艾申特出差管理制度10-11-9.doc

文件编号：AST/HR-2010-11-09-005内部文件 编订：张姝敏审核：赵桂霞批准：陈丁有日期：2010-11-9日期：2010-11-9日期：2010-11-9出差管理制度第一章 总 则第一条：为了加强对出差行为的控制和管理，规范公司出差行为，根据已实施的旅差管理制度及其实施以来的实际情况，重新修订本制度。第二条：本制度所指出差是指公司员工任何经批准的因公离开长驻工作地的出差，长驻工作地包括公司总部、办事处、业务联络处等。第三条：出差包括：1、当日出差：出差当日往返的；2、远途出差：出差必须在外住宿的；第四条：本制度适用于公司全体员工。在长驻工作地从事业务活动，发生的交通、通信、业务招待费亦适用本制度。第二章 出差前管理第五条：出差前必须填写出差申请表，并由公司授权的批准人签名。没法实时签名的，可以通过电子信息或告知的形式向批准人申请，报销时再行补签，或由批准人委托其上级主管代行签名。第六条：出差申请表注意事项：1、公司员工出差前填写计划，经审批后执行；2、出差期限和行程由出差批准人视情况需要，事前予以核定，事后依照实情核实；3、财务部凭此表格和借款单予以办理借款手续。无此表格者，财务部不得给予出差借款；第七条：出差的批准决定权：出差审批为跨级审批。即向直接领导提出申请，并由直接领导同意签字，再提交上一级领导审核批准；例： OTC代表、OTC主管和城市经理向省区经理申请，由省区经理签字，再由大区经理审核批准；省区经理向大区经理/大区总经理申请，由大区经理/大区总经签字，再由销售总监审核批准； 第八条：差旅费借支：1、 差旅费预借金额测算：往返交通费+其他专项费用（可预计费用）+150元/天*出差天数文件编号：AST/HR-2010-11-09-005内部文件 2、申请及审批流程和权限同出差申请；3、出差借支一律凭经审批的出差申请表，填写借款单，经出差权限审批人、财务负责人签名，总经理或其授权代表批准，方可；第三章 出差期间管理第九条：员工出差外地，应注意与公司保持联络.第十条：出差途中因病、工作实际需要、交通不便等原因需改变出差计划的须按出差批准程序报批；出差途中任何因私改变出差计划（包括但不仅限于中途探亲、无故逗留、延长出差时间、旅游等），须经直接领导同意，上一级领导批准，按事假处理，报销时须经总经理审批，期间产生的费用不予报销；出差途中除遇意外灾害等不可抗力因素外，任何未经请示批准而改变出差计划的按旷工处理。第四章 出差考勤管理第十一条：远途及跨省市出差人员在出差前需凭出差申请表到考勤管理员处登记出差预计起止时间。第十二条：出差人员返回工作地上班应打卡或登记，并需到考勤管理员处销差。考勤管理员根据考勤记录，在出差申请表上填写出差人员出差前后实际上下班时间。报销时财务部根据出差起止交通票据及电子信息进行审核，发现异常的将交考勤管理员重新核定考勤情况。第十三条：因公出差是一项日常工作，出差人员在出差前后需正常上班。远途出差3天以上的，如需准备或休整的，可按下表规定时间上班：离开/返回工作地时间上班时间离开14：00前出差前一天正常上班，当天自行准备。14：00后当天上午正常上班返回12：00前当天继续上班12：00后第二天正常上班第十四条：连续出差30天（含）以上的员工，返回工作地可申请补休一天。补休需提前申请，填写请假单，并在请假事由一栏内注明“出差补休”，由直接主管审批并交至考勤管理员处审核、备案。第十五条：出差人员违反以上规定的，按旷工处理。文件编号：AST/HR-2010-11-09-005内部文件 第五章、费用支出及报销管理第十六条：表-1国内出差费用报销标准：适用于离开常住地8小时以上（含8小时）项目副总总监部门经理大区经理/大区总经理省级经理/主管/培训师OTC/职员/城市经理备注住宿标准/天210元160元110元100元90元 80元北京、上海、广州、深圳在标准上上浮10误餐补贴/天20元20元20元20元20元20元目的地交通费/天30元25元20元15元10元5元出差生活补贴/天40元35元30元25元20元15元合计/天300元240元180元160元140元120元通信联络费500/月300/月200/月150/月100/月50/月营销中心人员一律按月按级别补贴，不再另计；其余部门人员如出差按5元/天计算交 通 费飞机经济舱轮船二等舱以下（含）火车连续乘车时间8小时不能乘坐硬卧；接待费用按需填写事项申请单申请第十七条：对表-1的解释与说明1、住宿费细则：1-1、若出差地已设立办事处的，必须住于办事处。若公司有相应住宿标准的签约酒店，则必须住于该酒店。1-2、住宿发票必须注明期限、天数、单价、费用项目，没注明的必须提供加盖填制单位印章的消费清单。电话费不能并入住宿费项目。1-3、原则上离常驻地距离300公里内的，尽量不安排住宿。文件编号：AST/HR-2010-11-09-005内部文件 2、误餐补贴细则：2-1、范围：适用于离开常住地8小时以上，在常住地因公外出不做误餐补贴；2-2、误餐补贴需提供出差目的地的餐饮发票 。