美的制冷家电集团企业标准.doc

本文由zaedewah贡献 doc文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 美的制冷家电集团企业标准 QG/ML01.02-2005 公文管理 2005-4-16 发布 2005-4-16 实施 美的制冷家电集团发 布 修 编制原因说明： 订 页 为统一规范制冷家电集团公文管理，特制订本管理办法。 原章节号 现章节号 修订（内容）说明 本管理仅针对制冷家电、各公司一级单位 编号发文进行规定，各公司下属部门详细规定 由各公司在本规定基础上根据各公司实际情况 自行发文规定 修订人/时间 李松波 2005.3.31 管理职能会审/日期： 缺省 单位审核意见/日期： 缺省 单位外会签意见： 同意 同意 同意 杨志军 欧亚非 熊 杰 05.04.12 05.04.13 05.04.14 营运管理部综合管理会审： 同意 魏华 05.04.16 审批意见： 同意 李云海 05.04.16 注： 1 流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。 流程： 编制部门 （营运管理部） 单位外会签 （华管、 荣管、 美通管） 营运管理部综合管理会审审批 （营 运管理部总监） 2 流程清单外的文件审批流程由营运管理部确定。 美的制冷家电集团企业标准 公文管理 QG/ML01.02-2005 1 目的 为使制冷家电及其下属经营单位公文制订、接收、发放及存档工作进一步程序化、制度化、规范化，并使 各个使用场所可获得适用文件的有效版本，特制定本标准。 2 范围 本标准适用于制冷家电、美的-东芝开利合资公司（以下简称：美的-东芝） 、华凌及团有限公司（以下简称： 华凌） 、荣事达合资公司（以下简称：荣事达） 、重庆美的通用制冷设备有限公司（以下简称：美通）所有公文 文件的管理。 3、引用标准 无 4 定义 4.1 公文文件 外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给制冷家电及其下属子公司、经营 单位的公文。 请示、报告：指向主管领导、部门、公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以制冷家 电名义向美的集团或美的集团以外单位的请示、报告和制冷家电下属各职能部、子公司等向制冷家电领导或主 管部门的请示、报告。 制冷家电内部公文：指在制冷家电及下属子公司内部使用的公文，包括制冷家电下发的或下属各公司、 单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 5 管理要求 5.1 公文文种及使用 公文按文种分为：通知、通告、通报、决定、规定、请示、申请、报告、会议纪要。 5.1.1 对制冷家电及子公司内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”。 5.1.2 制冷家电及子公司告知关于所属任何单位发生的股权变更或公司更名时，用“通告”。 5.1.3 上级部门向下级部门传达重要情况，用“通报”。 5.1.4 对内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排用“决定”文种。 5.1.5 制冷家电或下属各公司、单位对各种重要事项或某一类特殊问题下发阶段性管理办法时，使用“规定”。 （注：对于制冷家电或各公司、单位在较长时间段需要执行的管理制度、规范、办法必须以“体系文件”形式 下发，不能以公文文件格式下发） 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 1/8 2005-4-16 实施 QG/ML01.02-2005 5.1.6 下级部门向直接上级部门或领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种。向跨级领 导部门或领导请示、报告时必须以接受请示的直接下属单位或部门的名义，并经其直接下属单位的职能管理部 确认后才能上报，不允许跨级别上报（例如：美的-东芝开利合资公司向美的集团请求指示则必须以制冷家电名 义请求指示，并经营运管理部确认）；同一级别请求批准事项时，可直接用“申请”格式。 