展览会的策划书的格式和范文.doc

展览会的策划书的格式和范文会展预备阶段的文案第一节 会展预备阶段的文案简介一、 会展预备阶段的文案的概念：会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。二、 会展预备阶段的文案种类： 一般来说，会展预备阶段的文案包括：1、展会立项策划书2、展会项目立项可行性研究报告3、参展说明书4、展会招展方案5、展会招展函6、招展进度计划7、观众邀请函8、参展合同9、展出工作方案10、展会费用预算表11、展会宣传推广计划12、广告文案等 第二节 会展预备阶段的文案写作第一部分：展会立项策划书的写作（一）展会立项策划书的概念：所谓展会立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容，主要包括：展会主题：源始展会地点：会展中心5号馆、展会主办方：第一届中国深圳源始组委会展览物品：参赛获奖作品、展会时间：2015.7.15、展会规模:共7500平米，分为4个区域：工作人员休息与仓库、观众休息区、名师讲堂、和获奖作品展览区域展会定位：对设计感兴趣的广大市民与青少年群众，吸引人们的关注招展计划：无，展本次比赛获奖作品宣传推广和招商计划、展会进度计划：阶段视觉表现媒体宣传公关活动展前招展阶段招展招商资料官方网站招展招商广告招商广告新闻稿件记者专访新闻发布会展前一个月各大媒体广告宣传各大媒体高密度的宣传创意文化节相关活动的启动展中媒体日现场广告印刷品广告现场展示推广各大媒体的专刊特刊专题铺天盖地创意文化节与论坛等相关活动开幕式开幕式背景板现场广告印刷品广告各大媒体的专刊特刊专题铺天盖地创意文化节与论坛、酒会等活动赞助单位现场推广活动专业观众与社会观众参观日现场广告印刷品广告现场展示推广各大媒体的专刊特刊专题铺天盖地创意文化节与论坛等活动赞助单位现场推广活动展后一个月各大媒体总结性新闻报道赞助酒会、对经销商及政府等公关活动现场管理计划：相关活动计划等：（二） 展会立项策划书的内容结构：一般地，展会立项策划书主要包括以下内容：1、 办展市场环境分析：（一）深圳文化产业发展现状1、增长速度和总量连上新台阶，对地方经济增长的贡献日益显著自确立“文化立市”战略以来，深圳文化产业呈领先增长的态势。2006年，文化及其相关产业的增加值达到381.96亿元，拉动GDP增长1.59个百分点。2005-2006年，文化产业增加值分别比上年增长16.2%、25.9%，高出当年GDP增长率0.58、10.9个百分点；文化产业增加值占全市GDP的比重由6.1%提高到6.7%。随着文化产业规模扩大、领域拓宽和业态创新，企业单位数和从业人员数均日益增加。2、传统优势文化产业继续稳步增长，新兴文化产业发展势头良好目前，深圳文化产业已经形成了以外围层为主体、核心层和相关层为新兴增长点的产业结构体系。2006年，相关层（包括文化用品、设备及相关文化产品的生产，文化用品、设备及相关文化产品的销售）实现增加值266.74亿元，占全市文化及相关产业增加值总额的69.8%。核心层（包括新闻服务、出版发行和版权服务，广播、电视、电影服务，文化艺术服务）实现增加值为67.13亿元，占全市文化及相关产业增加值总额的17.6%，比上年增长35.3%。外围层（包括网络文化服务、文化休闲娱乐服务、其他文化服务）实现增加值48.09亿元，占全市文化及相关产业增加值总额的12.6%，比上年增长22.7%，发展后劲较足。依托高新技术和设计人才聚集的优势，创意设计、动漫及网络游戏等与数字网络技术相融合的新兴行业发展迅猛，成为深圳文化产业中极具增长潜力的新亮点。深圳设计业在全国乃至亚洲显示出领先优势，“2008北京申奥”、“世界建筑师大会”申办标志等一批在海内外有广泛影响力的作品，均出自深圳设计师之手。2006年深圳网络文化服务业实现增加值5.7亿元，比上年增长47.9%。2006年全市经营动漫游戏类企业共337家，其中漫画经营企业81家、动画经营企业206家、游戏经营企业11家，另有复合经营类企业39家，从业人员约1万人。数字电视、数字音乐呈现良好的发展势头，产生了国内规模最大的数字移动电视、数字音乐、网络游戏研发、生产和服务企业。3、本市文化消费总量不断增加，周边地区文化消费潜力大随着收入水平的不断提高，深圳居民消费的总量和结构发生了深刻变化。从1990到2006年，居民人均可支配收入由4127元提高到22567元，消费性支出由3671元上升到16628元，居民人均支出的恩格尔系数由47.2%下降到33.3%，消费结构呈现多元化、多层次的态势。2006年，人均教育文化娱乐服务支出为 2264元，比上年增长15.9%，其占总消费性支出的比重为13.6%，比1990年提高了7.5个百分点。深圳毗邻港澳，位处珠江三角洲核心位置。周边城市市民生活富足，文化消费能力较强，聚集了大量的潜在文化产品和服务消费者。珠三角快速轨道网构筑的“1小时经济圈”，密布的高速公路网络将深圳与周边城市联为一体，大大提升了珠三角综合运输系统的水平。深圳独特的区位优势，使其文化市场具有良好的辐射周边城市消费群体的能力。4、市场体系日臻完善，多元化投资主体结构逐步形成在政府的积极引导和推动下，深圳率先建立起社会主义市场经济的体系和框架。经过“十五”时期的着力培育和发展，深圳市文化市场体系及运行机制进一步完善，演出、娱乐、出版、图书、广告等各类文化市场日益走向成熟和规范，形成一批在华南地区乃至全国都具有较大影响力的批发市场。以资本、货币、技术产权、人才等一批要素市场为核心的大市场体系不断发展完善，文化产业集聚辐射功能显著增强，引领华南、服务全国的能力进一步提高。