联系与协调程序.doc

HXJ90和HXJ135修井机建造项目EPC 联系与协调程序HXJ90和HXJ135海洋修井机建造项目EPC联系与协调程序 编制： 审核： 批准： HXJ90和HXJ135修井机建造项目组文件编号： F08/P/LX/01 2008年3月14日 第0版目录1目的22适用范围23管理职责24联系与协调流程25沟通联系的方式35.1 通信35.2 会议和会议记录45.3 工作汇报41目的本程序的编制目的是规范项目组与业主、第三方及供货商的联系方法和沟通途径，便于业主及时掌握工作的进展情况，同时本程序为各方进行交流以及时解决项目运行中发现的问题提供有效的途径，有利于各方工作的开展，从而保证项目高效而有序地运行。2适用范围本程序仅限于BZ29-4/BZ34-1N/BZ19-4/JZ25-1S B油田HXJ90与HXJ135修井机项目EPC建造安装调试项目运行过程中项目组与业主、服务供方及上级部门的联系、沟通与协调。3管理职责1) 项目经理负责项目的总协调和与业主重大问题的沟通，并负责项目组日常交流文件的审批工作；2) 项目副经理负责日常项目管理事务和联系与沟通，并负责项目组日常交流文件的审核工作，对项目经理负责；3) QA/QC工程师负责质量验收等方面与业主、服务供方及上级单位的联系与协调工作，并对项目经理负责；4) 商务工程师负责招投标、合同等方面与业主、服务供方及上级单位的联系与协调工作，并对项目经理负责；5) 费用工程师负责项目预算、决算及收付款等方面与业主、服务供方及上级部门的联系与协调工作，并对项目经理负责；6) 安全监督负责项目施工安全管理方面与业主、服务供方及上级单位的联系与协调工作，并对项目经理负责。7) 各专业工程师负责本专业与业主、服务供方及上级单位的技术交流工作，对项目副经理负责；8) 计划工程师负责项目进度的汇报和汇报材料的编制工作，对项目副经理负责。4联系与协调流程渤海装备HXJ90和HXJ135修井机项目组代表油建装备分公司处理本项目的一切事务，因此关于项目的日常事务、技术沟通和工作汇报等，HXJ90和HXJ135修井机项目组可直接与业主或服务提供方进行联系。需报相关部门批准的重大事务，形成文件按公司要求报上级部门审批。针对项目运行中服务方提出的问题和业主提出的要求，编制沟通流程如下：Y是否需要服务方配合就业主要求与服务供方沟通N服务方是否有异议执行业主要求执行结果汇报业主Y业主是否满意业主确认N项目组与业主沟通、协调业主提出要求Y服务供方提出问题是否需要上级部门批准是否批准将解决方法通知服务供方服务供方是否同意项目组与服务供方沟通、协调是否需要与业主协调项目组与甲方沟通，得出解决方法YY将解决方法形成文件报上级批准NYNNNNY按此解决方法执行5沟通联系的方式5.1 通信与业主、第三方及服务供方的交流主要使用联络函、传真、电话等方式。传真或传递文件必须使用联络函作或文件传送单为载体，按照业务联络函或文件传送单的使用要求，批准人、签收人必须手书签字方认为有效，签字齐全的联络函或文件传送单都要由项目秘书进行登记，并归档保存。联络函和文件传送单的使用方法和格式见文件与信息管理程序。5.2 会议和会议记录当因为技术、商务、进度、变更等与项目相关的问题需要业主进行解决时，双方需要召开会议进行解决。会议应以正式的书面形式将会议通知传真到业主处，该文件将写明会议的主要内容、参加的人员、需要业主参加的人员，预计的时间。会议结束后，应向业主提供一份详尽的会议纪要。会议上项目组将分别拟订一份会议纪要，并签字；如果会议就讨论的议题未能达成一致的话，也要记录在会议纪要上。当召开会议时，要向与会各方提交一份包括所有会议内容的会议日程，在会议结束后，主持方要总结一份会议纪要，并且为了各方进一步明确会议的精神，要由与会各方进行签署。如下必要的会议都将如期举行：1） 与业主的项目周会/月会与业主的会议有周例会、月例会和临时召开的会议，我方需准备好相关需要讨论的文件和汇报的内容。2） 项目组内部协调会/周会/月会正式施工时，项目组每天定时召开协调会，协调施工进度、质量、安全等事项，安排次日工作，解决存在问题。每周定时召开周会，检查一周工作的完成情况，包括：采办和合同执行情况；实际和计划的S曲线；存在问题和解决方法；本周投入人力 ；下周工作计划等。每月定时召开月会，主要包括：项目月总结；项目质量情况；项目大事、存在问题和解决方法；里程碑点付款总结；变更汇总；下个月工作计划和主要工作；实际和计划的人力直方图；实际和计划的S曲线。凡与业主、第三方举行的会议，在会议结束后的2个工作日内，将会议内容以会议纪要形式提交给业主和有关单位，并严格执行签收程序，将签字齐全的会议纪要归档保存。会议纪要的格式和编写方法见文件与信息管理程序。5.3 工作汇报例行的周会将对上周的工作进行总结，计划工程师需提交本周现场施工进度、滞后（如有）的原因和隐患的报告单。会议的关键问题应包括： 现在/最新的进度 有待解决的问题 解决问题的方法 计划的调整 人力的布置每周的工作都要总结成一份报告，由施工管理部门经理进行签署，并要有其他各方代表的签字