招标采购管理流程.doc

招标采购管理流程编制日期审核日期批准日期日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人修订记录1 流程图2 流程概况流程目的为规范“公司招标”采购行为，加强“公司招标”工作管理，充分利用市场资源，引入竞争机制，降低采购成本，提高资金使用效益，保证采购质量，特制定本规程。适用范围选择招标采购方式实施的各类采购。定义1、 招标采购：是指根据事先提出的采购条件和要求，邀请符合条件的供应商参加投标，通过评标确定中标供应商的采购方式。2、 评标小组组长：总经理副组长：总经理助理组员：工程技术分管领导、项目管理分管领导、投资研发分管领导、营销管理分管领导、工程技术部经理、项目管理部经理，投资研发部经理、营销管理部经理、审计监察部经理等，必要时可邀请外部专家。注：工程技术部、投资研发部、营销管理部等部门专业人员视招标内容可列席。流程主导部门成本控制部部门流程中承担职责董事长1、 审批入围单位；总经理1、 审批招标采购启动报告；2、 确定评标小组成员；3、 审批资格预审条件；4、 审核入围单位。成本控制分管领导1、 审核招标采购启动报告；2、 负责联合签发答疑文件。各专业分管领导1、 负责审核专业领域招标技术文件；2、 负责联合签发答疑文件。评标小组组长1、 主持招标文件的评审；2、 参与入围单位评审并组织推荐入围单位；3、 组织开标、评标和定标工作。4、 确定开标方式。评标小组成员1、 参与招标文件评审；2、 参与入围单位评审；3、 参与开标、评标及定标。 成本控制部1、 负责拟定招标工作启动报告；2、 组织资格预审；3、 组织入围单位评审；4、 组织编制招标文件并组织会议评审；5、 组织发标、答疑，组织编制并发布答疑文件；6、 负责回标。相关部门1、 参与资格审查；2、 负责编制招标技术文件并参与评审，其中：投资研发部负责编制概念、方案等招标技术文件；工程技术部负责编制扩初设计、施工图设计、景观设计、室内装修、工程建设、材料设备等招标技术文件；营销管理部负责编制营销招标技术文件；3、 负责答疑并拟定答疑文件；4、 审计监察部对招标过程进行监控，并列席评标过程。3 工作程序3.1 适用范围l 工程及材料设备类：工程类供应商、标的20万以上的材料设备类供应商;l 设计类：概念设计、方案设计、扩初设计、景观设计、样板房设计、售楼处设计、精装修设计、公共区域设计、办公区域设计；l 营销类：策划代理、销售代理、非垄断性广告代理等；l 综合类：5万元以上固定资产购买、办公软件（含OA、财务、成本、计划、销售等）、公司（项目）、网站建设外包。3.2 招标条例3.2.1 招标规则l 任何部门和个人不得将按规定必须进行“公司招标”的项目化整为零或者以其他任何方式规避“公司招标”；l 招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实、信用的原则，并切实树立和维护“公司招标”形象；l 依据招、评分离的原则，参与组织招标的业务部门相关人员原则上不得作为同一次招标的评标小组成员。特殊情况，须由启动报告批准人批准，参与组织的业务部门的相关人员方可参加评标小组；l 为了确保招标、评标的公正性和客观性，下列人员不得进入评标小组： 投标人或者投标人主要负责人的近亲属； 与投标人有经济利益关系，可能影响对投标公正评审的； 曾因在招标、评标以及其他与招标投标有关活动中从事违法行为而受过行政处罚或刑事处罚的。l 评标工作小组成员守则： 不得收受利害关系人的财物或者其他好处； 不得向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况； 必须客观公正履行职责； 无正当理由，不得拒绝参加评标活动； 投标人实际资格不符合招标条件的投标作废；投标人弄虚作假、串通结盟、抬标、压标、围标、串标或其他弄虚作假方式违规的投标作废。3.3 招标启动3.3.1 成本控制部根据批准的各专业采购计划，结合招标工作的难易程度提前安排招标时间，保证招标质量；3.3.2 成本控制部组织编制启动报告，启动报告包括拟招标的项目、招标内容、招标时间安排、拟采用的计价方式等，提请成立评标小组；3.3.3 评标小组成员由总经理根据评标内容审批确定，并在资格预审前一天通知评标小组成员。评标小组成员除专业技术人员外，根据采购业务的不同应有财务、预算、研发等相关人员。如有必要应有外聘专家，评标小组成员数应为奇数，不得少于5人。3.3.4 评标小组成员在评标时根据公司规定，独立行使评标的权利，同时承担相应责任。