库房管理办法(终).doc

库房管理办法1.物品分类1.1 鉴于本库房为行政库房，因此所有与生产相关的物品不在本库房存放。1.2本库房物品可根据其使用功能，分为宣传品、办公用品、礼品、食品、保洁用品、闲置办公设备、日杂品等。2.物品摆放2.1库房货架摆放采用紧贴四壁环绕式摆放。2.2库房物品应按其使用功能分类摆放。2.3质量较大、体积较小的物品，应放置在货架底层。质量轻，而体积大的物品，应放在货架顶层。2.4货架中层宜放置体积、质量适中的常用物品。2.5质量大、体积大的物品放置于库房中心地面。2.6贵重物品应存放于加锁的柜子中，放于库房内。3. 标识3.1 库房货架从进门左侧位置，依次标识为1-10号。3.2 标识位置在货架正面，顶端居中位置。标识材料为大号口曲纸。3.3 物品标识位置在货架正面，该物品存放处外侧货架上。标识材料为中号口曲纸。3.4 物品标识须准确注明该物品名称。 4.物品入库4.1 采购物品入库时，采购专员应同时向库房管理人员递交采购申请单，库房管理人员应根据采购申请单所属信息与需入库的物品进行核对；确认无误后方可办理入库手续。4.2 入库物品低于一百元时，则由库房管理人员直接填写纸质物品出入库明细单，入库物品高于一百元时则需库开具采购入库单。4.3 库房管理人员应根据实物与采购申请单进行入库，如未见实物则不能办理入库。5.物品出库 5.1 库房管理人员根据采购申请单所属信息及部门领导的签字，方可对物品进行出库。 5.2 当库房无采购申请单上的物品时，则应在采购申请单上将库存情况反映出，由物品所需者将单据递交采购专员进行采购。 6.库房单据管理 6.1 库房管理人员应于每天下班前将当天开具的采购出库单第一、二联，采购入库单第一、二联以及采购申请单第二联交财务统计人员处，所有单据的第三联则由库管人员留存。 6.2 库房管理人员应将出入库申请单按物品字母顺序排列； 6.3 已完成出入库的单据应和未完成出入库的单据进行分类归档；7.库房台帐7.1库房管理人员应根据物品入、出库等情况，建立库房台帐。库房台帐详见附件一。 7.2库房台帐必须每日更新，以便查询。 8.补库8.1库管应根据实际库存情况以及库存台帐设定的库存最低量，进行补库操作。 8.1.1最低库存量设定 8.1.1.1办公用品a.签字笔、笔芯、记事本等办公用品，库存不得低于上一季度实际使用量。b.墨盒、硒鼓、色带、打印纸等耗材类办公用品，库存量不得低于上月实际使用量。c.宣传类用品(宣传彩页、手提袋、用户手册、用户手册透明套等), 库存不得低于上一季度实际使用量。d.其他办公用品（如封皮、扣袋等），库存量不能低于上月实际用量。8.1.1.2常用招待品(烟、酒、茶叶、咖啡等)，其备库品牌及最低库存量，完全依据使用人所提需求。使用人需办理入库时将最低库存量的需求情况告知库管，库管记录于库存台帐内。8.1.1.3 礼品（含购物卡）不备库，需求方可根据自身要求申请购买，货到后可在库房内存放。8.1.1.4大、小垃圾袋等清洁用品，库存量不能低于上月实际使用量。8.1.1.5其他物品的最低库存量参考其种物品上月度、季度、年度的出库数量。8.1.2低于最低库存量的物品，应以库存警示通知单形式告知物品负责人或其直接领导，确定是否需要变更购买需求后，由相关人员上报购买。库存警示通知单详见附件二。9.盘库9.1 公司每季度对物品库进行一次局部的清查盘点，盘点主要针对本季度有增加或减少的物品及单价较大超过（含）500（根据实际情况再调整）元的物品；公司每月15日（遇节假日顺延）对自用产品进行一次全面的清查盘点；公司每月15日（遇节假日顺延）对产品进行一次局部的清查盘点，主要针对当月增加或减少数量超过10个（根据实际情况再调整）的或单价超过（含）200（根据实际情况再调整）元的。9.2公司每半年对物品库和产品库进行一次全面的清查盘点，即清仓盘点，对于盘点表上记录的所有物品都需要盘点到位。9.3遇库管人员辞职、迁调等调离原工作岗位的情况时，也须在其离岗前进行一次全面的清查盘点。9.4物品库清查盘点工作由财务部、行政部的主要领导负责，财务部、行政部组成资产清查盘点小组，开展资产清查工作。9.5盘点必须至少有财务部人员及库管人员两个人参加。