3、目的地交通细则：3-1、公共交通如公共汽车、地铁、电车等凭票在标准内据实报销；3-2、出租车费是公司严控费用项目，非业务需要不得随便乘坐：3-3、往返机场必须使用机场班车，例外情况包括客户同行、单人行李超过30公斤、同行3人（含）以上、使用机场班车的费用使用出租车的费用时，经上级领导同意可乘坐出租车，报销时必须在单据上注明并由上级主管签名确认；3-4、特殊情况需超标乘坐出租车需事先经部门经理或大区负责人同意；3-5、出租车费报销时应据实在票据上注明事由及往返地点、时间，否则将不予报销；3-6、驾驶公司车辆出差的，按实际费用发生情况报销交通费。公司员工驾驶自备车辆出差的，可报销同等金额的往返长途车票费。4、合计费用说明4-1、出差费用实行包干制，按照职级不同对应不同的费用，原则上每天报销的出差费用不得超过合计数，如有超出，超出部分由个人自行承担。4-2、合计数可以累计计算，例：大区经理出差总计5天，第一天费用为160元，第二天费用为200元，第三至五天每天均为140元，合计五天费用780元，五天合计费用未超标准，予以报销。5、往返交通细则：区间交通费用根据实际情况：采用紧急【会客】，效率，【结合住宿，到达时间】，经济情况，选择飞机-动车-硬卧-硬座-城市快巴等交通工具。采用实报实销的制度，飞机和火车比较同等价格在差别不超过150元者可以乘坐飞机。6、有关业务招待费说明：6.1业务招待费的申请为向直接领导申请，由上一级领导审批。即填写业务招待费申请表，向直接工作汇报人提出申请，并由直接工作汇报人同意签字，再提交上一级领导审核批准；6.2凭经审批的业务招待费申请表，填写借款单，经权限审批人、财务负责人签名，总经理或其授权代表批准，方可；7、其他：7-1、因私（如旅游、购物等）产生的费用如交通费、门票等由个人承担，不得报销。因公产生费文件编号：AST/HR-2010-11-09-005内部文件 用而得到的利益（如飞行旅程积分、宾馆住宿费积分、通讯费优惠、发票抽奖等）应归公司所有；7-3、未经批准超过费用报销标准部分，费用自理。第十七条、港、澳、台及国外出差费用标准由总经理根据实际情况确定。第十八条、关于公司员工在长驻工作地，包括公司总部、办事处、业务联络处市区行政区域内工作的相应费用说明：1、公司给予报销因公所发生的交通费，原则上不得超过相应职级的对应金额。无其他费用补贴。表-2非出差期间的，其日常费用支出标准见下表：项目副总总监部门/大总区经理大区经理省级经理/主管/培训师OTC/职员目的地交通费/天30元25元20元15元10元5元2、长驻工作地人员原则上不得报销出租车票，特殊情况必须经省级经理（含）以上人员同意。报销规定同出差。第六章、费用报销手续第十九条：差旅费报销审批程序：报销人应将报销单据及相关申请表单同时附在报销单据后面，报出差权限审批人确认签字后，交财务经理审核，审核无误后，由总经理或其授权代表批准报销。第二十条：出差人返回工作地后5个工作日内向财务部报销差旅费用，并结清欠款。原借款未结清，不得再借款。超过时间未到财务部办理报销手续的，将采取包括但不仅限于以下措施：1口头通知；2邮件公布；3在当月发放的薪资及补贴中全额扣抵；4视为侵占公司财产，由总经理室决定处理。第二十一条：每周产生费用必须按照财务部规定通过电子邮件形式予以登记。第二十二条：报销单据的要求：1报销用单据必须为合法发票（票据），加盖有财税部门印章；大型企业制定的统一凭证（如人民银行统一制定的银行转账结算凭证，铁道部统一制定的铁路运单等）。因特殊原因，确实无法取得合法发票（票据）的，事先应征得公司财务部经理同意。文件编号：AST/HR-2010-11-09-005内部文件 2原始凭证要求具备以下基本内容：1）原始凭证名称；2）填制原始凭证的日期3）接受原始凭证单位名称；4）经济业务内容（含数量、单价、金额等）；5）填制单位签章；6）有关人员签章；7）凭证附件（费用明细项目较多，凭证无法完整填齐的）。3报销单据按行程逐张粘贴于1/3废A4纸，每一行程分别按长途费、市内交通费、住宿费、其他费用项目分类张贴，并在背面写明起止地点、时间、各费用金额、合计金额。接待费用单独张贴并计入其他费用合计项。4封面用差旅费报销单，填写包括生活费补贴/误餐补贴、长途费、市内交通、住宿费、其他费用等项目。差旅费报销单的内容要求填写齐全，包括出差的起止日期、行程、部门、凭证数等。并附上出差申请表方可办理报销手续。第二十三条：出差报销采用跨级审批制度，所有签名确认或审批者，均应对其内容负责任。签名审核者必须对报销内容的合理性、必要性和真伪负责任。财务部门必须对报销内容是否符合公司规定和单据的真伪负责任，核对出差申请表与相关电子信息是否相符。财务部门对有疑问或不符的内容有权采取以下措施：1要求当事人做出口头或书面的说明或解释；2要求当事人的上级主管做出口头或书面确认或担保；3拒绝不合理或不相符部分和报销单据不规范部分的费用报销；4如出现虚报费用的情况，向办公室报告。第二十四条：不合理费用（包括超标准费用、越权费用以及其他需经上级批准而未经批准、擅自使用的费用），原则上不予报销。如特殊情况同意给予报销的，当事人须提供书面申请，经直接工作汇报人和上一级领导签字认可，并由总经理或其授权代表审批。第二十五条：虚报费用的情况，视为侵占公司财产，可以采取包括但不仅限以下处理方法：1不予报销或要求个人补交费用；2、通报批评；3按员工手册违纪处理；4情节严