行政部制度及制度执行方法.doc

行政部制度及制度执行方法 行政部制度及制度执行方法与相应表格1公司行政处罚制度1.1目的为提倡企业管理以“激励为主，处罚为辅”的方式，达到不断提升企业管理水平。 1.2制定依据中华人民共和国劳动法及公司相关管理制度。 1.3适用范围公司各部门1.4制度内容1.4.1部门处罚实施操作流程图1.4.2部门奖惩直接执行于部门主管领导1.5员工处罚实施操作流程图公司/部门评价奖惩提议部门经理行政部执行处罚通报行政部行政经理审批1.6行政处罚员工因其行为或相关事项给公司造成某种程度的损失与影响，公司给予员工除过失行为处罚、责任赔款外的处罚；根据其行为事件的性质、相关损失、影响程度、后果存在及预见等共分为八级处罚级别批评警告记过降级降职劝退开除追究法律责任1.6.1行政处罚每级次数执行累加处罚，但前期处罚级数并不因为累加升级后取消，累加处罚公式如下二次批评=一次警告，最终处罚结果二次批评+一次警告二次警告=一次记过，最终处罚结果二次警告+一次记过二次记过=一次降级，最终处罚结果二次记过+一次降级二次降级=一次降职，最终处罚结果二次降级+一次降职二次降职=一次劝退，最终处罚结果二次降职+一次劝退1.6.2行政处罚前6级与员工过失行为处罚6级相对应部门奖惩提议奖惩执行事实核实奖惩制度奖惩结果扣款事项通报行政部通知当事人行政部部门主管审批1.6.3行政处罚与员工过失行为处罚同时产生，员工在接受行政处罚的同时也须接受相对应的员工过失行为处罚1.6.4行政处罚第七级，第八级，直接执行员工过失行为处罚第6级1.7员工过失行为处罚仅对员工工作中的过失进行处罚，根据过失的严重程度分为六级级别A级处罚金额1%B级3%C级5%D级10%E级50%F级100%1.7.1过失行为处罚中，%表示占员工当月薪资总额1.8有下列事由之一者，给予批评处分1.8.1在岗位工作中，适应较差，不能尽快改进的；1.8.2初次违反员工行为规范和员工准则；1.8.3工作时间看杂志、报纸、睡觉、玩游戏的；1.8.4工作纪律松懈的；1.8.5初次违反公司的有关规章制度，情节轻微、对工作和公司无不良影响的；1.8.6公司其他管理制度中明确规定应给予批评的；1.9有下列事由之一者，给予警告处分1.9.1屡次违反公司员工行为规范和员工准则，不听劝诫的；1.9.2无故旷工1日或1个月之内迟到或早退累计五次的；1.9.3工作不负责任，业务差错较多，因过错造成经济损失且赔款在3000元以上者。 1.9.4不服从工作安排或工作调动，影响工作秩序，损害公司利益的；1.9.5初次违反公司规章制度，情节一般、对工作和公司有轻微影响的；1.9.6公司其他管理制度中明确规定应给予警告的；1.10有下列事由之一者，给予记过处分1.10.1私自任何形式索取回扣或介绍费的；1.10.2泄露公司经营管理秘密；未经领导同意，擅自将公司资料、文件透露给其它公司人员的；1.10.3私自拷贝、复印公司机密信息或数据者；1.10.4违反国家法律、法规和公司规章制度，给公司造成经济损失或不良影响的；1.10.5违反工作流程，玩忽职守，损坏设施、设备，浪费物料，造成经济损失者（1万元以上）。 1.10.6营私舞弊、无理取闹、打架斗殴，尚未达到刑事处分者。 1.10.7挑拨是非、破坏团结、损害他人名誉和领导威信，影响正常工作秩序及公司信誉的；1.10.81个月之内旷工达3天，1年内旷工达7天的；1.10.19员工不听劝告、屡教不改的违纪行为；1.10.110所犯错误和行为情节恶劣、给工作或公司带来一定不良影响；1.10.11部门负责人对上级安排的工作完成不力，消极怠工；1.10.12对下级所犯错误行为监管不力，放任自由；1.10.13公司其他管理制度中明确规定应给予记过的；1.11有以下事由之一者，给予职薪降级1.11.1全年旷工累计达10天的；1.11.2不服从主管人员合理指导和工作安排，故意怠慢工作或擅自变更工作方法，使公司蒙受重大损失者（1万元以上）；1.11.3擅离职守或渎职，使公司蒙受重大损失者（1万元以上）；1.11.4初级管理人员和部门负责人的监管不力、失职、失查、消极怠工；1.11.5员工的行为过失给公司造成极坏影响，再三违反规章制度，给工作开展造成极大影响的1.11.6公司其他管理制度中明确规定应给予降级的