合同管理暂行办法(讨论稿).doc

合 同 管 理 暂 行 办 法 为了规范公司合同管理，根据国家颁布实施的中华人民共和国合同法以及国家和上海市地方相关法律、法规，参照上海静安地产（集团）公司合同管理暂行办法（99年修订稿四），结合公司实际情况，制定本管理办法。第一章 总则 第一条 合同管理是“加强资产管理、规范资产运作、规避合同风险、提高经济效益”的重要环节之一。因此，公司全体员工都应树立“按合同办事”的思想，从合同的谈判、订立时起，就给予充分地重视。在不违反国家法律、法规、政策的前提下，根据合同法的原则，依法订立合同。第二章 合同签定、管理责任制 第二条 公司的合同管理（含有经济往来的协议等）按公司行政部门分工，由各职能部门负责管理，各职能部门即为合同管理的责任部门（定义：合同责任部门）。合同责任部门应有专人（简称：内勤人员）负责本部门合同管理工作。 第三条 合同订立的审批采用会审制。参与合同会审的部门即为合同管理的相关部门（定义：合同相关部门）。合同必须经合同相关部门会审、责任部门定稿，总经理室批准后方能正式成文。 第四条 合同预算部参与合同管理会审工作，并负责生效合同的归档管理工作（商品房销售合同、投资合同除外）。 第五条 合同责任部门应尽可能参照合同的示范文本订立合同。除即时清结者外，所有合同的订立都必须采用书面形式。第三章 合同订立的管理第六条 合同由合同责任部门负责拟稿。 合同责任部门的职责是： （1）廉洁自律； （2）充分掌握拟订立合同的主体资格、标的、数量、质量等主要内容； （3）与合作方洽谈（要约与承诺），在双方当事人意思表示取得基本统一的基础上起草合同稿（含采用示范文本）； （4）按规定的程序组织合同的会审。合同会审可以采用合同签报单或会议的形式进行； （5）根据会审意见或建议，修改合同稿，并及时与合作方进一步洽谈、沟通； （6）在双方当事人意思表示取得一致的基础上定稿。合同文稿转合同预算部编号，报总经理室批准。 （7）合同文件打印成文后，组织合同双方当事人签字、盖章，使合同正式生效（原则上，应让合作方先签字、盖章）。第七条 合同会审人的职责与工作： （1）在不违反国家、政府现行法律、行政法规、政策的前提下，根据合同法的基本原则，尽可能从保护本公司的权益出发参与审阅合同； （2）严格审查本部门应承担责任范围内有关合同条款的涵义是否明确、合同用语是否规范、准确、是否有应修改的、不利于维护公司合法权益的合同内容； （3）当采用传阅的方式会审合同稿时，合同会审人如有修改意见或建议，应将意见或建议书面返回合同责任部门，并在合同签报单上会签，注明“有修改意见（建议）几条”；无修改意见则应在合同签报单上签名的同时，注明“无修改意见”。只有签名而没有其他文字注明的，视作“无修改意见”； （4）当采用会议形式会审合同稿时，应指派专人做好会议记录。会议记录正本由合同预算部负责归档，复印件交合同责任部门，作为该合同定稿的依据之一；（5）部门负责人是参与合同会审的责任人员，特殊情况下，也可委派本部门有关人员参加。但部门负责人最终必须在合同签报单上签字予以确认。 第八条 合同定稿后，合同责任部门应将原合同稿、合同签报单、合同会审书面意见或相关会议记录复印件、合同清样等编制目录清单后一起移交合同预算部。 第九条 按规定应进行招标投标的项目合同，如设计、勘察、施工、监理等合同，其招标文件即为所签合同的附件，因此所有招标文件（包括招标答疑、询标纪要等）的管理亦按本管理办法执行。第十条 建设类合同会审的程序分为必经程序与一般程序。 （1）工程部、总师室、合同预算部、财务部依次在合同签报单上签署审核意见后报总经理室最后批准，合同文本始能正式生效为合同审批的必经程序。商品房销售合同、投资类合同可参照本办法执行。 （2）公司法律顾问参与合同审阅是合同会审的一般程序。是否提请公司法律顾问参与合同审阅，由总经理室决定。合同预算部可根据合同标的大小、履约的风险程度，向合同责任部门提出适当的建议。第四章 合同履行的管理第十一条 合同正式签订后三天内，合同责任部门应将生效的合同副本或复印件分发给合同相关部门，并应认真负责地做好合同履行期内跟踪管理工作。 合同责任部门应持有合同副本一份。 第十二条 合同正本由合同预算部负责保管，贴印花税亦由合同预算部会同财务部予以完成。第十三条 合同履行全过程中，合同责任部门应自始至终认真履行合同，若发现有重大误解、显失公正、或合同条款前后矛盾、或有不足、不完善之处，应及时与合同相关部门协调、采取有效措施予以补救。第十四条 合同预算部应建立合同管理报表制度，并有责任跟踪检查合同履行情况；当发现有违背合同本意的行为时，合同预算部有权提出异议；情况紧急时，亦可直接向总经理室报告。第十五条 合同是公司重要的经济基础资料，公司全体员工都负有对外保密的义务。外单位如确因工作需要，需查阅合同时，必须经总经理室书面批准。第十六条 合同履约完毕，合同责任部门应在决算认定之后的十天内或在财务结算之前编写书面报告。书面报告应包括： （1）合同履行情况简述； （2）合同履行后的经验、教训等分析； （3）对今后签订类似合同的建议。第五章 合同变更、解除、终止的管理第十七条 因特殊原因致使已生效的合同不能正常履约时，合同责任部门应及时予以处理，并同时书面报告总经理室。 第十八条 变更、解除、终止已生效合同必须采用补充合同（补充协议）的形式进行，严禁将已生效合同随意抽出，自行作废。 第十九条 补充合同（补充协议）订立的管理按本办法第三章相关条款执行。第六章 合同归档的管理 第二十条 合同归档由合同预算部负责，各部门应密切配合。 第二十一条 归档的合同应有以下内容： （1）合同正本（包括该合同的变更、修改、补充合同、补充协议的正本）； （2）合同签报单； （3）合同履约记录； （4）合作双方签署认可的决算书； （5）审计报告（合作双方一致同意不需审计的，不在其列）； （6）财务结算报告或者最后一笔财务收付手续复印件； （7）合同责任部门的书面报告； （8）归档合同的目录清单； （9）经过招标投标后签订的合同，还应增加招标文件、投标书、答疑纪要、询标纪要、中标通知书等资料。