办公自动化系统管理办法(已修改).doc

OAOA 办公系统管理办法办公系统管理办法 2010 年 月 日发布 2010 年 月 日实施 版版 次次A 0分发号分发号 持有人持有人 受控状态受控状态受控非受控作废 编制编制 日期日期 审核审核 日期日期 批准批准 日期日期 目录目录 1 目的目的 1 2 范围范围 1 3 职责职责 1 4 程序程序 1 5 记录 记录 5 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 1 8 1 目的目的 为有效利用 OA 办公系统 建立信息化平台 规范信息的使用和传递 促进业务 流程与信息流程的统一 提高经营管理的效率和效果 特制定本办法 2 范围范围 2 1 本办法适用于公司 OA 办公系统 简称 OA 系统 的基本功能模块 报表系统和 电子工作流程 其中 电子工作流程包括合同审批流程 公文审批流程 印章管理流 程 文件处理单流程等 根据公司发展需要 将对 OA 系统适用范围进行适时调整 2 2 本办法中的电子工作流 不适用于没有电子版本的各类文件 如房地产水 电 合同 融资合同等 3 职责职责 3 1 OA系统的战略规划 重要信息系统政策等重大事项应当经由公司有权机构审 批通过后 方可实施 OA系统使用部门应积极参与信息系统战略 规划 重要信息系统 政策等的制定工作 3 2 公司总经理工作部是 OA 系统的归口管理部门 可由其根据实际情况委托专业 服务机构从事 OA 系统的开发 运行与维护等工作 3 3 总经理工作部信息管理员具体负责以下工作 3 3 1程序管理 负责保障并监控应用程序正常运行 3 3 2数据库管理 对OA系统中的数据进行存储 处理 管理 维护组织数据资源 3 3 3数据控制 确保原始数据经过正确授权 监控信息系统工作流程 协调输入 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 2 8 和输出 3 3 4 终端操作 终端用户负责记录交易内容 授权处理数据 并利用系统输出的 结果 3 4 总经理工作部档案管理员 负责 OA 系统电子档案的存档工作 义马环保档案 管理由义马环保档案管理员负责 3 5 公司人力资源部负责向总经理工作部提供入职 离职 人员名单 定期核对 OA 系统上的人员名单 并组织开展新员工培训及 OA 系统培训工作 3 6 公司各部门 各分子公司 应配合开展 OA 系统电子工作流程的制定 积极参 加培训 掌握 OA 系统使用技巧 实现熟练运用 OA 系统的目的 4 程序程序 4 1 OA 系统的开发 变更 运行与维护控制 4 1 1OA 系统的开发控制 4 1 1 1公司总经理工作部应当根据信息系统建设整体规划 提出信息系统项目建 设方案 经审批后实施 4 1 1 2 OA系统开发过程中 应当明确提出开发需求和关键控制点 采取多种方 式与开发单位进行充分沟通 为系统开发奠定良好基础 总经理工作部应当加强信息 系统开发全过程的跟踪管理 4 1 1 3公司应当成立OA项目管理小组 负责信息系统的开发 对项目整个过程实 施监控 4 1 2 OA系统的变更控制 公司应当制定详细的信息系统上线计划 对涉及新旧系统切换的情形 OA系统用 户部门应当积极参与数据迁移过程 对数据迁移结果进行测试 4 1 3 OA系统的运行与维护控制 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 3 8 4 1 3 1 公司新入职 或离职 人员 由人力资源部在 1 个工作日内将人员的姓名 岗位 所属单位等基本资料交至总经理工作部信息管理员 由信息管理员在 1 个工作 日内完成用户注册 或注销 工作 4 1 3 2 登陆 OA 系统后 新员工应首先进入 控制面板 填写 个人信息 账 号与安全 栏目 4 1 3 3 每位员工的存储空间 包括个人邮箱 个人文件柜 内部短信 为 100M 如要增加容量 须向总经理工作部提出申请 4 1 3 4 发布在 OA 系统 公告通知 的信息 经发文单位负责人审核 总经理工 作部部长审批后 方可进行信息发布 4 1 3 5 电子工作流程发送后 流程发起人应根据工作的轻重缓急 对电子工作流 程进行检查 催办 4 1 3 6 流程经办人应及时处理收到的电子工作流 4 1 3 7 公司各部门 分子公司 应指定专人 根据公司的规章制度 负责制作工 作流程 填写 工作流程信息调查表 详见附件 1 填写完毕并签批后 提交给总经 理工作部信息管理员 4 1 3 8 信息管理员根据 工作流程信息调查表 制作 OA 电子工作流程 在通 过试运行后 通过正式发文方式进行试运行 适时转入正式运行 4 1 3 9 出现以下情况时 必须对工作流程进行修改 a 公司规章制度和工作流程发生变动 b 国家法律法规变化 c 其他情况 4 1 3 10 需要对工作流程做出修改时 相关人员填写 OA 系统电子工作流程修改 意见单 详见附件 2 经部门负责人 分管领导 总经理审批后 提交给总经理工作 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 4 8 部信息管理员 由信息管理员组织修改工作 4 1 3 11 需要废止某类工作流程时 由编写部门起草工作流程废止申请报告 说 明废止原因 报公司领导审批后方可执行 