费用报销及付款制度.doc

SF-（司）2007006 2007-8-13神飞集团费用报销及付款制度 文件编号：SF -（司）【2007】006目的：为规范集团的费用报销办法，控制公司各项费用开支，完善财务管理流程，加快资金流动，特制定本制度。范围：神飞集团本部的财务日常报销。内容：一、日常费用报销标准（一）、差旅费报销标准（见附件一）（二）、交通费报销标准（见Q/SF-C001-07.04自购车辆费用定额管理规定）（三）、招待费报销标准（见附件二）（四）、手机费报销标准（见附件三）以上费用的报销标准按照人力资源部确认的职级进行报销。二、日常费用报销付款（一）、差旅费报销1、 出差前需填制出差核准单，经部门经理/分管总监/分管副总裁核准签字方可执行。特殊情况来不及填制出差核准单的，需电话请示部门经理/分管总监/分管副总裁，经同意后出差，回来补办出差核准单。2、 出差餐费补贴按实际出差天数核发。3、 由接待方招待的出差，原则上规定不接收供应商的招待，如确有需要，接受了招待以及由公司统一安排用餐的集体活动，不再报销餐费补贴。4、 一般人员如需乘坐飞机出差，须经分管总监/分管副总裁批准同意。5、 报销时需附经审批的出差核准单。6、 外出参加会议及外出学习费用报销标准：员工参加在外地召开的各类会议以及外出培训，住宿费标准以会务安排标准实报。除会议主办单位出具食宿自理的证明，可按公司规定标准补助伙食费和凭发票报销住宿费，并享受10元/天市内交通费和公杂费，其余情况一律不予报销有关费用。7、 驾驶员出差需经同车领导签署出差审核单。8、 驾驶员外出行车途中的违章罚款一律不予报销。注：如飞机车船票、住宿发票等丢失，视同现金丢失，一律不得用虚假发票代替。（二）、市内交通费报销1、除总监及其以上职级人员外，其他人员市内外因公外出，原则上不得乘坐出租车，特殊情况报经批准需乘出租车的须填制乘车明细表并经部门总监/分管副总裁审批。2、申请私车公用并获批准的员工，可在核定的私车公用报销额度内报销市内交通费。3、私车公用管理办法(1)、 用车费用含：汽车保险费、维修费、养路费、年审费、停车费、汽油费、路桥费等（罚款不允许报销），凭有效发票具实报销，遵循“年度定额、按月报销、年终结算”的原则，不得提取现金；(2)、 为鼓励降低用车费用，年终结算时，未达到年度用车定额的差额部分可提取70%返还个人以示奖励；(3)、 对符合私车公用用车标准但未购车的人员，可按相应职级用车费用的内50%报销交通费用；(4)、 对于不符合私车公用的员工，如果公司使用其车辆出差，公司可给予每公里2元的补贴;(5)、 上海地区以外自用车、自备车因公出差，按定额外据实报销的原则实行，其中：油价按百公里13升97号汽油的标准报销，过桥过路费、停车费按实际发生额报销。注：市内交通费不是补贴，是定额下的与业务相关费用的实报实销，不得以各种票据虚报交通费。（三）、业务费报销1、日常招待费用报销(1) 、日常发生的招待费用，按照职位的不同实行定额报销，参照日常招待费用报销标准，当实际发生的招待费小于标准时，按实际发生金额报销；(2) 、报销时需附招待费支出明细表（注明：招待日期、招待单位名称、地点、事由、人数）。2、专项招待费用报销（1）、 专项的招待费采用申请制度，使用前需填制业务费用核准单(见附件四)，经分管总监/分管副总裁/总裁核准签字方可执行；（2） 、 特殊情况来不及填制业务费用核准单的，需电话请示总监/分管副总裁或总裁，经同意后，回来补办业务费用核准单；（3） 、出差期间如有招待费发生，取消当天的出差餐费补贴；（4） 、自己购买非公司定制礼品送给业务单位，在业务费额度内报销。注：业务招待费不是补贴，是定额下的与业务相关费用的实报实销，不得以各种票据来虚报招待费，只有经理级以上人员能发生招待费。（四）、手机费报销1、 按照职位不同，实行定额报销，参照手机费用报销标准，当实际手机费小于报销标准时，按实际发生额报销。注：手机费不得使用定额发票报销，必须使用电话公司打印的有话费明细的发票报销。（五）、办公用品、低值易耗品及公司定制礼品报销1、每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品及定制礼品使用计划表”，交行政人事部汇总，提请公司领导审批后购买。原则上一个月申请购买一次，采购必须从公司的定点供应商购买。专业性、技术性强的物品，应由专业部门购买。2、行政人事部是办公用品、低值易耗品及定制礼品采购、管理的归口部门。行政人事部应会同相关业务和监督部门（财务、审计等），通过招标、评审和无记名投票的方式确定定点供应商。原则上每种用品须有至少两个以上定点供应商。每年应由行政人事部负责，对定点供应商进行评估后重新认定。3、行政人事部应对所购办公用品、低值易耗品及定制礼品实行定人验收、保管、领用登记的办法进行管理。