汽配连锁企业管理系统业务流程分析.doc

适用客户 经营比较规范化的各品牌汽配连锁销售店。目前国内整体汽配行业前景被一致看好，但汽配流通市场状况却不容乐观，大多汽配经销商目前仍处于无序竞争状态。而作为一个大规模协同的产业，随着中国加入WTO，汽车汽配行业已经打破国家地域的限制，形成全球化市场与生产格局，外资同业的介入，将使得国内汽配市场竞争更趋激烈与白热化。如何适应多变的市场需求，如何面对实力雄厚的外来竞争者，如何运用现代化的技术手段降低生产管理成本、提高企业竞争力，是中国汽车汽配行业需要面对和思考的问题。解决这些问题必须要依靠专业咨询服务和专业管理方案。超越软件正是基于汽配行业的现行特点，现在已开发出一套功能成熟、性能稳定、适应性广的配件连锁管理系统。 二、 产品介绍经调查发现，已有相当数量的汽配经销商开始摆脱简单的价格竞争，转而侧重强化公司产品质量、品类与服务，多店经营、连锁经营、联合重组、甚至通过商会联盟的形式，对内提高自身经营管理，对外加强拓展关联业务，以期在新一轮市场大潮中保持领先。某一大型汽配城的负责人表示：“信息化在帮助汽配企业降低采购、营销成本，减少库存、优化库存结构，拓展销售渠道、提高服务效率等方面起到了不可替代的作用。所以说，汽配行业信息化建设不是应该的，而是必然的。我们一定要通过电脑管理改造传统汽车配件的营销模式，推动行业健康有序发展。”由此我们应知道，汽配经营行业不同于其他传统行业和现代IT业，其业务核心是进、销、存、账务和客户关系，实现起来并不复杂，关键是对自身资源的梳理，实现信息资源编码标准化和员工培训的系统化。该系统的功能特点是：1. 拥有最基本的配件进销存管理功能：包括销售管理、调拨、盘点与库存管理、订货、采购进货管理、客户管理等子系统 2. 能够对每一位客户进行信用情况管理：当客户存在超过信用额度时，再次开配件销售单就马上有警告提醒，切实从细微环节中帮助经营店管理好自己的财务记录。 3. POS接口：每一个分店配件进出都通过POS机来进行记录登记，极大的提高了员工的工作效率和开单准确率。 4. 数据导入导出功能：系统中每一个查询，统计的结果都可以快速的导出为EXCEL格式，对于配件库存，系统客户档案也是可以方便的根据模板来进行导入。 5. 条码印制：通过条形码打印机印制货品编码条形码标签，供库房管理员粘贴于货品或其外包装上；并印制仓位条形码标签，粘贴于各个仓位。这两类条形码将通过条形码扫描设备自动识读。 6. 方便管理层进行远程办公：能够通过互联网在其它地方接入系统，随时随地地查看公司的营业业绩及查询打印相关单据报表。集中式对多店之间的调拨进行管理 三、功能菜单四、功能简介一鸿汽配管理系统主要是规范各店之前的业务处理流程，帮助分店与总店之间数据的互动联系，彻底改变以往复杂式多变的管理模式。一些有特色的功能实现，其带来的业务开展便捷性都能充分的展现出来，如分店与总店之间的销售；各店的急件采购功能；集中式店与店之前的调拨；集中式总店发货功能；独具自身特色的报表统计功能等等。下面就个别主要功能模块进行介绍。销售管理一鸿企业销售管理流程规定：当客户购买的备件当本地库存供应不足时，操作员可以选择销售内部急件(指总店库存)或销售外部急件(指外采购)；销售单据审核后还要修改销售单，可以通过核退功能进行核退修改，若修改后的销售单信息与源销售单的信息不想同时，系统可以打印销售差异单；若客户要开单报销，操作员可以通过系统提供的功能里面将销售单提取进行开大单打印。下面是该销售流程的部分截图： 采购管理一鸿汽配管理系统采购流程可通过采购请购采购询价采购订货采购入库顺序流程，直接新增采购订货单或由系统自动生成销售内部急件(指总店库存)及销售外部急件(指外采购)的采购订货单。