公文写作格式.doc

向塘机务段文件向机办发20129号关于重新公布向塘机务段公文格式的通知各车间、科室：根据南昌铁路局公文格式（办文20122号）的有关标准和规定，现将修订后的向塘机务段公文格式印发给你们，自2012年8月1日起执行，原发向塘机务段公文格式（向机办发200644号）同时废止。 各车间、科室要认真执行新修订的向塘机务段公文格式和公文处理有关规定，切实加强公文管理，不断提高公文质量。 二一二年八月一日向塘机务段公文格式1依据根据南昌铁路局公文格式（办文20122号）的规定,制定本格式。2范围本格式规定了公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本格式适用于全段各部门制发的公文。3定义本格式采用下列定义。3.1 字标识公文中横向距离的长度单位，以3号字为基准字。3.2 行标识公文中纵向距离的长度单位，以3号字为基准字，行距为3号字的7/8，每行约占10mm。3.3 字号本格式不注明字号的均为3号字。3.4 字体本格式不注明的汉字字体为“仿宋_GB2312”，阿拉伯数字和字母的字体为“Times New Roman”。3.5 颜色本格式不注明颜色均为黑色。3.6 页、面页：指公文的纸页。面：指公文纸页的一面。4公文用纸主要技术指标公文用纸一般采用纸张定量为60g/m280 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。5公文用纸幅面及版面尺寸5.1 公文用纸一般采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm297mm。5.2 公文页边和版心尺寸上白边（天头）：37mm1mm下白边（地脚）：35mm1mm左白边（订口）：28mm1mm右白边（切口）：26mm1mm版心：156mm225mm（不含页码）6排版印刷装订要求6.1 排版规格一般每面22行，每行28个字6.2 制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。6.3 印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨达到色谱所标BL100%，红色油墨达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。6.4 装订要求左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。7公文各组成部分标识规则本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首；红色反线以下至主题词（不含）的部分统称为主体；主题词以下部分统称版记。7.1 眉首眉首由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。7.1.1 份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，至少应编两位。7.1.2 秘密等级和保密期限用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，后标“”号，不标保密期限视为长期；标保密期限，以“年”、“月”为单位标识在“”号之后，“年”“月”数用阿拉伯数码。7.1.3 紧急程度如需标识紧急程度，用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。7.1.4 发文机关标识由发文机关全称或规范简称加“文件”2字组成。用红色小标宋体或黑体字居中排布，以庄重美观为原则；字号不大于21mm14mm。联合发文主办机关排列在前，“文件”2字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文机关标识上边缘距版心上边缘20mm；上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即增加60mm的空白供领导批示用。7.1.5 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。在发文机关标识之下印一条红色反线，与版心同宽（156mm），与发文机关标识下边缘之间的距离为30mm（3行）。发文字号标识在第3行，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，用六角括号（）括起；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。7.1.6签发人上行文应标明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字标识，签发人居右空1字标识，签发人后标全符冒号，签发人3字和签发人姓名用楷体。如有多个签发人（或会签人），应利用发文机关标识与红色反线之间的30mm空间排布，排布不下可下移红色反线；排布时主办机关签发人应置于第1行，最后一个签发人应与发文字号同处一行。7.2 主体主体由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。7.2.1 公文标题用2号小标宋体字（正文用4号字，标题则用3号小标宋体字），在红色反线之下占4行，居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。7.2.2 主送机关标题之下空1行，左侧顶格标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关后标全符冒号。如主送机关过多而使公文首面不能显示正文，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送机关。