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企业档案管理新方法新思路论文 摘要：档案的管理工作对维护社会和谐.促进社会稳定发展具有十分重要的作用良好的档案管理工作是保证企业健康发展的重要前提文章通过分析新形势下档案管理工作存在的问题并提出针对性的措施以期从根本上提升档案管理的水平 关键词：企业；档案管理；管理办法；新方法新思路 1当前档案管理存在的问题及其原因 1.1对档案管理工作重视程度不够 目前我国虽在档案法和企业档案管理办法中对企业的档案管理工作提出了一定的要求并给出了相应的工作指示但大多数企业并未认识到档案是企业发展的历史文化财富加之企业本身对档案管理不够重视致使档案管理的各项措施无法顺利执行这不仅使得档案管理工作浮于表面更让档案管理工作陷于一片混乱从而在一定程度上影响了档案管理的效率 1.2档案管理的基础业务相对薄弱 目前我国大部分企业的档案管理基础业务工作较为薄弱一部分企业虽制定了档案管理制度却没有构建相应的监督体系去督促落实从而导致档案的整理既不规范也不符合组卷的要求甚至还有个别企业未经法律允许便擅自销毁本应归档保存的文件材料 1.3档案管理人员的素质不高 当前大多数企业的档案管理人员在接手档案管理工作前都尚未经过专业培训企业的档案管理是一项极为严谨的工作对工作人员的各方面素养均有着较高要求然而当前大部分档案管理工作人员并不具备过硬的专业素养从而无法胜任当前的档案管理工作同时还有一部分档案管理工作人员对档案管理工作的理解不全面从而严重影响了档案管理工作的质量和效率 1.4档案资源的开发利用工作不够完善 大部分企业在档案管理过程中错误地认为只要做好了档案的收集.整理.保管等工作便算完成了档案管理任务从而忽略了档案资源的开发与利用档案作为企业发展的文化财富档案管理部门应加大开发力度将这些资源充分利用起来让档案资源能够更好地为企业发展服务 2做好企业档案管理新方法新思路探究 2.1充分认识档案管理工作的重要性强化对档案管理工作的重视程度 为保证企业档案管理工作的规范性首先企业领导自身要充分认识到档案管理工作的重要性只有领导充分认识到档案管理工作的重要性才能够推动档案管理工作顺利开展从而为档案管理工作创造更多的有利条件；其次还应加大对档案管理工作的投资力度强化企业档案管理计算机技术的应用构建良好的档案管理工作模式有效提升档案管理工作的实效性从而全面提升企业的档案管理工作水平 2.2创新档案管理业务充分发挥档案资源应用率 档案的管理工作不仅包括档案的建立.保存与维护而且还涉及到科技以及技改项目尤其是科技档案其所涉及的文件资料除了企业生产的内容还有企业的项目设计的内容与推动企业发展息息相关针对新时期企业档案管理工作的创新主要是归纳并整理档案中企业各个细节的业务做好数据资料的统计与分析工作一旦发现问题便需要及时做好变更记录以保证企业档案管理工作的連续性和有效性此外针对档案管理的数字化管理工作内容各企业应积极建立信息资源数据库以创新管理业务从而最大限度地发挥档案资源的应用价值 2.3提升档案管理人员综合素质构建高素质管理队伍 为了从根本上提升档案管理工作水平则需要从提升档案管理人员的综合素质入手明确档案管理人员的岗位职责增强档案管理人员的管理能力从而打造一支高水平的档案管理队伍若在企业档案管理过程中出现人员变动等情况应在保证档案管理人员整体管理水平不降低的前提下进行从而不断完善企业档案管理人员的知识结构以便更好地满足新时期企业档案管理工作的需要 2.4加强档案管理基础建设改善保管条件和管理手段 在新形势下做好档案管理工作则需要加强档案管理基础设施建设改善档案保存环境与创新管理手段首先是硬件设施建设方面要建立专门的档案存放室以改善档案的保管条件其次是创设良好的档案保存环境不仅要满足存放面积的需求还要保持良好的通风条件其中纸质档案必须存放于档案袋中以防止纸质材料被腐蚀提前购置切刀.打孔机.剪刀等物品严格按照组卷整理的相关要求保持组卷.排架合理同时为了能够更好地满足现代化办公与档案管理现代化的需求企业还应配备相应设备以微机检索的方式升级原有管理软件从而有效提升档案管理的科技含量最后还需做好档案存放室的安全防范工作如保持档案室内的清洁.整齐定期更换灭火器.防霉药剂全面做好档案的防火.防潮工作以确保档案的安全性与完整性只有齐全的设施与设备才能满足档案安全保管的要求从根本上提升企业档案管理的水平 2.5创新档案管理思维充分发挥档案的使用价值 企业档案管理的主要目的就是为了更好地为企业发展服务因此企业档案管理人员在开展档案的收集.保存.管理等工作时应严格遵守企业的保密政策任何工作都应以保密为前提全面做好企业档案的保密工作此外企业还要不断完善档案资料的利用工作制度以拓宽档案资源的应用范围充分发挥档案资料的重要作用以便更好地为企业的发展服务 2.6档案信息开发利用 工作中笔者发现到库房查找文件还是存在查找难的现象因此笔者将库房中所有文件准确记录摆放位置将其整理记录在EXCEL表格形成一个平面的电子立体库并以“超链接”的模式链接每卷每件使库房中的每份文件活灵活现地展现在电脑上展现在自己的工作视野中当借阅者需要某一份文件只需在档案系统或卷内目录索引中查找出相关