；1.12有以下事由之一者，给予降职1.12.1在领导岗位上不能有效组织部门相关工作，协调能力较差，屡次批评且3个月内无成效者；1.12.2利用职权谋私利、贪图小便宜且金额不大者；1.12.3领导方法不当，言语粗暴的；1.12.4对部门疏于管理，不能提高部门工作效率的或给公司带来损失达2万元以上者；1.12.5公司其他管理制度中明确规定应给予降职的；1.12.6中层管理人员屡次违反公司制度或对安排的工作再三拖延以致造成恶劣影响和严重后果的；1.12.7员工因为个人原因严重失职、渎职或管理人中监管、监察不力使公司受到巨大损失的；1.12.8管理人员过失行为使公司的形象受到一定损害，并使公司受到一定的经济损失（价值5000元以上）；1.12.9所在部门发生严重的人员伤亡事故的；1.12.10经过总经理会议决议给予降职的；1.13有以下事由之一者，给予劝退1.13.1以暴力行为或狠毒言语威胁、恐吓同事，妨害公司公共安全，严重扰乱公司正常工作秩序者；1.13.2偷窃或侵占同事或公司财物，经查实者；挪用公款者；1.13.3无故损毁公司财物，损失重大者（1万元以上）；1.13.4品行不端，严重损及公司信誉者；或利用公司名誉在外招摇撞骗，致公司名誉受损者；1.13.5仿效上级主管人签字，盗用公司印信者；1.13.6在职期间受到刑事处分或参加非法组织者；1.13.7利用工作时间或工作之便，擅自在外兼职或兼营与本公司同类业务者；1.13.8通过非正当途径，开具虚假票据，争取非份利益者（3000元以下）；1.13.9利用职权营私舞弊、拉帮结派、损害公司利益的；1.13.10连续旷工5天或全年旷工达15日者；1.13.11犯有其他诸如酗酒、赌博、嫖娼等不良行为，其影响程度按照公司相关制度达到劝退的；1.13.12公司其他管理制度中明确规定应给予劝退的；1.14有以下事由之一者，给予开除1.14.1故意泄漏公司技术、机密致使公司蒙受重大损失者（1万元以上）；1.14.2假借职权、营私舞弊，盗窃、贪污受贿者（5000元以上）；1.14.3吸食毒品者；煽动怠工、罢工者；散播谣言，挑拨劳资关系者；1.14.4其他违反法令或公司管理制度规定情节重大者。 1.14.5中高级管理人员因失职、污职、失查，使公司形象受到严重影响，造成极其严重的后果，使公司蒙受难以挽回的损失（损失的赔偿公司另作决议）；1.14.6公司其他管理制度中明确规定应给予开除的；1.15有以下行为者，公司将追究当事人的法律责任凡盗窃公司财产、贪污、挪用公款等给公司造成重大损失或带来恶劣影响且已经构成犯罪的，公司将依法追究当事人的民事或刑事责任。 1.16损失赔偿处理对造成经济损失的责任人，除按本制度相关条款进行处罚外，还应按以下规定赔偿公司损失1.16.1造成公司经济损失3万元以下者（含），责任人应根据事由性质和情节，赔偿损失的30%至100%；赔偿比例由总经理核定；1.16.2造成公司损失3万元以上者，由责任人部门、财务部、审计、行政部合议后，提出赔偿处理意见，总经理核准执行；1.16.3本制度中处理的赔偿责任人，在相关事宜未了结之前，不得调离公司；1.17凡本制度未涉及到的专业处罚事项，依据国家的法律法规及相关文件执行；若没有相关依据的，按照常识性处理；1.18如公司其它管理文件条款存在与本制度相抵触的，一律以本制度为准，本制度所有条款由行政部负责解释。 1.19行政处罚单行政处罚单员工行政处罚单过失单回执（交当事人）部门编号GD编号GD（先生/女士）在年月日(时间)在（地点），因此，行政部给予行为行政处罚级。 行为行政处罚级，特此通知行政部签名日期6.1.20过失行为处罚单行为过失处罚单员工行为过失处罚单过失单回执（交当事人）部门编号GD编号GD（先生/女士）在年月日(时间)在（地点），因此，行政部给予行为过失处罚单级，罚款金额￥元。 行为过失单罚款￥元，将在当月工资中扣除。 特此通知行政部签名日期2签呈使用管理办法2.1目的理顺工作流程，提高工作效率，使权责相符，确保工作及责任落到实处。 2.2制定依据行政处罚管理制度、目标管理制度、执行管理制度、费用使用及审批制度、资料管理制度及公司相关管理制度。 