办公室20102011年第二学期总结.doc

20102011学年第二学期院长办公室工作总结本学期，院长办公室在学院党委、行政的正确领导和各处室的支持下，院长办公室全体同志共同努力，全力做好协调、公文办理、督查、信息、档案、保密、会议、接待联络等服务工作，履行办公室职责，较好地发挥了办公室的作用，现将2011年上半年的工作情况简要汇报如下：一、“学习型办公室”小见成绩上学期，院长办公室以创建“学习型办公室”为宗旨，提出“学习，学习，再学习”的口号。在这种学习氛围中，办公室工作人员业务能力得到了很大提高，在办文、会务、宣传、接待联络等方面有了很大的进步。本学期，办公室继续深化“学习型办公室”意识。五月份，办公室举办一期如何撰写公文及新闻稿件的辅导班，进一步提高办公室人员的公文写作水平。会务组织方面，在逐步规范的基础上，从上学期量的要求到本学期向质的提升提出新的要求，得到广泛的认可。接待联络方面，在思想政治理论课建设评估和治安综合治理检查考核中，办公室全面负责联络、配合接待，得到了专家和领导的充分肯定。在办公室全体工作人员虚心求进的积极努力下，“学习型办公室”小见成绩，办公水平显著提高。二、 统抓不懈，提高工作效率本学期，办公室坚持以“规范管理才是硬道理”的要求，在机构简、人员有限、任务繁重的情况下，保证办公室全面工作高速高质量运转。本学期共整理下发校长办公会会议纪要16份。自2011年2月24日至7月1日，共收到上级来文219份，其中办理类来文184份，知照类来文22份，学习类来文12份，保密文件1份。共发文114份，其中以学院文号42份（其中14份发至广东省教育厅等上级部门），学院函文号3份，院长办公室文号13份，教务处文号9份，人事处文号5份，就业指导中心文号1份，校长办公会会议纪要16份，不编文号25份。截至2011年7月1日，共归档文书档案446卷、件，较好地完成了归档工作。印章使用和管理规范有序，本学期共用章12240份次。文印工作人员少，任务重。本学期共印文件20万张，其中速印15.5万张，普通复印4.5万张。会务、行政事务情况。本学期共召开会议65次：校长办公会15次、中层干部会议9次、党委会议7次、工作协调会6次、评估会议7次、二级学院院长会议1次、动员大会会议1次、学生相关会议5次、交流座谈会2次、教学科研会议6次、对外合作洽谈会1次、学习班会议2次、临时会议3次。总参会3222人次。从量上说，平均每周有3.2次会议，确保了学校各项行政事务的顺利开展。出刊校刊涉外风采总第13期和14期，负责策划、设计、出刊图文并茂共计36页的南湖外语艺术幼儿园宣传册，核稿、印发思想政治理论课建设评估专家工作手册、治安综合治理检查考核专家工作手册。编辑、撰写、上传学校网站稿件近130篇。校简报出刊13期，共110余篇稿件。配合各阶段学校中心工作制作横幅近40条，宣传喷画17幅。组织开展两次“践行绿色办公，崇尚低碳生活”检查。召开“爱在涉外20102011学期小勇成长历程座谈会”，多家媒体出席会议。三、规范管理，抓好重点工作在保障全面工作顺畅开展的同时，办公室本学期重点规范了以下几项工作：（一）实事求是，规范文件管理 我校在认真贯彻落实国家公文处理办法等规章制度基础上，结合学校实际，多次召开科室会议，根据学校实情，多次修改，制定了广州涉外经济职业技术学院公文处理办法（修改稿），修改了广州涉外经济职业技术学院来文处理单，规范来文办理流程，精细公文程序，各部门明确职责范围，使上级的重要文件、重要会议精神、重大问题得以迅速、准确、有序地上传下达。同时，文秘科每星期对上级来文进行统计，对于办理类来文，文秘科专员通过电话、网络等形式对各负责部门办理情况进行督办。督办工作的开展，有效提高各部门的工作效率和责任感，使学校整体工作按时、有序地开展，形成全体动员，互相配合的良好局面。学期中，文秘科接受了公文写作辅导培训，为学院发文处理程序和发文格式的统一、规范和系统管理提供了有力的帮助。程序的合理化、格式的规范化，使得办文水平得到很大提升，多次受到领导的表扬。（二）积极主动，完善会务组织经过上学期的改革，本学期的努力，会务组织的水平更进一步。