9.6盘点要求库管人员提供的所有的数据必须是真实的，盘点数据主要来自日常登记的库存相关表格，库存表登记的每一次出入库物品名称和数量必须有库管开具的相应的出入库单据作对应，即本期物品的期初数+入库数量-出库数量=本次盘点参考的期末数量。 9.7 物品盘点流程9.7.1物品的局部盘点按照以下流程进行：a、每年四月、十月的十五日左右，由财务部根据明细账核对行政部提供的物品台账；核对无误后，行政部打印出物品明细记录并在物品明细记录上标注本次盘点物品。b、清查盘点小组按物品明细盘点标注物品。c、清查盘点小组根据物品明细记录，增添一列盘点结果项，生成物品存货盘点表，根据盘点结果填制物品存货盘点表（列清资产名称和资产数量）交行政部。物品存货盘点表详见附件三。d、行政部根据送交的物品存货盘点表进行分析、汇总编制物品存货盘盈盘亏报告表，报清查小组进行审核、并查明盘盈盘亏原因。物品存货盘盈盘亏报告表详见附件四。9.7.2物品的全面盘点按照以下流程进行：a、每年七月十五日及十二月二十五日左右，由财务部根据明细账核对行政部提供的物品台账；核对无误后，行政部打印出物品明细记录。b、清查盘点小组按物品明细盘点。c、清查盘点小组根据物品明细记录，增添一列盘点结果项，生成物品存货盘点表，根据盘点结果填制物品存货盘点表（列清资产名称和资产数量）交行政部。d、行政部根据送交的物品存货盘点表进行分析、汇总编制物品存货盘盈盘亏报告表，报清查小组进行审核、并查明盘盈盘亏原因。9.8物品存货盘盈盘亏处理时，对于确属盘亏的应查明原因和责任人并作相应处理，由财务部人员进行盘亏账务调整；对于确属盘盈的应补办入库手续入账，由财务部人员进行盘盈账务调整。9.9库房盘点要求a、物品数量：行政部库管人员需要对每种物品的最低库存量做到记录准确。b、物品位置：行政部库管人员对物品摆放要做到摆放有序、库容整齐。c、物品质量：行政部库管人员对仓库物品保质期限做到记录准确，应保证盘点中不得出现过期、变质不能使用物品，遇有到期物品库管人员应提前进行申请处理。6.10盘点办法9.10.1盘点分初盘、对发现的问题物品复盘两步，实行实地盘点法。主要根据财务和库管人员提供的盘点表上的物品名称和数量进行现场盘点，如出现盘点不一致情况，首先确认盘点表中的物品名称和数量登记是否准确，看是否出现漏登等情况，如不属于账面数据错误，即由库房管理人员查找盘点不一致原因。9.11盘点结果9.11.1账实相符，即实物与账面记录的数量、位置一致。9.11.2账实不符，即实物与账面记录的数量不一致，有以下两种情况。a、 盘盈：盘盈是指盘点的实物比账面记录的数量多。盘盈原因分以下几种：针对库房物品有人为盘点操作不细致导致盘点结果不准确、库管人员多开出库单、未开入库单等；针对固定资产有购入固定资产未办理入库、外单位赠送未进行登记等。b、盘亏：盘亏是指盘点的实物比账面记录的数量少。盘亏原因分以下几种：针对库房物品有库管人员多发没有认真的对数、给相应人员领用未及时开具出库单等；针对固定资产有报废没有及时处理、固定资产丢失、外借或外出维修没有及时进行登记等。9.11.3找不到原因的盈亏数量，无论哪种情况都属于应处罚范围，必须直接追究相关库房管理人员责任。10.物品保质期、使用期提示10.1物品保质期是指物品最后的质量保证日期，使用期是指该物品最后的有效使用日期。10.2库房管理员必须提前一月，以库存警示通知单形式告知物品负责人或其直接领导物品的过保、过期时间。11.其它规定11.1库房内严禁烟火。11.2库房内严禁存放易燃、易爆及腐蚀性物品。11.3灭火器应摆放在显著位置。11.4库房内不得存放私人物品。11.5未经库房管理员允许，任何人不得擅自进入库房内。11.6库管人员应在每天下班时，对库房进行例行检查，发现异常情况应及时向其主管领导汇报。11.7库管人员应随时保持库内整洁，每月需安排保洁人员对库房进行一次清洁工作。11.8库管人员请假期间，应将库房工作及钥匙移交给其主管领导，已使库房工作可照常进行。附件一库房台帐物品名称入库情况出库情况库存情况最低库存量最后保质日期有效使用日期存放位置备注日期数量单价日期数量单价日期数量单价 附件二库存警示通知单 附件三物品存货盘点表类别名称单位数量金额最低库存量规定办 公 用 品小计：印刷品小计：礼品小计：合 计：库存警示通知单物品名称物品负责人及部门实际库存上期（月季度）出库数量理