在切实有效的市场体系推动下，深圳市涌现出一批规模较大、效益良好的国有和民营文化企业。这些企业在自由竞争的环境下迅速成长，具有鲜明的市场原发性，市场化和产业化程度较高。毗邻香港的地缘优势，吸引了大批港资积极投身于深圳文化产业的经营。投资渠道日益多元化，呈现出国家、集体、民营、外资等所有制形式共存共荣的发展格局。5、空间布局相对集中，区域文化产业发展各具特色深圳的设计业、动漫游戏业、印刷业、工艺美术业等都采用了集中式的空间发展模式。以园区为主、紧密结合旧城改造的文化产业布局模式，不仅有利于缓解土地资源的紧缺，也造就了一批各具特色的文化产业集聚区。各区均拥有具备较大影响力的文化产业龙头企业、重点项目和重要文化基础设施，文化项目作为区域增长极的带动作用日益凸显。福田区根据在创意设计、传媒出版、数字内容、艺术培训、高雅艺术演出、会展等产业方面的资源优势，建设了一批富有影响力的文化产业集聚基地。罗湖区在动漫游戏业、黄金珠宝和古玩为主的工艺美术业方面，具有较强的特色。盐田区注重发挥自然环境优美、旅游资源丰富的优势，使具有山海特色的文化产业亮点纷呈。南山区以创意设计、动漫游戏、传媒印刷、演艺娱乐、数字内容、文化旅游等为重点，建设形成了一批特色产业园区，其中包括华侨城集团等国家级文化产业示范园区。宝安区将印刷包装业、工艺美术业、设计产业列为文化产业的支柱行业。龙岗区工艺美术业和印刷业发展迅猛，文化产业发展呈现“数量大、产值高、亮点多”的鲜明特点。6、初步形成文化产业促进体系，为文化产业发展提供支撑力量近年来，深圳从多个方面努力构建文化产业促进体系，为文化产业的发展提供各种支撑力量。深圳市委、市政府已在政策层面确定了文化产业作为城市发展第四大支柱产业的地位，出台了深圳市文化发展规划纲要（20052010）、中共深圳市委深圳市人民政府关于大力促进文化产业发展的决定、深圳市知识产权战略纲要（20052010），以及将要出台的深圳市文化产业促进条例等政策法规文件，为深圳文化产业的发展提供了政策保证。此外，深圳还成立了市文化产业发展办公室这一市政府直属机构，专门负责推动文化产业的发展；设立了深圳市文化产业发展专项资金，扶持文化产业的发展；至今已连续成功举办三届的中国（深圳）国际文化产业博览交易会是中国唯一国家级、国际化、综合性的文化产业盛会，它的成功创立和举办，不仅为中国文化产业发展搭建起一个高起点、高规格的展示、交易、信息平台，而且使大量资金、项目、观念、信息、技术、人才在深圳汇聚，成为推动深圳文化产业发展的助力器。（二）深圳文化产业发展的优势和劣势1、深圳文化产业发展的优势观念优势。20多年来，作为一座年轻的充满活力的移民城市，深圳不仅吸纳了大量来自国内外的人才，而且以其改革开放排头兵的优势和多元、包容的城市文化，发展出各种层出不穷的新观念、新精神，它极大地促进了深圳城市整体快速发展，无形中也构成了深圳文化产业发展的观念优势。深圳人的市场观念、开放观念、创新观念和竞争观念，以及鼓励创新、宽容失败、脚踏实地、追求卓越的城市精神，培育了深圳特有的文化价值观，为文化产业发展提供强大的思想源泉和精神动力。体制优势。由于深圳改革开放较早，在政府的引导、推动下，深圳在全国率先基本建立了社会主义市场经济体系和框架，形成了国家、集体、民营、中外合资、深港合资、外商独资等多种所有制形式并存的发展格局，为深圳文化产业发展增添了发展活力；由于较少受计划经济体制下资源配置的约束，深圳文化产业市场化和产业化程度比较高，与国际资本和国际市场对接的能力比较强；近年来，深圳确立并实施了“文化立市”战略，提出要将文化产业发展成为继高新技术产业、金融业和物流业之后的第四大支柱产业，并制定了相关的配套政策，使深圳在文化投融资、文化市场的开发等市场化运作方面，独具体制优势。科技优势。深圳以信息技术为代表的高新技术产业在国内居于领先地位，深圳的宽带普及率接近香港、韩国等宽带普及率最高的地区，ADSL的用户数量和市场渗透率在全国遥遥领先，具有全国最大互联网出口带宽，全市光纤接入网络覆盖率高达100%，这为深圳文化产业发展提供了强有力的基础设施支持。深圳高新技术产业多年来一直保持快速发展态势，2006年实现产值6294亿元，占规模以上工业总产值的比重为53.9%。深圳高新技术特别是信息技术的研发与制造优势，为传统文化产业的改造与升级，发展以信息技术为手段和载体的设计、动漫游戏、数字内容等新兴文化产业提供了技术支撑。区位优势。由于毗邻港澳，深圳文化产业发展具有其他城市所不具有的区位优势。深圳由此不仅可以直接面向国际、国内两个市场，而且可以直接接受香港的观念、体制、人才、金融、信息等优势的辐射，开展与香港的深层次合作。随着深港合作由前店后厂分工阶段向纵深经贸合作阶段推进，深港合作的产业部门从之前的简单加工业跃升到带有高技术含量和文化内涵的产业部门。在长期的合作中，香港和深圳形成了有所区别的核心竞争力，香港在国际营销等方面有着不可替代的优势，深圳由于对内地市场情况比较熟悉，在贸易、服务方面占据优势，这有利于深圳在深港文化产业合作过程中实现分工互补、错位发展。2、深圳文化产业发展的劣势产业人才相对缺乏，文化生态不够完善。深圳高校和科研机构稀少的缺陷，严重制约了文化产业人才的培养和集聚。与上海、北京、广州等地相比，深圳文化产业人才资源劣势比较明显。深圳文化产业人才不仅总量相对不足，而且结构失衡现象比较严重，高层次人才短缺、外流现象比较普遍。此外，由于城市文化氛围和文化环境有待进一步提升，与北京、上海等城市比起来，深圳的文化生态显得不尽合理和完善，也成为深圳文化产业发展的某种劣势。产业结构不平衡，文化服务业比重偏低。深圳文化产业结构不合理，文化制造业所占比例过大，文化服务业比重则明显偏低。