2.3适用范围公司各部门2.4制度内容2.4.1签呈的定义与级别界定分类2.4.2签呈定义指需要向上级或平级部门反映、要求处理或明确的、内容主要反映工作任务单约定外的问题或事项、具有固定格式的书面文件；2.4.3签呈分类2.4.3.1根据签呈反映事项内容及重要程度分类2.4.3.1.1报总经理（级别为最高）主要包括公司级决策性的事项、费用使用及审批制度所规定的相关审批事项；2.4.3.1.2报副总（级别为较高）分管部门直接事项或需要横向副总联系、协调解决的事项；2.4.3.1.3报部门经理（级别为一般）；根据部门职责及岗位描述责任权限需要横向部门联系解决的事项；2.4.3.2根据传递的形式可以分为垂直性签呈与横向性签呈两类，根据反馈事件反馈的影响程度分为三个级别2.4.3.2.1A级呈送后需要两个以上（含两个）部门经理协商才能解决的事项；2.4.3.2.2B级呈送副总可以直接批复的事项；2.4.3.2.3C级横向同级部门可以直接解决的事项；2.4.4签呈使用范围2.4.4.1向上一级部门明确事件；2.4.4.2向平级部门横向联系或反映要求处理的问题、事项；2.4.4.3向直接上级部门或相关职能部门反映要求处理的问题、事项；2.4.5签呈使用原则2.4.5.1任何员工都可以就自身无法处理或职责权限范围外不能处理的某事拟订签呈请求相关部门解决，本部门内部能处理事项不需要写签呈；2.4.5.2公司管理文件已经明确规定处理方式、方法的事件不需要写签呈审批，但事关重大紧急或特殊的除外；2.4.5.3所有部门外送签呈必须得到部门经理的签字确认；2.4.5.4签呈必须按照公司固定格式一律采用手写，不得打印；2.4.5.5签呈内容必须完整填写，并写明事件、地点、要求完成时间、要求标准等，表达要求简洁，明了，对紧急事件的签呈必须注明“紧急”字样；对保密程度要求较高的必须注明密级的等级，如“秘密”、“机密”、“绝密”等字样；2.4.6签呈使用2.4.6.1各部门建立签呈收发登记表，所有签呈在外送或外接必须进行签收；2.4.6.2各部门人员接到签呈时必须及时转交给部门负责人，对可以通过相关管理文件规定方式解决而写签呈的，接受人有权拒绝签收；2.4.6.3各部门对签呈要求处理事项应及时处理，对不能处理或要求协商处理花费时间超过要求的应及时向签呈发出部门说明，一般情况下，最迟不得超过三天，以便于向更高层反映解决；若签呈注明完成时间要求的，以完成时间为准；签呈发出部门有权对发出的签呈要求处理事项向签呈接收部门催办；2.4.7签呈的档案管理及检查；2.4.7.1签呈是对事件处理的终极凭证及理顺工作的最有效的办法，各部门必须建立完善的存档机制，具体办法参照资料管理制度执行；2.4.7.2行政部审计专员负责对各部门签呈事项完成情况进行督导检查、评估、通报，各部门必须积极配合，每周将签呈按照正在处理、已经完成、未处理进行分类以备检查；2.4.7.3检查时间每周检查一次，月底进行汇总通报；2.4.8处罚及其它2.4.8.1对遗忘签呈事项或未及时、未按要求办理完成且影响较小或损失较轻的，视情况依据公司行政处罚管理制度给予部门负责人不低于警告级的行政处罚；2.4.8.2对遗忘签呈事项或未及时、未按要求办理完成且影响较大或损失较重的，除按照公司行政处罚管理制度给予处罚外，必须承担相应的经济赔偿或更为严重的行政处罚。 2.4.8.3对签呈接收人员未及时将签呈转交给部门负责人或涉及相关部门处理未及时传递的，视情况给予接收人不低于警告级的行政处罚；2.4.9签呈处理流程图员工不能或无法解决事项部门经理总经理相关部门内部不能解决内部不能解决反馈内部直接解决反馈2.4.10附件（签呈固定格式样表）编号公司标识签呈表呈送呈送时间部门完成时限发自级别A级B级C级部门题目事项部门审批意见审批人审批时间年月日总经理审批时间年月日完成评估完成人完成时间年月日3目标管理制度3.1目的:为了确保公司年度总目标的实现，特此制订此制度。 3.2制订依据公司文件方面相关规定和管理规范3.3制度使用范围公司所有部门3.4制度内容3.4.1目标分类3.4.1.1周目标3.4.2各目标的制订3.4.2.3周目标的制定3.4.2.3.1每周一1000以前，各部门经理（副经理）、主管及部份岗位工作人员根据月所本部门月目标制定出本组织或本人的周工作目标，并完成上周工作总结。 如未按时完成，处行政记过处罚，如到周一1700点以前仍未完成，处行政降级处罚。 