5.1.7 管委会、经营检讨会、总结计划会等重大会议的内容纲要、规定事项和工作指示等，用“会议纪要”。 管理机构、 5.2 管理机构、人员及其职责 5.2.1 营运管理部为制冷家电公文的归口管理部门。营运管理部负责接收和处理外来文件及各公司对制冷家电 领导的请示、报告，负责处理所有以制冷家电名义上报、下发的公文文件，并对制冷家电下属各公司的公文处 理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的公司、单位、部门、人员进行处罚； 5.2.2 5.2.2 各公司、单位的管理部门负责本公司、单位上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实 制冷家电转发的外来文件及制冷家电下发的规章制度、工作指令等文件，负责接收、处理外公司、单位发来的 行政、管理及其它相关文件； 5.2.3 各公司需设置专职信息员 1 名，各单位根据业务需要，设置兼职一级信息员 1 名，负责信息的传递、接 收、处理和跟进落实； 发文资格、 5.3 发文资格、效力 5.3.1 发文资格 制冷家电、各子公司及各公司下属子单位为具备发文资格的主体，其它部门、模块、组等根据业务需要由 各公司决定发文资格。（具体名单见本文件规定具备发文编号及署名的公司、单位名单）。 制冷家电层面项目小组经授权后、制冷家电层面各委员会具备发文资格。（具体要求见相关文件规定） 5.3.2 发文效力 公文的效力对该公文的接收对象具备约束力，对该公文的非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该 公文在接收对象的执行、落实给予支持。 5.4 文件格式及发文流程 5.4.1 公文格式种类共分为正式公文、非正式公文、会议通知和会议纪要。 5.4.2 正式公文 5.4.2.1 正式公文包括但不限于： 制冷家电、各公司、单位范围内的重要人事任免决定、重大事件的处理决定； 对单位内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排的正式公文； 以制冷家电、公司、单位名义向美的集团和制冷家电、所属公司领导作的请求指示、批准或汇报工作； 对制冷家电、公司、单位内部需要周知和共同执行的事项的通知、通报； 公文的效力需要作用于制冷家电、公司或全单位的； 各公司、单位认为需要用正式格式的其他公文。 5.4.2.2 正式公文格式包括文头、行文、文尾三部分，具体模板以附件 2 为准。 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 2/8 2005-4-16 实施 QG/ML01.02-2005 a）正式公文文头标识、编号及公文署名 正式公文文头标识、 发文机构 集团发文 营运管理部 制 冷 家 电 财务管理部 人力资源部 审计监察部 IT 管理部 市场部 XX 项目小组 美 的 东 芝 公司发文 家用空调事业部 商用空调事业部 海外事业部 国内营销公司 XX 项目小组 公司发文 营运管理部 财务管理部 华 凌 空调公司 中雪公司 华电公司 中央空调公司 XX 项目小组 公司发文 营运管理部 财务管理部 人力资源部 荣 事 达 供应链管理部 国内营销部 海外营销部 洗衣机工厂 冰箱工厂 研究院 OEM 部 XX 项目小组 美 通 公司发文 XX 项目小组 公文文头标识 制冷家电文件 制冷家电营运管理部文件 制冷家电财务管理部文件 制冷家电人力资源部文件 制冷家电审计监察部文件 制冷家电 IT 管理部文件 制冷家电市场部文件 制冷家电 XX 项目小组文件 美的-东芝开利合资公司文件 美的-东芝开利合资公司家用空调事业部文件 美的-东芝开利合资公司商用空调事业部文件 美的-东芝开利合资公司海外事业部文件 美的-东芝开利合资公司国内营销公司文件 美的-东芝开利合资公司 XX 项目小组文件 华凌集团有限公司文件 华凌集团营运管理部文件 华凌集团财务管理部文件 华凌集团空调公司文件 华凌集团中雪公司文件 华凌集团华电公司文件 华凌集团中央空调公司文件 华凌集团 XX 项目小组文件 中美合资公司文件 中美合资公司营运管理部文件 