办公用品管理制度完整版.docx

宁夏美芝妮网络科技有限公司管理标准办公用品管理制度 MZNWLQB/2016(002)行政字1.主题内容与试用范围为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制订本规定。2.办公用品的购买2.1. 原则 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。3.办公用品的申购及审批规定： 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向行政后勤通报，确定申购数量，如果某种办公用品的需要量发生变化，也一并向行政后勤提出。3.1.常规办公用品的申购：由行政人资部后勤根据每月用量及后勤情况，于每月月初7号之前统计完成,15号之前采购到位，每月采购一次（特殊情况除外）。3.2.非常规或大型办公用品的申购：各部门需使用的办公用品如属于非常规或大型办公用品，由申请专项设备部门自行采购，首先需报本部门经理批准，行政总监批准总经理批准后方可采购。3.3.行政后勤采购人员填写申购单时，必须详细注明所申购用品之名称、规格、数量、单价、及申购部门等，对于常规的办公用品，因固定一个物美价廉的品牌，不宜随意变更。4.采购规定4.1.在办公用品的库存不多或者有关部门提出特殊情况下，按照成本最小原则，选择直接到商店采购或者订购方式。4.2.办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受红包、回扣及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。4.3.采购人员应根据已审批的申购单要求进行采购，有疑问的需及时反馈，否则出现采购错误，由采购人员承担责任。4.4.在价格和质量基本稳和的情况下，不应随意更换办公用品的品牌否则保管员有权拒收。4.5.所有办公用品由行政后勤统一采购，特殊用品由行政总监审核，总经理批准后可由使用部门购买，并且需提供发票（以加盖印章方为有效）和购买处地址及电话，以便市场调研。5.办公用品的验收及报销规定5.1.行政后勤保管员负责办公用品的验收5.2.保管员验收办公用品时，必须严格依据申购单的有关要求进行验收，确认合格后办理入库手续，有质量问题的一律做退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向上反应。5.3.所有办公用品必须凭正规发票，行政后勤保管员验收签字，财务方可报销。6.办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：6.1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复印纸、标签、便签、橡皮、夹子等。6.2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、白板笔，固体胶水等。6.3.管理品：剪刀、订书机、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印尼等。7. 办公用品的管理和发放规定：7.1.办公用品由行政人资部统一保管，并制定保管人，按公司规定的费用标准向使用人发放。7.2.采购人员应将所采购的物品交保管办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价。7.3.办公用品领用必须认真履行手续，严禁先借后领的行为。7.4.公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作原因超标领用的，应经行政总监同意。7.5.办公用品使用实行月统计申报，各部门每月7号之前把所需办公用品申报于行政后勤，由行政后勤出具报表，行政总监审核，总经理审核方可采购。6.6.各部门及各使用人员的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支中性笔，如果保管不好丢失自行购买。每月周二统一领用办公用品，其他时间严禁领用办公用品。7.7.各部门要控制合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本，中性笔芯、胶水、涂改液，计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。7.8.反调出或离职人员在办理离职手续或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。由缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。9.保管必须清楚掌握办公用品库存情况，保证每种办公用品库存量不少于3-5个，必须经常整理与清扫。10. 盘存办公用品柜应定期清点。清点工作由行政后勤负责，清点要求要做到账物一致，如果不一致必须查找原因，是两者一致。11.注意事项11.1.公司的任何资产，不得挪自私用，不得用公款够买生活用品严禁办公用品私用或带回家使用。11.2.对于高档耐用、但不经常用的办公用品各部门应协调相互共用，原则上不重复够买。11.3.办公设备出现故障，应有行政管理部协调和联系退换、保修、维修事宜。如有遗失或损坏按公司相关管理规定处理。11.4.各部门要控制合理使用办公用品，杜绝浪费，能重复使用尽量重复使用（如打印纸可正反使用). 宁夏美芝妮网络科技有限公司 行政人资部 2016年3月18日 办公用品申购申领流程图办公用品需求人员各部门经理人事人资部 办公用品需求人员各部门经理人事人资部办公用品需求人员 领导审批（行政总监总经理董事长签字）每月1-6号部门经理根据办公用品需求统计汇总行政人资部根据各部门提交的办公用品进行汇总并填写申购单申购单 每周二安排人员领取办公用品采购做好纸质登记是否超标领取拒领