04文件和资料控制程序_企业管理_经管营销_专业资料.doc

增城市菜根香食品有限公司文件编号：CGX-QP-01文件和资料控制程序生效日期：2005年1月1日共 3 页 第 4 页（不含附录）1. 目的对文件和资料进行控制,确保相关部门及得到并使用有效的版本.2. 适用范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制(包括外部提供的有关文件和资料.3. 职责3.1文件控制中心负责文件和资料的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录；负责编制并及时更新文件和资料最新状况一览表3.2管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准.3.3各部门负责相关文件的编制和使用保管.3.4部门主管负责相关文件的批准.3.5体系部负责组织对现有体系文件的定期评审.4. 工作程序4.1文件和资料的分类4.1.1手册、程序文件和相关的作业指导书。4.1.2技术文件(包括技术标准、图纸等)和工艺文件。4.1.3各部门负责相关文件的编制和使用保管.4.1.4外来文件(包括国家标准、法规等4.1.5体系部门负责对现有体系文件的定期评审.4.2文件和资料的编号 4.2.1手册、程序文件和相关的作业指导书采用如下编号方法：质量手册编号为QM001，环境手册编号为EM001，质量体系程序编号为QP；作业指导书编号为ZY；环境体系程序编号为EMQP。注：“”为从001开始的流水号。4.2.1.1为了在要素上保存两个体系各自的完整性,体系各自的编号为英文字母缩写的部门代码.4.2.1.2表格码采用相关文件各的形式, “”为从01开始的流水号.4.2.1.3文件的版本采用A/01A/09, B/01B/09,的方式.表格的版本采用01-100.4.2.1.4其余受控文件的编号方法,详见受控文件编号方法。4.3文件和资料的编写与审批 4.3.1手册由质管部编写,管理者代表审核,总经理批准. 4.3.2程序文件由相关部门编写,部门主管审核,管理者批准. 4.3.3技术文件由技术部编写,主管技术员审核,总经理批准. 4.3.4检测和计量文件由质管部编写,其部门经理批准. 4.3.5作业指导书由相关部门编写,其部门主管审批.4.4文件和资料的发放 文件编写部门制定文件和资料发放清单，交管理者代表批准后，由文件控制中心依清单复印相应份数，加盖蓝色“受控文件”印章，进行统一发放，且在发放的文件和资料上注明分发号，文件领用人应在文件和资料发放回收记录表上签收。4.5文件和资料的更改 文件更改时，由更改申请者填写文件更改申请单经原审批部门批准后进行更改，并将更改后的正稿及相应的文件更改申请单交至文件受控中心，由文件中心按原发放清单进行发放，同时收回相应作废文件，在文件和资料发放回收记录表上作相应记录。4.6文件和资料的领用 当文件和资料被丢失,严重破损或其他情况而申请领用时,由申请者填写文件领用申请单经其部门主管审核及管理者代表批准后方可领用文件受控中心作好领用记录4.7文件和资料的保存及销毁 4.7.1所有文件和资料的原稿及其文件和资料发放请单由文控中心统一保存.各部门负责保存相关的带有受控标识的文件,文件就有加以便存取和查阅. 4.7.2文控中惊讶负责编制并及时更新文件和资料一览表，以反映版本最新状况. 4.7.3作废文件和资料的原稿应加盖红色“作废文件”印章，保存于文控中心，不作销毁。 4.7.4其余作废文件和资料由文件控中心收集统一销毁.4.8外来文件和控制 4.8.1和部门负责收集相关国家、国际标准的最新版本，交文控中心编号并统一管理。由文控中心编制现国家国际标准一览表下发各部门相关部门，并做好签收记录。 4.8.2有关环境法律法规等外来文件的控制,由文控中心统一管理。 4.8.3外来文件和资料直接直接引用作为设计、采购、生产、检验、校准等的依据时，需经管理者代表批准,交由文控中心编号,留存一份备案.4.9文件和资料的管理 4.9.1本公司的文件以书面形式为准,存在于电子板资料不作执行的依据. 4.9.2任何人不得在受控文件上乱涂乱画,不准私自外借,确保文件的清晰、清洁和完好。 4.9.3文件中心每三个月对文件称资料进行一次全面检查.检查各类在用文件和资料的有效性,发现问题及时处理. 4.9.4公司内部动作及外部法律法规及标准变更时，应及时更改相应的体系文件。 4.9.5每年的6月份由质管部组织对现有体系文件进行定期评审,必要时予以修订.5.相关文件: 5.1受控文件编号方法5.2技术和工艺文件控制办法6.相关记录： 6.1文件和