据尾部的“变更人”即会填写相应的人员姓名。注意事项： 只能对表体的数量、计划到货日期、价格、金额、等内容进行修改操作，表头备注内容可修改，其它项目均不可修改。 可以增行，未执行的订单行可以删除。 已执行的订单行可以修改数量，但变更后的数量（主辅单位数量）不得少于订单累计到货量（到货单保存即被确认）。如拟采购钢板1000Kg,已经累计到货500Kg，只可将订单内容变更为500Kg以上，否则，系统拒绝受理。5删除采购订单对于已经审核生效但尚未执行的采购订单，如需删除，可由具有“弃审”权限的人员定位到该订单，并弃审该订单，再由订单输入人员单击删除按钮予以删除。7关闭和打开采购订单对于已经执行完毕或部分执行但不需再执行的订单，可以予以关闭。对于已经关闭的订单需要继续执行时，需要打开。系统既支持整张订单的关闭、打开，也支持单据中某一行或数行关闭与打开。订单关闭：定位到需要关闭的采购订单，单击关闭按钮。订单行关闭：定位到需要关闭的采购订单的行，单击右键出现快捷菜单，左键点击“行关闭”。订单打开：定位到已经关闭的采购订单，单击打开按钮。订单行打开：定位到已经关闭的采购订单的行，单击右键出现快捷菜单，点击“行打开”。8.订单执行统计表订单执行统计表可以根据查询条件，查看订单记录的执行情况，用户可以查询某订单或某存货的执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况等。菜单路径：供应链采购管理采购订货采购订单执行统计表。双击打开采购订单执行统计表过滤界面，输入查询条件，单击过滤按钮即可。注意：可以从消息中心的预警消息，查看采购订单的执行情况。9.未完成业务执行明细表未完成业务是指已经采购入库而未进行采购结算，即暂估采购。用户可以根据查询条件，查看未完成业务的明细。注：货到票未到为暂估入库，票到货未到为在途存货。菜单路径：供应链采购管理报表统计表未完成业务明细表。双击打开未完成业务明细表过滤界面，输入查询条件，单击过滤按钮即可。二、采购到货业务处理1采购到货单生成系统订单生效以后，采购人员应及时组织物料供应。在物料到达以后，采购人员应根据实际到货生成采购到货单。菜单路径：供应链采购管理采购到货到货单。双击打开采购到货单。单击增加按钮，然后选择生单，单击生单下的“采购订单”，出现采购订单的过滤窗体，在此通过选择“订单号”、“供应商编码”、“业务员编码”、“部门编码”、“存货编码”等过滤条件来筛选采购订单。确定后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“到货单拷贝订单表头列表”。找到对应的订单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“到货单拷贝订单表体列表”中出现对应的明细，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回到货单。注意：ERP系统本可允许选择多个订单生成到货单，但为统一、规范，公司规定到货单只能由一张订单生成。输入内容：仅需修改或确认本次到货数量，其中单据显示的数量为最大可到货数量，不允许超出。输入数量并确认无误后，单击保存。公司存货中存在“一物多库”现象，而到货单表体中初始显示的仓库名称为系统默认仓库，生成到货单以后如有不符应予修改。2查询、定位到货单菜单路径：供应链采购管理采购到货到货单列表（如图）。双击打开“到货单列表”过滤界面。输入“单据号”、“存货代码”等相应查询条件，单击过滤按钮。显示到货单列表。双击任意一条记录，可以打开对应的到货单。然后可以执行“修改、删除、关闭、打开”等操作（已审核的到货单在修改、删除之前需要先弃审）。采购到货单也可以通过点击采购到货单页面菜单的定位按钮进入采购到货单列表的过滤界面，其它操作同上。