2005年，深圳信息传输、计算机服务和软件产业以及文化体育娱乐产业的增加值合计为187.53亿元，占GDP的比重为3.81%。增加值总量仅相当于上海、北京、广州的42.93%、24.85%、65.12%，比重分别比这三个城市低0.97、7.15、1.78个百分点。而且，多数文化行业的产业链处于的中低端，存在明显的高端原创不足、终端营销能力不强的产业链缺陷。本地营商成本不断增加，制约文化产业发展。随着深圳的迅速发展，以房地产价格和劳动力价格为主的城市营商成本也在不断提高，加上深圳文化产业以文化制造业为主，在高端产业价值链条上的优势不足，迫使文化产业企业不断从租金昂贵的中心区域向租金相对便宜的边缘区域转移，甚至迁往成本更低的地区，从而在有形无形中制约了深圳文化产业的发展。（三）深圳文化产业发展的机遇和挑战1、处于全球消费和生产方式演变下的深圳产业发展转型需要发展高附加值的文化产业随着人类社会进入信息时代，社会生活的时空概念发生了巨大变化，消费品的设计、制造和销售需要进一步满足高质量、短时间、个性化、智能化等要求，甚至要按照用户的具体偏好进行定制化生产。在信息时代，模块化生产逐步取代流水线生产，文化、创意元素的价值得到凸显。文化产业不仅成为消费品价值提升的催化剂，也成为技术变革的源头之一。在深圳，土地、人力资源等成本不断攀升，而环境承载力在不断下降，经济增长逐步迈入高成本时代。应对高成本时代，需要催生高附加值产业。文化产业属于典型的高附加值、低资源消耗产业，其在深圳产业转型中的地位更加突出，成为深圳变“制造车间”为“创意之都”的重要媒介。不能适时启动文化产业发展战略的区域，将沦为被动的消费者，被迫接受创意先进区域以商业形式开发的文化思想、产品和服务。2、互联网技术的发展和移动互联网时代的到来使高起点发展深圳文化产业成为必然在未来十五年，人与互联网的障碍将逐步消失，现实世界和虚拟现实趋于融合。用户获得互联网应用的终端手段日趋多样化，网络服务与移动互联网（手机终端）日益结合。视频服务在手机终端的应用将不断繁荣，赋予文化产业巨大的市场价值。三网合一推动Internet借助IPTV挺进电视用户群这一庞大群体，造就广阔的市场空间。移动电信网络和Internet在未来的进一步高度结合，特别是3G时代的到来，将会对互联网产业格局造成新冲击，改变目前的文化产业市场格局。深圳必须尽快洞察和把握国内外互联网技术发展的态势，抓住移动互联网时代的商机，高起点发展文化产业。3、国家和广东省政策层面的大力推动为深圳发展文化产业提供广阔的战略空间2006年1月党中央、国务院正式下发了关于深化文化体制改革的若干意见，对文化体制改革做出全面部署。国家“十一五”时期文化发展规划纲要将抓好文化产业体系建设确定为“十一五”时期文化发展的六大重点之一，明确了未来五年重点发展的产业门类。深圳是我国文化体制改革综合性试点地区，中央要求深圳在深化文化体制改革、发展文化产业、提供公共文化服务、推动中华文化走向世界等方面，继续探索创新，做出示范；要求深圳全力办好中国（深圳）国际文化产业博览交易会（以下简称“文博会”）。广东省要求深圳依托对外开放和体制创新示范区的优势，做大做强文化经济，在全省文化产业发展总格局中发挥龙头作用。中央和广东省对深圳的要求和期望，对于深圳发展文化产业既是压力更是动力，将为深圳文化产业提供前所未有的黄金战略机遇期。4、珠三角都市圈产业分工协作雏形初现为深圳引领珠三角文化产业发展提供契机 珠三角地区面积4.7万平方公里，常住人口5000多万，经济总量占广东省的70%以上。长期以来，珠三角地区制造业主要以代工为主，低成本时代的价格战和引资战导致珠三角地区产业结构雷同化现象严重，缺乏主导产业分工协作。随着珠三角都市圈正在逐次进入文化创意经济时代，各城市在发展文化产业过程中，依托区域资源优势，逐渐形成了主业相对突出的分工协作格局。珠三角地区作为深圳经济发展的重要腹地，各城市产业分工协作将强化对深圳文化产业的支持，延长深圳文化产业的产业链，推动深圳文化产业由“单兵作战”向“兵团作战”转化。5、发达国家强势文化产业的冲击与渗透迫使深圳必须奋起直追全球化时代文化创意作为新兴的生产要素，逐步成为经济价值创造的主体，文化产业所蕴藏的创造新思想和新的表达形式的能力正在成为世界各国或地区应对全球化竞争的利器。随着我国改革开放的不断推进，特别是加入世界贸易组织后，国际文化产品进入我国文化市场的规模越来越大、品类越来越多。与此同时，深圳文化制造业比重大、生产集约化程度不高、产业链缺失、产业组织水平低、文化内容产业国际贸易逆差严重等问题进一步凸显，这要求深圳必须发挥后发优势，实现跨越发展。包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。2、 提出展会的基本框架：展会的名称举办地点:深圳会展中心5号馆办展机构的组成：主办：第一届中国深圳源始组委会 （总赞助单位）承办：深圳职业技术学院、深圳大学 （文化活动合作单位）协办：腾讯、华为技术 、联想、迅雷全程协办媒体： 腾讯网、新浪网 深圳卫视 深圳电台89.8、94.2 深圳特区报展品范围：设计比赛获奖作品办展时间：2015.7.152015.7.31办展频率：1次性展会规模：共7500平米，分为4个区域：工作人员休息与仓库、观众休息区、名师讲堂、和获奖作品展览区域展会定位：对设计感兴趣的广大市民与青少年群众，吸引人们的关注3、 展会价格及初步预算方案。4、 展会工作人员分工计划。5、 展会招展计划6、 展会招商计划。7、 展会宣传推广计划。8、 展会筹备进度计划。9、 展会服务商安排计划。 10、 展会开幕和现场管理计划。11、 展会期间举办的相关活动计划。12、 展会结算计划。