4、办公用品、低值易耗品及定制礼品购买后应由行政人事部提出付款申请（如不从定点厂商处采购，财务部有权拒付），经有关领导签字批准、财务审核后，予以报销。(六)、 房屋修缮及办公用家俱等修理费指办公室的房屋装修、装潢、修理及办公家俱的修理如桌椅、复印机、传真机、电脑等维修、由行政人事部归口统一办理。(七)、 办公租赁及物业费指办公室的租赁及物业费，由行政人事部归口统一办理。(八)、 汽车费用包括公司小车的汽油费、修理费、保险费、养路费等，由行政人事部统一管理。对于汽油费，由公司统一购买油票，各司机领用油票实行记账式消费。不得擅自在外自已加油，车辆修理实行定点修理厂家修理，统一以支票结算，不得随意在外自行找修理厂家修理，如遇特殊情况车辆在外需临时紧急维修，应先电话通知行政人事部经理后，方可修理。(九)、 福利费指节假日统一发给员工的礼品、降温费、旅游等费用，由行政人事部统一制定标准经分管副总裁核准后发放。(十)、 招聘费指通过报纸、招聘会现场、网站、猎头公司等形式招聘员工所发生的费用。(十一)、 工资每月职工工资，由行政人事部制表、财务部审核、总裁审批后发放(十二)、 广告费 广告费指由广告公司将公司的广告方案通过一定的媒体向外传播而产生的费用。1、根据年度广告预算，由各业务经理或市场宣传策划部门提出申请，注明广告方式、内容、预期效果、预算金额，由总裁批准实施。2、临时性单项广告，由总裁批准实施。3、原则上广告费用由集团负担。单项不超过2000元（含）的，列支受益子公司费用。4、广告宣传由集团市场宣传策划部门承办相关手续，并保存相关资料。报销时，填写“费用报销单”。三、费用报销程序见附件五（费用报销流程）四、费用报销权限 见附件六（费用报销权限汇总表）五、报销单据填写、粘贴要求及报销票据的要求1、用于费用报销的填制“费用报销单”（附件七）；旅差费的报销填制“旅差费报销单”（附件八）。2、报销单据一律用黑色墨水笔规范填写，大小写金额正确，字迹端正，手续齐全，按规定要求填写。3、所有报销票据应按费用性质进行分类，并按填写顺序正面向上依次粘贴在粘贴单上，并注明所附票据张数，所有票据不可用钉书钉。4、需部门分摊的费用,应提供部门分摊明细并经各部门确认,否则报销费用计入经办人所在部门。5、报销的票据必须正规、完整、不得涂改，如有涂改视为废票不得报销。6、所有取得的发票必须是国家税务局的正规发票，发票填写内容要完整（包括客户名称、开票时间、款项内容、大小写金额），不得随意涂改；取得的办公用品发票需附所购明细清单（品名、数量、单价、金额）。7、超标准费用的报销，须附经报批的超标费用申请报告单，报告单的审批流程同费用审批流程一致。对于费用报销所需附发票及单据,本规范不能涵盖的,在报销时以财务部要求为准,财务部认为需要增加某些单据以增强费用的透明性,则必须提供,否则财务部有权不予报销。六、境外出差报销（一）、 申请和审批1、员工因业务需要出差，经分管副总裁/总裁核准后办理相关的出境手续。2、境外出差应严格按照批准的工作计划和日程安排以及出差路线执行。特殊情况须改变出差计划和出差行程，必须事先请示出差核准人并获得同意。（二）、 境外出差时间界定及核报规定1、境外出差期间系指出差者离境之日起，到入境之日止。在出境之前及入境以后发生的差旅费用按国内出差标准执行。2、境外出差乘坐飞机按经济舱标准报销，食宿费、公杂费在开支范围及标准内，凭有效凭证报销。3、因工作需要发生的邮电费，凭有效凭证核报。4、出境期间，由邀请方支付的费用项目不得重复报销。5、特殊情况下，无法获得有效报销凭证时，出差者必须提出书面说明并列出费用明细，经部门经理、分管总监/副总裁审核无误后，经总裁核准，财务部才能予以报销。（三）、境外出差差旅费报销时间限定及审批1、出差人员应于回国后五个工作日内，履行完毕出境差旅费报销手续。2、出差人员的报销，须经总裁签字。附则本制度适用于集团本部的财务日常报销。各子、分公司及驻外机构（办事处）应参照本制度制订适应本公司/机构的报销及付款制度，经集团总裁确认并报送集团财务部备案后执行。本制度由集团财务部起草，集团财务部负责解释，集团行政人事部发布。本制度自2007年 8 月 13 日起施行。本制度施行前颁布的有关规章及其他规范性文件如与本制度规定不一致，以本制度为准。附件一：差旅费报销标准（一）、出差到长驻地以外地区且需要住宿的，差旅费按以下标准报销：1、差旅费报销标准：项目出差地区标准住宿（元/天/间）餐费补贴（元/天）交通补贴总裁、副总裁、总监所有地区实报实销无无经理所有地区30050.0015主管所有地区24040.0015一般人员所有地区20030.0015自备交通工具出差的不得报销交通费补贴（二）出差人员出行必须选择最经济、快捷的方式。对乘坐的交通工具标准规定如下：项目火车飞机总裁、付总裁软卧经济舱（4小时以下）商务舱（4小时以上）其他人员硬卧经济舱注：享受私车公用车辆运行补贴人员需与公司签订车辆租赁协议。对这部分人员的市内出行公司