财务报销付款制度修改.docx

财务制度之报销付款财务报销付款制度（201202版）一、 员工报销程序：流程：费用报销人报销申请（填制费用报销单）-报销人部门负责人（报销额度及合理性）确认签字-支持中心（报销额度）-财务审核（单据合法性、数据正确性、报销额度等）-公司总经理审批-转出纳履行付款。上述流程为公司各项费用报销(包括借款)的既定程序，公司各项付款业务均需遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。说明：1）员工为公司商务所发生的日常费用，应填写费用报销单。员工为公司出差前，应填写出差申请单，出差单须经直接上级审批。出差费报销应填写差旅费报销单。2）费用报销时，应当出差与日常费用分开、公司费用与个人费用分开。3)填写报销单时应分类别填写，如交通费、交际费、通讯费、办公费、邮寄费、差旅费等。同时报销单应填写完整，填好报销人、职别、所属部门、时间、大小写金额、有无借款等。4) 为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得与事项相关的对应的、合法的票证，公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝。5） 当票据金额与报销金额不一致或所填费用类别与票据类别不一致时，应提前向财务人员说明原因,经认可后方可报销。6） 原则上员工报销将先行抵消个人借款，2个月内未归还借款或剩余的借款，且无特别申请的，将自动在其当月工资中扣回。员工按照流程 完成借款与报销审批之后，财务部将每月在规定的时间内以转帐方式与员工结清。7) 所有费用应尽量当月报销，过期超2个月原则上不予报销，特殊情况须提交申请说明，经总经理签字确认后方可报销。8) 公司所需日常办公用品必须向直接上级提起申请，由行政统一购买，行政部门报销时，需附购买物品清单及相应的申购部门。注意事项：1）票据应按时间顺序由左至右，从上到下粘贴在一张报销粘贴单上，同类别的原始单据可以粘贴在一起，发票背面描述发生原因。单据数量比较烦杂的，要写出报销明细清单附在后面。单据分类不清晰，粘贴不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。2) 差旅费报销单填写时应按照出差时间的顺序汇总各项费用填列,并在票据的后面填写发生原因.特别是的士票、公交车票等，需在发票背面注明时间、从哪里至哪里,餐饮票则需写明吃饭的人数,和相关人员的姓名. 日常的费用发票看不出具体的用途的,如定额发票,需在发票背面写明发生的原因,是何费用。3) 几个项目号的费用同时发生在一张发票上面的,按照项目号拆分费用,注明各个项目号应分摊的费用金额。（目前我们是否给每个项目项目号？如果没有这条就有问题）4) 原已有借款的,事项发生后取得发票报销的,要写明原借款金额。5）员工出差期间出差补贴按照相关标准执行可不用粘贴票据（外派驻外地开发人员及行政管理人员不适用此条款）。6）原则上所有员工出差均须报批。出差费应包括异地住宿(工作餐原则上不予以报销)、交通及出差补助等。原则上远程出差乘坐飞机，短程或公务不紧急的情况下，须乘坐火车。但乘坐飞机必须事前经直接上级审批同意。出差费报销应于返回日一个月内报销结账。交通、差旅补贴规定：1） 加班交通补贴如员工在工作日22：00后离开公司，可酌情考虑报销出租车费（标准不可超过50元/次，超过部份个人承担，特例情况由部门经理负责签批）。对利用两次计表或分次报销等不当方式违反本规定报销者，按违纪处理。2） 出差补贴a)“出差”定义：到公司办公所在城市之外的地点执行临时性工作任务，原则上为在外执行临时工作时间不超过3个月；b)提前书面审批：所有员工出差，务必事先按审批权限要求进行申请审批；c)公司员工出差原则上应该优先使用公司在当地租赁的员工宿舍，如确实需要住酒店的应当参照以下标准执行：地区消费类别划分出差补贴住宿最高标准出差补贴住宿最高标准员工职务划分部门经理以上人员普通员工国内一类地区（北京/上海/深圳/广州）￥30￥150￥30￥100二类地区（所有非一类地区）￥30￥110￥30￥70备注：原则上同性别同事一起出差必须住标准间，确实只能单人住宿的情况下可以按照以上标准上浮50%执行，实际报销时超出以上标准的，必须经公司总经理审批后报销。如果出差期间住宿费用由客户或活动组织方承担的，不受以上标准限制。d)差旅交通：原则上公务不紧急的情况下，须乘坐火车；但乘坐飞机必须事前经直接参与上级审批同意。出差人员若无大件行李或紧急情况，离开机场须乘坐机场巴士，往返机场、车站及在出差当地，应尽量乘坐公交汽车及轨道交通工具，交通费用实报实销。3）差旅补贴（增加短期出差的出差标准，短期为30元每天，适用于全体员工） 由于公司项目需要，需要员工出差到外地长期工作的，根据工作地点的差异及消费水平的差异而给予项目组成员的补贴；工作地点根据一级、二级、三级城市的划分，而有相应的补贴标准，具体为： 一级城市1000元/月；二级城市500元/月；三级城市300元。其中，北京、深圳、上海、广州为一类城市；省会城市或相当城市为二类城市；其他城市为三类城市。二、 借款管理制度为了便于公司各部门积极开展业务，提高工作效率，在保障资金安全的前提下，照公司有关规定，对员工借款制定如下管理细则：1、借款范围1.1 日常借款：差旅费、活动费、其他零星借款。该类借款请于事毕后及时报销，最长不得超过2个月。1.2 备用金借款：1.3 其他临时性借款。 2、借款程序和标准 2.1 因公出差借款2.1.1 需借支差旅费时，应填写借款单，注明预借金额，预计出差天数，地点等； 2.1.2 经各级主管审查、审核、签批； 2.1.3 到财务部领款； 2.1.4 财务部以借款单为借款依据、报销差旅费审核依据。 2.2 一般零星购物借款2.2.1 应填写借款单，注明预借金额及用途； 2.2.2 经各级主管审查、审核、签批； 2.2.3 到财务部领款； 2.2.4 财务部以借款单为依据给予办理报销。2.3 备用金借款2.3.1 根据业务情况需要持有备用金的部门经理提出书面申请，填写借款单，注明预借金额；（备用金不管是哪个部门的都需要公司总经理审批）2.3.2 经各级主管审查、审核、签批；2.3.3 到财务部领款；2.3.4 备用金使用后由部门经理负责保证资金的有效、安全使用，备用金范围内的事项不再给予额外借款，备用金用后及时报销，并需每6个月办理一次重新审订手续。2.4 对个人临时性借款（删除，公司财务制度不需要考虑员工非公务的借款）2.4.1 一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借。 2.4.2 借款人填写借款单，注明个人用途。 2.4.3 经各级主管签批。 2.4.4 到财务部以请款单作为借款、还款依据。 2.4.5 个人借款一般不超过其1个月工资额，超过时须有公司担保人2.5交际应酬费审批及签字权限公司凡招待客户或项目组活动必须事先向直接上级以邮件形式提出申请,说明原因和标准,经同意才能进行, 提起费用报销时需在发票背面描述发生原因、招待人数等。事后如果超出标准必须书面说明原因。 （审批权限应该是单次招待的审批标准，只有出现单次超出标准的才按照流程上报审批）应酬费审批权限：应酬费总额审批人权限300元以下部门经理300-500元支持中心500元以上公司总经理2.6 借款还款、报销期限 2.5.1 对出差人员，在返回公司5天内报销差旅费； 2.5.2 对领用备用金的部门、个人、定期（不定期）报销； 2.5.3 对个人借款，最长不超过2个月还款。 2.7 借款人应按规定期限及时报销或还