如果部门经理本人出差或有其它事务不能完成，应委托部门其它人员完成。 3.4.2.3.2各部门经理应于每周一1200前把分管部门工作计划汇总，如未完成，每次行政处记过处罚。 如本人出差或有其它原因不能从事该工作，应委托其它人完成。 3.4.2.3.3各部门于周例会前汇总各部门工作计划与总结，对于重要问题，在周例会上进行分析讨论，找到解决问题的方法。 3.4.3目标的执行3.4.3.1各部门应严格按制定的目标开展工作。 在没有特殊情况下，不能随意改变目标内容。 公司各级管理人员应严格按确定的目标进行考核。 3.4.3.2如果因各种原因导致目标不能达成，可以根据实际情况填写目标调整申请表要求修改目标。 部门经理以下的工作人员修改目标须经部门经理同意。 部门经理修改目标须经总经理同意。 3.4.3.3在实现各项目标的过程中，岗位描述规定的各项工作应正常完成。 不能因为完成各项目标工作而延误日常工作。 3.4.3.4对于没有完成的目标，应进行分析，做出未完成的分析说明。 部门经理在周总结中做出分析，在月总结中做出分析。 与总结报告同时提交。 3.4.4目标完成的监督检查3.4.4.1部门经理应组织周目标的完成，对完成的情况、质量及使用的资源进行自检。 3.5年度工作计划表格年度工作计划表月份项目分解项目需要资源协作部门完成标志考核标准3.6项目执行计划一览表项目执行计划一览表项目各部门需完成工作主要内容执行时间执行部门完成标志考核标准3.7目标调整申请表目标调整申请表申请人部门申请时间目标名称完成时间责任人要求调整内容相关部门审批结果部门一审核人日期部门审核人日期直管理领导审批结果审核人（分管副总或总经理）日期4执行管理制度4.1目的保证公司所有规章制度都得到很好的落实。 4.2制定依据公司相关管理制度4.3适用范围公司各部门4.4制度内容4.4.1公司所有部门在制定一个制度之前，应先到行政部查阅公司原来是否已有要制定的制度，同时，应认真阅读制度内容，保证新制定的制度与原有的制度有一定的延续性。 如果原来已有该制度，则新建制度应使用原来的编号，但应顺序递增版本号。 4.4.2公司所有部门在制定新的制度时，应对制度进行编号。 编号方式为按公司统一档案管理制度在原有制度基础上顺序增加制度号。 4.4.3公司所有部门应在发布制度后三个工作日内将制度打印稿及电子文件交公司行政部备案存档。 每超过一天对制度审核人进行行政批评级处罚。 4.4.4行政部应认真检查各部门的所有制度，如果有不符合规范或格式的制度，行政部有权要求制度制定人修改制度格式。 4.4.5行政部应检查各部门的制度内容，检查现有制度是否与过去的同类制度相冲突。 如果有冲突，应提示制度制定人及审核人冲突的具体内容，以便制度制定人及审核人考虑是否需要对制度进行调整。 4.4.6每项制度都应确定具体传达人、监督检查人。 保证制度制定后，立即可以得到良好的执行。 4.4.7各部门在制定完成一项制度后，应在一周内对制度适用范围的工作人员进行传达和培训。 对于复杂的制度，应组织专项培训。 违者对制度传达人进行行政警告级处罚。 行政部应负责监督制度的传达情况。 4.4.8制度一旦颁布，制度的所有执行人就必须执行制度的有关规定。 任何人不能违反制度，若违反，就必须按制度的有关规定进行处罚。 若制度内未规定违反某项制度的处罚方式，则根据情况按违反公司制度规定进行行政警告至行政记过级处罚。 制度执行人有权对制度提出异议并建议制度制定人修改有关制度。 但在新的制度颁布前，必须执行旧的制度。 任何人不能以制度不合理为由不执行制度规定。 4.4.9各类制度应分部门、分类别归档管理，以便查阅。 对于公司机密制度，应标注“机密”字样，同时注明可查阅该制度的人或部门。 各部门原则上只能查阅与本部门工作相关的制度。 如需查阅与本部门无关的制度，应填写公司资料查阅审请表，经行政经理或总经理签字同意方可进行查阅。 4.4.11行政部应定期收集公司各部门员工对各项制度的意见与建议，汇总各种反溃意见，以便公司各部门不断调整完善各项管理制度。 4.4.12公司的各项制度，一律不得外传或告知公司内无权知道该项制度的人，违者按泄露公司机密处理。 4.4.14公司各项制度的打印、复印或印刷材料应有明确的保管人。 未经公司行政部或制定制度部门经理同意不得复印。 