（三） 展会立项策划书的写作要求：1 展会名称展览会的名称一般包括三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是：“交易会”，限定部分是：“中国”和“第93届”，行业标识是：“出口商品”。下面分别对这三个内容作一些说明： 基本部分：用来表明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。 限定部分：用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。展会举办时间的表示办法有三种：一是用“届”来表示。二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里，用“届”来去示最常见，它强调展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的“大连”。展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。 行业标识：用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。2、展会地点策划选择展会的举办地点，包括两个方面的内容：一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。策划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。4、办展时间 办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。5、展品范围展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。根据展会的定位，展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、 展会规模展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。8、展会定位通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。9展会价格和展会初步预算展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。10、人员分工、招展招商和宣传推广计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。第二部分：展会项目立项可行性研究报告的写作（一）展会项目立项可行性研究报告的概念展会项目立项可行性研究报告就是在对展会立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性分析是展会项目立项策划的继续。展会项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上，初步提出计划举办的展会“是什么样的”；展会立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上，深入分析举办展会立项策划提出的“那样的展会”是否可行，为最后是否举办该展会提供科学的决策依据。如果展会立项策划通过可行性分析，证明计划举办展会的市场条件具备，项目具有生命力，各种执行方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定的社会效益，就可以通过该展会立项策划，决策举办该展会了。（二）展会项目立项可行性研究报告的内容结构展会项目立项可行性研究报告要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明，并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此，展会项目立项可行性研究报告主要包括以下几项内容：1、 市场环境分析（1） 宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。（2） 微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3） 市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。2、 展会项目生命力分析（1） 项目发展空间：即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。（2） 项目竞争力：包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。（3） 办展机构优劣势分析3、展会执行方案分析1）对计划举办的展会的基本框架进行评估，具体包括：(1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。(2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。(3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。(4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。(5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。(6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。