印章管理细则(1).doc

印章管理细则合生创展集团 合生创展集团有限公司印章管理细则 目 录一、印章管理细则第一章 总则第二章 印章分类第三章 印章的管理第四章 印章的保管与使用第五章 印章管理的法律责任第六章 私刻印章的处理第七章 附则二、附件：印章管理工作标准 1、印章刻制和启用工作标准2、印章管理员工作标准3、声明三、附表1、集团用章申请审批表2、专业集团/片区/地区公司用章申请审批表3、印章刻制/废止申请表4、印章启用通知5、印章备案表6、集团/片区/地区公司已启用印章清单7、印章外借申请审批表8、印章外借证明函9、用章登记台帐10、印章管理员责任书第一章 总 则第一条 编写目的 为使合生集团印章管理规范化、制度化，保障印章管理与使用的权威性、严肃性，提高工作效率，结合印章管理的实际情况，特制定本细则。 第二条 适用范围 本办法适用合生创展集团（下称）的印章管理和使用，集团包括：集团按管理架构设立的不具有独立法人资格的总部、各专业集团(指商业地产总部、物业管理集团、酒店管理集团等)、片区（地区）公司、集团在国内工商局注册登记的具有独立法人资格的公司及集团在境外注册的公司。 第二章 印章分类 第三条 本细则将集团印章按使用性质及用途划分为公司章、合同专用章、部门章、业务专用章、财务专用章和个人印鉴。1、公司章：分为注册公司章及非注册公司章。注册公司章：指集团在国内工商局注册登记的具有独立法人资格的公司的公章，以及在境外注册的公司的公章；非注册公司章：指未在工商局注册登记，由集团按管理架构设立的不具有独立法人资格的公司的公章，例如：集团公章、各专业集团公章、地区/片区公司公章。2、合同专用章：指集团在国内工商局注册登记的具有独立法人资格的公司刻制的用于合同签订时使用的专用印章。3、部门章：指集团总部、专业集团、地区/片区公司按管理架构设立的各中心、监事会等部门的印章。4、业务专用章：指因业务需要而刻制的专用印章：图纸专用章、工程专用章、销售专用章。5、财务专用章：指在国内工商局注册登记的具有独立法人资格的公司的财务管理所需的专用章。6、个人印鉴：指在国内工商局注册登记的公司的法定代表人的个人印鉴，或由集团管理架构设立的公司各部门负责人和授权代表的个人签字用章。第三章 印章的管理第四条 集团印章由集团总部、专业集团、地区/片区公司指定的中心或部门（下称印章管理部门）分别进行管理，印章管理部门应设专门的印章管理员负责管理，印章管理员应为法律人员。第五条 印章管理员具体职责与要求1、印章管理员具体职责为：（1）根据本细则要求及标准，对印章进行日常管理，包括印章保管、刻制、外借、使用登记、移交、废止等；（2）对符合印章管理相关规定的文件/合同进行盖章；（3）负有谨慎审查盖章的文件/合同是否按流程办理审批手续，是否按审批流程中各环节人员提出的意见进行修改，文件内容是否存在不利于公司的重大法律风险的义务；（4）印章陈旧或发生破损无法使用的，由印章管理员提出更新、刻制申请；（5）配合完成印章管理的信息化系统管理工作；（6）印章管理有关的其他工作。2、印章管理员禁止从事下列行为：（1）不得私下自用、外借印章；（2）未经批准不得将印章交接给他人；（3）未经批准不得在空白文件上加盖印章； （4）印章加盖时，由印章管理员亲自加盖，不得委托他人加盖；（5）禁止从事利用印章损害集团利益的行为。3、印章管理员应遵循的工作指引详见印章管理员工作标准。承担印章管理员岗位的员工入职时应签订印章管理员责任书。4、集团委派印章管理员之外的人员管理印章的，该人员须按本细则规定，遵守印章管理员的职责。第六条 印章的刻制和启用1、集团内根据业务需要需刻制印章的，应提出刻制印章申请并填写印章刻制/废止申请表，经批准后刻制。2、经批准后刻制的印章由印章管理部门下发印章启用通知及印章式样后启用。3、印章管理部门下发印章启用通知前应将所启用的印章名称、式样向集团总部印章管理部门报备案，未经备案不得使用。4、未经印章刻制启用审批流程，任何人不得擅自进行印章的刻制和启用工作，印章刻制启用审批流程具体详见集团总部与地区公司权限分工一览表。5、集团已启用印章清单详见集团/片区/地区公司已启用印章清单。第七条 印章的废止1、印章启用后如需废止，需按原刻制的审批流程进行废止审批、经批准后废止。2、废止的印章，由印章管理部门封存。