保管人离职应按资料管理制度办理资料交接手续。 4.5相关附件表4.5.2公司资料查阅审请表4.5.3制度执行情况反馈表5管理文件管理制度5.1目的5.1.1为规范公司各种文件规章制度的管理，确立管理文件的严肃性，建立健全公司内部文件的起草、审核、批准、执行、修订和废除以及日常管理工作，使制度对人、财、物起到管理与控制的作用，特订立本制度；5.1.2规范公司管理制度体系的目标是确保公司运营过程中，通过制度规范员工的工作行为，形成一个完善的绩效考核体系，不断完善企业管理，形成良好的制度执行考核体系，如下图5.2制订依据公司章程5.3制度适用范围公司所有部门公司给予员工工作行为工作业绩职责描述考评结果行为考评制度制度规范业绩考评制度工资及职位升降期望薪酬制度晋级系统5.4制度内容5.4.1公司管理文件的定义公司管理文件是指通过部门负责人以上管理人员签字，在两个以上部门使用的书面文件，公司管理文件分为5.4.1.1管理制度全体员工都必须遵守执行的规定，原则上不能对其废止，但可对其进行修改并逐步完善，不具有时效性；5.4.1.2操作规范、管理办法员工行为、工作方法、设备管理及流程完善的一种规定，具有时效性，随工作的完善而废止；5.4.1.3岗位描述及工作职责从事某岗位所需条件、资源、权益及工作项目所需的规范性文件；5.4.1.4操作流程对某部门、某项工作、员工工作方法的指导书，不具有时效性，随公司的发展逐步修订完善；5.4.1.5通知对即将发生事件或行为向全体或部分员工的一种告知、安排；5.4.1.6通报对已发生事件或行为及相关处理意见向全体或部分员工的一种告知；5.4.1.7签呈向平级或上级部门请（要）求事件的依据；5.4.1.8技术性文件、设计图纸5.4.2公司管理文件分类5.4.2.1按文件管理功能分类可分为基本管理制度类、目标岗位职责类、考核执行评定类、晋升奖励惩戒类四大类。 5.4.2.1.1基本管理文件类质量管理类、信息管理类、人力资源类、采购供应类、运行控制类、市场招投标类、财务管理类、工作标准纪律类、投诉审计监察类、行政后勤类、项目管理类等；5.4.2.1.2目标岗位职责类公司组织机构类文件、目标计划管理类文件；任职目标责任文件、部门工作职责文件、岗位描述文件等；5.4.2.1.3考核执行评定类工作计划考评类文件、行为效率考评类文件、业绩考评类文件、薪酬管理类文件等；5.4.2.1.4晋升奖励惩戒类员工竞争上岗选聘类、岗前培训考核制度类、优秀员工评选类、晋升晋级评估制度类、奖惩管理制度类等。 5.4.2.2按文件管理执行覆盖面分类公司管理文件、部门管理文件、专项管理文件；5.4.2.3按文件书写格式分类文字文件、图片文件、图文并用文件；5.4.2.4按文件传输方式分类书面文件、电子文件、音像文件；5.4.2.5按制度保密等级分类绝密、秘密、普通三类。 5.4.3管理文件的起草、审核与修订5.4.3.1管理文件起草、修订责任人各部门经理为该部门“管理文件”制定、起草责任人；部门经理“管理文件”制定、起草、组织、检查、审核责任人；行政部为“管理文件”审核机构，负责规范管理全公司的“管理文件”审核、发文、执行监督等工作。 5.4.3.2自检自查管理文件起草、修订、审核程序5.4.3.3监督检查管理文件起草、修订、审核程序部门管理需要的管理文件查阅原制度确认新（修）订起草新（修）订文件草案发送电子文本相关人员审核起草人二次修改文件草案部门经理审核电子文本部门经理发电子文本至行政部行政部交叉审核确认、编号制度组打印文本报总裁签字批准文本存档、发送电子文本至适用部门行政部到适用部门确认签收监督检查审计职能部门、总经办和行政部，通过检查执行情况，结合管理文件审核评估系统，发现需进行修订或起草的管理文件，制度规范建设组拟定起草、修改要求的管理目的，填写管理文件起草（修订）通知，规定相关部门限期做出起草方案。 5.4.4管理文件起草、修订的原则5.4.4.1统一原则起草或修订管理文件时必须按照公司规定的统一标准，统一格式、统一编号，所有管理文件涉及的相关表格都作为文件附件一同审核；5.4.4.2可操作性原则起草或修订过程中应与文件内容涉及执行部门以电子文件方式进行讨论协商，征求意见；被征询意见直接涉及执行部门必须回复意见，以便于及时对文件进行修改，确保文件简练、确切、易懂，杜绝有两种以上的解释，增加文件的可操作性；5.4.4.3保密等级管理原则文件表头应标明文件的保密等级，电子文件版本由行政部按密级加密保存；书面文件单独存放。 