从上学期量的要求，到本学期质和量的双重要求。我们充分认识到，会务组织的质量直接影响行政事务的开展情况。本学期，学校面临思想政治理论课建设评估、治安综合治理检查考核、食堂评估等几项重大任务。这几项重大任务展开的过程中，我们认识到，会务组织的质量，绝不仅仅是为能开上一个会的要求，还会影响到外界对学校的评价，影响到各行政事务的协调开展，鉴于此，办公室在会务组织上提出更高的要求。从会前准备、策划，到会中组织、服务，再到会后认真统计、总结，会务组织者始终严阵以待，全力以付。在多次重大会务组织中，我们的工作人员认真细致、考虑周全。多次加班加点，甚至冒着大风雨，连夜做好准备工作。体现了我们强烈的责任心和全局意识。会务组织也得到了广泛的认同和肯定。（三）想方设法，做好行政服务工作本学期，学校通过了思想政治理论课评估和治安综合治理检查考核，接待了科技学院、南洋理工职业技术学院、城建学院等的来访，办公室充分重视来访接待工作，在一系列的接待上，办公室以“全面、细致、体贴、周到”的宗旨，从搞好迎送入手，详细了解情况，进行周密安排，做到热情简洁，善始善终，使客人高兴而来，满意而去。其中在思想政治理论课建设评估和治安综合治理检查考核中，办公室专门提供了专家手册。为了给专家们提供更周全的了解和更人性化的服务，从手册内容的撰写、准备，到排版，核稿、印刷，办公室人员牺牲了大量休息时间。在两次的检查考核、评估中，专家对我们的专家手册给以了高度评价，认为我们的工作周到细致、人性化。办公室工作人员年轻，思维活跃，敢于创新，点子新颖，在行政服务上热情主动、周到细致，办公室在行政服务上取得了较好成绩。（四）及时有效，注重宣传工作我们认识到，宣传工作是学校的喉舌，宣传工作做好了，可以在一定程度上提高一个学校的文化软实力，进而提升学校的知名度和竞争力。办公室把办好校刊涉外风采作为工作的重要内容，每期从策划、采访、撰写、摄影、整体布局等方方面面都做周密的安排，尽力做到图文并茂，使内容更贴近师生的生活，走进师生的心灵。本学期出版的两期涉外风采，得到了领导的肯定，认为内容更充实、涉及面更广、版面设置更合理。其中本期人物和职场攻略是涉外风采的灵魂栏目，因此，办公室丝毫不懈怠，认真对待，从采访提纲的准备到撰写文章的内容上，选取鼓舞人心，积极向上的稿件，鼓舞学生。经过几年的努力，校刊已成为我校招生、对外交流等主要宣传品，帮助提高我校的知名度和美誉度。七、继往开来，制定下一阶段发展方向回首是为了更好地前行，总结是为了更好地计划。展望下一阶段，我们要继往开来，做好计划，以取得更加优异的成绩为目标。（一） 档案工作科学规范的档案管理，是衡量一个学校业绩与管理水平的重要尺度，档案记载着学校发展史上的优秀成果，对总结本校发展历史和科学发展提供第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展放心的好教材。对办公室来说，强化档案法制意识，加强档案基础工作，加快档案信息化建设，拓展档案工作新领域，努力开创档案工作新局面，是我们的责任和努力目标。为此，我们计划，下一阶段重点之一，就是档案管理工作。我们主要做好以下几方面工作：1努力改善档案保管条件，在现有的基础和条件许可的情况下改善配套设施，力求达到档案管理规范化的要求。2做好档案资料的收集、整理，按时完成年度文书材料的立卷归档和其他档案材料的立卷归档工作。3根据档案管理的要求，对目前我校档案管理中发现的问题及时整改。4积极组织办公室专(兼)职档案员学习档案管理知识，参加各种业务培训，提高业务水平。4宣传贯彻档案法等档案法律法规，依法治档。（二）外联工作 我们认为，外联工作是窗口工作，外联工作到位与否直接与学校的社会影响力挂钩，对办公室来说，让外界社会更多、更好、更全面地了解我们学校，进而更高、更好、更有信心地评价我们学校，是我们的神圣使命。下一阶段，我们将进一步提高办公室外联水平，认真做好外联工作。1.主动拓展对外联络的渠道，采取“走出去，请进来”等的方式，进一步扩大学校的影响。2.加强与省教厅等上级部门的沟通联系，通过拜访请教、主动问候、汇报等方式，建立良好的沟通渠道。3. 积极组织办公室工作人员学习接待