第四章 印章的保管与使用第一节 保管与使用原则第八条 印章的保管与使用的原则1、印章的保管应严格依据本细则规定由印章管理部门派印章管理员专人保管。2、印章管理部门及印章管理员应严格依据本细则规定使用印章及监督使用印章。3、印章使用应严格按照集团相关规定及本细则的规定，（经审批权限和程序方可使用，原则上不得使用手签章）。如因特殊情况使用手签章的，必须在使用后三个工作日内履行事后补签手续。4、印章使用的相关审批人应严格遵守审批权限和审批流程，担负审批责任。印章审批程序中，每一审批人必须要签名确认，如果要进行授权，必须要出具书面的授权书，且授权要具体明确，要明确被授权人的工作事项和有效时间。5、在经过申请用章和审批程序后，最终加盖时由印章管理部门的负责人签字同意。6、印章未经批准不得用于空白文件，例如介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，集团管理的公章必须经申请用章管线负责人、集团印章管理部门负责人同意后，报集团第一负责人同意；专业集团、片区（地区）公司管理的公章必须经申请用章管线负责人、印章管理部门负责人同意后，报专业集团、片区（地区）公司第一负责人同意。7、在紧急情况下，来不及办理审批程序的，须经申请用章管线负责人、申请使用该用章的审批流程所规定的最终批准人和印章管理部门负责人通过电话或短信确认后，方可用章。使用后当天或第二天申请用章部门补办审批手续。8、除注册公司章、业务专用章、财务专用章外，原则上其他印章禁止对外使用。9、专业集团、片区（地区）公司保管的业务专用章如经审批同意由项目公司办公室保管的，项目公司办公室应按本细则规定及相关工作标准进行保管和使用。第二节 公司章的保管与使用第九条 公司章的保管和使用按注册公司章和非注册公司章的分类进行。第十条 注册公司章的保管1、国内注册公司章：除项目公司注册公章由所属专业集团、片区（地区）公司保管外，其余注册公司章由集团总部印章管理部门统一管理。2、国外注册公司章由集团总部印章管理部门和香港办按使用方便为原则进行保管。第十一条 注册公司章使用原则注册公司章用于公司对外民事行为须出具的文件，包括：公司对外公文、对外常规业务文件及报表、合同及协议、特殊对外公函、证明、介绍信等。第十二条 注册公司章审批权限和流程：1、注册公司章审批权限和流程及时间要求以集团下发执行的集团总部与地区公司权限分工一览表中规定的审批权限和流程为准。2、对于下列文件由印章管理员办理印章使用核对登记后直接加盖：（1）已按集团总部与地区公司权限分工一览表中审批权限和流程进行审批后的文件；（2）已按集团总部与地区公司权限分工一览表及合同管理办法的规定履行审批手续的合同和协议（集团总部与地区公司权限分工一览表与合同管理办法不一致的，以前者为准）；（3）其它已经审批流程审批的文件。3、对于集团总部与地区公司权限分工一览表规定以外文件的印章加盖，按如下特殊审批流程办理：（1）集团：申请中心总监管线副总裁常务副总裁总裁董事局；（2）专业集团、各片区（地区）公司：申请中心总监（项目公司）管线总常务副总总经理集团（按集团流程办理）；第十三条 非注册公司章按集团层级架构由相应公司保管：1、集团非注册公司章由集团总部印章管理部门进行保管。2、专业集团、片区（地区）公司非注册公司章由专业集团、片区（地区）公司印章管理部门进行保管。第十四条 非注册公司章的使用原则1、非注册公司章是集团总部、专业集团、片区（地区）公司向下级行使管理权时使用，一般情况下，仅用于集团内部管理发文使用。2、经批准对外使用的，审批流程适用注册公司章审批权限和流程。第十五条 非注册公司章的审批权限和流程：非注册公司章审批权限和流程及时间要求以集团下发执行的集团总部与地区公司权限分工一览表中规定的审批权限和流程为准。第三节 合同专用章的保管与使用第十六条 合同专用章的保管合同专用章由集团总部印章管理部门进行保管。第十七条 合同专用章的使用原则合同专用章是集团各中心、专业集团、片区（地区）公司签订合同时使用，主要用于集团对外业务管理需要。凡集团各中心、专业集团、片区（地区）公司签订的需报集团总部审批的工程类、设计类和监理类合同，在完成审批流程后由集团总部印章管理部门加盖合同专用章。第十八条 合同专用章的审批权限和流程合同专用章的审批权限和流程及时间要求以集团下发执行的集团总部与地区公司权限分工一览表中规定的审批权限和流程为准。 