普通文件按发文的适用部门发送电子文件；秘密文件可发送电子文件给总经理级以上管理人员，绝密文件电子版本由总经理管理。 保密管理按公司另行拟定的保密管理制度管理；5.4.4.4交叉审核原则管理文件由起草人拟稿，转涉及执行部门（负责人）审核，必要时举行会议审定。 文件审核程序需要起草、审核、批准。 专项技术文件应经设计者、校对者，审核者、批准者签字。 5.4.5管理文件打印规范5.4.5.1总经办和行政部对最终确定的管理文件统一格式进行打印内部文件字体统一用黑体做文件标题，字号标题用小二号，宋体做文件内容，内容用小四号字，表格内非标题文字用小四号以下的字体；内部文件采用统一的方格式文件头（样式附后）；对外文件字体统一用黑体做文件标题，字号标题用小一号，宋体做文件内容，内容用四号字，表格内非标题文字用小四号以下的字体；对外公文必须用企业红头文件，并有相关的文件编号。 5.4.5.2管理文件打印用标准的A4纸，新起草文件的起草人、审核人、批准人的签字及相关日期必须用手写，不得直接用电脑打印；5.4.5.3修订的文件在打印时起草人签名处用电脑打印，其它人员签字按6.5.4.5.2规定办理。 5.4.6管理文件的发放与查阅5.4.6.1行政部另行制定电子文本、书面文本管理办法规范文件的发文、审批、签字、存档等日常管理；5.4.6.2各部门原则上只能查阅与本部门工作相关的制度，如需查阅与本部门无关的制度，应填写公司资料查阅申请表，经总经理签字同意方可进行查阅；5.4.6.3管理文件严禁私自拷贝和复印，因需要拷贝、打印、复印时，必须经总经理同意。 5.4.7管理文件的废止5.4.7.1废止指文件的题目改变，内容不论变或不变，原文件概称废除，原制度编号作废；5.4.7.2文件的废除由部门经理和行政部提出书面审核意见，交分管副总核定，总经理批准后废止，废止的文件收回由起草部门存档备案，定期按文件销毁审批程序销毁。 5.4.8管理文件的归档管理5.4.8.1管理文件应分类别归档管理，建立文件目录、档案号、案件号、卷宗号，以便调阅；5.4.8.2公司的产权资料证书、重要经济合同由总经理指定的专管人员负责管理，专管人员应建立交接登记记录、档案管理台帐；5.4.8.3各部门的通知、临时管理办法、记录、表格、报表、会议纪要、方案由各部门建立档案归档管理，并建立台帐备查；5.4.8.4文件管理人员调动、离职，应有移交人、接收人、监交人，办理书面交接手续。 5.4.9本制度自批准之日起开始实施。 5.4.10文件格式（参照本制度样式）编号YA-XX-XX执行日期年月日密级普通秘密绝密文件类别标题起草部门起草日期年月日起草人修订是否修订时间年月日修订人审核部门审核日期年月日审核人汇签确认人汇签日期年月日批准人批准日期发放部门公司各部门注:1.表头的页眉与本制度一致。 2.起草人为第一次起草人或上一次的修订人。 3.序号编写、标点符号使用方法统一采用以上标准格式。 5.4.11管理文件制定（修订）通知管理文件制定（修订）通知日期修订文件部门部门经理修订文件名称文件编号修订原因、目的总经办、行政部意见分管副总意见5.4.12管理文件制订（修订）意见征询表样式管理文件制订（修订）意见征询表日期管理文件名称制订（修订）部门起草人要求答复时间各部门意见意见、建议序号部门125.4.13通知格式劲宏健身有限公司部通知第号批准人通知XXX部内容XXX部XXXX年X月X日主题5.4.13公司资料查阅申请表样式公司资料查阅申请借阅人所在部门借阅时间资料名称借阅目的部门经理意见总经理（副总意见）5.4.14公司制度执行情况检查表样式公司制度执行情况检查表制度名称被检查部门检查情况处理意见检查人被检查人检查日期部门经理签字日期6资料管理制度6.1目的6.1.1规范公司资料、档案的管理，提高工作效率及信息使用率；6.1.2为员工创造学习的机会，营造公司良好的内部学习气氛。 确保公司所有资料得到合理的使用的同时，保证公司资料的安全，让员工得到良好的在职教育，不断提高员工综合素质，；6.2制定依据中华人民共和国档案法、安全消防保卫管理制度、行政处罚管理制度、文件档案管理制度及公司相关管理制度。 