(7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。2）招展招商和宣传推广计划评估（1） 招展计划评估（2） 招商计划评估（3） 宣传推广计划评估3、 展会项目财务分析（1） 价格定位（2） 成本预测举办一个展会的成本费用一般包括：1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6）税收7）其他不可预测的费用（3） 收入预测举办一个展会的收入一般包括：1） 展位费收入 2） 门票收入3） 广告和企业赞助收入4） 其他相关收入（4） 盈亏平衡分析（5） 现金流量分析1） 净现值分析2） 净现值率分析3） 获利指数4） 内部收益率5、风险预测（1） 市场风险（2） 经营风险（3） 财务风险（4） 合作风险6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。（三）展会项目立项可行性研究报告的写作要求展会项目立项可行性研究报告是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据，因此，展会项目立项可行性研究报告的写作必须做到材料真实充分，分析客观科学，判断准确有理。1、市场环境分析市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步，它是根据展会立项策划提出的展会举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备，是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析如果本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。2、展会项目生命力分析市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析如果本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。3、展会执行方案分析展会执行方案分析是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会项目立项计划准备实施的各种执行方案是否完备，是否能保证该展会计划目标的实现。展会执行方案分析的对象是该展会的各种执行方案，分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。需要强调的一点是，对展会基本框架进行评估，重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行，而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。因为，尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的，但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以，要避免这种“个体合理，群体冲突”现象的出现，对展会基本框架进行评估就十分重要。4、展会项目财务分析展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行，并为即将举办的展会指定资金使用规划。5、风险预测从展会立项可行性分析的角度看，风险就是办展机构在举办展会的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。会展招商 ：一般来说，会展是非常有针对性的展览。1、制定招展计划书（说明宗旨，目的，规模、时间、地点、收益、各种展位的费用及位置、进场与离场时间、配套设备与服务等）2、确定目标客户3、编制数据库4、筛选名址5、投递、传真、邮寄6、联系客户，沟通客户7、相关广告媒介的投放三、参展说明书的写作（一）参展说明书的概念办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的参展说明书了。参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。（二）参展说明书包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。一般来说，参展说明书主要包括以下几方面的内容：(1)前言。主要是对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般都很简短，言简意赅。(2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时，要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等；在绘制至展馆的交通图时，要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等；对于该展览场地的基本技术数据，要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍对于帮助参展商准确地找到展馆和自己的展位，进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。（3)展会基本信息。包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定