第四节 部门章的保管与使用第十九条 部门章的保管部门章由集团各中心、专业集团、片区（地区）公司自行委派专人保管。第二十条 部门章的使用原则部门章是集团各中心、专业集团、片区（地区）公司向下级行使管理权时使用，主要用于集团内部业务管理需要。第二十一条 部门章的审批权限和流程：部门章的审批权限和流程及时间要求以集团下发执行的集团总部与地区公司权限分工一览表中规定的审批权限和流程为准。第五节 业务章、财务专用章、个人印鉴的保管与使用第二十二条 业务专用章、财务专用章、个人印鉴的保管业务专用章、财务专用章、个人印鉴由申请刻制的中心、专业集团、片区（地区）公司自行委派专人保管。第二十三条 业务专用章的使用与审批1、业务专用章是集团各中心、专业集团、片区（地区）公司处理集团内部专业业务往来文件时使用。（1）工程图纸专用章代表公司用于：图纸、会审记录、预结算报告；工程方面对集团内部往来文件；（2）行政管理用章代表公司用于：图书登记、文件标识（如文件加急、保密）等；（3）其它业务专用章的使用按使用中心的业务范围确定；2、业务专用章由保管的各中心总监审批使用。其中销售专用章由地区公司指定专人保管，主要用于认购书及其他销售文件。第二十四条 财务专用章的使用与审批财务专用章由财务管线指定专人、专柜管理。具体管理及使用要求依据财务管线相关管理制度执行。第二十五条 个人印鉴的使用与审批1、国内注册公司法定代表人的印鉴：按国内注册公司章的使用与审批流程办理，由财务管线指定专人、专柜管理。具体管理及使用要求依据财务管线相关管理制度执行。2、项目公司授权代表的个人签字用章由项目公司办公室集中统一保管。使用时须经项目公司第一负责人审批同意后方可使用。因工作原因需将个人签字用章交由公司其他员工代管的，需进行书面授权，明确代管期间及授权范围。第六节 印章的外借第二十六条 印章外借的原则1、一般情况下不得将印章携带出办公室使用，如确需携带出办公室使用的，借用人应填写印章外借申请审批表，并按印章外借审批流程批准。2、经批准将印章外借到异地使用时，借用人应负责印章在借用期间的保管、使用或监督的责任。3、印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。第二十七条 印章外借的审批印章外借的审批权限和流程以集团下发执行的集团总部与地区公司权限分工一览表中规定的审批权限和流程为准。第五章 印章管理的法律责任第二十八条 公司员工违反本规定的，由公司视情节程度按公司规章制度中的奖惩规定给予行政人事处罚。情节严重或后果严重的，公司有权辞退并单方解除聘用合同，并不给予任何经济补偿或赔偿。第二十九条 除按公司奖惩相关制度处理外，因违反本细则规定造成公司经济损失的，公司追究其经济责任：公司有权按公司各项规章制度规定的幅度或按情节轻重，扣薪、扣奖金；给公司造成经济损失的，由责任人承担损失赔偿责任。第六章 附 则第三十条 本细则由集团总部印章管理部门负责解释。第三十一条 本细则自正式颁发之日起执行。附件一：印章刻制和启用工作标准一、申请中心填写印章刻制申请表，提出刻制印章的申请，并提供相关资料：1、刻制注册公司章：提交成立该公司的集团内部审批文件，营业执照等公司注册登记文件；2、刻制除注册公司章之外的印章：提交成立该机构的集团内部审批文件；二、印章刻制申请表经申请中心/部门总监行政管线总监总裁签字确认后刻制。三、集团总部、专业集团、片区（地区）行政管理部门统一负责办理刻制印章事宜。在刻制国内注册公司公章过程中，须遵守国家法律法规，至有关政府部门（一般为公安局）办理公章审批手续，经审批后前往合法的印章刻制单位办理刻章事宜。四、印章刻制后按本印章管理细则规定的保管印章的相应印章管理部门移交印章。五、印章管理部门接受印章后下发印章启用通知及印章式样。六、专业集团、片区（地区）印章管理部门下发印章启用通知前应将所启用印章的名称、式样向集团总部印章管理部门报备案，未经备案不得使用。七、印章破旧和破损的，由印章管理员填写印章刻制申请表，经印章管理部门负责人同意后，报集团总部、专业集团、片区（地区）行政管线负责人批准。附件二：印章管理员工作标准一、印章登记1、印章管理员应建立书面和电子两套台帐，确保经办人每次用章时及时录入印章登记台帐，并确保各项用章都有准确的记录和签名，以便备查和追溯。