中美合资公司财务管理部文件 中美合资公司人力资源部文件 中美合资公司供应链管理部文件 中美合资公司国内营销部文件 中美合资公司海外营销部文件 中美合资公司洗衣机工厂文件 中美合资公司冰箱工厂文件 中美合资公司研究院文件 中美合资公司 OEM 部文件 中美合资公司 XX 项目小组文件 重庆美的通用制冷设备有限公司文件 重庆美的通用制冷设 备有限公 司XX 项目小组文件 编号前缀 冷集字 冷集营字 冷集财字 冷集人字 冷集审字 冷集信字 冷集市字 特 XX 字 冷芝字 冷家字 冷商字 冷外字 冷内字 特芝XX 字 华集字 华集营字 华集财字 华集空字 华集雪字 华集电字 华集央字 特华 XX 字 荣合字 荣合营字 荣合财字 荣合人字 荣合供字 荣合内字 荣合外字 荣合洗字 荣合冰字 荣合研字 荣合 OEM 字 特荣XX 字 重美冷字 特通XX 字 署名 不署名 营运管理部 财务管理部 人力资源部 审计监察部 IT 管理部 市场部 XX 项目小组 不署名 美 -东 开 合 公 家 空 事 部 的 芝 利 资 司 用 调 业 美 -东 开 合 公 商 空 事 部 的 芝 利 资 司 用 调 业 美 -东 开 合 公 海 事 部 的 芝 利 资 司 外 业 美 -东 开 合 公 国 营 公 的 芝 利 资 司 内 销 司 XX 项目小组 不署名 营运管理部 财务管理部 空调公司 中雪公司 华电公司 中央空调公司 XX 项目小组 不署名 营运管理部 财务管理部 人力资源部 供应链管理部 国内营销部 海外营销部 洗衣机工厂 冰箱工厂 研究院 OEM 部 XX 项目小组 不署名 XX 项目小组 注： 如为请示则编号行文中加 “请” 字， 如制冷家电名义向上级请示文件用 “冷集请字年度当年顺序号” ， 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 3/8 2005-4-16 实施 QG/ML01.02-2005 以此类推。 b）签发人 制冷家电及四大公司文件署签发人姓名，其它正式公文均不署签发人； 密级按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部和普通五级（仅保密文件可在正文左上角标明，其余省略 c) 密级 相应标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理） 绝密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生重大影响的文件，只发给制冷家电 CEO、公 司总裁/总经理、副总裁/副总经理及相应单位负责人阅知。 机密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生较大影响的文件，只发给部级以上干部阅知。 秘密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生影响的文件，只发给经理级以上干部阅知。 内部文件指只适宜在制冷家电内部发放不宜对美的以外公开的文件，可以下发至相关工作主管阅知。 普通文件指可以对外公开的文件。如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、企业宣传资料等。 d)急度 d)急度按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类（特急、紧急文件可在正文左上角标明，其余省略相应 急度 标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理） 特急文件指必须在收文或发文后半个工作日内办理完毕的文件。 紧急文件指必须在收文或发文后一个工作日内办理完毕的文件。 普通文件指按正常文件处理流程二个工作日内处理的文件。 e) 公文称谓 在本规定中有上述正式公文编号的统称为“各单位”； 各单位下属子公司、部、分厂、车间统称为“各部门”。 其余由制冷家电下属公司根据实际情况自行确定； f) 文尾部分 对上级领导或单位领导用“呈”； 对上级单位用“报”； 对同级或不相隶属的单位用“送”； 对下属单位用“发”。 