4 1 3 12 总经理工作部档案管理员负责 OA 系统的存档工作 义马环保档案管理由 义马环保档案管理员负责 4 1 3 13 涉及公司资金 法律权益 人事调整等重要事项的电子工作流程 如公 文管理流程 合同管理流程 印章管理流程 招投标管理流程等 除进行电子存档外 还应打印纸质文本 根据公司 档案管理制度 进行存档 4 1 3 14 OA 用户应定期清理所属数据 如 OA 短信 邮件等 保证服务器的运行速 度与质量 信息管理员应定期检查服务器的可用资源 协助员工清除多余的数据资料 4 1 3 15 总经理工作部信息管理员应定期备份数据库 每周将服务器上的数据拷 贝到专用移动硬盘 4 2 信息系统访问安全 4 2 1 总经理工作部信息管理员应接受培训 经考核合格后方能正式上岗 信息管 理员应在权限范围内进行操作 更换信息管理员或密码泄露后 必须及时更改密码 若信息管理员离开工作现场 必须锁定或退出已运行的程序 防止其他人员利用自身 账号操作 4 2 2 总经理工作部信息管理员应定期检测信息系统运行情况 及时进行计算机病 毒的预防 检查工作 禁止用户安装非法防病毒软件和私自卸载公司要求安装的防病 毒软件 未经许可 不得在服务器上安装不相关的程序 软件 避免由此带来的安全 漏洞 4 2 3 总经理工作部信息管理员应当充分利用操作系统 数据库 应用系统自身提 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 5 8 供的安全性能 在系统中设置安全参数 以加强系统访问安全 禁止未经授权人员擅 自调整 删除或修改系统中设置的各项参数 涉及上网操作的 应当加强防火墙 路 由器等网络安全方面的管理 4 2 4 总经理工作部信息管理员不得擅自进行系统软件的删除 修改等操作 信息 管理员应严格规范账号 密码和使用权限 4 2 5 OA 用户应保管好自己的用户密码 不得将自己的帐号和密码告诉他人 由 他人登陆 OA 处理电子工作流程 4 2 6 OA 系统用户应及时查阅登陆日志 若发现有非法登陆的情况 应及时向总 经理工作部信息管理员报告 并及时更改密码 4 2 7 原则上 OA 用户禁止在公共场所使用公用电脑 如网吧 机场等场所的公 用电脑 以防个人 OA 权限被盗用 泄露公司信息 4 2 8 信息管理员应定期对系统中的账号进行清查 检查操作日志 避免有授权不 当的账号 及时清除非授权账号 4 2 9 为确保 OA 系统使用的安全性和保密性 集团公司中高层应使用 U 盾登录 OA 系统 4 3 OA 硬件管理 4 3 1公司总经理工作部应当根据公司制度 对系统设备的新增 报废 流转等情 况建档登记 统一管理 4 3 2 公司总经理工作部维护OA系统硬件所处环境 以及检查更换系统硬件等 维护OA系统所处环境包括机房的温度 湿度 电压 网络设施的保护措施等 检查更 换系统硬件 应当包括定期或不定期对系统硬件本身状况进行检查 及时发现 排除 问题 4 3 3 公司机房由总经理工作部信息管理员负责管理和检查 进出公司机房 需 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 6 8 进行登记 严格管理 其他任何人员未经授权不得进入机房 不得接触计算机信息系 统硬件设备 对于主要系统服务器应当配备不中断电源供给设备 硬件设备的更新 扩充 修复等工作应当由相关人员提出申请 报批后方可开展工作 信息管理员应当 严格遵守用电安全 不得在计算机专用线路上使用其他用电设备 4 3 4公司机房一经发生异常状况 如冒烟 打火 异常声响等 应当立即通知 总经理工作部进行处理 4 4 罚则 4 4 1 信息管理员 由于未能及时备份上周数据 导致 OA 系统所有数据丢失 当 月绩效考核成绩为 0 分 同时 公司将视情节严重性 予以处罚 4 4 2 档案管理员 由于操作不当 导致电子文档未能及时保存 丢失电子档案 的 当月绩效考核成绩为 10 分 同时 公司将视情节严重性 予以处罚 4 4 3 原则上 流程经办人应在 2 个工作日内完成电子工作流程的批阅工作 超时 一次 当月绩效考核成绩扣罚 5 分 4 4 4 OA 用户向他人泄露登录账号和密码口令 并由他人代为处理电子工作流程 的 造成不良后果 公司将通报批评 4 4 5 使用 OA 系统时 应注意信息保密 如将 OA 系统上的重要资料向外泄露 公 司将进行通报批评 情节严重者 公司将依法追究其法律责任 4 4 6 盗用他人 OA 系统账号 密码者 一经发现 公司将通报批评 情节严重者 公司将依法追究其法律责任 5 记录 记录 5 1 工作流程信息调查表 5 2 OA 系统电子工作流程意见填写单 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 7 8 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 8 8 工作流程信息调查表工作流程信息调查表 流程编号流程名称 表单编号部门 流程图例 序号步骤名称处理者描述处理策略 是否允 许回退 是否允 许签意 见 是否有字段不允许该 步骤查看 有请在该 步骤著名字段名称 可写字段 1 2 3 4 5 分管领导签字 部门负责人签字 填写人签字 OA 办公系统管理办法 版次 0 页次 9 8 OAO