资料归档整理与移交办法(完成版)

对外援助成套项目资料归档整理与移交办法对外援助成套项目资料归档整理与移交办法 试行 试行 第一章第一章 总总 则则 第一条 为规范对外援助成套项目 以下简称项目 资 料的归档整理工作 明确移交验收标准 建立完整 准确的 成套项目档案系统 确保项目建成后的运营 维修及改 扩 建对原始资料的需要 保留与项目有关的重要历史资料 根 据 中华人民共和国档案法 国家重大建设项目文件归档要 求与档案整理规范 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 对外援助成套项目施工技术资料管理办 法 1999 外经贸援发第 188 号文附件七 以下简称 资料管 理办法 及 电子文件归档与管理规范 GB T 18894 2002 电子公文归档管理暂行办法 的有关规定 结合对外 援助成套项目的特点 制定本办法 第二条 项目资料是指在项目实施过程中形成的 对国 家和社会有保存价值的 按规定办法整理成卷的纸质和电子 文件 包括重要的经济技术资料和记录项目实施过程中重要 环节 重要阶段 重大事情的图片 音像资料 第二章第二章 各方各方职责职责 第三条 商务部国际经济合作事务局 以下简称经济合 作局 是商务部授权的项目资料管理部门 负责制定有关规 章制度 接收 保管及开发利用项目资料 并对有关单位在 项目资料收集 归档 保管过程中的工作进行监督 检查 和 必要的培训 必要时对归档整理人员进行现场指导 督促有关项目单位按有关规定或合同约定移交资料 对 于未在规定期限内移交的单位 用有效的方式催交 第四条 参与项目考察设计 施工 施工监理 设计监理 中期质检 竣工验收的各有关总承包单位是项目原始资料的 形成单位 除须按照国家建设部门及其它有关部门的要求收 集并保管规定的资料外 还必须按商务部的有关规定和合同 的约定收集 整理并移交相关的考察设计资料 施工资料 监理资料 中期质检与竣工验收资料 并妥善保管备份资料 备份资料的所有权和使用权归商务部所有 凡有分包内容的项目 由总承包单位负责汇集 整理各 分包企业编制的全部资料 并对此负全责 第五条 施工监理单位和设计监理单位还应分别对施工 单位和设计单位的项目资料及有关工作实施监督 检查 第六条 各项目实施单位领导及项目技术组领导应对资 料工作高度重视 建立岗位责任制 并制定相应的检查 考 核措施 指派专门人员并督促其认真领会 掌握 资料管理办 法 及本办法 以下简称 资料整理办法 的要求 认真做好 归档所需资料的有关工作 第三章第三章 资资料的形成与收集料的形成与收集 第七条 按国家有关制度和规范形成种类齐全 质量合 格的 份数足够的原始文件 第八条 纸质资料形成的要求 一 资料所载内容必须真实 准确 完整 与项目实际 相符合 具有可追溯性 其深度必须符合国家有关工程勘察 设计 施工 监理及验收等方面规范 标准和规程 二 应签名 或盖章 处 必须签 盖 且字迹清楚 不 得代签 三 所需的各种表格采用 资料管理办法 中规定的样 本 不足部分参照国家制定的相关标准和规范中的样本制表 表格的所有栏目均应签署明确意见 四 归档的文字资料应采用 A4 幅面 297mm 210mm 耐久性强的纸张 并采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水 不得使用易褪色 如纯蓝墨水 圆珠笔 铅笔和复 写纸 的书写材料 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖 章手续完备 五 图纸可采用蓝晒图和机打图 所有竣工图应逐张 加盖竣工图章 图章样本见附件 3 并签名 竣工图章应使用 不易褪色的红印泥 盖在图标栏上方空白处 凡采用施工蓝 图改绘竣工图的 必须注明变更修改依据 第九条 在施工过程中 随进度 按专业 有系统地及时 收集和初步整理应归档的所有原始资料 随时收集 及时整 理 妥善保管 第十条 各有关单位应进行归档整理并向商务部移交资 料的具体内容 分类办法详见本办法附件 1 第十一条 电子文件的收集 电子文件包括以下两类 一是有关文字资料和图纸的电 子版本 见附件 1 中电子文件移交相关部分 