P-QM-QA002-LYP-记录控制程序.doc

过程责任人：质量经理记录控制程序TS/EMS/OHSAS条款号：4.2.4/4.5.4/4.5.4P-QM-QA002-LYP初版日期：2003.07.01修订日期：2006.10.25生效日期：2005.11.01版本号：03共 3页 第3页拟/修订：蔚江海审核：批准：批准日期：2005.07.061 目的为质量环境和职业安全健康管理体系运行的符合性、有效性提供客观证据，为管理体系持续改进提供信息，以便采取纠正和预防措施。2 适用范围本程序适用于公司管理体系运行过程中所涉及的记录。包括原始记录、过程记录、统计报表、分析报告和来自相关方的质量环境和职业安全健康方面的管理记录。3 职责质量部负责质量管理体系记录设置的标识、收集、检查和保存的控制；HR行政部负责环境和职业安全健康管理体系记录设置的标识、收集、检查和保存的控制；各部门负责本部门质量环境和职业安全健康记录的设置、实施、控制和保存。4 术语（无）5 过程及要求5.1 过程流程图责任部门记录的设置过程流程图相关记录责任部门记录控制一览表质量部记录的标识编目记录控制一览表供应链部记录的印刷责任部门记录的填写责任部门记录的更改文件更改单责任部门记录的收集责任部门记录的分析利用质量部/人事行政部记录的检查责任部门记录的保存记录控制一览表责任部门记录的处理记录处置审批单5.2 实施要点5.2.1 记录的设置质管部质量体系工程师和HR行政部体系工程师分别负责质量环境和职业安全健康记录设置的策划，责任部门负责本部门质量环境和职业安全健康记录的设计。各部门设计的质量环境和职业安全健康记录分别由质量体系工程师和环境、安全健康体系工程师负责审核和批准。记录设置要求：a) 记录目的明确、记录内容齐全、表式结构应紧凑、填写记录内容方便简捷。b) 记录能满足证实符合性及可追溯要求。c) 记录应与其他相关记录协调和相容。必要时，责任部门应对记录的可操作性进行验证。5.2.2 记录的标识和编目审核批准的记录由体系工程师负责按P-QM-QA001-LYP文件控制程序进行标识并纳入公司记录控制一览表。记录标识必须保证唯一可追溯性：a) 记录标识通常采用编号方法，当记录名称或日期已具有唯一可追溯时，可不与予标识。b) 对供方提供的记录应单独收集和编目,以便于查找。5.2.3 记录的印刷责任部门负责记录表式印刷的申请，物料部采购员负责质量环境和职业安全健康表式印刷的采购。5.2.4 记录的填写应授权记录填写人，并提出记录要求；a) 记录规定的项目必须逐项填写，不得随意删减，如不需填写时，可在该项目栏内打“”表示，或在备注中说明；b) 记录的填写应做到字迹清晰、易于识别，内容真实、完整。不得随意涂改、伪造记录及在记录上乱写乱画。c) 记录填写完成后，记录填写人应在记录表式上签名（盖章）及填写记录日期。5.2.5 记录的更改当记录填写错误需更正时，更改者可将原错误记录数据划去，在错误数据旁的空白处书写上正确的数据，并由更改者在更改处签名。5.2.6 记录的收集a) 明确记录收集的部门、岗位及时间要求。b) 当记录的收集采用报送、分发方式时，应明确其传递方式及时间要求。c) 在收集、传递记录过程中，应防止记录的丢失及损坏。5.2.7 记录的分析与利用a) 部门经理应整理、统计和分析记录，以判定和证实管理体系的有效性和和适宜性。根据数据趋势确定管理体系改进的机会和对潜在的主要问题采取纠正和预防措施。b) 可把记录数据的分析和利用作为考核部门业绩的依据之一。5.2.8 记录的检查部门经理应对本部门的记录进行日常检查和监督，及时纠正和预防记录实施过程中存在的违反本程序要求的错误事项。5.2.9 记录的保存a) 记录实施部门应及时收集和整理本部门质量/环境职业安全卫生记录、分类装订及编制本部门质量环境和职业安全健康记录目录b) 记录应储存在干燥、清洁、防潮、防火、防盗的环境中，防止损坏、变质和丢失；c) 记录的储存期限、保存地点、责任人及处理方式详见记录控制一览表；d) 查阅记录时，查阅人不得涂改和损坏记录，查阅完毕后应及时归还；e) 当顾客或供方需查阅记录时，应经记录部门经理同意后方可查阅；f) 当合同或法律法规要求时，应按合同或法律法规要求保存记录；g) 对需归档的记录必须按归档要求进行管理。需要归档的记录一般是指具有永久保存价值或涉及商业/技术机密的记录。5.2.10 记录的处置每年12月底，部门经理应对本部门保存的记录进行一次鉴别，对无效的、超过保存期、无保存价值的记录予以处理。处理记录时应填写记录处置审批单。处理方式有：粉碎、出售、焚毁等，应整理一批，处理一批。5.2.11 记录的利用管理人员应充分利用记录提供的信息，并对记录进行及时整理和分析，对记录中反映的倾向化和潜在的可能引起质量、安全和环境问题的信息进行分析，查找原因，采取纠正和预防措施。6 相关记录（无）记录控制一览表记录标号记录名称收集时间收集岗位保存期限保存地点F-QM-QA010-LYP记录控制一览表记录表单增加或更新时文件管理员随时更新质量部F-QM-QA011-LYP记录处置审批单每年部门文件管理员15年记录处置部门7 参照文件（无）Revision History修订记录Revision Number:版本号Date Revised: (year-day-month