5.4.2.3 正式公文签发流程 a) 制冷家电公文（以自制公文单格式报批，自制公文单格式见附件二） 编制（单位负责人、公司总裁/总经理）单位外会签（可缺省）营运管理部会审（综合管理受理、总监 会审）审批（制冷家电 CEO）下发 b）制冷家电职能部公文 编制（部门负责人）单位外会签（可缺省）单位审核（职能部负责人）下发 c) 制冷家电下属公司公文（以自制公文单格式报批，自制公文单格式见附件二） 编制（部门负责人）单位审核（单位负责人）单位外会签（可缺省）营运管理部会审（总监会审） 审批（公司总裁/总经理）下发 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 4/8 2005-4-16 实施 QG/ML01.02-2005 d)公司下属单位公文 编制（部门负责人）单位外会签（可缺省）管理职能部门会审审批（公司下属单位负责人）下发 e)项目小组公文 编制（部门负责人）会签管理部或相关部门会审审批（单位负责人或项目组长）下发 5.4.4 非正式公文 5.4.4.1 各单位及所属子公司、部门等为制冷家电具备发非正式公文资格的单位，非正式公文只在部门内部具 有效力。 5.4.4.2 非正式公文一般指：除正式公文规定以外的其它文件，主要指与制冷家电、下属公司经营管理结合不 很紧密，发送范围比较小，日常性、临时性通知、通告或决定等。 5.4.4.3 非正式公文格式包括标题、正文和文尾，具体模板以附件 2 为准。 a) 非正式公文编号、署名及举例 发文机构 营运管理部 制 冷 家 电 财务管理部 人力资源部 审计监察部 IT 管理部 市场部 营运管理部 财务管理部 华 凌 空调公司 中雪公司 华电公司 中央空调公司 编号前缀 冷营运 冷财务 冷人力 冷审计 冷 IT 冷市场 华集营运 华集财务 华集空调 华集中雪 华集华电 华 中 空 集 央 调 署名 营运管理部 财务管理部 人力资源部 审计监察部 IT 管理部 市场部 营运管理部 财务部 空调公司 中雪公司 华电公司 中央空调公司 美 通 荣 事 达 发文机构 营运管理部 财务管理部 人力资源部 供应链管理部 国内营销部 海外营销部 洗衣机工厂 冰箱工厂 研究院 OEM 部 管理部 财务部 研发部 制造部 销售支持 5.4.4.4 非正式公文签发流程 编制（部门负责人）管理会审（各单位管理部或相关部门）审批（单位负责人）下发 5.4.5 会议通知 5.4.5.1 会议通知格式模板以附件为准 5.4.5.2 会议通知编号 发文机构 集团发文 营运管理部 财务管理部 人力资源部 审计监察部 IT 管理部 编号前缀 冷会字 营会字 财会字 人会字 审会字 IT 会字 发文机构 公司发文 家用空调事业部 商用空调事业部 海外事业部 国内营销公司 XX 项目小组 编号前缀 芝会字 冷家会字 冷商会字 冷外会字 冷内会字 特 X 会字 2005-4-16 实施 5/8 编号前缀 荣合营运 荣合财务 荣合人力 荣合供应 荣合国内 荣合海外 荣合洗衣 荣合冰箱 荣合研究 荣合 OEM 重美管理 重美财务 重美研发 重美制造 重美销售支持 署名 营运管理部 财务部 人力资源部 供应链管理部 国内营销部 海外营销部 洗衣机工厂 冰箱工厂 研究院 OEM 部 管理部 财务部 研发部 制造部 销售支持 制 冷 家 电 美 的 东 芝 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 QG/ML01.02-2005 荣 事 达 市场部 XX 项目小组 公司发文 营运管理部 财务管理部 人力资源部 供应链管理部 国内营销部 海外营销部 洗衣机工厂 冰箱工厂 研究院 OEM 部 XX 项目小组 市会字 特 X 会字 荣合会字 荣合营会字 荣合财会字 荣合人会字 荣合供会字 荣合内会字 荣合外会字 荣合洗会字 荣合冰会字 荣合研会字 荣合 OEM 会字 特 X 会字 华 凌 美 通 公司发文 营运管理部 财务管理部 空调公司 中雪公司 华电公司 中央空调公司 XX 项目小组 公司发文 管理部 财务部 研发部 制造部 销售支持 XX 项目小组 华会字 营会字 财会字 空会字 雪会字 电会字 央会字 特 X 会字 重美冷会字 重美管会字 重美财会字 重美研会字 重美制会字 重美销会字 特 X 会字 其他公司、部门会议通知编号在此不作规定。 