二是反映项目 实施各方面情况的音像和图片资料的电子文件 归档移交内 容和分类办法见附件 2 第一类电子文件最终版确定并印制相应纸质文件后 应 立即将最终版的电子文件存入专用的暂存存储器中 其它无 关电子文件不得与此混存 或刻录成盘 妥善保管 供电子 文件归档整理时使用 必要时 向本单位档案部门进行临时 归档备案 第二类电子文件形成后应立即在不同的存储介质中备 份 在纸质资料正式装订前 应按本办法的有关要求制作尚 未形成的电子文件 尤其是需扫描成电子文件的纸质资料 如图纸类 电子文件的存储格式要求如下 一 文字型电子文件以 XML RTF TXT 为通用格式 要求转化为 PDF 格式 二 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式 的图像电子文件 收集时应将其转换成通用格式 如无法转 换 则应将相关软件一并收集 扫描型电子文件以 JPEG TIFF BMP 为通用格式 三 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形 电子文件 收集时应注明其软硬件环境和相关数据 四 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒 体链结技术制作的文件 应同时收集其非通用格式的压缩算 法和相关软件 视频和多媒体电子文件以 MPEG AVI RMVB 为通用格式 五 对用音频设备获得的声音文件 应同时收集其属 性标识 参数和非通用格式的相关软件 音频电子文件以 WAV MP3 为通用格式 六 对通用软件产生的电子文件 应同时收集其软件 型号 名称 版本号和相关参数手册 说明资料等 专用软件 产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件 如不能转 换 收集时则应连同专用软件一并收集 第四章第四章 资资料的料的归归档整理档整理 第十二条 项目结束或所承担的任务完成后 各有关单 位应及时对收集的资料进行归档整理 第十三条 归档资料编制正本一套 副本一套 每套均 由纸质资料和刻入规定内容的电子光盘组成 正本移交经济 合作局管理 副本由移交单位代商务部实施异地保管 正本归档资料必须为原件 不能提供原件的 可以复印 件代替 并在复印件上注明原件存放处 同时 必须以文字 形式对此做出必要的说明 制作归档资料副本时 如没有足 够的原件 可以使用正本资料的复印件 第十四条 电子文件的整理 一 对拟刻入光盘的电子文件进行归档鉴定 对其真实 性 完整性 有效性进行检验和审核 二 对照纸质文件逐一核对 确保电子文件与相应纸质 文件的内容及其表现形式一致 存储格式满足本办法的要求 三 对归档电子文件的基本技术条件进行检测 检测各 电子文件所依赖的硬件环境的有效性 软件环境的有效性 有无病毒感染等 四 按附件 2 规定的分类办法存储检验合格的音像 图 片电子文件 必要时增加子条目 七七七 归归档档资资料的料的组组卷卷 第十五条 资料的保管期限分为 永久 长期二种 永久 是指档案需永久保存 凡记录重要历史事项的档案应定为永 久保管 长期是指档案保管时间与项目的使用寿命具有相同 的期限 项目本身的运营 改 扩 建所需的技术资料 随项 目寿命的结束而失去其保管意义的档案应定为长期保管 第十六条 组卷原则 一 按照本办法附件规定的分类办法 保管期限进行组卷 二 文字资料和图纸原则上不能混装 如有必要混合组卷 文字资料在前 图纸在后 三 保存期限不同的资料不能混装成卷 不同类别 内容 相近且保管期限相同的资料可以编入一卷 四 遵循资料形成的自然规律 保持卷内资料的有机联 系 五 在按照上述原则组卷的条件下 卷内资料应按单位 工程 分部工程 专业 系统等划分办法 形成时间等因素进 行有机编排 1 必要时 按单位工程或专业 系统分别立卷 2 工程图纸按专业组卷 同专业的图纸按图号顺序排列 3 分部分项工程质量检验评定按子分项 分项 分部工 程顺序逐级编排组卷 4 钢筋 水泥 砂石等公用材料的有关资料应单独组卷 5 单位工程资料总量超过 20 卷的 应编制目录且独立成 卷 第十七条 案卷编制 一 案卷构成 案卷应由封面 