制作标书时怎样自动生成目录.doc

制作标书时怎样自动生成目录一、 准备：准备工作是标书目录的基础，制作标书前应完整的阅读标书，并根据招标文件的描述找出招标文件起草者（发出者）心中合格的投标文件样式（譬如段落章节如何安排、侧重点、兴趣点等相关内容），然后列出投标文件大纲。譬如：一、商务应标文件1.1、投标声明函1.2、投标分项报价表二、技术应标函2.1、技术参数表2.2、产品功能2.3、产品配置三、3.1、3.2、列出以上大纲之后，就可以安排插入相应的素材开始制作标书了（素材来源：a、自行设计；b、招标文件提供的格式内容；c、以前用过的类似文件文档；d、），完成这部分之后，基本就有了一个标书的大致框架，然后我们可以进行下一步设置美化工作，来或者投标文件目录了。二、 设置：完成上述准备工作后我们就可以开始进行目录设置了，简单方法有很多种，我们讨论最简单的一个办法，大致步骤如下：第一步：设置主标题（譬如：一、商务应标文件）格式，可直接进入word的“样式”列表工具中选择“标题1”（或其他）格式，为了让所有的主标题在目录中以同样的样式显示，建议将所有的主标题都选用同一种标题格式；第二步：设置二级标题（譬如：1.1、投标声明函）格式，与第一步相同，但是要选用与主标题不相同的样式格式（譬如选择“标题2”或“标题3”等），为了与上一步相同的原因，同样建议将所有的二级标题都选用同一种标题格式；第三步：将鼠标光标放在你需要生成目录的地方，然后在菜单栏按照如后步骤自动生成目录：插入引用索引和目录（在这一步要注意选择诸如对其方式等命令）。Ok，到这一步，我们的目录就已经基本完成了，剩下的，就是调整美化工作了。三、 文档中间段落插入目录：一般来说，我们建议在整份投标文件中的各主标题前加入该章节的分项标题，这也很简单，与上一步基本是一样的，但是一定要多一个步骤：编辑需要插入目录的主标题的定义大纲级别，然后按照： “插入引用索引和目录”的顺序来生成二级目录（同样需要注意选择对齐方式等问题）。四、 调整：为了使目录（页面）更美观，或者是在目录生成之后增减了页数，都需要重新调整，调整比较简单，大致有以下几种：1、 调整字体字号：为了使目录更美观，更有层次感，应该适当调整主标题或二级（三级）标题的字体字号，按照一般调整方法即可实现，但是需注意的是同级别的标题应保持一致；2、 调整页码或增减主（二级、三级）标题：当整篇文件标题有增减或页码有变化时，可在目录处单击右键，选择“更新域”命令，然后按照需要选择“更新页码”或“更新整个目录”来获得新的目录；3、 调整行距：按照一般调整方法即可；4、 重新定义页码起始页：有时候我们在一整篇文档中目录本身是不占用页码，页码从正文开始的，也是可以设置的：将鼠标光标定位在目录最后一行的末尾处，然后按顺序执行“插入分隔符下一页确定”将目录与正文分开即可将目录起始页码定义到正文的起始页；如果目录不止一页的，需要在正文起始页插入页眉（或页脚），并将页眉（或页脚）设置为与目录页不同的格式，然后插入页码并设置起始页码为“1”，然后按照上述第2项的方法更新域，即可获得新的目录。5、 如果有什么不详细或不清楚的地方请及时提出来大家一起讨论，或者你们有更好的方法或者思路，请及时教我，