3.4 发布招标信息及资格审查3.4.1 公司招标一般采用邀请招标，成本控制部须在公司供应商名录中向具备投标资格的单位发出投标邀请；3.4.2 如果拟投标人未进入公司供应商库，则需按【供应商管理流程】进行入库审批，审批通过方可具备投标资格；3.4.3 投标邀请书中应有明确的资格预审条件，资格预审条件应充分满足招标项目的需求，同时具有一定的广度和聚焦性，确保能够入围的数量，同时严禁出现不在同一档次的单位均能符合资格预审条件的情况，资格预审条件由总经理审批；3.4.4 成本控制部组织相关部门对供应商名录中受邀单位进行资格审查，资格审查时，应以公平、公正的原则，采取统一标准考核拟投标人，不得对拟投标人实行歧视待遇；3.4.5 资格审查后，由成本控制部组织、评标小组组长主持，在通过资格审查的单位中确定推荐入围名单，入围名单由总经理审核，董事长审批。3.5 标书制定及发标3.5.1 成本控制部负责组织业务部门按照招标文件编写作业指引编写招标文件，并对其质量负全责；投资研发部负责编制概念、方案、扩初设计等招标技术文件，并对其质量负责；工程技术部负责编制精装修、工程建设、材料设备等招标技术文件，并对其质量负责；营销管理部负责编制营销招标技术文件，并对其质量负责。成本控制部组织相关部门对招标文件进行评审；3.5.2 招标文件应符合国家相关法律法规要求，相关内容的表述应准确、无歧义；3.5.3 招标文件中应明确评标办法，以利于评标小组公正、客观的开展评标工作；3.5.4 成本控制部负责组织评标小组对招标文件进行评审。招标文件的评审一般应以会议的形式进行，并应形成会议纪要，作为招标文件评审审批依据。评审时对招标文件初稿的修订应保存纸质文本，并由评标小组在封面上予以签字确认；3.5.5 成本控制部组织业务部门根据评审意见修订招标文件，经成本控制分管领导审核、总经理审批后，正式发标；3.5.6 在招标过程中发生的会议记录、答疑、现场踏勘等材料，业务部门汇总整理成答疑文件由本部门分管领导审批后，提交成本控制部以书面形式发给所有投标单位；3.5.7 成本控制部、业务部门、评标小组不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标的其他情况；3.5.8 招标项目要求提供投标保证金的，由财务管理部收取，具体金额依据招标文件编写作业指引中的规定进行确定；l 开标后未中标单位的投标保证金，由成本控制部三天内通知财务管理部免息退还；l 中标单位在合同签订后5天内，由成本控制部通知财务管理部将投标保证金自动转为履约保证金或免息退还（中标单位在中标后不接受中标承诺主要条件的，不退还投标保证金，取消中标资格）。3.6 分类确认是否做标底/栏标价3.6.1 标底/拦标价由成本控制部根据招标文件约定在开标前24小时内完成汇总编制，经成本控制部经理、成本控制分管领导审核，总经理审批后，成为正式标底/拦标价；3.6.2 标底/拦标价的编制应符合招标文件的规定，必要时可委托业务关联的工程咨询公司完成；3.6.3 参与标底/拦标价编制及审定的人员应严格遵守公司的相关保密制度。3.7 回标、开标3.7.1 成本控制部应敦促供应商按照约定时间回标；3.7.2 按招标文件约定的投标截止时间，成本控制部登记收到的投标文件；3.7.3 评标小组按照招标文件中预先确定好的时间和地点公开组织开标；3.7.4 开标时，评标小组组织投标人相互检查投标文件密封状况，填写投标文件密封性检查表，发现密封性不符合招标文件要求的，由评标小组商议确认并经评标小组组长签字后视为无效投标；3.7.5 评标小组组长开标前宣布开标方式。3.8 评标及定标3.8.1 评标、定标方法公司根据不同的招标项目，采用以下评标、定标方法，按照最优中标原则进行定标：l 最低价法：该办法适用于同品牌、规格、型号的材料和设备采购项目。该类项目根据谈判结果，最低价格者为中标单位；l 合理低价法：该办法适用于功能、性能相近，品牌不同的材料和设备采购项目；工程技术含量低、施工难度小、工艺简单、总造价低的工程类施工项目；l 综合评价法：该办法适用于工程类设备较多、施工复杂的建筑、安装、大型装修、监理及其它特殊需要的项目。综合评价越高越符合中标条件。3.8.2 评标小组按照招标文件约定审查投标文件，判定有效投标和废标：l 原则上有效投标不少于3家，中标率不高于40%，若这两个条件有一个不满足则按废标处理，特殊情况经招标结果权限审批人批准后可以定标。同一投标人可以参加多标段投标，但计算中标率时按照1家有效投标人计算。l 当所有投标报价均不能达到预期，或评标小组根据投标情况认为需要对招标文件进行重大修订时，应当组织二次投标。l 评标过程中评标小组可以对投标文件中含义不明确、有明显文字和计算错误的内容进行征询，要求投标人以书面形式作必要的澄清和说明。l 评标小组应严格按照招标文件确定的评标办法和标准，客观公正地评标，评标过程中不得改变招标文件中规定的评标办法和标准；3.8.3 按评标小组组长宣布的开标方式开标、评标和定标。3.9 合同签署3.9.1 合同签署按合同管理制度及合同审批权限表审核、审批权限执行。3.10