还可以通过采购到货单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3到货单审核与弃审到货单审核：对已经保存的到货单，确认无误后单击菜单审核按钮，到货单生效。到货单弃审：对于已经审核生效但尚未执行的到货单，如需进行修改、删除等操作，必须先行弃审。弃审操作同样需要查找定位单据，进入采购到货单页面，点击弃审按钮即可。弃审操作同样受权限控制。4到货单报检到货单中如果有货物是需要检验的，那么在审核到货单以后需要点击报检按钮，如下图：系统会自动选择需要检验的项目生成报检单，点击报检后会弹出以下窗口提示报检成功，点击确定后完成操作。5修改到货单已经保存但未审核的到货单，如需修改或增删表体内容，须点击菜单修改按钮直接修改，包括增行、删行或用鼠标定位“存货编码”后直接增加或删除，修改确认以后，保存、审核。如果要修改的到货单已经生成对应的采购入库单，需要先删除采购入库（如果能够删除）单并将到货单弃审后才能修改。6删除到货单已经保存但未审核的到货单，可以直接单击删除按钮予以删除；对于已经审核生效但尚未执行的采购订单，如需删除，需先弃审到货单，再单击删除按钮予以删除；如果该到货单已经生成对应的采购入库单需要先删除采购入库单并将到货单弃审后才能删除。7采购退货单生成、审核当需要退库、退货或进行业务调整时，必须通过采购退货业务来办理，退货单相当于“红字”到货单。菜单路径：供应链采购管理采购到货采购退货单（见图）。双击打开采购退货单。单击增加按钮，然后选择生单，单击生单下采购订单或到货单菜单。退货单原则上应由已入库（入库单保存）的到货单生成，也可以通过采购订单生成。对于到货单而言，只能对已经入库部分退货，对未入库的部分，必须由采购订单退货。例如到货单中某货物的数量为10项，生成的入库单数量同样为10项，可以通过采购订单、采购到货单生单退货。但是如果此时生成的入库单数量仅为5项，即还有部分没有入库，这种情况下可以通过采购订单或到货单将已经入库的部分退库，而对于未入库部分，必须通过采购订单退货。下面通过采购订单生成采购退货单为例予以说明，通过采购到货单生单过程与此类同。单击生单下采购订单弹出过滤窗口，输入“供应商编码”、“存货编码”、“采购部门”、“订单编号”或“日期”等相应的查询条件，然后单击过滤进入“到货单拷贝订单列表“（如图）。找到对应的订单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该订单已经选中，在下面“到货单拷贝订单表体列表”中选择相应的明细存货，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定。点击确定后，返回采购退货单，修改退货单数量，注意数量逻辑关系。然后保存、审核单据。三、采购入库业务处理当采购人员组织物料到货并生成采购到货单，如需入厂检验需检验合格后，将物料交管库员，由管库员检查、清点，并经ERP系统办理入库手续。1采购入库单生成菜单路径：供应链库存管理入库业务采购入库单（见图）。双击进入采购入库单。采购入库单必须通过生单来建立，根据不同的情况选择不同的单据来源生成采购入库单，包括采购到货单（蓝字）、采购到货单（红字）或检验单等。 通过采购到货单（蓝字）或采购到货单（红字）生成单击生单下采购到货单（蓝字）或采购到货单（红字）按钮，出现选择到货单的过滤窗体，在此通过选择“供应商”、“业务员”、采购“部门”、“存货编码”、“仓库”等过滤条件来筛选采购到货单。确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“到货单生单表头”列表。找到对应的到货单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该到货单已经选中，在下面“到货单生单表体”中选择相应的明细存货，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回采购入库单。管库员修改、确认入库数量以后，点击菜单保存、审核按钮。