印章管理办法.docx

第一章 总则 一、目的 为规范公司的印章管理，确保印章使用恰当、安全，维护公司形象和声誉，保证公司利益，避免因印章使用不当出现的问题和风险，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司所有印章的管理和使用部门。三、职责划分 公司各级管理人员、各部门在印章管理工作中的职责划分如下表所示。印章管理职责明细表部门职责明细总经理1、负责授权印章的使用和管理部门（或人员）2、负责审批印章的刻制、负责审批正式印章的使用 办公室1、负责制定印章管理办法2、负责初审需由公安部门备案的印章，并上报总经理审核批准3、负责公司印章的备案工作4、接受各部门上报的各类专用章的刻制申请，分类上报以及印章刻制工作5、负责对授权范围内印章的管理及用印监督6、负责公司印鉴样式的备案、注销等管理工作财务部负责对授权范围内印章使用和管理各部门1、各部门可根据工作需要，向办公室提出部门专业印章的刻制需求2、各部门可根据工作需要，向办公室提出印章使用需求后，报有权签批人审批后使用3、按印章管理办法规定保管本部门使用的印章，并按用印办法规定使用和管理印章 第二章 印章的种类 四、正式印章 正式印章是指公司公章、合同专用章等国家规定的正式印章。 五、专用印章 专用印章是指公司财务专用章、各职能部门章等用于指定用途的印章。 第三章 印章的使用范围 六、正式印章使用范围 1、发送正式公文、电函、传真件等。 2、报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。 3、签定重要合同、协议及对合作方的正式往来等需以公司名义出具的法律文件。 4、总经理批准加盖公司公章的各类文件。 七、专用印章使用范围 1、各部门在其职责职权范围内，用于工作事项文书和授权范围内的工作函件等。 2、各部门负责人批准加盖专用印章的各类文件。第四章 印章的刻制八、印章刻制申请 1、各部门根据业务需要提出印章（不论是否需到公安部门申请备案）刻制申请，填写“印章刻制申请表”（附件1）。 2、“印章刻制申请表”由办公室报公司总经理审核、批准。 九、印章刻制程序 1、需要在公安部门备案的印章，按国家规定程序办理印章备案手续，并到公安部门指定的印章刻制单位刻制。 2、除需要在公安部门备案的其他印章，由办公室指定的单位刻制。 3、刻制好的印章由办公室统一备案发放。 第五章 印章管理流程 公司所有印章的保管和使用一律实行总经理授权制，由总经理下发“印章管理和使用授权书”（附件2），并按以下操作流程进行启用、使用和保管。 十、印章的启用 1、印章刻制完毕，填制“印章样式备案表”（附件3),由办公室统一留存印鉴样式备案。 2、申请使用部门印章保管责任人在办公室登记、完善“印章刻制申请表”（附件1）后可领取印章，即日生效启用 。 十一、印章的使用 1、公司公章 1）使用公司公章必须填写“印章使用情况登记表”（附件4）。 2）因公司贷款业务的特殊性质，公司公章需要借出外带使用时，须按以下程序操作： a、公司公章使用部门详细填写“印章外带审批表”（附件5），先后报经办部门分管领导及总经理批准。 b、除公司副总以上人员一同外出的情况以外，原则上公司公章须由办公室公章保管人员携带，与公章使用部门人员共同外出办理盖章手续。 c、 公章归还后，携带公章外出人员应在“印章外带情况登记表”（附表6）上登记备查，以保证使用登记的完整性。 d、任何人不得在空白信笺上提前加盖公司公章。 e、“印章使用情况登记表”（附表4）和“印章外带情况登记表”（附表6）作为公司档案永久保存，由办公室存档。 2、专业印章 1）目前公司有专业印章的部门只有财务部。 2）由办公室统一留存印鉴样式备案。 3） 财务部的财务专业印章的使用按公司资金管理制度执行。 十二、印章的保管 1、印章使用、管理应坚持领导负责、专人管理、责权一致的原则。 2、印章管理人员应严格履行审批、登记手续，在使用和管理中如遇特殊情况或出现重大问题，必须立即向领导报告，不得擅自处理。 3、印章管理人员离开工作岗位时间较长时，必须事先报告负责人，印章要指定专人暂时代管。代管期间印章使用情况及有关记录及时进行交接。印章管理人员如工作变动，应及时上缴印章，由重新确定的印章管理人员另行办理接收印章的手续，不得私自转交他人。 4、印章应及时清洗，确保字迹清晰、端正。下班后，均应置于保险柜、保险箱内，专门加锁，号码要保密。 十三、印章工作失误处罚规定 印章管理人员要尽职尽责、不徇私情，严禁以职谋私，以章谋私。对遗失或违反规定使用印章给公司造成损失者要严肃处理，应追究其相应的民事或刑事责任。 第六章 印章的变更、遗失及注销 十四、印章的变更 各部门需要变更印章时，须在原印章注销后按照本制度中印章刻制的相关要求申请新印章。 十五、印章的遗失 1、各部门印章保管人有责任确保印章的安全，若出现遗失或保管失当导致印章非正常使用，按“印章工作失误处罚规定”追究当事人的责任。 2、若印章遗失，责任人要及时提出补制申请，按本制度印章的刻制程序办理。 十六、印章的注销 1、印章注销的原因包括公司组织架构调整、业务方向调整、印章失效或磨损等。 2、已注销的印章应由保管责任人上交行政部，并在“印章注销申请表”（附件7）中登记备查。 3、在公安部门备案的印章注销后，由办公室登记并按国家相关规定办理注销手续。 4、因印章磨损严重需要重新刻制的，按本制度印章刻制程序办理。 第七章 附则 十七、本制度