分店进行采购请购申请后，统一由总店向厂家进行询价、订货、入库然后调拨给分店，分店不允许向厂家询价；下面是该采购流程的截图： 调拨管理分店在一天营业运作过后，很多配件都发生了进出情况，有些备件需要总店及时补货到分店，补充库存后分店第二天可以正常营业，故分店要在当天营业结束后向总店发出补货的申请要求，可以使用该功能向总部发出调拨申请单。当库存有多余备件或调拨多余的备件可调回总店（即反向调拨），总店可以入库后调给有需要的分店使用。下面是相关功能的界面截图： 技术参数网络拓扑图：流程图销售流程图：采购流程图：调拨、补货流程图 ：网上交易流程图条码打印流程典型客户超越一鸿汽配连锁管理系统客户背景一鸿企业主要经营日本、欧、美各系列车型的车身零配件及部分车型的整车零配件。车身零配件主要包括全车灯具、钣金件、塑料件，水箱、冷凝器、电器类、泵类及底盘类等。整车零配件经营的车系有：东南系列、马自达系列、日产风神、风度、阳光等系列。一鸿企业经过8年的经营和积累，由小规模经销商发展到如今集开发研制、合作生产、经营、进出口于一体的综合性企业。企业总部设在广东省广州市永福路45号隆福汽配中心C区三楼，员工总人数已超过100人，属下的五家分公司分布在广州市广园东路一带，另一分公司在北京。企业以广泛的经营范围，齐全的产品种类，以及可靠的质量稳步拓展。本着“资源共享、优势互补、统一经营”的理念，一鸿企业目前在国内的汽配市场中已初显一定的主导地位。多年来，“一鸿”致力于“顾客至上，用户第一”的服务原则，赢得了广大厂商客户的信赖。与国内外众多知名厂家建立长期稳定的合作关系。公司产品更是远销全国各地与海外多个国家。 实施过程整个系统实施过程必须完成的主要工作：功能培训、数据分析、网络调试、系统安装、系统切换、数据迁移、软件上线、上线指导、系统验收。由于一鸿企业有多家的汽配分店，为了能配合各店的正常运作，所以将工作分成多次进行，将十几个店分成多批上线，每一批集合几个店同时上线。培训工作分成三次不同的时间重复进行集中式的培训，每一次都安排在下班时间后，分别由几个店的人员集中进行培训，当次培训后若仍有特殊的人员未能参加，可在第二、三次人员集中培训时加入培训，但所有人员都必须在指定的培训时间内参与；对某些比较特殊情况的人员，则安排在白天合适的时间进行单独讲解；培训过程中给培训人员进行上机操作练习外，对基础数据、权限分配、开单规范、打印要求、场景描述、上机脚本、也在现场指导等等；提前收集即将要上线分店的数据进行分析处理，为新系统上线做充分的准备；标准数据库由系统生成，并且对数据库的性能做相关测试及相关验证；将分析过的客户数据进行导入标准数据库，然后通过软件进行试用行，把客户的相关工作流程在软件上进行验证。培训过程中实现网络环境各店与服务器能正常连接使用软件，并且在使用软件过程中数据传送是否正常；在正式上线时再次检查各店的交换机、VPN网络正常连接，包括软件的性能是否正常。正式上线的前一天，我们将功能培训、数据分析、网络调试、系统安装工作全部正常完成后，正式进行对系统进行切换工作；因客户需要对库存进行验证，将所有的库存全部进行盘点，在盘点工作中我们在现场指导；经过大家一夜努力，盘点工作顺利完成，第二天正式上线进行销售。正式上线后进行项目验收，我们提供一份实施验收书给客户，由各分店的经理进行验收，最后送呈项目负责人或总经理进行签收工作。实施效果通过全新开发的软件系统，可为一鸿企业带来了流程规范化和以下效益：o 该软件系统解决了以往单店业务流程，实现了多店多帐套之间的信息管理需求； o 通过该软件系统与用友财务软件的接口接接，达到了业务帐与财务帐同步一致操作； o 全面解决网上订货系统、总部与各个分店之间的业务住来、各分店发货协同处理的目的； o 根据权限关系可查看各分店的库存情况，达到各