收集档案管理制度.doc

公司档案材料收集管理制度一、 为对化工企业各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司管理服务，特制定本制度。二、 本制度所称的档案，是指本公司在日常管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。三、 根据来源、内容和密级的不同公司档案可分为以下类别：1A类文件1）公司设立公文：公司章程等；2）相关证件：法人年检执照正副本；组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等；3） 各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等；4） 上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求；5） 获准设立的立项报告、可行性分析、批复、批文、章程、6）教职员工人力资源档案、劳动合同书及各类资料7） 经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要；8） 重要会议资料、采购资料；9） 公司财务资料；10） 领导特别要求的各种等资料；11） 其他要求归档的重要文件；A类文件仅限校长和副校长和职责范围内工作人员使用或借阅。2B类文件1）按内容传阅到部门的红头文件；2）各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等；3）公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外）。4）公司部门各级会议纪要。B类文件可由部门主任或职责范围内工作人员使用或借阅。3C类文件1）各类普通通知、通告等；2）各项规章制度。 C类文件直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。 以上是对公司档案的大致分类列示，但本公司档案并不仅限于此。四、 档案的管理部门1条中列示的档案公司档案管理员负责妥善保管。2 公司发生的档案由教务处留存原件，指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。3财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。4公司档案管理员、部门档案管理员档案管理职责：1) 教务处为公司档案的管理部门，负责公司档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。2) 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。3) 加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。4) 档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。5) 档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。五、 电子档案的管理1 档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。2 属部门保管的电子档案由档案管理员根据档案保密制度进行严格管理。3 严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。4 档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。5 权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由校长签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。6 档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。7 归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。六、非电子档案的管理 1. 公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。 2. 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。 3. 各部门存档的文件/资料应填写资料交付登记表，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。 4. 各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。 5. 立卷、保存期限1) 公司章程、各种证照、证件在取得后立即归档，永久保存。2) 内部管理公文档案每季度进行整理，立卷归档，视公文内容确定保存期限：当年的公司例会会议纪要、对内发布的公文（如通知、通告等）存档期限截止到第二年的十二月三十日；对外公文、外来公文存档期限为伍年（外来重要公文，如立项批复等文件存档年限以该项目实施的实际进程结束后为准）；各种管理制度保存其最新版本，旧版本保存壹年。