7.2.3 公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。7.2.4 附件说明公文如有附件，应在正文最后另起一段注明附件名称和顺序。左空2字标识“附件”2字，后标全符冒号和名称。附件序号用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。7.2.5 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；标识位置见7.2.6。 7.2.6 印章（见式样11）印章是公文生效的标志，用红色。7.2.6.1 单独发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；印章压在成文日期上，端正，居中；印章上弧距正文2mm4mm。当印章下弧无文字时，采用下套方式加盖，即仅以印章下弧压在成文日期上；印章下弧有文字，采用中套方式加盖，即印章中心线压上成文日期上。7.2.6.2 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字；两个印章均压成文日期，印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应标注单位名称，印章压在单位名称之上；印章每排3个，两端不得超出版心，最后一排不足3个均居中；最后一排印章之下标注成文日期，右空2个字。联合行文主办机关印章排列在前，只能采取一种印章加盖方式，以保证印章排列整齐。7.2.6.3 特殊情况说明当正文之后的空白容不下印章位置时，应采取调整行距或字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。7.2.7 附注公文如有需要说明的事项，左空2个字标识在成文日期之下的适当位置，用圆括号括起。7.2.8 附件公文的附件应在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的名称应与附件说明的附件名称保持一致。如附件与正文不能一起装订，应在附件首面左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。7.3 版记版记由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。7.3.1 主题词“主题词” 3 字用黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1个字。7.3.2 抄送机关主题词下一行左空1字标识“抄送”2字，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。7.3.3 印发机关和印发时间抄送机关之下占一行位置。印发机关左空1字；印发日期右空1字，用阿拉伯数码标识。7.3.4 版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。7.3.5 版记的位置版记应置于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。8页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，左右各放一条4号“”字线，置于版心下边缘之下一行，单页码居右空1字，双页码居左空1字。如公文出现空白面，空白面和空白面以后的面不标页码。9公文中表格对横排A4纸型表格，页码置于表格左侧，单页码在左下角，双页码在左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。表格内容字号均为五号字，字体均为宋体，项目名称须加粗。10特定公文的格式10.1 向塘机务段信函式公文格式（见式样3）用于平行文或下行文。发文机关标识不加“文件”二字，用红色，居中排布。发文机关名称上边缘距上页边35mm，用小标宋体字，字号酌定（不得大于21mm14mm）。发文机关名称之下加一条红色武文线（上粗下细）；两条线均与版心同宽即156mm。份数序号、秘密等级、紧急程度置于武文线下左侧顶格；发文字号置于武文线下第1行右侧顶格。公文标题自武文线下第4行排布。其他均同本格式相应要求。10.2 向塘机务段会议纪要格式（见式样4）标识由单位名称加“会议纪要”组成，居中排1行，用黑体字或标宋体字，字号酌定（不得大于21mm14mm），用红色。标识上边缘距版心上边缘20mm。标识下空1行标纪要序号，用汉文数字（黑体）标识，圆括号括起，居中排布。纪要序号下加一条红色反线，与版心同宽。反线下空1行标识纪要标题；标题下标会议纪要结束日期，用汉文数字，圆括号括起，居中排布。日期下空1行标识正文。纪要的“主送”、“抄送”均标注在版记后面，即“主题词”之下，“印发机关”之上。标识方法同“抄送”。其他要求同本格式相关要求。10.3 向机情况通报格式（见式样5、6、7、8、9）用于印发领导讲话或通报企业经营管理情况。标识上边缘距版心上边缘20mm，居中排布，用红色小标宋体字，字号酌定。标识下空1行标期号，用阿拉伯数码标识，标为“第期”，居中排布。期号下空1行标主办部门和印发日期。主办部门左侧顶格；印发日期右侧顶格，用汉字书写。印发机关和印发日期下加一条红色反线，与版心同宽。反线下空1行排布标题。标题下标讲话日期，用阿拉伯数码，圆括号括起，居中排布。如有按语，在反线之下空1行左空2字标识，用楷体。正文用4号字打印。用“分送”不用“主送、抄送”，标识方法同“抄送”。其他要求同本格式相关要求。“向机企管情况通报”、“向机安全情况通报”、“向机质量情况通报”、“向机教育情况通报”与“向机情况通报”应用场合不同，除标识和反线颜色不同外，其它格式相同。10.4 向塘机务段大事记格式（见式样10）用于记载领导活动、人事变动、企业经营管理和改革发展中发生的大事。标识上边缘距版心上边缘20mm，居中排布，用红色隶书，字号