通用工会软件培训 PPT课件

1 通用财会软件 培训课件 通用财会软件 山西服务商 山西天宁科技有限公司2010年9月 2 目录 山西服务商简介通用财会软件概述 软件安装 系统管理 财务处理报表管理 常见问题 联系方式 3 软件概述 工会会计管理系统 即通用财会软件 工会版7 0 是由以下八个子系统组成的一个整体系统 系统管理 账务处理 现金银行 报表管理 经费管理 收支决算 资产管理和财务分析 通用财会软件 工会版7 0 是在遵循新版 工会会计制度 基础上 为了规范工会会计核算行为 保证会计信息质量设计开发而成 适用于各级工会组织 4 软件概述 1 能够使各级工会财会部门对工会预算执行和资金活动进行如实的反映 核算 监督 2 结合一些用户的实际情况 对会计科目实行六级辅助核算 用户可对不同核算类 不同级次进行查询汇总 使得用户可以更加详细 具体的获得所需信息进行管理 决策 3 可以通过日常凭证录入 直接对工会经费台账进行登记 查询 上报等工作 4 可以在制作经费决算报表时 直接从账务中将所需决算数据取出 节省了查找及录入的工作量 避免了手工录入可能出现的错误 5 尽可能的做到各个模块相互独立 使得一些只需要用到部分功能的用户 既能运行顺畅 又不必做太多无关操作 5 软件安装 运行环境 1 计算机 PentiumIII以上PC机 2 内存 至少配置128MB以上的内存 3 磁盘 至少有1G的自由存储空间 4 操作系统 要求中文Windows98或更高 WindowsNT环境 6 软件安装 通用财会软件 工会版7 0 分为单机版 即ACCESS版 网络版 即SQLServer版 但为了安装方便 只在安装开始画面选择时 进行单机版或网络版的选择 两者的安装过程是一样的 现以单机版安装为例进行说明 打开电源 启动操作系统 将通用财会软件 工会版7 0 光盘放入光驱中 安装程序会自动运行 如果系统禁止了程序的自动运行 那么双击桌面上 我的电脑 图标 在打开的窗口中 用鼠标左键双击光盘驱动器符号 显示光盘中的文件或目录 7 软件安装 双击AutoRun exe文件 进入安装选择界面 如图所示 8 软件安装 点击安装ACCESS版 或者点击安装SQLServer版 开始通用财会软件的安装 如图所示 9 软件安装 4 单击 下一步 将显示许可协议 单击 同意 将显示下一个安装画面 选择 不同意 将退出安装程序 5 输入姓名及单位名称 10 软件安装 单击 下一步 显示 选择安装目的地 画面 如图网络版安装 11 选择安装路径 12 软件安装 选择软件将要安装的目录 系统默认为 C ProgramFiles Gasfgh70 若要改变路径 可单击 浏览 按钮 在 选择路径 对话框中选择新的安装目录 8 单击 下一步 显示 选择程序文件夹 画面 默认文件夹为 通用财会软件 工会版7 0 9 单击 下一步 系统显示出所有的安装信息 如果正确无误 可单击 下一步 开始复制文件 13 软件安装 文件复制完毕 显示出图 14 软件安装 11 单击 下一步 稍等片刻 待ADO组件安装完成 12 单击 完成 软件安装完毕 15 系统管理 登陆系统 ACC sql 账套管理用户管理数据管理日志管理 16 系统管理 登陆系统 ACCESS版 SQL版 17 账套管理 新建账套修改账套删除账套注 账套建立后 除账套名称及单位信息外其它信息将不能再修改 如果发现设置有误 只能在删除后重新建立一个账套 18 账套管理 新建帐套日期 19 用户管理 新建用户修改用户删除用户权限设置权限查询 20 用户管理 新建用户 21 用户管理 修改用户删除用户 22 用户管理 权限设置 23 用户管理 权限查询 24 账务处理 1 基础设置 会计科目取消所有核算类 拨缴经费收入 25 账务处理 拨缴经费收入取消经费核算 26 财务处理 2 设置明细科目 27 财务处理 3 初始设置 输入初始数 28 录入初始账 初次使用本系统 必须设置初始余额及累计发生额 把账上各明细科目的年初余额或初始借贷方累计发生额输入系统 一旦正式运行 有关余额及发生额将由系统自动结转 不必每月另行输入 如果建账月份为元月 则只需输入年初余额 如果用户不是从年初使用本系统 不但要输入年初余额 还要输入建账年度年初到建账月度月初为止的借贷方累计发生额 这样年末才能获得全年完整资料 生成年报报表 29 账务处理 校验 30 账务处理 3 凭证处理录入 审核 换人 记账 月末结转 31 账务处理 审核 更换角色 重新登陆 32 账务处理 凭证审核 33 凭证修改 凭证修改用于修改已经录入但尚未审核 记账的凭证 已记账的凭证不能修改 如有错误 只能通过红字凭证冲销 若在当前会计期内则可以通过反记账 取消审核 再进行修改 34 账务处理 凭证记账 