6.3适用范围公司各部门6.4制度内容6.4.1资料的分类及定义6.4.1.1公司内部文件资料包括公司所有的制度、规范、通知、人员档案资料、各级政府下发的重要文件、公司呈报局方的公文、重要签呈、策划方案、设计图、会议资料、会议记录、内部参考资料、培训材料、各类考勤记录、合理化建议；6.4.1.2公司经营数据、记录包括财务数据（单据）、进销存数据（单据）、收款付款单据；6.4.1.3图片、照片、音像包括公司人物照片、公司各类活动照片、设计用图片、录音、录像；6.4.1.4公司对外经营活动中的各种资料包括商业、销售往来文书、客户档案、信函、传真件、名片、供应商产品资料6.4.1.5企业包装宣传资料包括企业CI、标识标志、机型包装设计、各类平面广告、影视宣传资料、电视报纸杂志新闻报道、广播录音；6.4.1.6公司软件包括公司的财务软件、进销存软件、GSP传输软件、设计软件、数据库软件、人力资源软件等。 6.4.1.7书籍、报刊及音像材料指通过购买、赠送及其它一些途径进入公司的图书、刊物、报纸、音像制品、学习书刊、音像材料等可以帮助员工提高综合素质或获得有用信息的材料。 6.4.2资料按重要级别及用途分为四种6.4.2.1绝密、机密资料指仅有指定人员可以查阅的资料；6.4.2.2重要资料指该文件的丢失，将给工作造成重大影响的资料；6.4.2.3普通资料指重要程度轻于前者的资料；6.4.2.4供员工借阅资料主要指公共资料。 6.4.3资料的管理6.4.3.1管理范围及职责公司资料实行分级管理的原则，公司非绝密资料的收集、管理统一归行政部管理，各部门非绝密资料的收集、管理由各部门负责管理，绝密资料的收集、管理由总经办负责管理，具体分工如下6.4.3.1.1行政部负责收集管理与整个公司有关的各种资料，包括公司所有的制度、规范、通知、各级政府、局方下发的重要文件、公司呈报政府、局方的公文、重要签呈、会议资料、会议记录、内部参考资料、各类考勤记录、办公用品供应商档案、办公用品采购及使用记录等；6.4.3.1.3财务部按单据管理制度综合管理整个公司的进、销、存、财单据、财务软件。 6.4.3.1.4工程部与市场部负责管理公司策划方案、设计图、CI、设计软件,包括企业CI、标志、机型包装设计、各类平面广告、影视宣传资料、电视报纸杂志新闻报道、广播录音。 公司人物照片、公司各类活动照片、设计用图片、录音、录像等；6.4.3.1.5质量管理部负责管理所有质量管理资料。 质量验收记录等各类质量管理表格、记录；6.4.3.1.6行政部负责管理公司的人力资源资料，包括录用资料、聘用合同、培训协议、调动资料、培训资料、离职资料、员工证件、健康档案、担保抵押材料、书刊音像资料、合理化建议；6.4.3.1.7行政责管理公司的进销存软件、GSP传输软件、设计软件、数据库软件、信息系统资料。 6.4.3.1.8行政审计负责管理公司所有合同协议资料。 6.4.3.1.9供应部部负责管理供应商档案、采购信息及合同等资料。 6.4.3.1.10行政部负责管理与公司相关的法律、法规及诉讼等事务性文件。 6.4.3.2资料的收集、及建帐存档6.4.3.2.1各部门设立专职或兼职的资料管理员负责接收、保管本部门资料；6.4.3.2.2各部门资料管理员应分类建立各种资料的台帐，明确标注资料类别、名称、接收时间、密级等，并对资料进行建档存档，并确保资料的完整与安全；6.4.3.2.3各部门资料管理员应保证初始的资料齐全，如因故造成某项资料不全，资料管理员负责追踪索取，其它获得资料的部门根据资料内容及时将资料转至相应部门存档管理；6.4.3.2.4资料管理员建立科学、快速有效的检索方法，具体参照文件档案管理制度执行。 6.4.3.3资料的日常管理6.4.3.3.1公司的所有资料均属公司所有，任何人不得以任何借口占为己有，在管理过程中，应实行共同管理的原则，分清权责；6.4.3.3.2公司所有资料均应按资料重要程度、用途、资料性质及建档时间进行规范管理。 每个部门在收到需管理资料后，应在三个工作日内完成归档管理工作，机密及重要资料应进行备份。 6.4.3.3.3每一份资料均应建立资料目录，以便以后查寻；6.4.3.3.4各部门在工作过程中收到和产生的资料，根据资料的性质由各部门的具体责任人负责收存、建档、分类保管、借阅。 