卷内目录 卷内资料 备考表和封底构成 并按此顺序装订 案卷封面 卷内目录和备考表的样本详见 附件 4 至 6 二 案卷页码编号 1 每卷页码独立编号 卷内有书写内容的资料均按页面 编号 页号从阿拉伯数字 1 开始 编写在页面的右下角 背面 如有内容 编写在背面的左下角 折叠后的图纸一律编写在 右下角 2 案卷封面 卷内目录 卷内备考表 封底不编写页号 3 成套图纸或印刷成册的文件材料 自成一卷的 原有 目录可代替卷内目录 已有页码的不必重新编号 第十八条 案卷规格与装订 一 案卷规格 案卷封面 目录 备考表 封底均应采 用 70g 以上 A4 幅 297mm 210mm 尺寸的书写纸张制作 图纸统一折叠成 A4 幅面 小于 A4 幅面的要用 A4 白纸衬托 二 不同幅面的图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 GB 10609 3 89 统一折叠成 A4 幅面 图标栏露出外面 三 案卷厚度不得超过 40mm 四 包括文字和图纸在内的所有零散资料均必须整齐 牢固装订成卷 装订前应剔除金属物 建议采用线绳左侧三孔 装订法 订结打在背面 装订线距左侧 20mm 上下孔距中 孔 80mm 避免装订线压占页面上有图 文内容的部分 必要 时 装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸 自然成册的资料不必另行装订 但不得带有金属装订物 不得以塑料装订物打孔活页装订 第十九条 案卷的装盒 资料移交前不必装盒 正式移交后在经济合作局使用中 国对外援助成套项目档案专用装具统一装盒 第二十条 电子光盘的刻录 刻录光盘及包装 一 文字 图纸 音像图片等三类电子文件不能在同一 张光盘中混装 须分别刻录在不同的光盘上 二 竣工图电子档案须制作两个版本 并尽量刻入一张 光盘 版本一 为保证归档竣工图电子版本的真实性 以有手 签 盖章的纸质竣工图为对象 扫描形成电子文件 版本二 为方便竣工图电子版本的使用 须以 CAD 软件 制作与纸质竣工图内容完全一致的电子文档 在两个版本有出入时 以版本一为准 三 如果电子文件是由自行开发的软件形成的 应将 该软件与相关数据一同刻录进光盘 四 选用高品质一次性可读写 CD 或 DVD 光盘 禁止 选用可擦写光盘 五 刻录光盘要求一式三套 移交商务部国际经济合 作事务局两套 另一套由档案移交单位代商务部保管 使用 权归商务部 六 移交的光盘应使用硬盒包装 并在表面贴上标签 样本见附件 7 标明项目名称 光盘编号 该盘所载文件的 名称 七 音像 图片资料刻录光盘时 应按照附件 2 的分类 办法在盘内建立文件夹分类存储 对文件夹内的各个电子文 件用自然排列的数字 从 001 开始 重新命名 用 Word 文档 或表格简要描述资料所记录的内容 一并刻录入光盘 第六章第六章 资资料的移交料的移交 第二十一条 项目竣工验收合格或所承担的任务完成后 各有关实施单位必须在 3 个月或合同规定的期限内向经济合 作局移交归档资料 第二十二条 全部纸质资料和电子文件的归档整理 立 卷 装订 光盘刻录工作结束后 应制作 对外援助成套项目 资料移交书 样式见附件 8 并编制 移交资料明细表 样表 见附件 9 一 接收单位按有关规定验收移交资料 如果发现存在 问题 向移交单位提出书面整改意见 经移交单位最大限度 地弥补了存在的缺陷后 办理移交手续 二 如果所移交的资料经整改后仍存在不可弥补的缺 陷 接收单位将根据遗留的不可弥补的缺陷的种类 数量确 定 对外援助成套项目资料移交书 中尾款扣罚比例 并编制 接收资料存在不可弥补缺陷情况明细表 样式见附件 10 附加到 对外援助成套项目资料移交书 后 七七七法律法律责责任任 第二十三条 任何单位或个人不得私自保存应移交归 档的资料 也不得以任何理由拒绝归档移交 资料整理人员 不得涂改 伪造移交资料 一经发现 依法追究责任 第八章第八章 附附 则则 第二十四条 本办法由商务部国际经济合作事务局负 责解释 第二十五条 本办法自颁布之日起执行 经济合作局 二 八年 月 日 附件 1 援外成套项目资料移交目录援外成套项目资料移交目录 电子文件移交电子文件移交 