注意：单据审核以后才正式生效，系统据此修改库存数量，并可被参照进行下游单据（业务）处理。目前存货中存在一物多库现象，而“到货单生单表体”中显示的“仓库”、“仓库编码”为系统默认仓库，生成入库单以后可以修改，但在由到货单生成入库单时在“到货单生单表体”中选择的仓库必须唯一，如有不同仓库必须对应生成多个入库单。（2）通过检验单生成如果到货单中有存货需要检验，采购入库单必须根据检验单生成。当质量保证部填制、审核检验单后，管库员点击采购入库单菜单生单按钮，再选择其下的检验单，出现“来料检验单”的过滤窗体，在此通过选择“检验单号”、“检验日期”、“检验员”、“到货单号”、“供应商”、采购“部门”等过滤条件筛选检验单，确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“来料检验单生单列表”。找到对应的检验单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回采购入库单。同样由管库员修改、确认入库数量以后，点击菜单保存、审核按钮，完成入库作业。在由检验单生成入库单时在“列表”中选择的仓库必须唯一，如有不同仓库必须对应生成多个入库单。注意：为便于核对订单、到货单执行情况，入库单应由同一到货单或完全入库的数张到货单生成，但其采购订单必须唯一。2采购入库单查询、定位菜单路径：供应链库存管理单据列表采购入库单列表。双击打开采购入库单列表过滤界面，输入或选择“入库单号”、“入库日期”、“管库员”、“采购部门”、“存货编码”等查询条件，单击过滤按钮，显示采购入库单列表。双击任意一条即可打开对应的采购入库单，用户可根据需要以进行修改、删除、审核、弃审等操作。采购入库单的查询也可以通过点击采购入库单页面菜单的定位按钮进入采购入库单列表的过滤界面，其它操作同上。还可以通过采购入库单页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3采购入库单修改单据审核前修改：查找到对应单据，直接点击修改按钮，确认后点击审核按钮，单据正式生效。已审核单据修改：首先由具备弃审权限的人员弃审，再由管库员点击修改按钮修改，修改完毕仍需点击审核。注意：入库单修改后必须保证对应存货的现存量0，否则，须先另行入库或撤消出库；如果该入库单已经生成发票，则需要删除发票后再进行操作；已经记帐的单据不得修改，如有需要必须“红冲”。4采购入库单删除单据审核前删除：查找到对应单据，直接点击删除按钮。已审核单据修改：首先由具备弃审权限的人员弃审，再由管库员点击删除按钮。注意同“采购入库单修改”。四、采购结算业务处理当采购人员接到供应商的采购发票（专用和普通）和运杂费发票后，在交财务部结算前，需要在系统中生成或录入发票，包括专用采购发票、普通采购发票，运费发票由财务结算时录入。1采购发票（含红字发票）生成或录入菜单路径：供应链采购管理采购发票专用采购发票、普通采购发票或运（杂）费发票（见图）。 专用采购发票、普通采购发票采购人员双击打开专用或普通采购（包括红字）发票界面后，首先点击增加按钮，再点击生单下入库单按钮。出现选择入库单过滤窗体，在此通过选择“供应商”、“业务员”、采购“部门”、“存货编码”、“订单号”、“入库单号”、“采购合同号”、“仓库”等条件来筛选采购采购入库单。确定过滤条件后，单击过滤按钮，出现符合过滤条件的“发票拷贝入库单表头列表”。找到对应的入库单在表体前端的“选择”处双击，出现“Y”表示该单据已被选中，在表头中选择入库单必须为同一供应商。在下面“发票拷贝入库单生单表体列表”中选择相应的明细存货，同样在表体前端“选择”处出现“Y”表示该存货已选中，确定后点击确定，返回采购专用发票，录入表头、表体数据并确认后单击保存按钮，发票生效。注意事项：一般情况下，不建议使用红字发票。当确有红字入库单时，可将红字入库单、对应蓝字入库单共同生成发票（结算时相当于冲抵）。