行政管理规章制度(1).doc

Website ： Tel： fax： 公司行政管理规范（试行）总 则第一条 为建立人性化、高效能的企业文化，创建舒适、高效的企业办公环境，培养每位员工的自我管理意识，特制订此管理规范。第二条：本规范所涉及行政管理制度包括：1. 公司环境卫生管理制度；2. 办公用品管理制度；3. 公司电脑安全管理制度；4. 公司固定资产管理制度；5. 公司电话系统管理制度；6. 公司员工入职、离职行政管理制度；7. 邮发快递管理制度；公司环境卫生管理制度第一条 公司环境卫生管理分为公共区和个人办公区两部分：一公共区卫生管理办法：1.公共区意指个人办公区外的办公场所，涵盖一楼大厅办公区域、二楼办公区域、会议室等位置；2.公共区日常卫生打扫由行政部人员指派、领导保洁工进行; 3.公共区卫生日常维护需全体员工协助，尤其是会议室使用后的维护，各部门召开会议完毕后，需将会议椅及会议设施归回原位。二、个人办公区管理办法:1.公司统一为每位员工安排办公位置，员工需在指定工位开展工作，并对所辖工位的整洁负有必要的管理维护责任，具体标准见表3：每位员工的工位的整洁度一方面反映了每个人的工作态度、工作效率以及条理性等个人素质，另一方面也为创造高效、整洁、绿色的办公环境贡献力量。部门主管是员工的表率同时也负有启发辅导员工行为规范的职责，每周末行政部会同各部门主管稽核各部门的卫生状况，以此激发每位员工的主人翁意识。稽核项目标准操作规范工作台面整洁有序（1） 办公用品整齐摆放，条理清晰，日清浮尘；（2） 非办公必需品（如食品杂物等）收在桌柜里；（3） 工作目的需查阅的书籍杂志光盘等，用毕即按顺序放回到原始对应位置；工位周边整洁有序（1）办公桌下柜子、机箱等摆放整齐，杂物随时清理，没有堆积；（2）工位周边线路清楚，无缠绕；电脑及附件整洁有序（1）电脑显示器、机箱、键盘每天擦拭，无落尘；（2）爱护电脑及相关附件，禁止摔打破坏；（3）电脑开机异常，及时联系行政部检修；表3工位卫生管理规范办公用品及其他物资管理制度第一条 办公用品及其他物资的购发：1、 办公用品以及其他物资的发放、领用归口行政部负责；2、 办公用品及其他物资的采购时间：各部门需在每周三填写办公用品申领表，汇总部门人员所需办公用品，完毕后交于行政部，由行政部统计部门所需办公用品，并与财务部统计库存余量后，于每周四进行发放工作；3、 物资领取填写办公用品领用表，本人签字确认后，行政部方可受理领用申请，每月月底由行政部汇总当月物资消耗情况向总经理汇报；4、 各部门新进人员需由部门主管填写员工入职物资申领单行政部附表02，交行政部统一配齐所列物资发给新入职员工；5、 行政部统筹负责公司所有物资的供求使用，严格遵照规定管理物资领用，定期盘点汇报，保证从物资“采购入库出库”整个流程都有严格的控制；6、 行政专员要控制办公用品的种类与数量，确保品种齐全、库存合理、开支适当，没有浪费；第二条、除正常配给的办公用品外，若各部门还需用其他物资的，由部门人员填写物资采购审批单，经部门主管签字确认，报总经理批准后交专人采购，采购回来统一交行政部登记，再根据实际需要办理发放手续。 日常办公用品购置与管理运行流程图公司电脑安全管理制度第一条 为保证每位员工正常有效开展工作，公司为每位员工配备电脑一台，员工作为所配备电脑的使用者负有相应的管理维护责任。第二条 网络管理员有权对每一台运行中的电脑进行监控，对于触及到以下禁止范围的行为，有权提出纠正警告；第三条 病毒防护要求一、员工个人不得随意下载安装未经检测的软件，如工作需要安装软件，须请示网络管理员协同安装；二、所有电脑不得安装游戏软件；四、任何人未经保管人同意，不得擅自动用他人电脑，尤其是财务以及行政人事部的电脑；五、使用人在下班后离开电脑前应退出系统并关机；六、新员工在入职时可对公司所配备电脑设置自由密码，离职时需取消密码设置，后由行政部人员进行检查。第四条 硬件维护及保养要求一、除网络管理员负责硬件的维护外，任何人不得擅自拆卸所使用电脑及相关设备；二、硬件维护人员在拆卸电脑时，须采取必要的防静电措施；三、硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原；四、使用者需采取必要的措施，确保所使用的电脑以及外设设备始终处于整洁良好的运行状态；五、使用者需经常检查所使用电脑及外设设备的状况，及时发现问题汇报给行政部门；第五条 奖惩办法 一、由于电脑已经成为我们工作中必不可少的重要搭档，因此，公司决定将电脑的管理纳入到全员的考核范围内。