2、用章时由经办人员携带文件、用章审批表到印章管理员处盖章，印章管理员要审核各项手续和签名是否齐备，不齐备的退回不予盖章，齐备的对用章分别在书面台帐与电子台帐进行登记，经办人员签名确认，并马上进行盖章。3、印章管理员应妥善保管用章审批表原件以及盖章页的复印件；合同或协议盖章的，应安排用章人员进行合同编号，并妥善保管合同会审表以及盖章页的复印件（各种报表及图纸类视情况留存复印件）。4、在所留存的复印件上应由经办人签署“与原件一致”的字样，以确保文件原件和复印件的一致性。5、印章审批表原件、登记台帐和盖章复印件应妥善保管，各项用章手续能一一对应齐全，保证不缺项、不遗失和资料安全。6、印章管理员须于每天下班前完成当日的台帐登记工作，做到日清月结。7、印章管理员未能监督经办人录入或经办人延迟录入印章登记台帐及办理各项用章记录和签名手续的，视为印章管理员失职行为。 二、印章保管 1、印章管理员有妥善保管印章，避免印章丢失、损毁的义务。2、印章应存放于保险柜中。印章使用后，印章管理员要第一时间进行收存锁好。3、印章管理员须注意印章的保养，防止碰损，并根据印章使用情况每月或每季度进行清洗，以保持印迹清晰。三、印章外借 1、 未经本管理细则第二十四条规定的程序批准，不得将印章携带出办公室使用。2、 确需携带出办公室使用的，应办理印章外借的审批手续，并由印章管理员（或其他指定人员）携带印章到现场盖印或监印。2、借用人经审批将印章带到异地使用时，由印章管理员将印鉴密封后交予借用人签名确认。3、印章外借使用完毕办理归还时，印章管理员需详细登记印章借出时间、归还时间、盖章文件名及份数，并留存盖章文件复印件。4、若外借印章后未使用的，应由借用人做出书面承诺在此期间没有用章，以清晰地界定各自责任。5、印章管理员须负督促印章借用人员按时归还外借印章的责任，原则上外借印章在使用完毕的当天返还。四、印章移交1、印章管理员离职或调任时，须办理印章交接手续。2、移交资料包括：印章、纸质用章审批表、有关文件档案的电子文档、工作台帐明细表等。3、印章管理员若请假或外出时，须事先取得印章管理部门负责人同意，然后将印章移交给指定人员，并由指定人员办理印章暂时代保管手续。附件三：声 明兹发现有人私自刻制“ ”印章，冒用本公司名义非法从事经营活动，对此本公司严正声明：对私刻印章造成的法律后果，由责任人承担，本公司概不负责。本公司保留向责任人追究由此产生的一切法律/经济责任的权利。 年 月 日附表一：集团用章申请表 合生创展集团有限公司 集团用章申请审批表用章单位用章名称文 件 名 称文 号文 件 内 容文件份数申请用章单位经办人印章管理单位经办人中心/部门总监负责人用章审批申请用章单位按集团总部与地区公司权限分工一览表选定审批领导并在括号内打管线副总裁（ ）常务副总裁（ ）总 裁（ ）董 事 局（ ）备 注附表二：专业集团/片区/地区用章审批表 合生创展集团有限公司专业集团/片区/地区用章申请审批表用章单位用章名称文 件 名 称文 号文 件 内 容文件份数申请用章单位经办人印章管理单位经办人项目公司总经理/中心总监负责人用章审批申请用章单位按集团总部与地区公司权限分工一览表选定审批领导并在括号内打管线副总 （ ）常务副总 （ ）总经理/董事长（ ）备 注附表三：印章刻制/废止申请表 合生创展集团有限公司 集团印章刻制/废止申请表申请单位印章名称申请事由申请单位经办人中心/部门总监刻制/废止审批行政管线总监常务副总裁总裁备 注印章刻制/废止审批文件作为附件 合生创展集团有限公司 专业集团/片区/地区印章刻制/废止申请表申请单位印章名称申请事由申请单位经办人中心/部门总监刻制/废止审批行政管线总监常务副经理总经理备 注印章刻制/废止审批文件作为附件附表四：印章启用通知印章启用通知根据合生创展集团印章管理细则的规定，因工作需要刻制新的公章，现经审核批准，决定 印章即日起正式启用。特此通知！ 年 月 日附表五：印章备案表 合生创展集团有限公司 印章备案表印章类别印章名称印 章 印 签保管所在地印章管理师（签名）附表六：集团/片区/地区已启用印章清单 合生创展集团有限公司 集团/片区/地区已启用印章清单序号印章类别名 称印章印鉴印章管理师签名备 注附表七：印章外借审批表合生创展集团有限公司 集团印章外借申请审批表借章单位印章名称借章事由借章时间借章单位经办人印章管理单位经办人中心/部门总监负责人借章审批常务副总裁总裁备