5.4.5.3 会议通知视会议涉及范围和重大程度经请示单位负责人或部门负责人同意后方可下发。 5.4.6 会议纪要 5.4.6.1 会议纪要格式模板以附件 5 为准。 5.4.6.2 会议纪要须注明发文范围，发放时按所属级别由相关信息员下发，并严格按发文范围下发。 5.5 公文处理流程 5.5.1 制冷家电外来文件统一由营运管理部（综合管理）负责签收，并转相关单位协助处理。其他单位原则上 不得签收制冷家电外来文件。 5.5.2 制冷家电、制冷家电职能部门、各公司向相关单位发文时，必须由其一级信息员向文件接收单位的一级 信息员发文，并抄送制冷家电营运管理部，然后由文件接收单位一级信息员进行传递、接收、处理和跟进； 5.5.3 各单位向其内部下属部门发文时，由本单位的一级信息员直接向该单位相关部门信息员发文，同时抄送 所发单位的一级信息员及管理部门。 5.5.4 请示和报告应严格分开。请示公文应一文一事，不得多头、越级报送，不要同时送同级和下级部门。请 示或报告一律由秘书或资料员签收，对内容涉及多个部门的请示或报告，应有相关部门注明会签意见后，再送 主管领导作批示；特殊情况另行处理。 5.5.5 以制冷家电名义下发的编号公文必须按拟稿、会签、审核、打印校对、签发、发放等程序执行。 5.5.5.1 拟稿 拟稿要符合党和国家的方针政策、法律法规及集团、制冷家电有关规章制度；情况真实，观点明确，文字 精练，条例清楚，层次分明，用词准确、规范，简明扼要；文种、体式、密级、急度划分、行文符合规定；文 件实施日期要尽可能明确。 拟稿部门在组织签发前须详细填写“自制公文处理单”（见附件 3），拟稿部门领导要对文稿进行审核。 5.5.5.2 会签 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 6/8 2005-4-16 实施 QG/ML01.02-2005 拟稿单位自行牵头组织会签，原则上在会签前应发征求意见稿至相关部门征求意见； 会签时间一般不超过 1 天，会签单位如有意见须注明，以供拟稿单位和签发领导参考。 5.5.5.3 审核 所有以制冷家电名义下发的公文必须经营运管理部审核（综合管理受理，总监审核），以各单位名义下发 的公文必须经各单位管理部或相关部门审核，一般审核时间不超过 1 天。 审核的主要内容包括： a) 是否需要行文，以什么名义行文； b) 公文体式、文种、行文是否符合规定； c) 文字表述是否精练，标点使用是否正确，文笔是否通顺流畅，前后行文逻辑思维是否合理； d) 公文内容与党和国家的方针政策、法律、法规及美的集团、制冷家电、制冷家电子公司其他规章制度 是否一致； e) 要求和措施是否明确具体，切实可行； f) 内容涉及的部门是否经过协商会签，达成一致意见； 5.5.5.4 打印校对 以制冷家电名义下发的文件由营运管理部负责打印，拟稿部门提供电子文本给营运管理部。正稿打出来后， 由营运管理部和拟稿部门共同进行校对，文件经校对无误后可送领导签发，发送前要先按发文编号方法对公文 进行编号。 5.5.5.5 签发。 以制冷家电、子公司名义下发的公文必须由制冷家电 CEO、子公司总裁/总经理或其授权签发。文件一经签 发即生效。对已签署但未下发的文稿，如根据实际情况需要修订的由营运管理部向签发领导提出修订意见并进 行修订；未经领导同意，对公文内容不得自行修改。 5.5.5.6 上传 PDM 及查询 各级公文在下发当日应即时将电子文本上传至 PDM，按文件级别由相关级别信息员负责上传。制冷家 电及各单位在“PDM/文档管理区”中所属文件夹建立相应的文件夹，密级等级为绝密的不上挂 PDM，由起草部 门保管原件，密级等级为机密的上挂密级文件相应文件夹。 如制冷家电集团文件在“PDM协同管理文档工作区00. 制冷家电集团文件”中查询，由制冷家电信息员 负责上传，共享范围为该文件的发放范围，以此类推。 5.5.5.7 宣贯。 制冷家电及各公司公文发放后，各单位应进一步在本单位内部组织学习宣贯。 5.5.6 部门公文拟稿、会签、审核等应参照制冷家电公文处理程序执行，并须由主管副总经理、单位总经理或 主管总监签字后方可下发。 5.5.6.1 各职能部、单位的编号财务文件须交制冷家电财务部备案；相关人事文件须交人力资源部备案。 5.5.6.