35 账务处理 期末结账 进入下一个会计期月末结账 按工会新的会计制度要求 月度结账不做结转收支 只进行结账即可 年末结账 在完成所有的业务处理后 先进行结转收支 然后进行结账 36 数据管理 数据管理是为账务数据提供各种保护功能 包括 数据备份 数据恢复 数据引入 数据引出 显示所有账套以及自动维护 数据备份 数据备份是将本系统存放在硬盘中的数据建立软盘副本或硬盘文件副本 以便得到长期保存 同时也可防备意外事故或操作造成的硬盘数据丢失 一旦硬盘数据被破坏 通过恢复功能能使系统数据得到尽快恢复以保证业务的正常进行 37 数据备份1 38 数据备份2 39 报表管理 资产负债表收支表 40 报表管理 打开 开始 程序 通用财会软件 工会版7 0 报表管理 41 报表制作 输入会计人员密码点 确定 42 报表制作 点 窗口 报表制作 打开 43 报表制作 点 新建报表 44 报表制作 选择 月 季 年 报表名称 选择 月份 包括未记账凭证 打上勾 点 确定 45 报表制作 本月 季或年度报表自动生成 请注意查看合计数 点 保存 或 另存为 46 常见问题 问 工会软件运行报表时 出现1004错误 或者问报表运行时 资产负债表运算出错 答 一般出现这种问题都是软件安装路径没有按照说明进行安装 只要把数据进行备份后 重新安装软件到默认路径下或者更改安装路径为 X盘 programfiles gasfgh70 然后恢复数据即可 问 建立账套 并创建操作员后 进入相关模块提示 无操作权限 答 这种情况的出现 是因为在创建操作员后 没有给操作员赋予权限造成的 解决方法 只要到系统管理 用户管理中 选择操作员 点击工具栏上的 权限 按钮 在弹出的窗口中将相关权限赋予即可 47 常见问题 问 可不可以不使用软件内置的经费处理流程 即不用402科目的经费专用录入窗口进行经费录入 答 可以 操作方法 首先要确保系统没有录入经费数据 然后直接在会计科目中将402拨缴经费收入科目的经费核算选项勾掉 即可 如果同时不想使用工会单位进行核算 还可以将辅助核算勾掉 48 常见问题 问 下级工会利用系统管理里的报表发送功能 进行报表发送 完成后 要接收时在报表接收里无法找到报表 答 这种情况一般为发送的文件未发送完全 系统管理中的报表发送功能生成的发送报表有两个文件 一个是正常的报表文件即 rep文件 另一个是reportdata mda文件 这两个文件要一起发送 并且要保证在同一个文件夹内 49 常见问题 问 软件有网络版吗 使用需要安装其他的软件吗 答 软件有网络版 就是安装盘里的SQLServer版 要使用网络版必须安装SQLServer数据库软件 该数据库软件用户自己购买安装 工会软件安装盘里不提供 50 常见问题 问 在经费管理中将本级经费比例设置完成 并保存 在账务中做经费凭证 自动生成凭证后 保存时提示 留存合计与留存明细不符 无法保存 答 这种情况是因为使用的账务模块是旧模块没有更新 只要更新账务模块即可解决 51 常见问题 问 凭证打印中白纸打印时 是否能调整纸张 打印时 只能打印单号或者双号的凭证 也就是打印时 凭证不是顺序打印 而是跳着打 是什么原因 答 凭证打印有两种 一种是套打 这是使用全总监制的套打纸张进行打印 另一种是白纸打印 这种打印是使用白纸进行打印 白纸打印的情况主要是按照全总的要求 提供了A4纸张的打印 一般是A4纸纵向打印两张凭证或者横向打印一张 这种跟打印机有关 有的可能无法调整成横向一张 至于打印时出现缺页的现象主要是因为系统默认一张纸上打两张凭证 再客户使用了非标准纸时 打印范围只够打印一张凭证内容 但实际上系统还是默认为两张 所以打印机再进纸时 系统认为已经打印两张凭证了 自动从第三张开始打印 这样就造成了凭证打印不连续 52 常见问题 问 Access版的工会软件如何不使用系统提供的备份工具进行备份 答 Access版工会软件在备份的时候可以不用系统提供的备份工具进行备份 可以直接备份Data文件夹 具体步骤 在桌面上的 通用财会软件 工会版7 0 文件夹里 找到 账务处理 的快捷方式 用鼠标右键点击 然后左键点击 属性 在出现的窗口中找到 查找目标 按钮 并用左键点击 现在会弹出一个窗口界面 这就是你工会软件的安装路径 在这个窗口中找到Data文件夹 然后复制粘贴到你要备份的磁盘 一定是复制粘贴 如果剪切了 原系统会进不去 这样你所有的数据和报表就全部都备份好了 以后如果出现任何问题 需要恢复数据的时候 只要按照以上步骤 将你备份的Data文件夹拷贝回去覆盖原Data文件夹 数据就完全恢复了 一定是覆盖原Data文件夹 这样备份的数据完整 我们也提倡大家使用这种方法进行备份 53 常见问题 问 共享方式的网络版 即Access版数据共享后 