3) 人事档案按个人分类立卷，新增员工办理完入职手续后，档案即刻归档，随着员工调动或离职随时对档案进行整理，离职后档案归入离职人员档案，保存期限为叁年。4) 一般办公合同、房屋租赁合同、办公用品、礼品采购合同等视合同期限定其保存期限，最长不超过合同过期后壹年。6) 采购资料随时更新，无价值资料由校长签字同意可销毁。7) 上级机关对公司发放的重要文件以及公司重要会议纪要属长期档案，保存期为拾年。8) 财务资料保存期限为贰拾年。6. 立卷档案内文件材料应合理排列顺序，属公司级和公司对外发文依次由综合管理部统一编写序号，部门档案可由部门自行编写序号。7. 档案管理员应定期进行档案整理，做好档案季度统计工作，填写最新文件一览表、文件异动一览表以备查阅。8. 档案借阅1) 公司员工借阅档案时，应认真填写档案借阅登记表，写明借阅目的。如无特殊原因，借阅期不可隔日，下班之前应将档案归还，如需再借，第二日再办理借阅手续。2) 借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽页、拆散、摘抄、翻印、转借或损坏，不得抽走卷内任何材料。3) 借阅的档案归还时，档案管理员必须认真查验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向综合管理部经理反映，给予相应的处罚。4) 特殊情况必须借用带出公司使用的档案须填写档案借阅登记表经借用部门经理及综合管理部经理批准同意方可借出。5) 凡属密级档案的借阅，除按本规定办理外，还必须遵照公司保密制度的有关条款执行。9. 档案资料的销毁 档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作，对不具保存价值的档案资料应填写档案销毁审批表，报相关部门负责人或校长审批后，由档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行销毁工作并做好监销记录。七、本制度有关保密方面的内容及处罚条例遵循档案保密制度的有关规定化工厂安全管理制度 一，岗位责任制 1、岗位操作人员受本班班长领导，上级有关操作指示，通过班长下达到岗位，对于违章指示，并越级上报。 2、岗位操作人员要认真执行操作规程。严各控制各项工艺指标，确保优质、高产、低耗、安全运行。发现问题及时处理，遇到紧急情况可先处理问题，后汇报。 3、岗位操作人员要掌握操作技术、事故处理及主要设备的原理、构造、性能和简单维修。 4、岗位操作人员要管好、用好本岗位所属设备，对不正常的设备有权要求修理和倒换。 5、严守劳动纪律，不得擅自离岗。有事必须经班长和车间值班干部同意，把工作妥善交给接替人员后，方可离岗。 6、认真贯彻执行各项规章制度，认真填写操作报表和岗位记录，字体仿宋化，数据准确无误，干净整洁。 7、岗位卫生区和操作时卫生要班班打扫，做到地面、墙壁、门窗、玻璃净，设备、管道净。二，质量责任制 1、牢固树立质量第一的思想，严格执行工艺技术规程，严格按技术标准、工作标准和质量标准办事，对本岗位的产品质量和工作质量负责。 2、认真学习和掌握全面质量管理知识，不断增强质量意识，不断增强质量意识，积极参加群众性QC小组活动，促进产品质量和工作质量的提高。 3、严格遵守工艺纪律和岗位责任制，认真做好原始记录，对各种报表记录做到规格化、标准化、书面整洁，数据准确无误。 4、严格执行检查制度，加强质量监督，经常开展自检、互检和专检，认真填写检查记录，做到数据准确、齐全、无涂改。 5、熟悉质量标准，努力完成质量考核指标。 6、及时掌握质量动态，认真处理生产中的质量问题，做好质量信息传递工作，对信息传递的及时和准确负责。三，安全生产责任制 1、认真贯彻执行国家的安全方针、政策、指示、法令、法规。经常对职工进行生产和安全技术知识的学习教育，牢固树立安全第一、预防为主的思想。 2、定期组织安全大检查，及时交流安全生产经验，坚持安全活动日，严格遵守四十一条禁令条款和对事故坚持三不放过的原则。 3、自觉遵守各种安全规章制度、劳动纪律，严格执行工艺纪律，坚守岗位，精心操作，按时巡回检查，发现异常情况及时查找原因，及时处理，并向班长或有关领导报告，发生事故及时处理，防止事故扩大，并及时向领导汇报。 4、严格各项规章制度，杜绝违章指挥和违章作业，每个职工均有权拒绝违章作业命令，并有权制止他人违章作业。四，交接班制度 1、交接班班制是上下班之间交接情况，保证生产连续稳定运行的制度。交接班必须严肃认真的按交接班标准认真执行。要求做到十交五不接，十交：交任务、交指标、交原料、交操作和交提示、交质量、交设备、交问题和经验、交工具、交记录、交安全和卫生。五不接：设备润滑不好不接；操作情况不清不接；工具不全不接；记录不全不接卫生不好不接。 2、交接是要严格按三一四到五报的内容进行，三一：对重要的生产部位一个一个的交接；对重要的生产参数一个一个的交接；对主要的生产工具一个一个的交接：四到：应看到的要看到：应摸到的要摸到：应听到的要听到：应闻到的要闻道。五报：报事故部位、报遗留问题、报注意事项、报采取措施、报处理结果。 3、交接班程序： （1）接班者提前十五分到岗；（2）按巡回检查路线和内容逐点检查设备工艺状况；（3）检查工艺报表和交接班日志；（4）召开交班前会（5）上岗进行交接；（6）上岗人员开班后会。 4、班前会内容和程序： （1）按班班长检查本班人员出勤情况；（2）交班班长介绍本班生产情况；（3）接班人员逐个汇报巡检情况（4）接班班长布置本班工作。 5、班后会内容和程序： （1）岗位汇报当班情况；（2）班长总结讲评；（3）车间领导指示。 