当有红字、蓝字入库单共同生成发票，合计金额大于0，使用蓝字发票，小于0，使用红字发票，仅由红字入库单生成发票，金额小于0，使用红字发票。系统发票金额和税额一定要和实际发票一致，发票日期是实际发票上的日期，录票日期是录入采购专用发票单据时的日期，发票号为实际发票号。由于系统对应入库单中的物料是选取的，多张入库单对应一张发票如有同一物料将会多次出现，但一张入库单的同一物料不允许多次出现。建议一张入库单对应一张系统发票，必要时也可以一张发票对应多张入库单，但入库单中的全部内容必须全部包含在内，不得将一张入库单分多次报销，且一张发票对应的入库单也必须是一个订单的内容。禁止多张入库单交叉对应多张系统发票，甚至将一张入库单的部分内容与发票办理结算。另外，发票的审核由财务人员在应付模块中完成。 运杂费发票由于运杂费发票可能在采购发票结算后到达，或在一定期间后累计开具，存在与采购发票不同步的问题，因此，由财务人员输入系统，并合理分摊给（有待结算的）采购物料。双击打开采购运费发票界面，在表头部分选择填入“采购类型”、“供应商”、“采购部门”、“发票日期”、“录票日期”等信息。在表体中存货编码项下选择相应编码，（99990101对应运费，99990201对应杂费，99990202对应委外加工费），输入相应的金额，点击保存。运费也有红字发票，一般不建议使用。如确有退费或需要调整，则必须使用红字发票。2采购发票查询菜单路径：供应链采购管理采购发票采购发票列表（见图）。双击打开采购发票列表过滤界面，输入或选择“发票号”、“发票日期”、“管库员”、“采购部门”、“存货编码”、“供应商”等查询条件，单击过滤按钮，显示采购发票列表。双击任意一条即可打开对应的采购发票。采购发票查询也可以通过点击发票页面的菜单定位按钮进入发票过滤窗体，其它操作同上。还可以通过发票页面菜单“箭头”按钮第一张、前一张、下一张、最后一张翻页查询。3采购发票修改和删除如果要修改或删除采购发票，首先查看该发票是否已结算，如果已经结算要先删除结算单；如果已经生成凭证则需要先删除凭证，再删除结算单。发票修改：查询到对应的采购发票，单击修改按钮，再单击保存按钮。发票删除：查询到对应的采购发票，单击删除按钮。4. 采购结算财务人员根据采购入库单、采购发票、运费发票核算采购入库成本，采购结算的结果是采购结算单，它是采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。 采购发票与入库单结算由入库单生成的采购发票（含红字），如没有运杂费需要摊销，查找定位采购发票，在专用、普通采购发票界面中，点击结算按钮即完成采购结算。 采购发票、运费发票与入库单同时结算采购结算时如有运费发票，财务需要将这些费用分摊计入采购成本。ERP系统中有两种分摊模式，一种是按照金额分摊，另外一种是按照数量分摊。现在公司财务采用的是按照金额来分摊。这时需要使用采购结算模块下的手工结算来进行操作。菜单路径：供应链采购管理采购结算手工结算（见右图）双击进入手工结算界面，点击选单。进入结算选单界面点击过滤项下的入库单选单过滤或发票选单过滤，分别根据“供应商”、采购“部门”、“存货编码”等信息过滤“结算选入库单”和“结算选发票”。也可直接点击过滤按钮将发票和入库单同时过滤出来。选择对应的采购发票、运费发票和入库单后点击确定。返回手工结算界面后点击分摊，系统计算完成后点击结算。注意：在选单界面中过滤的发票为该供应商所有未结算的发票，而过滤出的入库单为该供应商所有未结算的入库单，包括未生成发票的入库单，在选择对应入库单时要注意。 蓝字入库单和红字入库单结算同一物料当采购入库以后发票尚未结算时需要退库（红字入库），可将对应的采购入库单和红字入库单一起用“手工结算”办理结算。选单时对应选择蓝、红入库单，直接结算。注意数量、金额的对应问题，结算数量合计必须为0，否则系统提示拒绝结算。多入少退时可以手动调节入库数量，仅将退