多计算机用户使用 在制作资产负债表报表的时候 提示 1004 错误 报表无法正确制作 怎么办 答 这种情况是作为共享的数据文件夹的路径设置有问题 具体的解决办法就是 首先 在要作为数据服务器的计算机上创建共享文件夹 名称随意没有要求 比方起名为 财务数据 并在该文件夹下创建一个 ProgramFiles 的文件夹 打开刚创建的文件夹 在其下面再创建一个 GasfGh70 的文件夹 这两个嵌套的文件夹名称必须与文中提供的名称一致 最后形成的路径为 财务数据 ProgramFiles GasfGh70 然后将要共享的数据Data文件夹 复制到该路径的 gasfgh70 文件夹下 名称不变仍为Data 最后到客户端上 找到共享的 财务数据 文件夹 并将其映射为一个网络磁盘驱动器 安装工会财会软件 在进行到选择安装目的地时 更改数据路径 选择刚映射的网络磁盘驱动器 并打开其下的ProgramFiles GasfGh70 Data 确定作为数据库路径 最终的数据库路径为 盘符 ProgramFiles GasfGh70 Data 将软件安装完成 即可解决资产负债表无法正常制作的问题 54 常见问题 问 Vista和WIN7系统下 软件可以使用吗 与XP系统有何区别 答 Vista系统下 软件可正常使用 但必须是Vista32位操作系统 WIN7系统下 也可以正常使用软件 也必须是32位操作系统 但因为WIN7是在工会软件正式发布后才推出的 因此没能作完善的测试 而且WIN7系统的系统架构与以前版本的操作系统有差异 所以在使用过程中 不能确保一定不出问题 在Vista系统下 安装和使用软件基本操作是一样的 只是在安装的过程中要注意两个问题 1 安装软件时 登录Vista系统的用户 最好是具有绝对权限 即最好使用的是超级用户Administrator 并且在控制面板 用户管理中 将其UAC控制权限取消 2 软件的安装路径最好不要放在系统盘 这样可最大程度的避免读写权限的控制及兼容性文件夹的创建 软件安装路径仍然遵循XP系统下的安装步骤 即只更改盘符 不要更改路径 安装路径应为 X ProgramFiles GasfGh70 55 常见问题 问 系统内安装的Office办公软件为2007版 是否可以正常使用软件 答 软件支持Office2007版办公软件 可以正常使用 只是在使用Office2007版软件时 因为其功能有些变动 所以在正常登陆工会软件的报表管理系统后 界面上不会直接出现软件功能按钮 必须用鼠标点击Office2007软件工具栏上最后一项 加载项 按钮 才能显示出工会软件报表管理系统的功能按钮 其他操作与使用Office其他版本的办公软件时一样 56 常见问题 问 凭证打印是否可以合并打印 即一张凭证中有多条相同科目的凭证分录 能否将其合并到一起 形成一张简单凭证 打印出来 答 凭证打印里可以实现凭证合并打印功能 只要在进行凭证打印的时候 将打印界面上的 打印级次 更改为非末级即可实现 打印级次为1 2 3 4等等都行 57 常见问题 问 凭证打印时 是否可A4纸张横向打印 答 凭证打印支持横向打印 具体设置 首先在操作系统 不是工会软件 里的打印机设置处 更改打印首选项的纸张方向为横向 保存后 回到工会软件的凭证打印 打印设置界面 微调打印设置参数到适合 即可打印 需要注意因为凭证打印的栏目宽度和页边距比较敏感 所以要微调 否则容易出现设置无效的情况 58 常见问题 问 报表管理里的图标太小看不清 怎么办 答 报表管理因为要兼顾大家的操作习惯 采用的是Excel的插件加载方式开发的 所有功能都与Excel的功能一样 只增加与数据库的关联 所以其图标也是与Excel的工具图标大小一致 这个是程序所无法控制的 但可以通过其他途径将图标放大 具体的操作方法是 打开报表管理 登录进入 在 退出 图标右侧的空白处 点击鼠标右键 然后在菜单中的 自定义 项上点击左键 弹出 自定义 窗口 在 选项 卡片的 其他选项 栏目下 勾选 大图标 即可将图标放大 注意该操作会影响所有的Office办公软件的工具图标 请确定是否需要再操作 如要更改回原大小 可按照以上步骤操作 将 大图标 的勾选去掉 即可恢复原大小 59 常见问题 问 在录入经费凭证过程中 出现 本级留存经费合计XXX XX不等于本级留存经费明细XXX XY000000001 这样的提示 并且无法保存凭证怎么办 答 报出现这种情况需要更新账务模块即zw exe 请到群共享中下载对应版本的新模块 下载完成后 直接解压缩 将zw exe文件拷贝到原软件安装路径下 替换旧的文件即可 60 谢谢大家 61 服务联系方式 电话 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