6、操作人员要认真填写交接班日志，要求做到：内容齐全，简明扼要，情况真实，书写认真，字迹工整，干净整洁，无涂改。班长要把岗位交接班日志妥善保管。交接班日志的内容要包括：（1）接班情况：（2）本班工作情况，（生产任务完成情况：质量完成情况：工序管理情况：安全生产情况：本班好人好事：工局、设备状况；岗位卫生情况）。（3）交班情况（注意事项；遗留问题及处理意见；上级指示通知）。 7、交接班时，若两班对某些问题发生争执，车间干部要及时进行仲裁解决，不能影响生产的正常进行。 8、化工岗位在事故状态下交接班要在车间主持下进行，要在处理正常后再交接。交接班时的事故处理以交接班为主，接班者要主动协助，待事故处理正常后方可进行交接手续，但交班后30分钟内出现的某些不正常波动，交班者仍有责任。五，巡回检查制度 1、本制度是保证生产操作和设备运行经常处于全面、系统、正常监护和检查之下进行安全生产而制定的。 2、凡本厂连续生产的单位及有连续性操作的辅助单位都必须执行巡回检查制度。 3、凡上述单位岗位操作人员必须严格进行巡回检查，不得由非岗位人员顶替。 4、各岗位应分别确定巡回检查路线，设立巡回检查点，规定检查内容和检查时间。 5、巡回检查以拨牌制为统一检查形式，做到指针与检查时间相符。 6、巡回检查的时间间隔时间原则上为每一小时一次，操作人员要按规定时间、路线和内容进行检查，依照相应的时间拨针。对发现的问题要及时处理，并按规定格式填写到巡回检查记录本上。 7、班长负责本班的巡回检查制度的贯彻执行，负责对本班人员进行督促、抽查和全面检查。 8、车间主任对巡回检查制度的贯彻执行负完全责任，对执行不力的情况要及时追查原因，并进行教育和处理。车将按部和检修人员必须每天检查巡回检查记录本，在记录上签字，并迅速解决检查中发现的问题。 9、巡回检查制度的执行情况为厂、车间、班组和个人竞赛、评比的奖惩条件之一，对执行不力或个人视情节分别由厂和车间负责教育和处理。六，设备维护保养制 （1）设备维护应实行专机专责制或包机制，做到台台设备、条条管线、个个阀门、块块仪表有人负责。并及时做好设备防冻、防凝、保温、防腐、消漏等工作。 （2）操作人员通过技术培训对所使用的设备要做到四懂三会，即：懂结构、懂原理、懂性能、懂用途；会操作使用、会维护保养、会排除故障。 （3）操作人员在操作过程中，要严格遵守操作程序，正确使用设备。要求做到启动前认真准备，启动中反复检查，停车后妥善处理，运行中搞好调整。认真执行操作指标，不准超温、超压、超速、超负荷运行。 （4）操作人员必须坚守岗位，严格执行巡回检查制度，身带三件宝（抹布、扳手、听棒），执行五字操作法（走、看、摸、听、记），定时按巡检路线对设备进行仔细检查，主动消除脏、松、缺、乱、漏等缺陷，认真填写运行记录和巡检记录。 （5）搞好设备润滑，坚持五定，三级过滤，五定：定人、定点、定值、定量、定时；三级过滤：从领油大桶到岗位储油桶，从岗位储油桶到油壶，从油壶到加油点。 （6）严格执行定期切换，强制保养制度。对备用设备要定时盘车，做好防冻、清洁和防腐工作对本岗位封存和闲置设备要定期维护保养。 （7）操作人员应保持本岗位的设备、管道、仪表盘油漆的完整，保持岗位的设备卫生良好，并且做到沟见底、轴见光、设备见本色。加强静密封点的管理，消除跑、冒、滴、漏，努力降低泄漏率，搞好环境卫生，做到窗明、地净、厂地清。 （8）操作人员发现设备有不正常情况，应立即检查原因，及时反映处理。在紧急情况下应按有关规程，采取果断措施或立即停车并上报和通知值班长及有关岗位。不查清原因，不排除故障不得盲目开车。 （9）维修工人（机、电、仪）要明确分工，对分工包修的设备及时做好维修工作。定时上岗检查查看岗位巡检记录，并主动向操作人员了解设备运行情况，及时处理发现的问题。岗位练兵制 （1）岗位练兵是培训，提高职工操作技能的一种学习形式。各单位职工要立足本岗位干什么，学什么，缺什么，补什么，对技术精益求精。 （2）各生产操作岗位以设立岗位练兵台，建立岗位练兵卡，其内容应齐全、正确、并且不断更新、完善和提高。 （3）经常开展岗位练兵活动，坚持每天学习练兵卡上的内容，交接班时抽卡问答，要求做到学习有记录。 （4）认真执行操作人员持证上岗制度，新工人上岗和换岗必须经过安全、技术考核，考核成绩低于65分的，必须复审，重考，否则不得上岗。 （5）经常组织操作人员学习岗位操作规程和岗位操作法，进行专业技术教育，每季度开展一次专业技术教育讲座活动，并进行考试，车间要将考试成绩纳入对操作人员的考核。 （6）贯彻严格训练、严格要求的原则，从严、从难、从实际出发，开展帮教式岗位练兵。七，文明岗位标准 （1）严格执行岗位责任制和岗位操作法、严格遵守工艺纪律和各项规章制度，并能完成各项生产经济技术指标。（2）岗位各种记录和报表要统一使用蓝黑墨水记录，字体仿宋化。要求操作记录及时、准确、整洁、无差错、无缺项。（3）遵守劳动纪律，坚守工作岗位。要求做到不脱岗，不串岗，不睡岗，不作与生产无关的事。（4）岗位所辖设备达到无泄漏标准，设备及其附件齐全、完好、整洁、见本色。（5）岗位所有工具、用具，消防、防护器材等摆放合理、整齐便于使用。岗位操作台、记录本、报表、凳子等物品摆放整齐，不得杂乱无章，不妨与生产无关的物品。（6）岗位地面无垃圾、无尘土、无油污、无积水，且窗明壁净，各种图表、标志要鲜明清楚。（7）岗位操作人员，按规定穿戴护品、护具，着装整齐，情绪饱满，仪容端正。（8）岗位操作人员，操作时专心致志，接待人热情大方，谦虚文明有礼貌，根据不同场合使用您好、欢迎、请、谢谢、再见