二、凡是有下列情况之一的，除责令改正外，可扣发当月奖金：1、 因登陆不法网站、公司限制登陆网站，致使电脑感染病毒的；2、 私自安装和使用未经许可的软件（含游戏软件）的；3、 下班时离开电脑未关机的；5、 擅自使用他人电脑或外设造成不良影响的；6、 未及时检查或清洁电脑及相关外设的；7、 因使用、保管不当造成硬件损坏或丢失的，其损失由当事人如数赔偿。公司固定资产管理第一条 为加强本公司固定资产的管理，促进固定资产管理工作规范化、流程化，及时对固定资产进行维修与更新，保证公司各项业务正常开展，提高办公效率，特制定本办法。第二条 本办法所称固定资产指：产权归本公司所有的使用年限超过2年，单位价值在2000元以上的办公设备，如计算机、复印机、传真/打印机、照相/摄影器材等；第三条 本公司固定资产管理工作由行政部负责管理，受总经理监督第四条 固定资产的购置：一固定资产购置应由申请人填写,由部门主管进行签字审核,并交于总经理进行最终审批,审批后将此表交于行政部,行政部按相关采购流程执行;二固定资产购置后，由经办人和行政部人员共同填写“固定资产验收单”，各有关人员应在“固定资产验收单”相应栏目内签字。四固定资产验收完毕，由行政部同时填制“固定资产卡片”和“固定资产备查账”进行分类管理；五固定资产的日常维护、保养工作由使用部门负责，行政部门会定期协同使用部门主管对所领用固定资产进行清查和盘点；六年终行政部会同财务部对公司各类固定资产进行一次全面清查，并将清查结果列表、附说明报告送总经理审阅；七固定资产报废应由使用部门提出报告，经有关部门共同鉴定后，由行政部进行审核并填制“固定资产报废申请单”，使用部门主管、鉴定人员、行政部审核人员共同签字，送总经理审批后由行政部办理注销手续，财务部做相应的账务处理；八由于个人原因造成的固定资产损坏、丢失的，应由相关责任人照价赔偿；九固定资产报废清理后，如有收入应如数上缴财务部做账务处理；十.员工在调离公司前，应将配发给个人的各类固定资产退交行政部并办理退还手续，凭行政部出具的物品交接单到人力资源部办理手续。固定资产管理流程公司电话系统管理第一条 电话作为公司开展业务以及对外沟通的重要工具，资源有限，禁止公话私用、煲电话粥等非公占用线路的情况；第二条 电话权限分为“市内电话”及“长途电话”两种,如有员工因工作需要拨打长途电话，本人需填写长途电话使用申请表，交于部门主管及总经理进行权限审批，审批后交于行政，同时开通长途电话使用权限；第三条 行政部需对使用长途电话的分机号及员工进行相关纪录；第三条 行政部负责长途充值卡的购进，如话费不足，请及时报于行政部；转存话费须在分机号使用者在场的情况下进行，转存完毕须请使用者签字确认；第四条 呼入电话，需在铃响三声内接起，如座位上无人接听，其他同事可就近抢线接起，转达留言；第五条 接听电话的规范语言为：“您好，*公司”;第六条 使用方法：拨打外线“9”+电话号码；查号摘机拨“160”；拨打长途“9”+“197”+“0”+电话号码；抢线摘机按“4”；第七条 电话信号不良，拔出话机连线，停留一分钟后，重新接通；第八条 电话故障报行政部检查维修更换；第九条 行政部需将电话使用情况进行分类及汇总台帐，后呈于总经理处，以便总经理对公司现有电话使用情况进行了解。公司员工入职、离职行政管理第一条 行政部负责对新入职员工进行岗前行政事务培训；第二条 新入职员工须持部门主管出具的新入职员工物资申领单到行政部办理物品领取手续，包括电脑、推拉柜钥匙、电话等物品；第三条 除日常消耗低值易耗品外，所有领出物资的日常维护由领取人负责；第四条 员工离职前需仔细填写离职物资交接单，经部门主管验收各项物资入库后，再到人力资源部办理离职手续；第五条 员工离职前需主动将工位物资分门别类整理干净；报刊及邮发快递管理第一条 报刊订阅以及快递信息由行政部指定专人负责管理；第二条 员工因公发送快件，需填写快递发送申请单，经部门主管签字确认后，