对于重要的资料，应按用途和类别、后呈交分部门经理、行政部统一管理；6.4.3.3.5依据共同分享和共同管理的原则，各部门应尽量减少资料的复印次数和份数；对日常用资料要集中管理，指定专人在指定场所保管，以便随时查考、调阅；非日常用资料，各部门应由专人统一保管；6.4.3.3.6公司的所有资料，由行政部负责每个季度进行一次全面检查，并出具检查报告，对存在问题的部门提出整改意见；6.4.3.3.7公司员工在离开公司时，应上交全部归公司所有的资料。 离职员工的直接上级应追缴该员工使用的所有资料；6.4.3.3.8公司员工调动工作时，应移交其所使用资料到该部门其它人员或该部门资料管理责任人。 该员工的直接上级负责追缴；6.4.3.3.9所有资料均应有合适的保存方式，做好清洁维护、防虫、防鼠、防潮等工作，保证资料的完好；6.4.3.3.10所有资料管理责任人应每月进行一次资料清理，追缴逾期未还的资料，对出现损坏的资料进行维护；6.4.3.3.11各部门的资料保管保存期限，可据资料的重要程度和工作需要而定，原则上资料的保存期限最短为一年。 重要资料的保存期限最短为三年，“绝密”、“机密”资料的保管期为十年。 保管期满的文件，各部门在征求主管领导意见后可予以销毁。 “绝密”、“机密”资料的销毁应得到总经理的批准，重要资料的销毁需经部门经理或行政经理批准；6.4.3.3.12资料保管人员或部门负责人工作岗位变动或离职时，应移交所有公司资料，并由接交人和部门负责人签字后，方可调动或离职；6.4.3.3.13公司行政部应根据情况对带离公司的资料进行检查；6.4.3.3.14公司员工离职，应主动向行政部提交需带走的资料（包括电子资料、印刷资料、音像资料），行政部检查同意后，方可带走。 未经检查的资料不能带离公司。 自公司行政部通知每位员工已确定离职开始，该员工不能再使用公司电脑，且不能再查阅公司的任何资料；6.4.3.3.15资料及资料内容的安全管理要求参照安全消防保卫管理制度执行。 6.4.3.4资料的复印及借阅使用6.4.3.4.1各类资料应分类编号按顺序对材料进行，保证资料借阅与管理的方便性；6.4.3.4.2公司的资料原则上只借给本公司员工，所有借出书刊、音像材料不得转借他人，6.4.3.4.3公司内重要的资料原则上只能在公司内浏览或抄阅，不得带出公司，如因工作需要，经行政经理或总经理批准后，方可借阅。 6.4.3.4.4所有部门均应建立部门资料使用登记册，登记所有使用记录；6.4.3.4.5任何人只能借阅其权限允许的资料，任何资料均应标注其可查阅的人群范围；6.4.3.4.6标注有“绝密”、“机密”等级的资料，须经总经理批准后方可借阅。 部分资料应直接标注有权批准借阅的具体岗位。 且调阅、借用时间最长不超过三天；6.4.3.4.7查考、调阅任何资料，都必须办理签字手续。 资料管理负责人应负责进行登记；6.4.3.4.8机密资料的调阅、借用原则上不得带离办公室；重要资料的调用、借阅时间不能超过三天；普通资料调用、借阅时间不得超过六天；6.4.3.4.9“绝密”、“机密”资料未经总经理许可不得复印。 重要资料未经资料管理负责人同意不得复印，且复印资料应做登记。 普通资料可以复印但应登记；6.4.3.4.10重要资料，未获相关领导批准，禁止携带、搬运至公司以外；6.4.3.4.11借阅资料未经许可不得转借他人。 如需转借，需转借有权查阅资料的人员，且应做登记；6.4.3.4.12借阅的资料不得拆卸、调换、污染、圈涂、损毁；6.4.3.5资料遗失、破损的处理6.4.3.5.1所有员工应认真爱护公司财产，保护公司各种资料的完好。 如有破损、遗失，需购买同样书刊、音像材料进行赔偿。 如半个月内不能购买同样的书刊、音像材料进行赔偿，须照书刊、音像材料购进价格的三倍进行赔偿并处以行政警告级处罚；6.4.3.5.2公司书刊、音像资料遗失，由书刊、音像材料管理员填写报损单，报行政部处理。 6.4.3.5.3公司重要书刊、音像材料的遗失，不但要相关当事人赔偿，还要进一步追查原因。 如有故意遗失行为，应进一步加重处罚。 6.4.4处罚措施及其它6.4.4.1公司行政部负责对各部门的资料管理工作进行抽查督导，并依据制度规定展开定期或不定期的检