序序 号号 移交资料名称移交资料名称 纸质纸质 资料资料 移交移交 数量数量 数数 量量 格式格式 保管保管 期限期限 备注备注 一 一 考察 设计单位考察 设计单位 1可行性研究报告 考察 报告 12PDF 永久 2工程勘察报告12PDF永久 3初步设计图纸及其说明1长期 4施工图及其说明12DWF长期 5设计审查报告1长期 6设计计算书1长期 7概算1长期 2DWF 长期 DWF 是由绘图软件生成的 图纸电子版格式 9竣工图及其说明2 2TIF JP G BMP 等 长期 TIF JPG BMP 等是对加 盖了图章的竣工图扫描形 成的电子文件格式 10音像 照片2通用格式永久 二 二 施工单位施工单位 1施工组织设计和质量安 全保证计划 1 长期 2技术交底1长期 3施工图会审 设计变更 和工程洽谈记录 1 长期 4开工 停工 复工报告1长期 5分部工程保证项目资料1长期公用材料单独立卷 6工程质量事故报告1长期 7施工日志1长期 8单位工程质量综合评定1长期 9分部分项工程质量检验 评定记录 1 长期 10音像 照片2通用格式永久 三 三 监理单位监理单位 1监理大纲 监理规划和 监理实施细则 12PDF 长期 2施工组织设计报审表1长期 3开工 复工报审表 工 程暂停令 1 长期 4验货报告 材料 设备 及构配件进场报验单 1 长期 5 分项 分部 单位 工 程报验审批表 1 长期 6监理通知 各种报告 请示及回复 1 长期 7监理会议纪要1长期 8监理简报1长期 9旁站方案及记录1长期 10监理日志1长期 11监理总结12PDF长期 12音像 照片2通用格式永久 四 四 中期质量检查 竣工验收单位中期质量检查 竣工验收单位 1中期质检报告12PDF长期 2竣工验收报告12PDF长期 3音像 照片2通用格式永久 注 电子文件移交数量是指移交光盘的套数 而不是单张光盘里相同文件的份数 同一张 光盘内相同的文件有且仅可有一份 移交单位须制作光盘三套 两套移交 一套自存 电 子文件和纸质文件需同时移交 附件 2 音像 图片资料分类目录音像 图片资料分类目录 一 施工单位须提供的音像 图片资料 一 总体面貌 1 开工前地形地貌 2 竣工后的全貌 正面 侧面 二 重要活动 1 开工奠基仪式 2 竣工典礼仪式 3 对外移交仪式 4 来访参观 5 重要谈判 三 施工过程 1 采用新技术新工艺新材料 2 工程关键部位 3 标志性阶段性进展 重点工程 4 工程事故 四 质检与验收 1 中期质检 2 竣工验收 二 考察设计单位须提供的音像 图片资料 一 选址工作及场地环境 二 施工过程中的设计工作 三 竣工效果图 三 施工监理单位须提供的音像 图片资料 一 重要现场 1 主要或大宗材料 2 砂石等材料的取料场 3 材料设备到场情况及安装 二 重要过程 1 重要环节旁站处 2 设备安装 3 重要工程施工过程 三 质量问题与事故 注 可根据需要增加条目 附件 3 竣工图章式样竣工图章式样 竣竣 工工 图图 此栏填写编制单位名称 设 计 代 表 施工技术组负责人 施工技术组总工程师 监 理 工 程 师 编 制 时 间 年 月 日 70m m 1015 附件 4 案卷封面式样案卷封面式样 档 号 项目名称 资料种类 案卷题名 编制单位 60mm 30mm 编制时间 密 级 保管期限 共 卷 第 卷 注 1 项目名称 填写项目名称的全称 2 资料种类 选择填写考察设计资料 施工技术资料 施工监理资料 中期质检 竣 工验收资料 3 案卷题名 填写本卷卷名 包括专业名称和卷内主要文件内容 若项目分为多个单 位工程 应写上单位工程名称 4 编制单位 填写本卷编制单位的名称 5 编制时间 归档整理工作完成时间 6 保管期限 按要求填写永久 长期 7 档号 密级等由接收单位填写 附件 5 卷内目录式样卷内目录式样 序号序号文件题名文件题名日日 期期页页 次次备备 注注 注 1 序号 以一份文件为单位 从阿拉伯数字 1 依次标注 2 文件题名 填写文件标题的全称 3 日期 填写文件形成的日期 4 页次 填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件填写起止页号 5 备注 填写需要说