通讯费管理制度.doc

通信费管理制度一目的与意义为了有效发挥通信工具在日常工作中的作用，提高工作效率，同时严格控制公司的通讯费用成本，特制定本制度。二范围本制度适用于汇丰集团总部、商贸事业部、房地产事业部。三. 职责1. 由信息技术部负责本制度的修订完善及解释工作。2. 由集团行政部负责集团总部、房地产事业部固定电话号码的申请、变更业务，固定电话费用统计表的登记及上报工作。3. 由集团行政部负责集团总部、房地产事业部移动电话号码的申请、变更业务，移动电话费用统计表的登记及上报工作。4. 由集团行政部负责集团总部、房地产事业部因人员变动造成的移动电话卡的保管和重新发放工作。5. 由商贸事业部人事行政部负责商贸事业部固定电话号码的申请、变更业务，固定电话费用统计表的登记及上报工作。6. 由商贸事业部人事行政部负责商贸事业部移动电话号码的申请、变更业务，移动电话费用统计表的登记及上报工作。7. 由商贸事业部人事行政部负责商贸事业部因人员变动造成的移动电话卡的保管和重新发放工作。8. 固定电话使用管理人全权负责固定电话：a、使用管理（包括使用时间管理，使用人员管理，长途电话设置，插卡电话费率设置，IP长途拨号设置等）；b、资产保管（负责固定电话的资产物品保管和故障报修工作）；c、费用管理（负责固定电话发生费用管理工作，发生费用不能超过集团额定费用）。9. 固定电话使用管理人的确定：由使用部门的部门经理担任，或由部门经理指派本部门具体人员担任。10. 固定电话发生费用超出集团额定费用的处理：超出公司额定费用部分由固定电话使用管理人无条件全部承担。因当月实际业务量猛增或设备故障等特殊原因，固定电话使用管理人认为可能发生费用超额的，可先暂停固定电话的使用并进行费用申请，待费用申请批准后再开通使用。11. 移动电话使用管理人由移动电话使用人担任，每月移动话费超出集团额定费用部分由移动电话使用管理人无条件承担。12. 集团财务中心负责集团所有固定电话、移动电话费用的月度审核及财务报销工作。13. 集团行政部负责集团所有固定电话机、号码，移动电话卡、号码的资产管理工作及固定电话、移动电话月度考核及监督工作。14. 审计监察部负责对集团通讯费用使用情况开展月度审计工作。15. 汇丰集团全体人员一律遵照执行，各负监督职责。四管理及考核规定1. 移动电话：1) 享受集团通讯费补助的员工必须使用由集团办理、以集团名称为用户名称的移动号码。若本人不愿更换个人移动号码，则必须将个人移动号无条件过户到集团账户下进行使用，如不愿过户，则不享受通讯费报销。2) 集团总部及商贸事业部、房地产事业部银川地区员工使用以汇丰集团名称办理的号码，商贸事业部西安公司员工使用以各下属公司名称办理的号码。供应部外派员工以个人名义在当地办理电话卡，本电话卡在以后人员岗位变动时，须办理名称变更手续留给接任人员。电话卡一旦丢失，使用人须进行补办并承担相关费用。3) 通讯费补助与工资一起当月发放，员工个人进行缴纳。所有享受通讯费补助的人员每月6日前凭移动公司打印的有公司名称的发票（当月实际消费单）提交至行政部行政主管（商贸事业部提交至商贸事业部人事行政部行政主管）处审核后方可报销。行政主管（商贸事业部人事行政部行政主管）据实填写移动费用统计表。财务中心负责对行政主管（商贸事业部人事行政部行政主管）上报的移动费用统计表进行审核，对审核通过的费用予以报销。考核：每月6日前未按时提交移动消费单的员工，由行政主管（商贸事业部人事行政部行政主管）统计上报至集团行政部进行当月0.2分的考核。4) 如报销人在月末未提供相应发票 ，财务中心将对当月通讯费进行停发，待单据补交后下月给予补发。如下月末仍未补交单据，则扣发迟交月份通讯费补助，不再给予发放。5) 出差或在外办事人员遇到通讯盲区漏接电话时，经过盲区后应及时回复未接电话。考核： 违反本规定的员工，无论是否享受集团通讯费用补助，一律由上级领导统计并上报集团行政部进行当月0.2分的考核。6) 移动通讯费超出集团报销额度，超出费用由使用管理人自行承担。不足报销额度者，行政主管（商贸事业部人事行政部行政主管）在年底进行统计并提交详细名单至财务中心，财务中心按差额的50%返还给使用人。7) 员工离职时需将移动电话欠费缴清，并在提出离职申请3天内到集团行政部（商贸事业部人事行政部）办理移动号码上交事宜，详细说明情况，并监督集团行政部（商贸事业部人事行政部）将移动号码套餐改为停机保号状态，如未按规定办理或具体办理日期已形成跨月费用，由此造成的所有费用由离职人员承担并在离职人员工资中扣除。考核：因集团行政部（商贸事业部人事行政部）在接到离职人员移动号码后未及时办理相关变更手续造成的超额费用，由行政主管（商贸事业部人事行政部行政主管）个人承担。2. 固定电话：1) 固定电话费用按照集团核定的报销标准由财务中心按月度统一缴纳，电话使用管理人负责协调使用。2) 部门因工作需要申请配备固定电话，由部门经理通过OA提出申请，集团行政部（商贸事业部人事行政部）审核后报总经理批准，由集团行政部（商贸事业部人事行政部）向电信运营商申请安装或根据现有电话系统资源进行调配。3) 固定电话消费金额以电信发票为准。4) 插卡电话充值由电话使用管理人在每月的第一天进行，充值部分为公司规定报销额减去固定电话座机费用，插卡电话作为一种辅助管理手段，因插卡电话故障等设备原因、及费率设置不当等人为原因造成的费用超支由电话使用管理人无条件承担并及时向行政部申请办公设备维修。考核： 未经允许使用非本部门电话的员工，一经发现，由该电话使用管理人上报集团行政部进行当月0.2分的考核。5)